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INTRODUCTION1. Le présent chapitre décrit les politiques et les procédures à suivre pour exploiter les plans de crédit CANEX, VISA, et MasterCard. 2. La majorité des points de vente CANEX accepte les cartes de crédit VISA et MasterCard. Le Cmdt (B) peut d'ailleurs autoriser l'utilisation de ces cartes de crédit bancaires dans d'autres établissements des FNP de la base. 3. Le présent chapitre se divise en deux sections : a. Plan de crédit CANEX; et b. VISA et MasterCard. PLAN DE CRÉDIT CANEX 4. Le plan de crédit CANEX est autorisé par le conseil d'administration des FNP. Le présent plan de crédit CANEX a pour but d'offrir aux clients autorisés CANEX admissibles un plan d'achat sans intérêt qui produira des ventes et des profits supplémentaires. Les procédures opérationelles sont décrites dans le Manuel des politiques et des procédures de CANEX. LE CONTRAT DE VENTE CONDITIONNELLE (CVC) 5. L'OCFNP doit veiller à ce que le Contrat de vente conditionnelle (CVC), le nombre de versements et le nombre de chèques postdatés concordent. Il doit classer les chèques postdatés par date et veiller à ce qu'ils soient déposés au moment opportun. L'OCFNP doit classer les CVC par nom de famille afin de faciliter les procédures d'élimination. NOTA 1. Dans le cas des conjoints des membres de la Force régulière, les CVC doivent être classés comme si le billet à ordre avait été contracté par le membre lui-même. 2. Les exigences relatives à l'annotation de l'endos des chèques post-datés sont détaillées au chapitre 18. 6. Sur réception du RQV auquel sont joints le CVC et les chèques post-datés, les écritures comptables seront les suivantes : Dt Banque (pour tout acompte et les taxes applicables) Dt Compte de client des comptes clients (pour le solde impayé) Ct Ventes Ct Comptes fournisseurs - TPS selon le cas REMBOURSEMENTS 7. Si des marchandises achetées en vertu d'un CVC sont retournées et que le client demande un remboursement, le gérant de CANEX doit aviser l'OCFNP par écrit du retour de la marchandise et lui fournir les détails quant au remboursement (p. ex. le nom du client, le montant de l'achat, le montant remboursé par le magasin, le montant à rembourser par l'OCFNP). L'OCFNP doit : a. Émettre un chèque et débiter les ventes du montant des chèques du CVC déjà encaissés; b. Retourner tous les chèques du CVC non encaissés au client par courrier recommandé, créditer les comptes clients et débiter les ventes; et c. Établir un avis de correction pour le total des montants aux sous-paragraphes a et b.
PAIEMENT ANTICIPÉ
8. Le paiement anticipé peut être obligatoire (p. ex. un membre des
FC qui est muté dans un autre lieu géographique de travail) ou il peut
être volontaire. Le paiement anticipé de montants dus peut être effectué
pour le plan en entier. Le paiement partiel du solde impayé d'un plan
n'est cependant pas autorisé. Un paiement anticipé doit être effectué
auprès du caissier de la section de comptabilité des FNP.
MAUVAISES CRÉANCES
9. S'il arrive que le chèque d'un client soit retourné pour
insuffisance de provisions, l'OCFNP doit informer le client par écrit
dans les 48 heures que son CVC n'a pas été respecté et qu'il doit
restituer les fonds immédiatement. Si le montant du chèque est remboursé
avant la prochaine date de paiement, le plan de crédit restera en
vigueur. Si un deuxième chèque est également retourné pour insuffisance
de provisions, même si l'autre chèque a été remboursé, l'OCFNP informera
le client par écrit dans les 48 heures qu'il n'a pas respecté son CVC et
que le solde impayé est payable immédiatement. Sur réception du
paiement, l'OCFNP doit informer le gérant du magasin à l'effet que le
CVC a été annulé. Si l'OCFNP ne reçoit pas le montant total du paiement,
il doit faire appel au gérant du magasin aux fins de résolution de cette
situation.
