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CONSEILS DE VOYAGE
Planification du voyage
Dans la mesure du possible, il est préférable de faire les réservations 3 ou 4 semaines avant la date de départ pour obtenir les meilleurs tarifs aériens et s’assurer de la disponibilité de chambres d’hôtel.
Veuillez noter qu’il faut compter au moins 48 heures pour traiter une demande de déplacement non urgente.
Fiche du voyageur
Il faut veiller à mettre à jour la fiche du voyageur dans nos dossiers, plus particulièrement le numéro de téléphone à la maison et tout changement de nom (nous utilisons les renseignements de la fiche pour faire les réservations d’avion, de location de voiture et d’hôtel en tenant compte des préférences concernant l’emplacement des sièges et des exigences particulières du voyageur).
Si vous n’avez pas de fiche, veuillez passer au bureau des services de voyage, (2 ième étage sud, SR01-SR02) et remplir un formulaire. Les coordonnateurs peuvent vous envoyer un formulaire par courrier électronique ou par fax si vous travaillez dans un autre édifice que le QG ASPFC.
Nouvelles directives des compagnies aériennes
En raison du resserrement des mesures de sécurité des compagnies aériennes, vous devez nous donner votre nom LÉGAL, au complet (y compris les initiales INSCRITES sur la carte d’identité avec photo valide utilisée aux points de vérification des aéroports (le nom qui figure sur le billet d’avion doit être strictement le même que celui sur la carte d’identité, **sinon, vous pourriez vous voir refuser l’embarquement. **
Vols
Les passagers sont priés de se présenter à la porte d'embarquement au moins 90 minutes avant l'heure de départ, pour un vol intérieur, (au Canada) et un vol transfrontalier (aux États-Unis).
Les passagers sont priés de se présenter à la porte d'embarquement au moins 3 heures avant l’heure du départ du premier vol international.
Les passagers qui empruntent un vol direct sans escale en direction des États-Unis à partir d’un aéroport canadien important devront se soumettre à un contrôle douanier anticipé au Canada avant le départ et sont donc priés de prévoir du temps pour accomplir ces formalités.
Il faut noter que tous les billets de la classe économique ne sont pas remboursables une fois la réservation confirmée. De plus, les compagnies facturent des frais pour effectuer des changements et peuvent appliquer toute augmentation de tarifs.
Comme la plupart des billets de la classe économique NE PERMETTENT PAS de faire la présélection des sièges, les passagers doivent se présenter assez tôt pour obtenir le siège qu’ils désirent (les sièges sont attribués sur la base du premier arrivé premier servi).
Location de voiture
Il faut vérifier la condition de la voiture de location (à l’intérieur et à l’extérieur) AVANT de signer le contrat.
Si vous découvrez que la voiture est endommagée, qu’elle est égratignée, qu’il y manque des objets, veillez à ce que l’agence de location le consigne par écrit avant d’en prendre possession.
La carte d’entreprise AMEX couvre les garanties d’assurance collision sans franchise sur la voiture de location.
Hôtels
La Section des services de voyage de l’ASPFC garantit la réservation de la chambre d’hôtel en cas d’arrivée tardive si la réservation a été confirmée par carte de crédit.
Si vous modifiez votre itinéraire, assurez-vous de nous en informer immédiatement pour éviter que des frais ne soient portés à votre carte de crédit. En effet, la plupart des hôtels ont une politique d’annulation de 24 heures avant le jour de l’arrivée prévu.
Si vous téléphonez vous-même à l’hôtel, (après les heures de bureau) prenez en note le nom du préposé et le numéro d’annulation et communiquez-nous l’information. Nous inscrirons les détails dans votre dossier de voyage.
