Généralités

1. Pour les besoins de la présente demande de propositions, les termes " producteur " et " entrepreneur " sont interchangeables.

2. Les paragraphes qui suivent font état des modalités pour soumissionner une tournée de spectacles des Forces canadiennes (FC).

Exigences

3. Les producteurs doivent répondre aux exigences suivantes :

1. Les propositions doivent être reçues au quartier général de l’Agence de soutien du personnel des Forces canadiennes (ASPFC) au plus tard à 14 h à la date indiquée dans l’Énoncé des travaux. Nous recommandons fortement d’envoyer les soumissions par messagerie afin de veiller à ce qu’elles arrivent à temps.

2. Les propositions doivent être envoyées à l'adresse suivante :

   Deploiment Administrateur
   Agence de soutien du personnel des Forces canadiennes
   1600, chemin Star Top (2^e étage/SH07)
   Ottawa (Ontario) K1A 0K2
   

3. Les propositions doivent être signées par le producteur ou son représentant autorisé pour être jugées valides.

4. Les propositions doivent clairement indiquer qu’elles respectent le profil linguistique précisé dans l’Énoncé des travaux.

5. Les propositions doivent clairement indiquer qui représentera le producteur en tant que régisseur pendant la tournée. Le régisseur doit avoir une bonne expérience du monde du spectacle; il sera responsable de la coordination de tous les.aspects liés au spectacle. En temps normal, il ne jouera aucun rôle dans le spectacle, puisque sa principale responsabilité consiste à diriger chaque spectacle sans d’autres préoccupations pendant les représentations. Cependant, s’il est un artiste, l’ASPFC se réserve le droit exclusif de lui permettre de faire partie du spectacle à titre d’artiste, si on en fait la demande.

6. Les propositions doivent être accompagnées d’une vidéo VHS ou d’un DVD établissant le profil des principales vedettes du spectacle.

Disques compacts

4. Il est également fortement recommandé d'inclure avec la proposition des CD sur lesquels on pourra entendre les principaux interprètes afin de faciliter l'évaluation des propositions.

Exigences cotées

5. Les propositions seront évaluées sur une échelle de 100 points de la façon suivante :

a.	qualité des numéros (calibre des artistes, chansons, musique)	20 points
b.	niveau et mélange des talents (prix, versatilité, diversité)	20 points
c.	chorégraphie (débit, minutage, présentation)	20 points
d.	convenance générale (entreprise, distribution)	20 points
e.	profil linguistique (précisé dans l'Énoncé des travaux)	10 points
f.	clarté de la proposition (compréhensibilité, clarté, brièveté)	10 points

Mode de sélection

6. La proposition retenue aura été sélectionnée en fonction de sa conformité aux exigences et de la note obtenue relativement aux exigences cotées.

Retards au départ et au retour

7. L'ASPFC ne sera pas responsable des coûts associés à des retards subis par le personnel de tournée ou le matériel, au départ ou au retour, en raison de circonstances imprévues hors du contrôle de l'ASPFC, comme des mauvaises conditions météorologiques, un accident, une panne d'un avion ou d'un véhicule ou des engagements de nature militaire.

Documents

8. Tous les membres du personnel des tournées doivent être citoyen canadien en possession d'un passeport canadien valide, le cas échéant.

9. Tous les membres du personnel des tournées doivent être en mesure de satisfaire aux exigences d'entrée et d'obtenir le visa nécessaire pour tous les pays visités.

Exigences en matière de vaccins et d’assurance-santé

10. Tous les membres du personnel des tournées doivent veiller à obtenir les vaccins nécessaires et à prendre tous les arrangements nécessaires concernant l'assurance-santé ou autre besoin personnel, le cas échéant.

Âge minimal

11. Tous les membres du personnel doivent avoir au moins dix-huit (18) ans.

Remplacement d’un membre de la distribution ou de l’équipe technique

12. Une fois le contrat adjugé, le producteur a l'obligation de remplacer tout membre de la distribution qui ne pourrait participer à la tournée pour des raisons de maladie ou à cause d'un accident. Le remplaçant doit posséder le même talent que la personne présentée dans la proposition et être en mesure d'effectuer les mêmes tâches, avec les mêmes capacités linguistiques. Le remplacement de tout membre de la distribution entre le moment où la proposition est présentée et le moment du départ doit faire l'objet de l'approbation du chargé de projet ou de l'administrateur des déploiements.

