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INTRODUCTION1. Le Bon de commande de CANEX (formule DND 1353) sera utilisé pour tous les achats des magasins de détail et pour les rayons d'autres points de vente qui se servent de la méthode de comptabilité de détail et aussi pour des êntrepots. Tous les autres points de vente CANEX emploieront la formule CF 601, Bon de commande et récépissé, pour commander et contrôler les marchandises. Les achats en gros (ceux effectués par le QG CANEX au nom des points de vente des bases et des stations) sont inscrits sur la formule 2293-XXXX de CANEX, Bon de commande de distribution du QG. 2. L'usage et la distribution des formules CF 601 se font de la manière indiquée au chapitre 21. 3. Les formules DND 1353 et CF 601 sont des documents à usage contrôlé et doivent donc être contrôlées conformément au chapitre 6. 4. Le Bon de commande de distribution du QG (BCD) sera contrôlé conformément à la politique Mise en marché 607 du Manuel des politique et des procédures de CANEX. COMMANDES DE MARCHANDISES 5. Le surveillant du rayon respectera les exigences de gestion des stocks énoncées dans les politiques de Mise en marché 605 et 606 du Manuel des politiques et des procédures de CANEX. Lorsque le niveau des stocks nécessite davantage de marchandises, le commis aux commandes prend les mesures suivantes : a. Il prépare un BC en y inscrivant les renseignements nécessaires : nom du fournisseur, conditions de paiement, date du BC, instructions relatives à la livraison, articles et quantités commandés, prix coûtant et prix de vente, et tous autres renseignements particuliers; b. Si le fournisseur offre un escompte de caisse pour paiement rapide ou des paiements prorogés, le commis attache au BC un papillon rouge d'escompte ou un papillon vert de paiement prorogé. Il est important que les BC qui comportent des conditions spéciales de paiement soient clairement identifiés pour que des mesures soient prises en dehors de la filière normale. Ces conditions particulières de paiement comprennent les escomptes pour paiement rapide et les paiements simples ou multiples dans un certain délai. On identifie les BC qui comportent ces conditions particulières avec un papillon de couleur de façon à attirer l'attention du personnel au cours des formalités de paiements pour que des mesures particulières soient prises;
NOTA
Les papillons de couleur indiquent les conditions
d'achat et de paiement suivantes :
(1) papillon rouge : escompte accordé sur
paiement reçu à une date donnée; et
(2) papillon vert : paiement prorogé jusqu'à une
date donnée ou paiements échelonnés.
c. Il calcule les totaux du BC au prix de détail et
inscrit les totaux et le numéro du BC à la section
du fonds d'achats mensuels de l'exemplaire blanc
du BC;
d. Il inscrit la date du BC, le nom du fournisseur et
le numéro du rayon en regard du numéro du BC au
Registre de contrôle des BC (annexe A); et
e. Il remet les BC remplis au gérant.
6. Le gérant prend alors les mesures suivantes :
a. Il s'assure que le BC est exact, que la marge
bénéficiaire est correcte, et que les quantités
commandées sont justifiées;
b. Au besoin, il rectifie les quantités commandées.
Il fait les correc-tions nécessaires aux prix de
détail inscrits sur l'exemplaire blanc du BC;
c. Il inscrit la date de résiliation pour la commande
sur le BC;
d. Il détache la bande de droite marquée «Fonds
d'achats mensuels» (FAM) de l'exemplaire blanc du
BC et inscrit les totaux du prix de vente au
Registre des fonds à recevoir mensuels
conformément à la politique opérations 419 du
Manuel des politiques et des procédures de CANEX;
et
e. Il signe le BC et le remet au commis aux commandes
ou au commis au contrôle de l'inventaire.
7. Le commis aux commandes ou le commis au contrôle de
l'inventaire sépare les exemplaires du BC et les distribue
de la façon suivante :
a. L'original (l'exemplaire blanc) est envoyé au
fournisseur; et
b. Les trois autres exemplaires sont envoyés à la
section de la réception pour qu'ils soient rangés
dans le classeur des commandes courantes. Il prend
soin que les papillons rouges d'escompte et les
papillons verts de prorogation soient attachés à
ces exemplaires.
