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Dire non (au désordre)
Par Victoria Pearson, bénévole, D Comm, ASPFC, Ottawa
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Votre bureau est-il sur le point de s'effondrer sous le poids d'une montagne de papier? Passez-vous des heures à trouver une note de service en dépit du fait que vous en avez gardé trois copies à trois différents endroits?
« Je dois être mieux organisé! » En voilà une plainte que l'on entend souvent au bureau. Bien que nous sachions qu'un bureau en désordre réduit la productivité et augmente le stress, nous ne savons pas toujours comment nous attaquer au problème.
Ann Max, fondatrice de « Organized to the Max », entreprise se spécialisant en organisation, a tenu une séance avec un groupe d'employés des PSP au début juillet et a présenté des stratégies permettant de mettre de l'ordre dans leur vie personnelle et professionnelle.
La première étape consiste à ne pas se sentir dépassé par la tâche. « C'est vrai que cela peut prendre une semaine, mais il faut décomposer le travail et en faire une partie à la fois. Il faut d'abord procéder au triage, ensuite jeter ce qui est inutile et puis ranger le reste », précise Ann.
Le classement est souvent la partie la plus difficile. Il faut examiner la paperasse et décider ce que l'on doit jeter, déléguer, classer ou traiter immédiatement. Ann recommande de classer les documents en ordre chronologique inversé selon des catégories et dans des chemises étiquetées.
Le même système peut être utilisé pour le classement des fichiers électroniques et des courriels. « Il faut organiser vos fichiers selon les mêmes catégories que vos dossiers papier pour que vous trouviez toujours votre information à la même place, peu importe où vous cherchez », explique Ann.
Ann précise que la vraie question qu'il faut se poser est : « Si quelque chose nous arrivait demain, serait-il possible pour quelqu'un de s'asseoir à notre bureau et de trouver ce qu'il cherche en deux minutes? »
Selon les participants, la présentation était divertissante et pertinente. « Ce que j'ai trouvé le plus utile, c'était de me rendre compte qu'il ne faut pas tout faire en même temps », précise Lara Rook, coordonnatrice nationale des loisirs et des services à la jeunesse. « Si vous ciblez des petits projets et établissez des objectifs réalistes, vous allez éventuellement accomplir davantage. »
Les conseils d'Ann arrivaient à point étant donné le déménagement imminent des employés à un nouvel édifice.
« Le fait de déménager constitue une occasion en or pour changer notre façon de faire, précise Lara, car cela nous donne la possibilité de prendre un nouveau départ. »
Pour obtenir des trucs ou pour plus de renseignements sur la façon de mieux s'organiser, visitez le site www.organizedtothemax.com.
Être bien organisé...
Les conseils d'Ann Max pour être organisé :
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Planifier sa journée et établir les priorités en utilisant un calendrier et des listes à faire tous les jours. Réserver du temps pour le classement.
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Trier le courrier reçu selon quatre principes : les choses à faire immédiatement, à déléguer, à reporter et à jeter.
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Prévoir du temps pour les tâches qui ont été reportées au lieu de les mettre de côté et de les oublier. « Inscrivez ces tâches au calendrier, précise Ann; vous êtes donc certains de ne pas les oublier et vous avez prévu du temps pour vous en acquitter. »
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Il faut se récompenser pour être bien organisé. “Puisque ce n'est pas facile, pourquoi ne pas rendre cela agréable”, dit Ann.