Renvoi motivé

13. Les membres de la distribution ou de l'équipe technique peuvent être renvoyés pour motif valable à la suite d'incidents liés à l'abus d'alcool ou à l'usage de drogues, d'inconduite à caractère sexuel, de négligence grave ou pour toute autre raison nuisant hors de tout doute à la tournée.

Restrictions

14. Les plantes, animaux, oiseaux, poissons ou reptiles vivants, ainsi que toute autre créature vivante, sont interdits dans le cadre du spectacle proposé.

15. Les produits chimiques toxiques ainsi que tout autre produit chimique de nature explosive sont interdits dans le cadre du spectacle proposé.

Frais préalables à l’adjudication du contrat

16. Aucun frais ne sera assumé par l'ASPFC avant la réception d'un contrat dûment signé.

17. Aucun paiement ne pourra être fait pour des dépenses engagées dans la préparation et la présentation d'une proposition en réponse à une demande de propositions.

Hébergement

18. L'ASPFC fournira l'hébergement pendant la tournée.

Transport

19. L'ASPFC fournira le transport du personnel, des bagages et du matériel, à l'heure et à la date précisée, à partir d'une ville canadienne vers un point de départ désigné par l'ASPFC, durant la tournée, de même que pour le retour au même endroit désigné. Tous les membres de la distribution doivent voyager en groupe et revenir ensemble à bord du même vol. Les arrêts prolongés en cours de route ne seront pas autorisés. Les membres de la distribution choisissant volontairement de ne pas revenir avec le groupe cessent d'être sous la responsabilité de l'ASPFC.

20. Les arrangements relatifs au voyage et tous autres détails concernant la tournée seront discutés à fond avec le producteur à qui sera adjugé le contrat.

Dépenses de voyage

21. Un montant sera versé au producteur avant la générale pour couvrir les dépenses de voyage relatives aux repas et autres dépenses accessoires. Le budget est remis au producteur au nom des membres de la distribution. Les dépenses sont calculées au prorata pour chaque personne, conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor du gouvernement du Canada. Le montant accordé pour les dépenses de voyage ne fait pas partie du montant du contrat versé au producteur ou aux artistes. Le producteur est tenu de verser à chaque membre de la distribution, avant le départ de la tournée, la part qui lui revient dans le budget des dépenses. Si la tournée est annulée au dernier moment, le producteur doit retourner à l'ASPFC la totalité du budget alloué pour les dépenses de voyage. Si l'itinéraire de la tournée change pour des raisons opérationnelles, le montant alloué pour les dépenses de voyage ne changera pas.

Matériel perdu ou endommagé

22. Le ministère de la Défense nationale (MDN) et l'ASPFC ne sont pas responsables de la perte ou du bris du matériel.

23. Tout le matériel de musique doit être transporté dans des caisses rigides.

Mode de paiement

24. 24. L'ASPFC versera au producteur retenu la moitié du montant du contrat indiqué dans l'Énoncé des travaux avant la générale et l'autre moitié à la fin de la tournée, une fois que tous les services prévus auront été rendus. Si ces services, ou une partie de ceux-ci, ne sont pas rendus conformément au contrat, la seconde moitié du paiement sera retenue jusqu'à ce que l'on puisse déterminer le montant final à payer.

Annulation de la tournée de spectacles avant le départ

25. Si une tournée devait être annulée en raison de circonstances imprévues de nature militaire, le contrat sera considéré comme étant nul. Dans le cas d'une annulation, on suivra le calendrier des paiements suivants :

26. Dans le cas d'une annulation, on suivra le calendrier des paiements suivants :

1. si la tournée de spectacles est annulée 31 jours ou plus avant la date de départ, aucun paiement ne sera versé;

2. si la tournée de spectacles est annulée de 16 à 30 jours avant la date de départ, 50 p. 100 du montant du contrat sera versé;

3. si la tournée de spectacles est annulée de 0 à 15 jours avant la date de départ, 100 p. 100 du montant du contrat sera versé.

27. Les mesures prises en vue d'annuler la tournée de spectacles ne conféreront aucun recours à l'entrepreneur, ni directement ni indirectement, notamment en ce qui a trait à l'obtention de dommages-intérêts ou d'une indemnité sur le fondement, par exemple, d'un manque à gagner.

Officier accompagnateur

28. L'officier accompagnateur affecté à une tournée par l'ASPFC doit être considéré comme le représentant officiel de l'ASPFC durant la tournée. À ce titre, et avec l'approbation de l'ASPFC, l'officier accompagnateur est autorisé à traiter les urgences et à assurer la discipline parmi le personnel, au besoin. Après consultation auprès de l'ASPFC, il pourra exercer son droit de relever de son service tout membre de la troupe, à n'importe quel moment, pour des motifs valables.

