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INTRODUCTION1. Il est essentiel que des contrôles adéquats et que des lignes de conduite et des méthodes clairement définies soient établis, afin que les biens des bars soient bien protégés. 2. Le Contr(B) doit s'assurer que la politique et les mesures énoncées au présent chapitre sont appliquées. Dans les cas pour lesquels le présent chapitre donne un choix, le contrôleur doit aviser le Comdt (B) des effets que pourrait avoir chaque solution par rapport aux autres relativement au contrôle. ACHATS 3. L'acquisition, la comptabilité et le contrôle des marchandises destinées à la vente se font selon les modalités du chapitre 9. CONTROLE DES VENTES 4. Les caisses enregistreuses sont des dispositifs de contrôle très utiles et qui devraient être utilisées dans les opérations des bars lorsque que c'est rentable. La décision de se procurer ce genre d'équipement dépend du Cmdt(B). 5. Pour aider le Cmdt(B) à cet égard, les bases devraient chaque année étudier leurs opérations et évaluer leurs besoins en se basant sur les directives suivantes : a. Lorsque les ventes mensuelles d'un point de vente sont en moyenne de 2 000 $ ou moins, une caisse enregis-treuse est pratique et utile, mais elle n'est pas nécessaire; et b. Lorsque les ventes mensuelles moyennes d'un point de vente dépassent 2 000 $, on recommande fortement de se servir d'une caisse enregis-treuse. 6. Lorsqu'on décide de se procurer une caisse enregistreuse, il faut acheter un appareil pourvu des caractéristiques exigées au chapitre 18, paragraphes 8 et 9. 7. Lorsqu'on se procure une caisse enregistreuse qui a la faculté de classer par rayon, les ventes pourront divisées par catégories de bière, eaux-de-vie, vins, tabac, repas, divers. Les articles de chaque rayon comportent des majorations qui ne devraient pas varier de plus de 5 %. 8. Lorsqu'on ne se sert pas de caisses enregistreuses ou que l'équipement utilisé n'a pas les caractéristiques décrites ci-dessus, les ventes ne peuvent pas être bien divisées en rayons et doivent être présentées toutes ensemble (sans distinctions entre les articles vendus). LISTE DES PRIX DE VENTE 9. Dans tous les bars, la liste des prix de vente en vigueur doit être placée bien en vue, de façon que les clients puissent les vérifier. COMPTABILITÉ DE DÉTAIL 10. Tous les bars doivent être contrôlés au moyen de la méthode de comptabilité de détail. Cette méthode signifie qu'on doit aussi se servir des Rapports quotidiens des ventes, des Registres de factures et de transferts, des Rapports de comptabilité de détail, des Changements de prix au détail, etc. Si le prix de vente comprend la TPS ou la TVP, le montant inscrit sur le RCD et les prises d'inventaire est le prix de détail (prix de vente moins la TPS/TVP). 11. Tout le stock est compté à sa pleine valeur de détail. Par exemple, une bouteille d'eau-de-vie de 40 onces dont le prix de vente au détail est de 2.00 $ l'once est comptabilisée pour une valeur de (40 x 2. 00) 80,00 $. 12. Les rapports et les registres sont présentés chaque semaine et à la fin du mois. On trouvera plus de détail en ce qui concerne les modalités de la comptabilité de détail au chapitre 25. MÉLANGE A BOISSON 13. De façon à garder un niveau de contrôle satisfaisant, les mélanges à boissons (les boissons gazeuses en cylindres, les sirops, etc., qui sont ajoutés aux spiritueux) sont considérés comme un service gratuit ou frais d'exploitation du bar. Ces articles ne peuvent être contrôlés comme des marchandises que : a. Dans les unités d'outremer qui servent des spiritueux exempts de droits; et b. Dans les bars qui servent une grande quantité de boissons gazeuses sous forme de boissons et non pas comme mélange.
14. Voici la façon de procéder pour comptabiliser les articles de
dépense :
a. La liste des prix de vente en vigueur doit clairement
indiquer que le mélange est gratuit;
b. Le prix coûtant est débité directement au compte de dépenses
approprié; et
c. Ces articles ne sont pas inclus dans la prise d'inventaire.
