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INTRODUCTION1. Ce chapitre décrit les procédures pour traiter les plans de mise de côté et de commandes spéciales de la marchandise offerts à la clientèle CANEX. MISES DE COTÉ 2. Lorsqu'un client demande qu'on lui mette un article de côté, le gérant du magasin prépare un Contrat de mise de côté de CANEX (annexe A) en deux exemplaires. 3. On donne un reçu des versements sur articles mis de côté pour le client au moyen de la formule CF 602 (un livre spécial de reçus est gardé pour ce faire). L'original de la formule CF 602 est remis au client, le duplicata marqué clairement des mots «Reçu pour mise de côté» est attaché à l'original du contrat de mise de côté et envoyé à l'OCFNP à l'appui du RQV du magasin, et le triplicata reste dans le livre de reçus. NOTA Les versements (acompte, versements échelonnés et règlement) sur des articles mis de côté sont traités non pas comme des ventes, mais comme des acomptes. 4. Le duplicata du Contrat de mise de côté est gardé dans un dossier de marchandises mises de côté et l'article mis de côté est placé dans un endroit du magasin réservé à cet effet. L'article mis de côté est clairement marqué du nom et de l'adresse du client. 5. Les marchandises mises de côté sont comptées dans l'inventaire (voir chapitre 26). 6. Le client reçoit un reçu pour chaque versement et ces versements sont inscrits au duplicata du Contrat de mise de côté qui est gardé au magasin. L'OCFNP comptabilise les versements échelonnés (qui sont inclus dans le RQV) sur l'exemplaire original du Contrat de mise de côté qu'il garde dans sa section. 7. Une fois que le versement final a été fait, le client reçoit un reçu comme indiqué ci-dessus. Le duplicata du reçu et le duplicata du Contrat de mise de côté sont remis au caissier et le montant total de la vente ainsi que la taxe sont enregistrés à la caisse enregistreuse. (Un article mis de côté n'est considéré comme vendu que lorsque le montant total est réglé.) Le duplicata du Contrat de mise de côté est alors placé dans le tiroir de la caisse enregistreuse en tant que règlement de la vente pour être envoyé à l'OCFNP attaché au RQV. COMPTABILITÉ 8. Au reçu de la formule CF 602 indiquant un acompte ou un versement échelonné pour mise de côté d'un article, l'OCFNP doit créditer «Revenu reçu d'advance - Acomptes des mises de côté». 9. L'original du Contrat de mise de côté fait partie du grand livre auxiliaire qui donne les détails des mises de côté individuelles et son total correspond au compte «Revenu reçu d'advance - Acomptes des mises de côté». 10. Au reçu du règlement, l'OCFNP réduit le compte «Revenu reçu d'advance - Acomptes des mises de côté» et augmente les «Ventes» du montant total de la vente. Par exemple (si le règlement final est fait au moyen d'un versement de 10 $ pour une mise de côté de 100 $, et les autres ventes étant de 500 $) le RQV est comme suit : Ventes (selon la caisse enregistreuse) 600 $ Moins: Articles hors caisse (mises de côté) 100 500 $ Plus: Acomptes sur articles mis de côté 10 Caisse comptabilisable 510 $ Les écritures au JE (CASREG) indiquent une Encaisse de 510 $, des Ventes de 600 $ et des Acomptes sur mises de côté (100 $ - 10 $) de 90 $. NOTA On porte aussi à l'original du Contrat de mise de côté les renseignements nécessaires pour indiquer le versement final et le solde à zéro. ABANDON DE L'ACOMPTE 11. Le gérant du point de vente étudie le dossier de mise de côté et fait tout son possible pour encourager le client à acheter l'article. Si, après un délai de 90 jours, tous les efforts raisonnables ont échoué et qu'il est évident que le client a résilié son contrat, le gérant du point de vente inscrit sur le duplicata du Contrat de mise de côté "Contrat de mise de côté résilié" et l'envoie à l'OCFNP. 12. Quand on l'avise qu'un contrat de mise de côté a été résilié, l'OCFNP passe les écritures suivantes : Dt Revenu reçu d'avance - Acomptes des mises de côté (solde du compte) Ct Revenu divers (frais pour résiliation) Ct Compte à payer (tous les versements en sus des frais de résiliation doivent être remboursés)
CONCILIATION DES CONTRATS DE MISE DE COTÉ AU GRAND LIVRE
13. L'OCFNP s'assure que le grand livre et le grand livre
auxiliaire (c.-à-d. les originaux des Contrats de mise de
côté) correspondent à la fin de chaque mois. De plus, ces
documents doivent être comparés régulièrement aux duplicata
des Contrats de mise de côté qui sont gardés par le gérant
du point de vente.
