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INTRODUCTION1. Le présent chapitre décrit les méthodes et les contrôles propres aux postes d'essence. CLASSIFICATION PAR RAYON 2. Les ventes seront classées par rayon conformément au chapitre 41. ÉVALUATION DES STOCKS 3. Les stocks doivent être tenus et contrôlés comme suit : a. Essence emploie la méthode de détermination du prix de revient (prix de revient courant) (stocks de fermeture en litres multipliés par le prix coûtant le plus courant); b. Huile et stocks des Pneus/batteries/accessoires (PBA) emploient la méthode de comptabilité de détail; et c. Propane emploie la méthode de détermination du prix de revient (prix de revient courant). 4. Pour de plus amples renseignements sur les méthodes de comptabilité, se reporter au chapitre 25. EXIGENCES FÉDÉRALES/PROVINCIALES 5. Les gouvernements fédéral et provinciaux ont promulgué des lois portant sur la manutention de l'essence. Par tout le Canada, tous les commerçants qui vendent de l'essence doivent : a. Relever chaque jour à la jauge la quantité de carburant qu'ils ont en stock et inscrire les résultats de cette opération; et b. Effectuer chaque jour un test de l'eau, notant les résultats de cette opération. 6. Les gérants des postes d'essence doivent donc prendre le relevé de tous leurs réservoirs tous les jours et inscrire les résultats de cette opération au RQV. VENTES A CRÉDIT 7. Les ventes payées par carte de crédit seront traitées comme il est décrit au chapitre 52. FEUILLES D'ENTRETIEN 8. La feuille d'entretien doit être remplie chaque fois qu'un véhicule est confié pour son entretien ou pour des réparations. Le travail ne peut pas commencer tant que le client n'a pas rempli et autorisé cette feuille d'entretien. 9. S'il ne s'agit que de main-d'oeuvre (mécanicien, remorquage, démarrage, etc.) ou de la location d'outils ou d'espace et que le montant ne dépasse pas 2,00 $, ce montant est passé par la caisse enregistreuse (indiquer le rayon chaque fois que c'est possible) au moment de la vente et est inscrit sur une feuille d'entretien ouverte. A la fin de la journée, cette dernière sera totalisée, jointe au RQV et soumise à l'OCFNP avec les autres feuilles d'entretien. 10. Les feuilles d'entretien sont fournies selon la méthode de contrôle des documents à usage contrôlé indiquée au chapitre 6. 11. Les feuilles d'entretien terminées sont reportées au registre de contrôle des documents à usage contrôlé et classées en ordre numérique. Les formules annulées doivent passer elles aussi par le contrôle et tous les exemplaires de feuilles d'entretien annulées seront retournées à l'OCFNP. 12. Les feuilles d'entretien sont distribuées de la manière suivante : a. L'original (blanc) est remis au client; b. Le duplicata (jaune) est joint au RQV pour justifier le coût de la main-d'oeuvre et envoyé à l'OCFNP; et c. Le triplicata (rose) est gardé par le point de vente. RAPPORT QUOTIDIEN DES VENTES (RQV) 13. La remise des RQV à l'OCFNP se fait selon les modalités décrites au chapitre 18. Les employés des postes d'essence se servent cependant de la formule spéciale du RQV des postes d'essence (formulaire CF 1347) et y inscrivent les renseignements suivants : a. Les relevés d'ouverture et de fermeture en dollars des compteurs pour chaque pompe et pour chaque type d'essence (régulière, intermédiaire, super et diesel) et les ventes nettes; b. Les relevés d'ouverture et de fermeture, en litres, des compteurs, et le prix unitaire et les ventes nettes par volume pour chaque type d'essence; c. Les relevés à la jauge et le calcul de comptabilité de détail de l'essence;
NOTA
C'est le stock jaugé et indiqué aux livres pour la journée
précédente qui constitue le solde d'ouverture dans la section du
registre de la comptabilité de l'essence. Il faut corriger tous
les mois le solde indiqué aux livres en fonction du DTM à
découvert ou de surplus, afin d'obtenir un solde de départ ajusté
pour la période suivante.
d. Les relevés des tests d'eau;
e. Les renseignements concernant les ventes du mois en cours; et
f. Le total des ventes quotidiennes, et les renseignements en ce
qui concerne les transactions hors caisse et les dépôts
d'argent.
