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Bienvenue aux services de voyages de l'ASPFC
La section des services de voyage de l’ASPFC offre la gamme complète des services de voyages d’affaires aux employés et aux groupes, ce qui comprend le transport aérien et ferroviaire, la location de voitures et les réservations d’hôtel.
Les coordonnateurs des voyages peuvent également aider les coordonnateurs d’événements en faisant les réservations de salles de conférence, d’équipement audio-visuel, de services de traiteurs à l’appui de conférences, d’ateliers et de réunions.
Fournisseurs de service
Les réservations sont faites par l’entremise des services de voyage du MDN dont le contrat est actuellement accordé à AMEX. Voici les avantages offerts :
- Accès aux rabais accordés au MDN. La configuration du système AMEX utilisé pour desservir le MDN permet de tenir compte, au moment de la réservation, des rabais consentis au MDN par les compagnies aériennes de premier plan;
- Accès à une large gamme de transporteurs aériens :
- Transporteurs majeurs, au moyen du système électronique de réservations SABRE;
- Transporteurs de catégorie 2, comme Westjet, Jetsgo, CanJet;
- Tarifs de groupeurs pour les vols transfrontaliers (entre le Canada et les États-Unis) et des vols internationaux, qui offrent moins de souplesse, mais des prix modiques.
- Service d’urgence. Grâce à un numéro sans frais accessible 24 heures par jour, 7 jours par semaine, les voyageurs peuvent modifier leurs réservations durant leur voyage.
- Facturation électronique. Le MDN est le premier ministère fédéral à avoir mis en place ce processus. Les coûts sont imputés directement aux comptes du MDN/des FNP et des rapports sont fournis aux gestionnaires qui peuvent ainsi confirmer que les coûts imputés correspondent aux voyages effectués.
- Un seul endroit où poser des questions sur les réservations et la facturation. Le personnel peut obtenir des éclaircissements et résoudre toute difficulté en faisant un seul appel.
- Fiche du voyageur. Les renseignements sur les grands voyageurs et leurs préférences sont conservés dans un dossier, ce qui réduit le temps de réservation.
- Points de grand voyageur. Les voyageurs peuvent maintenant accumuler des points en prenant eux-mêmes les dispositions nécessaires à cet effet auprès des compagnies aériennes ou des agences de location de voitures.
Nota : Les coordonnateurs des voyages sont habituellement en mesure d’offrir différentes options, dont des économies sur les tarifs, des excursions et des soldes de places – les tarifs sont réduits considérablement si la réservation est effectuée 21, 14 ou 7 jours à l’avance et si le voyageur accepte d’inclure un samedi soir dans un vol international. Le voyageur et l’autorité approbatrice choisissent parmi les options offertes.
