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INTRODUCTION1. Le présent chapitre décrit les contrôles et les méthodes propres au Compte des services d'alimentation des FNP et complète l'OAFC 65-7 (Comptabilité des revenus et des dépenses des services d'alimentation). Ce chapitre ne s'applique pas aux opérations de services alimentaires relevant de CANEX. POLITIQUE 2. A l'exception des rations publiques qui sont fournies au personnel inscrit à l'effectif des rations, les revenus et les dépenses des services d'alimentation sont classés comme relevant des Fonds non publics et sont comptabilisés au mess ou à l'établissement principal qui maintient la cuisine en question. L'officier des services d'alimentation de la base (O Alim(B)), est responsable des dépenses et du contrôle du compte des services d'alimentation. L'OCFNP est responsable de surveiller et de comptabiliser les fonds du compte des services d'alimentation. 3. Les recettes comprennent le produit de la vente des repas, les cotisations pour suppléments de table, les affectations spécifiques du fonds général, les denrées non alimentaires et la main-d'oeuvre fournie pour les événements mondains de la base ou du mess, et les allocations en espèce pour les vivres (AEV). 4. Les dépenses comportent tous les vivres achetés, les salaires applicables à la vente ou au service de repas et tous les autres frais applicables aux opérations des services d'alimentation. Les sommes dépensées à l'achat de biens immobilisés ou non consommables ne doivent pas être débitées au compte des services d'alimentation. Ces achats peuvent être faits à l'aide du Fonds général du mess avec l'autorisation du PCM, du Comité du mess ou bien au moyen d'une résolution à l'assemblée générale du mess, selon le cas. 5. Les pertes d'argenterie et de vaisselle qui dépassent l'allocation pour les couverts sont normalement débitées au compte général du mess ou du Fonds de la base, selon le cas, mais si le Cmdt(B) est convaincu que la perte est directement attribuable aux opérations normales des services d'alimentation, il peut ordonner qu'elle soit débitée au compte des services d'alimentation. LIVRES COMPTABLES 6. Pour chacune des installations des services d'alimentation, les comptes seront tenus (voir le chapitre 13) dans les livres du mess principal ou de l'établissement principal auquel elles sont rattachées. 7. Les comptes des recettes et des dépenses doivent être fermés à la fin de chaque exercice financier et le résultat net ou la perte nette doivent être portés au compte des services d'alimentation FNP du mess ou de l'établissement. Ce compte sera montré tel qu'indiqué au chapitre 14. L'État des résultats sera aussi présenté tel qu'indiqué au chapitre 14. CONTROLE DES REVENUS 8. Les revenus qui proviennent des activités des services d'alimentation sont contrôlés et comptabilisés comme suit : a. Repas vendus. Les ventes sont contrôlées au moyen de billets numérotés fournis par l'OCFNP. Le numéro de série des billets distribués et la signature de la personne qui les reçoit sont gardés par l'OCFNP. Chaque fois que la responsabilité de la vente des billets est transférée à une autre personne, ou au moins deux fois par mois autrement, les billets invendus sont retournés à l'OCFNP qui inscrit au registre les derniers numéros des billets vendus et en vérifie le produit. Le produit des ventes de billets est ajouté aux revenus. Lorsque la caisse enregistreuse du bar de l'établissement peut fournir un reçu daté lorsqu'on appuie sur une touche distincte et peut donner les totaux de contrôle de chaque journée, la caisse enregistreuse peut servir de contrôle des recettes au lieu du système de billets. b. Cotisations pour suppléments de table (s'il y a lieu). Elles sont portées au compte approprié des services d'alimentation et indiquées séparément dans l'état des résultats. c. Affectations spécifiques du compte général aux services d'alimentation. Elles doivent être passées comme crédits au compte des revenus. Le montant de l'affectation est indiqué séparément à l'état des services d'alimentation.
d. Revenu des activités FNP. L'O Alim(B) prépare la
liste des vivres et de toutes les marchandises
fournies pour une réception spéciale ou un buffet
quelconque et fait signer la personne habilitée à
en accuser réception. L'organisme de réquisition
prend en charge toutes les dépenses de vivres et
toutes les marchandises, les salaires et les
charges sociales qui s'y rapportent. Les articles
de dépenses doivent être calculés de façon à ce
qu'ils ne viennent pas s'ajouter au compte des
services d'alimentation. La liste complète et la
formule d'accompagnement CF 603 sont jointes au
Bordereau de récapitulation de divertissement
approprié et envoyées à l'OCFNP (voir le chapitre
38). L'OCFNP doit imputer la dépense totale à
l'établissement qui a fait la demande, et la
porter au crédit du compte des revenus approprié.
e. Allocation en espèces pour les vivres (AEV). Il
s'agit d'un supplément au barème de vivres RS 1 à
considérer comme un revenu :
(1) L'O Alim(B) -
(a) Reçoit de l'officier chargé de tenir les livres
comptables des allocations de rations, un
certificat donnant le nombre de rations pour le
mois en cours; il s'en sert pour calculer la
valeur de l'AEV;
(b) Prépare la formule CF 52, Formule générale de
demande d'indemnité, en trois exemplaires, en
nommant le Fonds de la base ou de la station comme
bénéficiaire et en indiquant la certification
suivante :
Montant
demandé _________ $
Je soussigné(e) certifie que le montant ici
demandé ne dépasse pas le montant à recevoir à
titre de l'AEV, ni les dépenses encourues pour
l'achat et la réception de vivres au cours du mois
pour lequel la présente demande est faite, et que
les factures dont le montant est égal ou supérieur
à ce total sont en instance de paiement.