15. Les boissons gazeuses en bouteilles et en cannettes sont
considérées comme des marchandises et sont comptabilisées de façon
normale (c.-à-d. la comptabilité de détail).
TRANSFERTS DE BOISSONS ALCOOLIQUES EN DEHORS DES LIMITES D'UN POINT DE VENTE
16. Si le permis de vente de boissons alcooliques émanant
du gouvernement provincial autorise le transfert de boissons
alcooliques en dehors des limites d'un point de vente à un
autre point de vente d'un même établissement le transfert
doit être traité conformément au chapitre 22, c est-à-dire
qu'il s'agit d'un transfert interne. Lorsqu'on vend des
marchandises à un autre établissement du Fonds de la base
qui détient un permis de vente de boissons alcooliques,
l'opération doit aussi être considérée comme une vente et
être traitée conformément au chapitre 22.
NOTA
Lorsqu'on doit entreposer, en vue d'une occasion
particulière, des boissons alcooliques dans les locaux
d'un établissement détenant un permis, il faut
comptabiliser ces marchandises séparément. Ces
marchandises seront, de préférence, séparées des stocks
réguliers et placées sous la responsabilité exclusive
(c.-à-d. enfermées à clé) d'une personne autre que le
gestionnaire de l'établissement. Si la chose n'est pas
possible, il faut dresser l'inventaire des deux types
de marchandises en même temps.
17. Les boissons alcooliques ne peuvent être offertes ou
vendues à quiconque voudrait en consommer en dehors des
limites d'un établissement (c.-à-d. les ventes hors des
lieux) sauf si les lois provinciales le permettent.
RÉCIPIENTS
18. Les récipients consignés font partie du stock du bar et
sont inclus dans la comptabilité de détail.
GASPILLAGE OU CASSE
19. De temps en temps, il arrive que des marchandises se
gâtent ou soient perdues lorsqu'un récipient se casse. Si ce
genre d'accident n'est pas contrôlé et enregistré, des
pertes sérieuses peuvent facilement se produire.
20. Chacun des points de vente de bar doit tenir un
registre mensuel des gaspillages ou de casse (l'annexe B)
sur lequel sont inscrits :
a. La date de l'incident;
b. La description de la marchandise;
c. Le genre de perte (marchandise gâtée, récipient
brisé);
d. La quantité;
e. La valeur unitaire au détail;
f. La valeur totale au détail;
g. La valeur au détail accumulée pour le mois en
cours;
h. La signature du membre du personnel; et
j. La signature du gérant.
21. A la fin du mois, le registre est endossé par le PCM,
par l'Officier du bar ou par le gérant CANEX, reporté sur un
CF 603, inscrit au RCD à la fin du mois et présenté à
l'OCFNP.
22. Après avoir vérifié l'exactitude du RCD et des
documents à l'appui, l'OCFNP comptabilise les gaspillages ou
les casses de la manière suivante :
a. Il réduit la valeur de la perte au prix coûtant au
moyen du coefficient du coût du mois précédent; et
b. Il fait le report au Journal général comme suit :
Dt Frais de gaspillages ou casses
Ct Achats.
VENTES A CRÉDIT DANS LES BARS
23. Le Comdt(B) peut autoriser des ventes à crédit dans le
baren utilisant:
a. Des cartes de crédit VISA/ MasterCard selon le
chapitre 52; ou
b. Des fiches de bar.
24. Si les ventes à crédit sont autorisées, il faut y
apporter les limitations suivantes :
a. On ne conseille pas de vendre à crédit à quiconque
n'est pas membre ordinaire. Cependant, le Comdt
(B) d'une base peut autoriser de telles ventessi
elles lui semblent justifiées;
b. Le crédit n'est pas transférable d'un mess à
l'autre;
c. Le fait de permettre de vendre à crédit ne doit
pas avoir d'effet négatif sur le cash-flow du mess
ni entraîner de découvert dans la part du mess du
CBC de la base; et
d. Les ventes à crédit font partie du compte
mensuelle du mess d'un membre et sont payées selon
les termes du chapitre 37 et de l'A-AD-262-000/AG-
000. Il n'est pas permis de faire de versements
échelonnés pour réduire le solde qui reste à
rembourser au barman.