Contact avec les artistes de la distribution

29. Le personnel de l'ASPFC se réserve le droit de communiquer directement avec les membres de la distribution de la tournée, sans la permission préalable du producteur, avant ou après une tournée de spectacles, dans le but de solliciter les services de ces personnes à un autre moment.

Matériel promotionnel

30. L'ASPFC se réserve le droit d'enregistrer les numéros du spectacle à des fins promotionnelles sans but lucratif. Les artistes peuvent également enregistrer les numéros du spectacle à des fins promotionnelles sans but lucratif, avec l'autorisation écrite de l'ASPFC.

Équipe d’évaluation

31. L'équipe d'évaluation sera composée de trois membres du personnel de l'ASPFC, dont l'un agira à titre de président.

Demandes de renseignements – Demande de propositions

32. Toutes les demandes de renseignements concernant la demande de propositions doivent être adressées par courrier électronique au chargé de projet ou à l'administrateur des déploiements le plus tôt possible durant la période d'invitation à soumissionner. Les demandes de renseignements doivent être reçues au plus tard sept (7) jours civils avant la date de clôture de cette période afin que le personnel dispose de suffisamment de temps pour y répondre. Aucune demande de renseignements ne sera acceptée après ce délai.

Chargé de projet

33. On peut communiquer avec le chargé de projet de l'ASPFC à l'adresse suivante :

    Gestionnaire des politiques et des ressources pour les déploiements
    Agence de soutien du personnel des Forces canadiennes
    1600, chemin Star Top (2^e étage/SH06)
    Ottawa (Ontario) K1A 0K2
    Courriel : Larose.M@forces.gc.ca

Coordonnateur des tournées de spectacles

34. On peut communiquer avec l'administrateur des déploiements à l'adresse suivante :

    Administrateur des déploiements
    Agence de soutien du personnel des Forces canadiennes
    1600, chemin Star Top (2^e étage/SH07)
    Ottawa (Ontario) K1A 0K2
    Courriel : Guerard.JP@forces.gc.ca

Résultats de la demande de propositions

35. Tous les producteurs ayant présenté une proposition seront avisés des résultats du processus de sélection. On leur fera part des renseignements suivants :

1. le nom de la compagnie qui a obtenu le contrat et le nombre total de points qu'elle a récolté dans l'évaluation;

2. le montant total du contrat.

Renonciation

36. L'ASPFC se réserve le droit de ne pas accorder un contrat, peu importe le nombre de propositions reçues.

37. Durant l'échéancier prévu au contrat, il est possible que le nombre de spectacles et l'endroit des représentations changent en raison de besoins militaires. Si tel est le cas, le paiement du montant du contrat ne sera pas modifié en conséquence et sera effectué conformément à l'Énoncé des travaux.

Protection contre les réclamations de tiers

38. L'entrepreneur indemnise le Canada et le Ministre, ainsi que leurs préposés et mandataires, et les dégage de toute responsabilité, à l'égard de tous dommages-intérêts ou frais subis par eux collectivement ou individuellement, et de toute action, réclamation, poursuite ou autre procédure dirigée contre eux collectivement ou individuellement, à tout moment, en raison :

1. de préjudice corporel (incluant le préjudice entraînant le décès) ou de la perte ou l'endommagement du bien d'autrui qui peuvent résulter, ou dont on allègue qu'ils résultent de l'exécution des travaux ou d'une partie de ceux-ci, étant entendu que le Canada et le Ministre ne peuvent se prévaloir de la protection du présent article lorsque le préjudice, la perte ou l'endommagement est causé par le Canada;

2. de tout privilège, saisie, sûreté ou autre charge ou créance visant des matériaux, des pièces, des travaux en cours ou des travaux achevés fournis au Canada ou à l'égard desquels celui-ci a effectué un paiement.

39. Le Ministre informe l'entrepreneur de toute réclamation, action, poursuite ou procédure visée au paragraphe 38 et, lorsque le procureur général du Canada lui en fait la demande, l'entrepreneur, à ses frais, prend part à la contestation de la réclamation, de l'action, de la poursuite ou de la procédure et aux négociations visant à les régler, ou dirige cette contestation ou ces négociations, mais il n'indemnise le Canada du paiement effectué dans le cadre d'un règlement que s'il a consenti à celui-ci.