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Brigitte Smiley
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| Par Brigitte Smiley, gestionnaire des communications, D Comm, ASPFC, Ottawa, 613-996-6393, smiley.brigitte.aspfc.com |
Conseils sur les communications :
l’étiquette du courriel
Le courriel est une forme de communication que nous utilisons tous les jours, mais personne n’a jamais pris le temps de nous expliquer la bonne façon de l’utiliser. Voici quelques conseils en matière d’étiquette du courriel que Tracey Sangster, gestionnaire du développement du site Web de l’entreprise à l’ASPFC, et moi-même espérons que vous trouverez suffisamment pratiques pour les intégrer à vos communications quotidiennes au travail.
- Soyez concis et direct.
Si le message est tr op long, on ne le lira pas. - Soyez professionnel, en vérifiant l’orthographe et l’exactitude grammaticale.
Utilisez la vérification orthographique automatique dans Outlook. - Personnalisez votre message.
Adr essez-vous à la personne par son nom, dites bonjour et incluez toujours votre signature. - Ne joignez jamais de fichiers superflus.
Si vous devez joindre des fichiers, assurez-vous qu’ils ne dépassent pas 500 Ko et évitez d’ajouter une image de fond à votre courriel. - N’écrivez pas en MAJUSCULES et n’abusez pas de celles-ci!!
Cette façon de faire est interprétée comme des cris. - Lisez votre courrielavant de l’envoyer et ajoutez l’adresse du destinataire seulement après vous être assuré d’être satisfait de son contenu.
Il vous suffit de cliquer sur « Envoyer » tr op tôt par accident pour comprendre la raison de ce conseil. - Inscrivez toujours un objet significatif.
Cette façon de fair e vous permettra à vous et au destinataire de chercher facilement le courriel si, plus tard, vous avez besoin de l’information qui y figure. - N’utilisez pas le courriel pour discuter de sujets délicats.
Si vous avez besoin de discuter de sujets délicats, il vaut mieux le faire en personne. - N’abusez pas de la fonction « Répondre à tous ».
N’utilisez jamais cette fonction si, dans votre réponse, vous soulignez une erreur faite par l’expéditeur ou vous lui présentez des suggestions d’amélioration. - Soyez poli.
Enfin, faites pr euve de bonnes manières, dites « s’il vous plaît » et « merci » lorsque vous demandez quelque chose, montrez à la personne que vous appréciez son travail.
