Accueil > Corporate > Finances et informatique > Chapitre 47 - Machines distributrices (Révisé 26 nov. 03)
Chapitre 47
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Introduction |
| Contrôle de l'exploitation | |
| Types d'exploitation | |
| Classification par rayon | |
| Comptabilité des stocks | |
| Ventes | |
| Transferts | |
| Rapports et états | |
| Inventaires | |
| Freinte de stock |
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Annexe A  |
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Annexe B |
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Annexe C |
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Annexe D |
MACHINES DISTRIBUTRICES
INTRODUCTION
CONTRÔLE DE L'EXPLOITATION
Toutes les machines distributrices et les machines à sous qui sont situées dans une base sont contrôlées par CANEX, à l'exception des appareils dont l'exploitation relève d'un mess ou d'une autre activité de la base avec l'approbation du Comdt (B).
TYPES D'EXPLOITATION
Il y a deux types d'exploitation de distributeurs automatiques. Ce sont :
Distributeurs exploités par un fournisseur. Aux termes de ce genre d'entente, une entreprise autorisée fournit les distributeurs et les produits, assure les services d'entretien et reçoit toutes les recettes des ventes. Les recettes versées à un établissement des FNP (p. ex. CANEX) correspondent habituellement à un pourcentage des ventes mensuelles ou à un montant fixe par produit vendu. Ces recettes sont comptabilisées au poste Services spécialisés dans les recettes des concessions ou dans l'état des résultats du point de vente si le distributeur est une composante du point de vente.
Distributeurs exploités par un établissement de la base. Selon cette méthode, l'établissement des FNP (p. ex. CANEX) se charge d'acheter la marchandise, d'approvisionner les distributeurs et de collecter l'argent. Les distributeurs appartiennent à l'établissement des FNP ou sont fournis par le fournisseur de la marchandise. Pour comptabiliser les recettes de ces distributeurs, il faut préparer un état des résultats portant le titre de Distributeurs automatiques.
CLASSIFICATION PAR RAYON
Les ventes doivent être imputées aux rayons pertinents conformément au chapitre 41.
COMPTABILITÉ DES STOCKS
Les stocks des distributeurs automatiques sont comptabilisés selon la méthode de comptabilité au prix de détail :
Distributeurs d'unités. La marchandise dans ces distributeurs est comptée au prix de détail par rayon (s'il y a lieu) afin d'en tenir compte dans le rapport d'inventaire d'ABACIS. Tout encaissement provenant des distributeurs moins tout remboursement ou marchandise gaspillée est soustrait du Rapport d'inventaire par rayon. Le Rapport d'inventaire doit donc correspondre à la valeur des stocks au prix de détail dans les distributeurs et ceux dans l'aire d'entreposage;
Distributeurs à compteur. Il ne serait pas pratique de comptabiliser au prix de détail la marchandise placée dans un distributeur à compteur. Il faut plutôt faire correspondre les ventes en dollars et en cents (la différence entre le relevé d'ouverture et le relevé de fermeture des compteurs) pour chaque distributeur, moins les essais et les remboursements d'une part, avec le montant d'argent collecté de l'appareil au cours de la même période. Les remboursements et les essais qui ne sont pas faits au moment de la collecte d'argent sont inscrits sur une feuille de remplissage (annexes C et D) laissée à l'intérieur de l'appareil, afin de pouvoir les transposer par la suite sur le Relevé des ventes du distributeur automatique.
On recommande fortement aux bases qui possèdent un nombre important de distributeurs automatiques (20 appareils ou plus) de se servir d'un système de comptabilité individuelle pour chaque appareil, en plus de la comptabilité au prix de détail par rayon. Il est facile d'initier ce système au moyen des " Feuilles de remplissage " (annexes C et D) qui distinguent la marchandise de chaque appareil. Les renseignements supplémentaires nécessaires (encaissements et stocks) sont déjà ventilés pour chaque appareil grâce aux modalités minimales indiquées au présent chapitre.
VENTES
Toutes les ventes se font au comptant. La collecte de l'argent de tous les distributeurs doit se faire au moins une fois par semaine, ainsi qu'à la fin du mois.
L'argent est compté et inscrit pour chaque appareil. De façon à simplifier cette opération, on recommande de se servir de sacs à monnaie séparés sur lesquels figure le numéro de l'appareil d'où vient l'argent.
Lorsque le livreur retire la monnaie des distributeurs, il doit inscrire sur la feuille de remplissage les relevés de fermeture des compteurs, le nombre d'essais, les remboursements et les gaspillages pour qu'ils puissent ensuite être consignés sur le Relevé des ventes du distributeur automatique.
Lors de la collecte de l'argent, il faut remplir deux copies du Relevé des ventes du distributeur automatique (annexes A et B) et en faire le total. Le total de la monnaie collectée est déposée de façon appropriée (c'est-à-dire à la banque ou auprès d'un caissier des FNP) et l'original du Relevé des ventes du distributeur, le duplicata du bordereau de dépôt de la banque dûment acquitté ou le BTC et le RQV rempli de la manière appropriée sont envoyés au SCFNP.
Dans la mesure du possible, la monnaie ne devrait être ni triée ni comptée par le livreur.
TRANSFERTS
Les transferts se font conformément au chapitre 22
RAPPORTS ET ÉTATS
La fréquence minimale acceptable pour remettre des rapports et des états est précisée ci-après. Tous les rapports et états de fin de mois doivent être acheminés au SCFNP au plus tard deux jours suivant la fin du mois. Lorsque le volume des transactions est tel qu'il est nécessaire de présenter des rapports plus fréquents, on peut le faire avec l'approbation de la direction de CANEX et du SCFNP.
Rapports quotidiens des ventes (RQV). Ces documents sont préparés chaque fois que l'on retire la monnaie des distributeurs. Ils sont acheminés au SCFNP avec le Relevé des ventes du distributeur automatique et le bordereau de dépôt portant le cachet de la banque ou le BTC;
Factures. Les factures des fournisseurs (accompagnées des BC) et les notes de crédit sont transmises au SCFNP conformément aux chapitres 6 et 21. Les factures de la marchandise destinée aux distributeurs à compteur comportent le prix coûtant seulement, tandis que les factures de la marchandise des distributeurs d'unité comportent le prix coûtant et le prix de détail;
Transferts. Le transfert (réception ou envoi) de marchandise est consigné sur une Demande de marchandise (CF 603) qui est acheminée au SCFNP conformément aux chapitres 6 et 22. Pour les marchandises destinées aux distributeurs à compteur, les formulaires CF 603 sont remplis au prix coûtant seulement, tandis que les marchandises destinées aux distributeurs d'unités sont inscrites au prix coûtant et au prix de détail;
Changements aux prix de détail (CPD). Un CPD est préparé chaque fois que le prix de détail des stocks dans les distributeurs d'unités est modifié en raison d'une hausse ou d'une baisse de prix, de biens endommagés, etc. Les CPD sont remis au SCFNP conformément aux chapitres 6 et 23;
Rapport d'inventaire. Ce rapport est produit par ABACIS, par rayon pour tous les distributeurs, à partir des renseignements précisés aux sous-paragraphes. a. à d. ci-dessus et conformément au chapitre 25.
INVENTAIRES
Les inventaires se font suivant les directives énoncées au chapitre 26 et à la section Opérations 430 du Manuel des politiques et des procédures de CANEX.
FREINTE DE STOCK
Comme le stock des distributeurs automatiques est toujours gardé dans des appareils fermés à clef, aucune freinte de stock n'est permise.
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