COMMANDES DE NOUVELLES MARCHANDISES
8. Le chef du rayon ou le commis aux commandes prend les
mesures suivantes :
a. Il prépare un BC en y inscrivant tous les
renseignements nécessaires : nom du fournisseur,
conditions de paiement, date du BC, instructions
relatives à la livraison, articles et quantités
commandés, prix coûtant seulement, et tous autres
renseignements particuliers;
NOTA
CANEX a normalisé ses feuilles de commande pour
divers rayons. La feuille de commande est divisée
par rayon, comprend la description des articles de
même que le prix de détail et le prix coûtant. Le
total des prix coûtants et de détail sera indique
sur la copie de la feuille de commande qui est par
la suite traitée avec le bon de commande et la
facture dans le registre des factures et le RCD.
Plutôt que de transcrire toute l'information de la
feuille de commande sur le bon de commande, n'y
inscrire que les totaux et écrire cit selon la
feuille de commande ci-jointe fincit. Une copie de
la feuille de commande avec les prix de détail
sera jointe au bon de commande et vérifiée par
l'OCFNP avant le report.
b. Il établit la marge bénéficiaire conformément à la
politique Mise en marché 602 du Manuel des
politiques et des procédures de CANEX et inscrit
le prix de vente sur le BC;
c. Si le fournisseur offre un escompte de caisse pour
règlement rapide ou une prorogation, il attache un
papillon rouge d'escompte ou un papillon vert de
prorogation au BC;
d. Il calcule les totaux du BC au prix de détail et
inscrit ces totaux et le numéro du BC à la section
du fonds d'achats mensuels de l'exemplaire blanc
du BC;
e. Il inscrit la date du BC, le nom du fournisseur et
le numéro du rayon en regard du numéro du BC au
Registre de contrôle des BC; et
f. Il remet le BC au gérant du magasin.
9. Le gérant du magasin prend alors les mesures
suivantes :
a. Il vérifie l'exactitude du BC;
b. Il inscrit la date de résiliation pour la commande
sur le BC;
c. Il détache la bande de droite marquée «Fonds
d'achats mensuels» de l'exemplaire blanc du BC et
inscrit les totaux au Registre des fonds à
recevoir; et
d. Il signe le BC et le remet au commis aux commandes
ou au commis au contrôle de l'inventaire.
10. Le commis aux commandes ou le commis au contrôle de
l'inventaire prend alors les mesures décrites au paragraphe
7.
RÉCEPTION
11. Le surveillant de la réception prend les mesures
suivantes :
a. Il reçoit les trois exemplaires du BC (avec leur
papier carbone) des mains du commis au contrôle de
l'inventaire;
b. Il place le BC au dossier des commandes courantes
par ordre alphabétique des fournisseurs de chaque
rayon;
c. Il reçoit les marchandises du transporteur;
d. Il compte les articles livrés et s'assure qu'ils
ne sont pas endommagés;
e. Il signe le bordereau de livraison après y avoir
inscrit le nombre d'articles manquants ou
endommagés et le fait signer par le livreur en
tant que témoin des manquants et des dommages,
selon le cas. Il remplit ensuite une Formule de
réclamation pour perte ou dommages conformé-ment à
la politique Opérations 404 du Manuel des
politiques et des procédures de CANEX;
f. Il marque le bordereau de livraison de la mention
«non vérifié pour dommages latents» à la main ou
au moyen d'un timbre;
g. Il prend le BC approprié dans le dossier des
commandes courantes;
h. En se servant de la lettre de voiture ou du
bordereau de livraison, il finit de remplir le
Registre des bordereaux de réception des
marchandises (BRM) et donne un numéro de BRM à la
livraison, qu'il inscrit sur la lettre de voiture
ou sur le bordereau de livraison et sur le BC (les
trois exemplaires);
j. S'il s'agit d'une livraison :
(1) contre remboursement (FAB fournisseur), il
envoie la lettre de voiture ou le bordereau
de livraison au commis aux commandes pour les
frais payés, en indiquant le rayon des ventes
sur la lettre de voiture,
(2) contre remboursement (FAB fournisseur), mais
que le transporteur insiste pour se faire
payer en espèces au moment de la livraison,
il peut le payer en se servant de la petite
caisse et en demandant un reçu au livreur.
