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INTRODUCTION1. Le présent chapitre décrit les contrôles et les méthodes propres aux magasins combinés de CANEX. GENRE DE POINTS DE VENTE 2. Les magasins combinés proviennent de la combinaison de deux catégories de point de vente. Les combinaisons possibles sont les suivantes : a. ExpressMart and Gas Bar; a. Dépanneur et poste d'essence; b. Magasin de détail et dépanneur; et c. Magasin de détail et supermarché. CLASSIFICATION PAR RAYON 3. Les ventes seront classées par rayon conformément au chapitre 41. COMPTABILITÉ DES STOCKS 4. Les procédures de tenue à jour et de contrôle des inventaires dépendent du genre de magasin combiné ainsi que du rayon : a. Dépanneur et poste d'esssence. Les R/40 et R/46 doivent être contrôlés selon la méthode de comptabilité de prix de revient (prix de revient courant). Tous les autres rayons doivent être contrôlés selon la méthode de comptabilité de prix de détail. b. Magasin de détail et dépanneur. Tous les rayons doivent être contrôlés selon la méthode de comptabilité de prix de détail. c. Magasin de détail et supermarché. Les R/2 à R/16, R/20 et R/22 doivent être contrôlés selon la méthode de comptabilité de prix de détail. Les R/1, R/30, R/32 et R/36 doivent être contrôlés selon la méthode de comptabilité de prix de revient (coefficient du coût). Les R/19, R/31, R/33, R/34 et R/35 doivent être contrôlés selon la méthode de comptabilité de prix de revient (prix de revient courant). Les produits du tabac (R/21) peuvent être comptabilisés selon la méthode de comptabilité de prix de détail ou de prix de revient (prix de revient courant) selon le fournisseur principal. Par exemple, si le fournisseur principal de tabac est un grossiste d'épicerie, la méthode de comptabilité de prix de revient (prix de revient courant) serait alors appropriée. 5. Pour de plus amples renseignements sur les méthodes d'évaluation des stocks, se reporter au chapitre 25. VENTES 6. La comptabilité des ventes et les Rapports quotidiens des ventes (RQV) qui sont soumis à l'OCFNP sont décrits au chapitre 18.
ACHATS
7. Les mesures à prendre pour commander et pour recevoir les
marchandises, ainsi que le traitement des factures, sont décrits au
chapitre 51.
TRANSFERTS
8. Les transferts se font de la manière décrite au chapitre 22.
RAPPORTS ET ÉTATS
9. La remise des rapports et des états doit se faire au moins aussi
souvent qu'il est indiqué ci-après. Lorsque le volume des transactions
est tel qu'il est nécessaire de présenter des rapports plus fréquents,
on peut le faire avec l'approbation du gérant CANEX et de l'OCFNP :
a. Rapports quotidiens des ventes et les Récapitulations des
RQV. Ils doivent être faits et envoyés à l'OCFNP chaque
jour. Pour les magasins combinés formés d'un poste
d'essence, il faut utiliser le formulaire CF 1347 (RQV de
station service) en conjonction avec le RQV régulier,
formulaire CF 1345. Lorsque les deux formulaires sont
utilisés, il n'y a pas lieu de de remplir les sections pour
la caisse enregistreuse et le dépôt sur le formulaire
CF 1347, puisque ces informations seront inscrites sur le
formulaire CF 1345;
b. Registre des factures. On fait la liste des factures tous
les jours sur le Registre des factures au fur et à mesure
qu'on les reçoit. Le Registre des factures est totalisé à la
fin de la semaine et envoyé à l'OCFNP avec les factures
attachées. Les totaux des points de vente ou des rayons
comptabilisés selon la méthode de comptabilité de détail
sont également inscrits sur le RCD approprié;
c. Registre des transferts. On y passe les écritures au fur et
à mesure que les Demandes de marchandise (CF 603) sont
préparées ou reçues. Le Registre des transferts est totalisé
à la fin de la semaine et envoyé à l'OCFNP avec les CF 603.
Les totaux des points de vente ou des rayons contrôlés selon
la méthode de comptabilité de détail sont également inscrits
sur le RCD approprié;
d. Changements de prix de détail (CPD). Les formulaires de CPD
des points de vente ou des rayons contrôlés selon la méthode
de comptabilité de détail sont gardés par le gérant du
magasin ou par son substitut et résumés chaque semaine sur
le Rapport de récapitulation des CPD. Les totaux par rayon
au prix de vente sont inscrits au RCD pour la semaine;
e. Avis de rectification de l'OCFNP. Dans le cas des points de
vente ou des rayons contrôlés selon la méthode de
comptabilité de détail, les écritures sont faites au RCD sur
réception des Avis de l'OCFNP si les rectifications requises
sont justifiées. Les Avis doivent être pris en considération
dans les cinq jours ouvrables suivant la date de réception
et les Avis de rectification sont expédiés à l'OCFNP chaque
semaine et à la fin du mois en même temps que les RCD; et
f. Rapport de comptabilité de détail (RCD). Il est préparé en
deux exemplaires avec les données indiquées aux sous-
paragraphes a à e. plus haut et selon les directives du
chapitre 25, paragrahpes 7 à 10. A la fin de chaque semaine,
le RCD est totalisé et l'original expédié à l'OCFNP.
INVENTAIRES
10. Les inventaires sont faits selon les modalités du chapitre 26 et
le Manuel des politiques et des procédures CANEX, la comptabilité 203.
FREINTE D'INVENTAIRE
11. Le calcul de la freinte concernant les magasins combinés dépend
des catégories de point de vente dont ils sont formés et de leur
opération principale. Par exemple, si le point de vente est constitué
d'un magasin de détail et d'un supermarché et que l'opération principale
est le magasin de détail, le montant de la freinte serait normalement
calculé en fonction du montant indiqué au chapitre 7 pour les magasins
de détail. Dans l'incertitude, les OCFNP doivent chercher conseil auprès
du DSFNP.