VISA ET MASTERCARD
GÉNÉRALITÉS
10. VISA et MasterCard remettent aux unités participantes toutes les
formules, tous les manuels et tout le matériel publicitaire nécessaires
pour participer à leur programme. Toute question qui concerne le
programme bancaire standardisé doit être adressée au représentant
bancaire local compétent.
NOTA
On peut obtenir des dispositifs d'impression supplémentaires en
s'adressant au représentant local de VISA ou de MasterCard. Les
frais d'achat pertinents sont la responsabilité de la base ou de
la station.
MESURES A PRENDRE PAR LE POINT DE VENTE
11. Chaque base ou établissement reçoit son propre numéro de VISA et
son propre numéro de MasterCard. Ce numéro, connu sous le nom de numéro
du commerçant, apparaît sur la partie imprimée du dispositif
d'impression; c'est le même numéro qui s'imprime sur la facture de vente
au moment de la vente. Pour les ventes à crédit, conformément aux
modalités prévues dans les manuels de banque, le commis enregistre la
vente à la caisse enregistreuse, donne un exemplaire de la facture au
client et place l'exemplaire de la banque et celui du commerçant dans le
tiroir de la caisse enregistreuse.
12. Lorsqu'on fait la caisse, il faut joindre tous les exemplaires des
factures de ventes du commerçant et ceux de la banque au Rapport
quotidien de ventes (RQV), puis les envoyer à l'OCFNP.
RÉPARTITION VARIABLE DES FRAIS D'ESCOMPTE (FRAIS DE CARTE DE CRÉDIT)
13. Les établissements qui font des ventes à crédit doivent
tenir compte des frais d'escompte (frais de carte de crédit)
pour les ventes à crédit selon la méthode de report
variable. D'après cette méthode, on passe directement au
point de vente visé les frais d'escompte au pourcentage
applicable des ventes à crédit au cours de la même période
comptable où les ventes sont inscrites dans les livres
comptables. Les écritures comptables de compensation ont
pour but de réduire les comptes clients de VISA ou de
MasterCard du montant des frais;
14. Voici les écritures que l'on doit employer lors de
l'affectation des frais de carte de crédit à l'aide des
procédures de répartition variable :
a. Lorsqu'on reçoit un élément de vente à crédit
(envoyé par le point de vente)
Ct Ventes (par rayon) - Valeur brute des articles
reçus
Dt Comptes clients (VISA ou MasterCard) - Valeur
nette des articles reçus (les ventes à crédit
moins les frais de carte de crédit)
Dt Frais de carte de crédit (par point de vente) -
Montant des frais de carte de crédit
NOTA
Les taux courants de frais de carte de crédit sont de
1,75 pour cent sur les ventes à crédit de VISA et de
1,5 pour cent sur les ventes à crédit de MasterCard.
b. Lorsque la banque fait parvenir son remboursement
Dt Portion du compte de banque consolidé -
Remboursement net, (c'est-à-dire la valeur
brute des éléments traités moins les frais de
carte de crédit)
Ct Comptes clients (VISA ou MasterCard) -
Remboursement net
c. Écritures pour les articles rendus des ventes à
crédit
Dt Ventes (par rayon)
Ct Comptes clients (VISA ou MasterCard) - Valeur
brute des articles rendus
NOTA
Lorsque les articles rendus sont soumis de nouveau, les
écritures du paragraphe c sont ouvertes de nouveau.
MESURES PRISES PAR L'OCFNP
15. Sur réception du RQV envoyé par le point de vente,
l'OCFNP :
a. Compare le total des factures avec le RQV;
b. Répartie les frais de carte de crédit conformément
aux paragraphes 13 et 14 ci-dessus;
c. Inscrit les montants nets (c.-à-d. moins les frais
de carte de crédit) des factures dans les colonnes
VISA et MasterCard des comptes clients du Journal
des encaissements;
d. Inscrit les montants nets (c.-à-d. moins les frais
de carte de crédit) des totaux quotidiens des
ventes VISA et MasterCard sur la Feuille de
contrôle des ventes de crédit approprié
es (l'annexe A);et
e. Place les factures de ventes dans un dossier en
attendant de pouvoir les soumettre à la banque.