Cette méthode n'est pas recommandée et il
doit faire tous les efforts possibles pour
essayer de faire accepter celle qui est
indiquée au sous-paragraphe j(1), et
(3) port payé, il attache la lettre de voiture ou
le bordereau de livraison au BC;
k. Il finit de remplir l'information de livraison sur
les trois exemplaires du BC;
m. Il fait un comptage physique de la marchandise
livrée et inscrit la quantité reçue (sans se
préoccuper de l'état de la marchandise) sur les
trois exemplaires du BC;
n. Il examine la marchandise pour s'assurer qu'elle
est en bon état et avertit le chef de rayon de
tous dommages qu'il y trouve. Après avoir
déterminé l'étendue des dommages, il prend les
mesures nécessaires pour faire remplacer la
marchandise avariée par le fournisseur, pour la
lui retourner contre remboursement complet ou
bien, s'il ne s'agit que d'une perte partielle,
pour obtenir du fournisseur ou du transporteur un
crédit pour compenser la perte causée par des
réductions de prix. Tout ceci se fait au moyen
d'une «Demande de credit», dont la formule est
décrite au chapitre 24, une formule de réclamation
on pour perte ou dommages sera jointe au besoin;
p. Il prépare des étiquettes de prix en se guidant
sur le BC et en inscrivant le prix de vente, le
numéro du rayon, le code de la date, le numéro de
BRM et tous autres renseignements que le gérant
décide d'y indiquer;
q. Il attache les étiquettes aux marchandises;
r. Si nécessaire, il remballe la marchandise pour la
faire parvenir immédiatement à la salle de ventes,
à moins qu'elle ne soit destinée à une vente
promotionnelle qui doit avoir lieu plus tard;
s. Il envoie la marchandise à la salle de ventes
accompagnée de l'exemplaire rose du BC;
t. Si la commande est complète, il jette l'exemplaire
or;
u. Si la commande est incomplète et comporte donc
l'autorisation d'une livraison différée :
(1) il remet l'exemplaire or du BC au dossier des
commandes courantes, en le classant par ordre
alphabétique des fournis-seurs,
(2) quand il reçoit la livraison différée, il
prend l'exemplaire or du BC approprié dans le
dossier des commandes courantes,
(3) il remplit un autre BC,
(4) si la commande est maintenant complète, il
jette l'exemplaire or du BC original,
(5) si la commande n'est toujours pas complète,
il répète des formalités (1), (2) et (3) pour
les autres livraisons différées, et
(6) il recommence les formalités c à t
inclusivement, et
v. Il envoie l'exemplaire jaune du BC au commis aux
factures pour qu'il les assortisse aux factures du
fournisseur.
NOTA
Si le BC porte un papillon rouge d'escompte, il
procède immédi-atement comme au sous-paragraphe h
et envoie les exemplaires roses remplis du BC
accompagnés du papillon rouge d'escompte au commis
aux factures pour qu'il s'en occupe immédiatement.
RÉCEPTION DE MARCHANDISES DE LA SALLE DE VENTE
12. Le chef de rayon prend les mesures suivantes :
a. Il reçoit l'exemplaire rose du BC avec les
marchandises qui lui sont envoyées par la section
de réception;
b. Il compare immédiatement les marchandises avec la
liste de l'exemplaire rose du BC et s'assure que :
(1) la quantité reçue est exacte,
(2) le prix de l'article est conforme au prix
indiqué sur l'exemplaire rose du BC, et
(3) le numéro du rayon qui apparaît sur
l'étiquette de prix correspond bien au numéro
de rayon indiqué sur l'exemplaire rose du BC,
c. Il avertit le gérant de toute inexactitude;
d. Il signe à l'endroit réservé à cet effet sur
l'exemplaire rose du BC;
e. Il annote la feuille de gestion des stocks de base
selon les directives énoncées dans la politique
Mise en marché 605 du Manuel des politiques et des
procédures de CANEX; et
f. Il remet l'exemplaire rose du BC au commis aux
commandes ou au commis au contrôle de
l'inventaire.
13. Le commis aux commandes ou le commis au contrôle de
l'inventaire classe l'exemplaire rose du BC, de préférence
par rayon et dans l'ordre alphabétique des fournisseurs pour
pouvoir les trouver facilement.
TRAITEMENT DE L'EXEMPLAIRE JAUNE DES BONS DE COMMANDE
14. Le commis aux factures de CANEX prend les mesures
suivantes :
a. Il reçoit l'exemplaire jaune de la section de
réception; et
b. Il indique la date de réception de l'entrepôt du
magasin ainsi que le numéro du BRM au Registre de
contrôle des bons de commande (annexe A) et prend
le dossier des BC et des factures en suspens :
(1) s'il n'y a pas de facture au dossier, il
traite le BC et le bordereau de livraison ou
d'expédition comme s'il s'agissait de
marchandises reçues mais non facturées
conformément au chapitre 21,
(2) s'il y a une facture au dossier, il prend les
mesures décrites aux paragraphes 16 et 17.