___________________;
O Alim (B)
(c) remet la demande dûment remplie à l'OCFNP;
(2) L'OCFNP prépare les pièces de journal nécessaires
pour créditer les montants demandés aux mess et
aux établissements intéressés; et
(3) Envoie la demande à l'officier comptable aux fins
de paiement.
NOTA
L'AEV doit être indiquée comme article de revenu
district dans l'état des résultats.
ACHATS
9. L'O Alim(B) agit à titre d'acheteur de vivres et de
denrées non alimentaires pour le compte de toutes les
cuisines des mess de la base. C'est la formule CF 601,
intitulée Bons de commande et récépissé des mess et des
établissements et distribuée par l'OCFNP, qui sert aux
achats. Pour passer commande, l'O Alim(B) :
a. Remplit une formule CF 601 en trois exemplaires.
Il signe et endosse tous les exemplaires de la
façon suivante :
«A débiter au compte des services d'alimentation
du __________ (mess visé), BFC ____________ .
Livrer à ____________________ (mess visé). Facture
en trois exemplaires, l'un des trois devant
accompagner la livraison»; et
b. Envoie l'original au fournisseur et remet le
duplicata et le triplicata au sous-officier
responsable des services d'alimentation de la
cuisine en question.
10. Sur réception des marchandises, l'O Alim(B) :
a. Vérifie que les articles livrés correspondent au
duplicata de la formule CF 601 et à l'exemplaire
de livraison de la facture;
b. Complète les trois dernières colonnes du duplicata
et du triplicata de la formule CF 601 et signe les
deux exemplaires à l'endroit indiqué;
c. Inscrit les dépenses sur la feuille quotidienne de
revenus et de dépenses et remet le duplicata
dûment rempli de la formule CF 601, ainsi que
l'exemplaire de livraison de la facture à l'O Alim
(B) pour qu'il la transmette à l'OCFNP; et
d. Garde le triplicata aux dossiers des services
d'alimentation.
COMMANDES PERMANENTES
11. Si, par suite du nombre de livraisons, on considère
qu'il est justifiable de se servir de commandes permanentes,
il faut modifier les modalités des paragraphes 9 et 10 comme
suit :
a. L'endossement des formules CF 601 comporte la
mention: «selon les besoins de _________ (la
cuisine visée) au cours du mois de ___________ 19
___»;
b. L'O Alim(B) garde le duplicata de la formule CF
601 et y inscrit le total de la facture au fur et
à mesure des livraisons, et signe la facture pour
indiquer que la marchandise a bien été reçue;
c. Une fois qu'il a reçu toutes les provisions du
mois, il remet le duplicata de la formule CF 601 à
l'O Alim (B) pour qu'il le fasse parvenir à
l'OCFNP; et
d. Il garde le triplicata de la formule CF 601 aux
dossiers des services d'alimentation.
COMPTABILITÉ
12. Sur réception des factures des fournisseurs qui lui
parviennent au cours du mois, l'OCFNP :
a. Assortit les factures aux duplicata des formules
CF 601 à qui elles appartiennent; et
b. Les classe en attendant de les payer.
13. Sur réception de l'exemplaire de livraison d'une
facture pour des achats faits selon les modalités du0
paragraphe 11, l'OCFNP :
a. Compare l'exemplaire de livraison à la facture
qu'il a reçue directement du fournisseur; et
b. Attache l'exemplaire de livraison au duplicata de
la facture en attendant de la payer.
CONTROLE DES DÉPENSES
14. Le Cmdt(B) s'assure que les recettes et les dépenses
des services d'alimentation sont suffisamment contrôlées,
c'est-à-dire que chaque compte se suffit à lui-même et que
les recettes ne dépassent pas trop les dépenses. Dans cette
optique, l'O Alim(B) :
a. Calcule, chaque jour, le montant mensuel
approximatif de l'AEV pour chaque cuisine, en se
servant du Bordereau d'allocation de vivres qu'il
reçoit selon l'OAFC 36-21;
b. Vérifie régulièrement les renseignements
mentionnés à l'alinéa a., ainsi que les recettes
prévues en provenance des FNP et les compare aux
dépenses;
c. Tient à jour un registre des revenus et des
dépenses;
d. S'assure que la marchandise en stock est maintenue
à un niveau raisonnable; et
e. s'assure que, dans les entrepôts, les rations
publiques sont soigneusement séparées des
marchandises achetées aux termes du présent
règlement.
INVENTAIRES
15. Il faut dresser l'inventaire de toutes les marchandises
qui se rapportent aux services d'alimentation des FNP à la
fin du mois pour toutes les cuisines. Cet inventaire sert à
apurer chaque mois le compte des services d'alimentation
ainsi qu'à préparer les états de comptes des services
d'alimentation s'il y a lieu.