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PROCESSUS
Obtenir l’autorisation verbale de voyager.
Planifier les détails concernant ce qui suit :
- le mode de transport choisi (avion, train) les dates du voyage, les heures de déplacement préférées;
- les besoins en hébergement pour chaque jour ou endroit, dans des installations du MDN ou des entreprises commerciales;
- la location de voiture en indiquant les besoins particuliers.
Transmettre la demande de voyage au coordonnateur des voyages à l’aide de la demande de voyage de Travel-X-PERT également utilisée pour préparer la demande d’indemnité des FNP. Le coordonnateur des voyages fera les préparatifs de voyage sur réception des demandes transmises par téléphone, télécopieur, courriel ou en personne.
Le coordonnateur des voyages attribue un numéro d’autorisation de voyage (NAV) utilisé pour suivre la transaction et activer la fonction de facturation automatique, dresser la liste des différents choix et tarifs disponibles et les faire approuver par le voyageur et son surveillant. À cette étape, le temps de réponse est un facteur important puisque la disponibilité des places et les prix peuvent varier.
Lorsque le voyageur a arrêté son choix, le coordonnateur des voyages confirme la réservation, prend les mesures nécessaires pour la livraison des billets ou des billets électroniques et de l’itinéraire de voyage d’AMEX. Il prépare un planificateur de voyage qui confirme les détails et les autres dispositions prises pour le voyageur.
Le planificateur de voyage, les billets ou les billets électroniques, l’itinéraire de voyage d’AMEX et les instructions visant à aider le voyageur en cas d’urgence sont transmis au voyageur.