COMMANDES SPÉCIALES CANEX
14. Une commande spéciale est effectuée pour un article
qu'on ne trouve pas habituellement dans un magasin de détail
ou un magasin combiné CANEX. Ce service n'est pas offert
dans le cas où un article de base est épuisé.
DÉPOT
15. Un dépôt minimum non remboursable de 20 % est exigé
pour toutes les commandes spéciales. Le dépôt de 20 % est
calculé à partir du prix de vente de l'article (ou des
articles) commandé(s), sans TPS et TVP. Ce dépôt peut être
effectué comptant, par chèque, VISA ou MasterCard.
16. L'inscription «Dépôt pour commande spéciale» apparaitra
sur le RQV dans la section autres recettes (ce n'est pas
encore une vente). La copie rose de l'entente de commande
spéciale doit être jointe au RQV. L'OCFNP doit :
a. Suivant la réception du dépôt pour la commande
spéciale sur le RQV, il doit créditer le compte
«Revenu reçu d'avance - Commandes spéciales»; et
b. Détacher la copie rose de l'entente du RQV et la
classer séparément dans un dossier commandes
spéciales.
VENTE
17. Sur réception de la marchandise, le client doit payer
le solde dû et le montant total (incluant le dépôt) doit
être enregistré comme une vente. Le montant du dépôt doit
être inscrit dans la section hors caisse et décaissements du
RQV et la copie jaune de l'entente de commande spéciale doit
être jointe au RQV. L'OCFNP doit :
a. Mettre la copie jaune de l'entente de commande
spéciale avec la copie rose qui lui correspond dans
le dossier. Toute divergence doit être
immédiatement rapportée au gérant du point de
vente;
b. S'il n'y a aucune divergence, attacher les copies
rose et jaune et les classer avec le RQV; et
c. Débiter le compte «Revenu reçu d'avance - Commandes
spéciales», pour le montant du dépôt.
EXEMPLE
18. Si la commande spéciale est pour un article de 100 $ et
le client fait un dépôt de 20 $, l'écriture comptable est :
Dt Encaisse/banque 20 $
Ct Revenu reçu d'avance -
Commandes spéciales 20 $
Le client paie 80 $ quand l'article arrive. L'écriture
comptable est :
Dt Encaisse/banque 80 $
Dt Revenu reçu d'avance -
Commandes spéciales 20 $
Ct Ventes 100 $
REFUS D'ACHAT
19. Quand un client ne veut plus acheter la marchandise, le
gérant du magasin doit aviser par écrit l'OCFNP et lui
envoyer la copie jaune de l'entente de commande spéciale.
Les écritures comptables sont débiter «Revenu reçu d'advance
- Commandes spéciales» du montant de dépôt et créditer
«Revenus divers» de ce point de vente.
PLAN DE CRÉDIT CANEX
20. Si le client désire utiliser le plan de crédit CANEX,
il ne faut remplir le billet à ordre qu'après réception des
marchandises. Le dépôt de la commande spéciale sera
l'acompte du plan de crédit.
21. La copie jaune de l'entente de commande spéciale doit
être jointe au billet à ordre. Les instructions comptables
du plan de crédit CANEX s'appliqueront encore, à l'exception
du fait que l'OCFNP doit :
a. Mettre la copie jaune de l'entente de commande
spéciale avec la copie rose qui lui correspond dans
le dossier. Réunir les deux copies et le billet à
ordre; et
b. Débiter, du montant du dépôt, «Revenu reçu
d'advance - Commandes spéciales» au lieu du compte
«Encaisse/Banque» (acompte).