14. Au reçu du RQV, l'OCFNP doit effectuer tous les rapprochements
nécessaires, y compris :
a. La vérification des calculs des relevés des compteurs
d'encaisse de l'essence et des relevés des compteurs
d'essence en litres;
b. Le rapprochement entre les relevés des compteurs d'encaisse
et les relevés des compteurs en litres, en multipliant le
prix unitaire par les relevés des compteurs des pompes (en
litres);
c. Le rapprochement entre les relevés des compteurs d'encaisse
et les ventes enregistrées par la caisse enregistreuse;
d. La vérification des renseignements de la section des
registres comptables; et
e. La vérification et renseignements sur les ventes (en
dollars), en se référant au ruban de la caisse enregistreuse
et au dépôt.
NOTA
Les relevés totaux des compteurs d'encaisse l'emportent sur les
relevés de caisse enregistreuse pour l'essence. Conséquemment, il
faut ajouter ou soustraire de l'excédent ou du déficit d'encaisse
la différence qui existe entre les ventes au compteur et les
ventes à la caisse enregistreuse pour l'essence. L'opération
indique alors un découvert ou un excédent total (et cumulatif,
dont il faut tenir compte).
15. L'OCFNP est responsable de vérifier les feuilles d'entretien et de
s'assurer que le total de ces feuilles jointes aux RQV correspond bien
au total du revenu de main-d'oeuvre enregistré par la caisse
enregistreuse et figurant comme revenu de main-d'oeuvre sur le RQV.
ACHATS ET TRANSFERTS
16. Les achats se font de la manière décrite au chapitre 21 et au
paragraphe 27 du chapitre 52.
17. Les transferts se font et s'inscrivent selon les modalités du
chapitre 22.
CHANGEMENTS AUX PRIX DE DÉTAIL
18. Même s'il ne faut pas remplir de CPD (CF 1343) pour signaler les
changements de prix de détail de l'essence, le gérant doit aviser
l'OCFNP de tous les changements apportés aux prix de détail au moyen
d'un nouveau RQV. Par exemple, si le prix de vente est changé durant les
heures d'ouverture, il faut remplir deux RQV: l'un pour les ventes
faites avant le changement du prix de vente, l'autre pour les ventes
faites depuis le moment du changement de prix jusqu'à la fin de la
journée. Les lectures des compteurs (montants en dollars et nombre de
litres) doivent être effectuées au moment du changement de prix et
soumises à l'OCFNP avec le RQV.
RAPPORTS ET ÉTATS
19. La remise des rapports et des états doit se faire au moins aussi
souvent qu'il est indiqué ci-après. Lorsque le volume des transactions
est tel qu'il est nécessaire de présenter des rapports plus fréquents,
on peut le faire avec l'approbation de la gestion CANEX et de l'OCFNP :
a. Rapports quotidiens des ventes. Ils doivent être remplis et
envoyés à l'OCFNP chaque jour;
b. Registre des factures. Il faut porter la liste des factures
au Registre des factures dès qu'on les reçoit, à l'exception
de celles à livraisons multiples d'un même fournisseur (par
exemple, les factures pour pièces d'automobile); pour ces
dernières, la liste en est dressée sur une feuille sommaire
qui est totalisée chaque semaine, puis passée comme une seule
écriture au Registre des factures. Le Registre des factures
est totalisé à la fin de la semaine avant d'être envoyé,
accompagné de ses factures, à l'OCFNP;
c. Feuilles d'entretien. Elles sont attachées au RQV et envoyées
chaque jour à l'OCFNP; et
d. Rapports de transferts et de comptabilité de détail des
stations-service. Une fois remplis, les formulaires sont
joints à leurs documents justificatifs, puis envoyés à
l'OCFNP chaque semaine.
INVENTAIRES
20. Il faut dresser tous les inventaires en se conformant aux
modalités décrites au chapitre 26. Pour ce qui est de l'essence,
l'inventaire est le relevé à la jauge surveillés.
21. L'OCFNP vérifiera promptement les renseignements en se référant au
RQV fourni par le gérant, résoudra les différences avec les personnes
concernées et, si l'écart pour le mois à ce jour (manquants ou
excédents), par qualité d'essence, est supérieur à 0.5 pour 100 des
litres d'essence vendus de cette qualité durant le mois, il en informera
le GR CANEX qui prendra les mesures prescrites au chapitre 26.
22. La freinte de stock est prévue pour le rayon des PBA (y compris
l'huile). Elle est de 1 pour 100 des ventes de ce rayon. Aucune freinte
de stock n'est permise pour les ventes d'essence.
23. Les manquants font l'objet d'une enquête et sont signalés
conformément au chapitre 26.
24. Pour de plus amples renseignements sur les freintes de stocks et
sur les manquants, voir le chapitre 27.