25. Dans les cas où le Cmdt(B) a autorisé les ventes à
crédit en utilisant des fiches de bar, les procédures
suivantes s'appliquent :
a. Toutes les ventes sont enregistrées (si on se sert
d'une caisse enregistreuse, toutes les ventes
doivent être enregistrées);
b. Toute vente à crédit doit être consignée sur un
bordereau de vente (fiche de bar) sur lequel il
faudra inscrire le NM du membre, son grade, son
nom, sa section, ce qu'il a acheté et le montant
de la vente;
c. Le steward garde tous les bordereaux de vente
jusqu'à la fermeture du bar;
d. Le RQV est rempli de façon à indiquer les ventes
totales, mais en identifiant séparément les totaux
en espèces et les totaux à crédit;
e. Un exemplaire du RQV, appuyé des bordereaux de
ventes complétés, est remis au gérant du mess
avant le début des opérations du jour suivant;
f. Le gérant du mess confirme que les bordereaux de
vente sont au montant indiqué en tant que ventes à
crédit sur le RQV et il inscrit dans ses livres le
montant pour chaque client;
g. À la fin du mois, le gérant du mess totalise les
débits de chacun des membres et inscrit les
montants qui font partie de leur compte mensuel de
mess; il passe ensuite cette écriture à l'État
sommaire des comptes de mess; et
h. L'OCFNP prend les mesures suivantes :
(1) au reçu du RQV, il comptabilise les ventes à
crédit en débitant «Comptes clients» et en
créditant «Ventes» dans le JE;
(2) Au reçu de l'État sommaire des comptes de mess,
qui lui est envoyé par le gérant du mess, il
compare le total des ventes à crédit qui y est
inscrit au «Comptes clients». Si les montants sont
différents, il examine les bordereaux de ventes
gardés par le gérant du mess de façon à vérifier
ses documents. Si c'est le total de l'État
sommaire des comptes de mess qui est exact, il
rectifie ses livres et avise le gérant de l'erreur
qui s'est produite en remplissant un Avis de
rectification de l'OCFNP qui sert à redresser le
RCD.
INVITÉS DU MESS
26. Les distributions gratuites autorisées aux invités du
mess sont enregistrées sur une Fiche d'invité au bar et les
totaux en sont portés à un CF 603 à la fin du mois.
27. Ces fiches d'invité au bar constituent des frais
d'opération et seront virées aux frais de l'établissement à
leur prix coûtant. Par conséquent, la valeur au détail de
ces distributions sera réduite au prix coûtant par
l'application du coefficient de coût. Une écriture de
journal général sera faite par la suite pour créditer les
achats et débiter le compte approprié de l'État des revenus
et frais généraux (c.-à.-d. Frais de représentation du Cmdt,
divertissement, frais généraux).
PRISES D'INVENTAIRE
28. Les inventaires se font selon les modalités du chapitre
26.
MANQUANT/EXCÉDENT D'INVENTAIRE
29. Tout manquant ou excédent d'inventaire sera traité
conformément au chapitre 27.
CONTROLES DIVERS DES BARS
30. Il existe plusieurs façons de contrôler la marchandise
des établissements pour les protéger. Bien que certaines
puissent servir à toutes sortes d'opérations, quelques-unes
ne sont applicables que dans certains cas.
31. Pour aider le Cmdt(B) à protéger adéquatement la
marchandise, certaines mesures parmi les plus efficaces sont
présentées à l'annexe A du présent chapitre. Cette annexe A
ne prétend pas tout couvrir et lorsque d'autres mesures
peuvent améliorer le niveau de contrôle, on devrait les
utiliser.
MESURES SPÉCIALES
32. Par suite des conditions particulières qui règnent dans
certaines petites stations, les commandements ont établi des
méthodes de bar d'honneur en certains endroits.
33. La présente publication ne limite en aucune manière
l'autorité du QGC de permettre et d'autoriser des méthodes
extraordinaires pour les opérations des mess et ces
endroits.
34. Les méthodes applicables à tous les services et
compatibles avec les besoins d'unités isolées ou de petites
unités seront créées par le personnel du QGDN et par celui
du QGC et seront ajoutées à la présente publication. En
attendant que de telles méthodes soient promulguées, les
règlements du QGC restent en vigueur.