COMMANDES PASSÉES PAR LE QG CANEX
15. Les achéteurs des produits CANEX offriront aux points
de vente (par le biais de la Gestion des stocks de base, des
Programmes d'engagement saisonnier, des Programmes de
publicité nationale, des Bonnes occasions en cours pour
augmenter votre marge, du programme Spécial très spécial,
etc. les marchandises qui peuvent être commandées. Les
gérants de point de vente répondent à ces offres en
indiquant les quantités demandées sur les bons de commande
d'achat appropriés. L'acheteur de produits CANEX remplit
ensuite le bon de commande de distribution du QG adressé au
fournisseur qui expédiera les marchandises aux points de
vente. Le bon de commande de distribution du QG sera traité
conformément à la politique Mise en marché 607 du Manuel des
politique et des procédures de CANEX.
TRAITEMENT DES FACTURES
16. A la réception de la facture, le commis aux factures de
CANEX prend les mesures suivantes :
a. Il marque la facture au timbre dateur;
b. Il vérifie les conditions de paiement et attache
un papillon au besoin;
c. Il vérifie les escomptes d'usages (déduits de la
facture), délais de livraison, etc;
d. Il cherche dans le dossier des BC et des factures
en suspens pour y trouver un BC approprié :
(1) s'il ne trouve pas de BC (exemplaire jaune)
au dossier, il place la facture dans le
dossier des BC et des factures en suspens en
attendant que la section de la réception lui
envoie le BC ou si le BC a été traité comme
s'il s'agissait de marchan-dises reçues mais
non facturées, il traite la facture
conformément au chapitre 21, et
NOTA
Si la facture offre un escompte de caisse et que
l'exemplaire jaune du BC n'est pas au dossier, il
demande à la section de réception de lui envoyer
au plus tôt le BC signé.
(2) si le BC est au dossier, il procède tel
qu'indiqué aux paragraphes 16 et 17.
e. Il vérifie les quantités reçues et le prix coûtant
indiqués sur l'exemplaire jaune du BC en les
comparant à la facture et, en cas de divergence,
envoie immédiatement au gérant les exemplaires du
BC et la facture du fournisseur pour qu'il fasse
une enquête. Une fois que lacause de la divergence
a été trouvée, les mesures suivantes sont prises :
(1) Erreurs de prix
(a) Si le prix indiqué sur la facture est
exact, les exemplaires du BC sont
corrigés et un nouveau prix de vente est
calculé et inscrit sur le BC. Notez que
ceci nécessitera le réétiquetage de la
marchandise et le traitement des
démarques et des majorations pour la
marchandise vendue au mauvais prix et
pour la marchandise en magasin avant la
présente livraison.
(b) Si c'est le prix indiquée sur le BC qui
est exacte, une formule de Demande de
crédit est remplie en suivant les
instructions données au chapitre 24.
(2) Erreurs de quantités
(a) Si la quantité indiquée sur la facture
est exacte, tous les exemplaires du BC
sont corrigés. Aucune autre
rectification n'est nécessaire.
(b) Si c'est la quantité indiquée sur le BC
qui est exacte, on remplit une formule
de Demande de crédit en suivant les
instructions données au chapitre 24.
f. Il fait les multiplications horizontales des prix
coûtants et des prix de vente dans les colonnes
appropriées en regard des marchandises reçues et
fait les totaux du BC;
g. Il vérifie la marge, le numéro de rayon et les
conditions de paiement sur l'exemplaire jaune du
BC;
h. Il se fait donner l'autorisation de paiement des
autorités compétentes;
j. Il inscrit tous les détails au Registre des
factures; et
k. Il inscrit le numéro de facture du fournisseur et
la date indiquée au Registre des factures sur le
Registre de contrôle des bons de commande (voir
annexe A).
17. A la fin de chaque jour, le commis remplit le Registre
des factures et le soumet avec les factures et les BC à
l'appui à l'OCFNP comme faisant partie du RCD hebdomadaire.
FACTURATION CENTRALE
18. Le QG CANEX a conclu des ententes avec certains
fournisseurs afin que les commandes de marchandises soient
facturées et payées de façon centralisée. Ce programme a
pour but d'obtenir davantage de meilleurs prix des divers
fournisseurs.
19. Les procédures relatives aux factures des fournisseurs
faisant partie du programme de facturation centrale au QG
CANEX sont les suivantes :
a. Le fournisseur envoie la facture au QG CANEX pour
des marchandises expédiées aux bases/stations;
b. Le QG CANEX acquitte la facture du fournisseur et
débite le compte client de la base;
c. Une copie de la facture est marquée du timbre du
QG CANEX et le montant que la base/station doit
acquitter est annoté sur la facture; et
d. Une copie de la facture est envoyée à la
base/station.