ENVOI DES FACTURES DE VENTES AUX BANQUES
16. L'OCFNP envoie les feuilles maîtresses de lot de
MasterCard et les résumés des ventes VISA aux banques
respectives au rythme suivant :
a. Une fois par semaine; ou
b. Plus fréquemment quand le total des ventes à crédit
atteint 1 500 $ pour une des banques; ou
c. Le jour de la fermeture mensuelle des livres des
FNP, peu importe la fréquence des envois.
17. Les modes d'emploi des programmes de VISA et de
MasterCard indiquent que si la remise nette est un crédit,
par suite de remboursements aux clients, un chèque au
montant du crédit doit être envoyé sous pli séparé à la
banque. Chaque OCFNP doit faire tout son possible pour qu'on
n'envoie jamais de remises créditrices. Les contrats passés
avec VISA et MasterCard spécifient que les factures de
ventes doivent être remises dans les 15 jours civils qui
suivent la date de la vente ou du remboursement. Les
bordereaux de remboursement doivent donc être gardés jusqu'à
ce qu'ils soient compensés par des ventes. Mais si le total
reste créditeur le quatorzième jour après la vente, il est
nécessaire de remettre ce crédit et d'envoyer le chèque en
paiement du montant créditeur. Si ceci se produit, s'assurer
que le chèque est payable à la banque et qu'il comporte les
renvois appropriés au numéro de dépôt et au numéro du
commerçant.
18. Aussi bien les résumés des ventes de VISA que les
Feuilles maîtresses de lot de MasterCard doivent être passés
au dispositif d'impression avant d'être envoyés.
REMISES A VISA
19. L'OCFNP prépare la remise à VISA de la manière
suivante :
a. il s'assure que le résumé des ventes a été passé au
dispositif d'impression;
b. Il inscrit le numéro du commerçant à l'endroit
prévu à cet effet;
c. Il dresse la liste des totaux de ventes
individuelles à l'endroit prévu à cet effet ou, si
le nombre de factures dépasse 14, il fait le total
des totaux des factures de ventes et des bordereaux
de remboursements sur un ruban de machine à
calculer; il inscrit ensuite le montant net à
l'endroit prévu à cet effet;
d. Il sépare les formules et joint le ruban de la
machine à calculer, au besoin, à l'exemplaire de la
banque du Résumé des ventes et aux exemplaires de
la banque des factures de ventes appropriées; il
place le tout dans l'enveloppe de dépôt en
s'assurant que le nom du commerçant, le nom de la
succursale (SUCCURSALE PRINCIPALE DE LA BANQUE
ROYALE), et le montant net du dépôt soient lisibles
à travers la fenêtre de l'enveloppe;
e. Il remplit le bordereau de dépôt pré-codé fourni
par la banque et il inscrit le montant net du dépôt
à l'endroit prévu à cet effet;
f. Il sépare le bordereau de dépôt et il joint à
l'exemplaire blanc du bordereau de dépôt les copies
des factures de vente destinées au marchand ainsi
que l'exemplaire du marchand du résumé des ventes;
g. Il classe l'exemplaire blanc du bordereau de dépôt;
h. Il agrafe les exemplaires bleu et jaune du
bordereau de dépôt à l'enveloppe de dépôt; et
j. Il place l'enveloppe de dépôt dans une autre
enveloppe et l'envoie par courrier ordinaire à :
Banque Royale du Canada
90 rue Sparks
Ottawa ON K1P 5T6
REMISES A MASTERCARD
20. L'OCFNP prépare sa remise à MasterCard de la manière
suivante :
a. Il s'assure que la Feuille maîtresse de lot a été
passée au dispositif d'impression;
b. Il s'assure que les Feuilles maîtresses de lot sont
envoyées dans le bon ordre numérique;
c. Il inscrit le numéro de dépôt de la base dans
l'espace de la Feuille maîtresse prévu à cet effet;
d. Il inscrit la date du dépôt;
e. Il compte les factures de ventes, calcule leur
montant total et inscrit ces chiffres aux endroits
prévus à cet effet;
f. Il compte les bordereaux de remboursement, calcule