20. Les procédures relatives aux factures des fournisseurs
faisant partie du programme de facturation centrale que
doivent suivre les bases/
stations sont les suivantes :
a. Sur réception de la copie timbrée de la facture,
le gérant de CANEX acquitte immédiatement la
facture au QG CANEX même si la marchan-dise est
endommagée, qu'elle a été expédiée en quantité
insuffisante ou que l'expédition n'a pas été
reçue;
b. Lorsque la marchandise est reçue avant la facture,
il faut suivre les procédures détaillées au
chapitre 21 pour la marchandise reçue mais non
facturée; et
c. L'OCFNP doit acquitter le montant de la
facturation centrale au QG CANEX par voie de
bordereau de transfert dans le format présenté à
l'annexe B.
21. Les procédures relatives à la Demande de crédit et à la
note de crédit sont résumées comme suit (les procédures
détaillées se trouvent dans la politique Mise en marché 612
du Manuel des politiques et des procédures de CANEX) :
a. Si l'expédition facturée n'a pas été reçue, s'il
manquait de la marchandise ou s'il y avait des
dommages, le gérant de CANEX doit faire une
Demande de crédit comme à l'habitude;
b. Selon le fournisseur, le gérant de CANEX enverra
les demandes de crédit directement au fournisseur
ou au QG CANEX;
c. Le fournisseur émettra une note de crédit au QG
CANEX qui déduira ce montant du prochain paiement
au fournisseur et créditera le compte client de la
base/station;
d. Une copie du crédit portant le timbre du QG CANEX
sera envoyée au gérant de CANEX de la base/
station, qui traitera la note de crédit comme à
l'habitude; et
e. L'OCFNP appliquera la note de crédit timbrée
contre le compte Comptes fournisseurs - QG CANEX
(facturation central); et
f. Si le gérant du point de vente vente n'avez pas
reçu de note de crédit depuis 45 jours, il
envoyera une copie de la Demande de crédit au QG
de CANEX. Le QG de CANEX confirmera qu'un crédit
n'a pas été émis et apposera le timbre «CRÉDIT
ÉMIS de CANEX» sur la Demande de crédit. Cette
demande retournera au point de vente concerné qui
la traitera au moyen du SUIREG et du registre des
factures. L'OCFNP déduira ensuite le montant du
prochain paiement au QG de CANEX.
NOTA
Seules les notes de crédit ou les Demandes de crédit
portant le timbre du QG CANEX doivent être appliquées
au compte fournisseur - QG CANEX. Si le crédit est
déduit du paiement avant d'avoir reçu la note de crédit
autorisée ou la Demande de crédit autorisée, le DSFNP
ne traitera pas le bordereau de transfert ou le chèque.
FRET
22. Les frais d'expédition des marchandises du lieu
d'origine des fournisseurs jusqu'à la base sont considérés
comme étant des coûts de fret et sont portés au débit du
compte «Fret» (en indiquant le rayon en question) comme
faisant partie des frais du prix de revient des
marchandises.
23. Lorsque le fournisseur expédie les marchandises payées
d'avance, il n'y a aucun frais individuel de fret, étant
donné que le prix facturé par le fournisseur englobe les
frais d'expédition des marchandises.
24. Quand le fournisseur expédie les marchandises à la base
«port dû», les frais d'expédition sont portés au débit de
«Fret» et doivent être traités comme la Méthode de contrôle
par paiement direct. D'après ce système, les coûts du fret
ne sont pas reconnus jusqu'à ce que la facture soit reçu et
acheminé jusqu'au Registre des factures. Le débit provenant
du Registre des factures est appliqué au compte des Frets du
rayon en question, et il n'est indiqué qu'au prix coûtants
seulement, étant donné que le prix de détail est inclus dans
le montant inscrit sur le Registre des factures lorsque la
facture des fournisseurs est traitée.
MESURES QUE DOIT PRENDRE L'OCFNP
25. Sur réception du RCD, du Registre des factures et du
Registre des transferts, l'OCFNP :
a. Les traite selon les modalités du chapitre 25;
b. Prend les mesures indiquées au chapitre 6 pour les
documents à usage contrôlé;
c. Traite les factures accompagnées de leur BC selon
les modalités du chapitre 19; et
d. Prend les mesures indiquées au chapitre 22 pour
les formules CF 603.