leur montant total et inscrit ces chiffres aux
endroits prévus à cet effet;
g. Il calcule le nombre total d'articles en
additionnant le nombre de factures et le nombre de
bordereaux de remboursement et inscrit le résultat
à l'endroit prévu à cet effet;
h. Il calcule le montant total du dépôt en soustrayant
le total des remboursements du total des ventes et
inscrit le résultat à l'endroit prévu à cet effet;
j. Il inscrit le numéro du commerçant (et non pas le
numéro du compte de dépôt) dans le coin supérieur
gauche;
k. Il signe à l'endroit prévu à cet effet;
m. Il place l'EXEMPLAIRE DE LA BANQUE (triplicata) de
la Feuille maîtresse sur le lot de factures et de
bordereaux de remboursement et met le tout dans une
enveloppe de dépôt. Il prend bien soin que le nom
du commerçant et le numéro de compte soient
visibles sous le transparent et que l'enveloppe
soit collée;
n. Il agrafe l'EXEMPLAIRE DE LA SUCCURSALE (duplicata)
de la Feuille maîtresse sur le dessus de
l'enveloppe de dépôt;
p. Il joint les exemplaires du commerçant des factures
à l'exemplaire du commerçant (original) de la
Feuille maîtresse de lot;
q. Il classe l'exemplaire du commerçant de la Feuille
maîtresse de lot par ordre numérique;
r. Il inscrit la date, le numéro de série et le
montant du dépôt sur la Feuille de contrôle des
ventes à crédit MasterCard (annexe A); et
s. Il place l'enveloppe de dépôts dans une autre
enveloppe et l'envoie par courrier à :
Banque de Montréal
Succursale principale
Wellington et O'Connor
Ottawa ON K1P 5T3
REMBOURSEMENTS FAITS PAR LE DSFNP
21. Le DSFNP reçoit chaque mois de la Banque Royale et de
la Banque de Montréal les relevés de compte concernant les
dépôts et les rejets de débit individuels de chaque base.
Ces relevés listent les Feuilles maîtresses de lot ou les
résumés des ventes, selon le cas, sous les crédits et les
rejets de débits comme débit; les écritures de compensation
au CBC y sont également indiquées comme débit. Sur réception
de chaque relevé, le DSFNP crédite les unités du total des
écritures de compensation hebdomadaire donné par le relevé;
pour MasterCard, il joint ensuite les relevés de compte et
les bordereaux de rejet de débit à l'état mensuel du CBC
avant de les envoyer tous ensemble; pour VISA, il envoie
ensemble les bordereaux de rejet de débit et les relevés
aussitôt qu'il les reçoit.
RELEVÉ DE COMPTE DE VISA/MASTERCARD
22. En plus des articles mentionnés au paragraphe 21, les
frais d'escompte sont aussi portés comme des débits sur les
relevés mensuels de VISA et de MasterCard. L'OCFNP compare
les relevés à ses livres et passe les écritures suivantes :
Dt Part du CBC de la base revenant à l'établissement
Dt Comptes clients - VISA ou MasterCard (montant des
rejets de débit qui paraissent sur le relevé)
Ct Comptes clients - VISA ou MasterCard
On calcule le poste de banque des écritures énumérées ci-
dessus en déduisant le total des rejets de débit et des
frais d'escompte. Les rejets de débit doivent aussi être
reportés sur la feuille de contrôle des ventes à crédit.
REJETS DE DÉBIT
23. Les rejets de débit attribuables au non-respect des
règles bancaires sont débités au compte de dépôt de l'unité
à la banque centrale intéressée. Il faut inclure un avis à
cet effet dans les relevés mensuels qui sont envoyés par le
DSFNP à l'unité. On doit trouver la cause des refus à
débiter et prendre les mesures nécessaires pour les
rectifier. Puis on soumet de nouveau de la manière normale
les documents rectifiés.
UNITÉS QUI NE FONT PAS PARTIE DU SYSTEME DE BANQUE CONSOLIDÉ
24. Les transactions entre les unités qui ne font pas
partie du CBC et le DSFNP se feront par chèque.