A-FN-105

Accueil > Corporate > Finances et informatique > Chapitre 28 - Immobilisations (Révisé 2 mai 07)

CHAPITRE 28

CHAPITRE 28
 IMMOBILISATIONS

INTRODUCTION

  1. Ce chapitre énonce la politique et les méthodes de comptabilité et de contrôle des immobilisations des BNP, des dépenses en capital, de l'équipement consomptible de sport et de conditionnement physique, ainsi que l'amortissement des immobilisations. Veuillez vous référer au chapitre 6 du Manuel des applications d'ABACIS pour les procédures particulières à ABACIS.
  2. Le présent chapitre se divise en sept sections :
    1. Généralités;
    2. Acquisition;
    3. Amortissement;
    4. Vérification;
    5. Cession de biens.
    6. Pertes par sinistre
    7. Utilisation des véhicules de l’employeur.
  3. Les dépenses de 1 000 $ ou plus pour l'acquisition de biens (p. ex. meubles, équipement, bâtiments, etc.) ou de 2 000 $ ou plus pour le coût de leur réparation et de leur rénovation qui prolongent la durée de vie utile sont imputées au compte d'immobilisations et sont amorties. Lorsque de telles dépenses sont inférieures à ces montants, elles ne sont pas des dépenses en capital (mais constituent des dépenses de fonctionnement) et sont imputées directement au compte de charges approprié de l'établissement faisant l'acquisition. Les dépenses effectuées pour maintenir les biens dans leur état d’origine constituent de la maintenance constante et sont passées en charges. Certaines dépenses autres qu'en capital, telles que celles pour l'équipement de sport consomptible, sont imputées à l’exercice; elles sont cependant inscrites dans un compte d'immobilisations à des fins de contrôle.
  4. Le coût d'acquisition d'une immobilisation comprend tous les frais encourus pour rendre ce bien fonctionnel ou utilisable (p. ex. le coût de l'article, les intérêts courus, le coût de transport et le coût d'installation). Le coût d’acquisition ne comprend pas le montant des taxes.

CLASSEMENT

  1. Les biens des FNP peuvent être inscrits dans les comptes d'immobilisations ou dans les classes comme suit :
    1. Classe 1. Comprend tous les véhicules immatriculés pour la route, tels automobiles, camions, etc., et exclut les voiturettes de golf, les tondeuses à gazon, les tracteurs, etc. qui ne sont pas conduits sur la voie publique et qui ne sont donc pas immatriculés;
    2. Classe 2. Comprend les immobilisations qui ne font partie d'aucune autre classe. Comprend aussi les caisses enregistreuses électroniques et les bouchons doseurs automatiques ou électroniques;
    3. Classe 3. Comprend tout le matériel informatique et les logiciels, à l’exclusion des TPV. Lorsque les logiciels et le matériel informatique sont achetés en tant que système (ensemble) qui coûte 1 000 $ ou plus, les composantes individuelles (p. ex. l'unité centrale, le moniteur, le clavier, l'imprimante, etc.) doivent être inscrites dans des registres des M et E différents avec les numéros de série et les coûts réels et approximatifs des composantes. Dans ce cas, les articles peuvent être amortis même si le coût des composantes est inférieur à 1 000 $. Lorsque des articles de moins de 1 000 $ sont achetés séparément, ils doivent être passés en charges, mais ils seront normalement dits « intéressants » et inscrits comme des biens de la classe 3 de valeur zéro;
    4. Classe 4. Comprend les terminaux de point de vente (TPV), les imprimantes, les balances, les scanneurs connexes, etc.) :
    5. Classe 5. Comprend tous les articles empruntés ou loués d'autres mess ou organismes. Ces articles seront inscrits au livre à une valeur de zéro;
    6. Classe 6. Ceci comprend tous les articles qui ont une durée utile relativement courte, dont l'équipement consomptible de sport ou de loisir, que l'O Admin B juge nécessaire de contrôler (tels la vaisselle, les verres, etc.). Leur valeur comptable est zéro;
    7. Classe 7. Comprend tous les souvenirs, les oeuvres d'art, etc., dont il est improbable qu'on veuille se défaire. Ils sont comptabilisés à la juste valeur marchande (JVM) au moment de leur acquisition;
    8. Classe 10. Comprend tous les biens non standard. L'ajout d'un bien dans cette classe doit être expressément approuvé par le CSF de l’ASPFC. La classification prévoit l'amortissement d'immobilisations particulières qui ne bénéficient pas adéquatement des taux d'amortissement des autres classes de biens. Il n'y a pas de taux standard d'amortissement qui s'applique à la classe 10. Le CSF de l’ASPFC indiquera le taux approprié à appliquer;
    9. Classe 11. Comprend les articles dont on retire des revenus de location (p. ex. des bandes vidéo);
    10. Classe 12. Comprend les bâtiments des FNP et le coût capitalisé des rénovations qui leur sont faites;
    11. Classe 13. Comprend tous les terrains des FNP;
    12. Classe 14. Comprend les installations et les travaux autres que les bâtiments (p. ex. piscines extérieures, systèmes d'arrosage des terrains de golf, stationnements, terrains de tennis, etc.);

    13. Classe 15. Comprend les améliorations locatives (c.-à-d. les rénovations de plus de 2 000 $ qui prolongent la vie utile des biens payés à même les fonds non publics, mais apportées à une immobilisation qui n'appartient pas aux FNP).

TAUX D'AMORTISSEMENT

  1. Les taux d'amortissement (dépréciation) pour les immobilisations sont les suivants :
    1. Classe 1 - 2 % du coût initial par mois;
    2. Classe 2 - 1 % du coût initial par mois;
    3. Classe 3 - 2 % du coût initial par mois;
    4. Classe 4 – 1,4 % du coût initial par mois;
    5. Classe 5 - néant;
    6. Classe 6 - néant;
    7. Classe 7 - néant;
    8. Classe 10 - tel que fixés par le CSF de l’ASPFC;
    9. Classe 11 - L'amortissement des immobilisations est inscrit aux achats dans le rayon 17, avec l'écriture de compensation à l'amortissement cumulé; Le taux d’amortissement devrait être établi selon la durée de vie prévue et non les recettes;
    10. Classe 12 - 5/12 de 1 % du coût initial par mois (5 % par année);
    11. Classe 13 – néant;
    12. Classe 14 - 3/4 de 1 % du coût initial par mois (9 % par année);
    13. Classe 14 - 3/4 de 1 % du coût initial par mois (9 % par année);
    14. Classe 15 - 3/4 de 1 % du coût initial par mois (9 % par année).
  2. L’amortissement des biens autres que les immobilisations (p. ex. les charges payées d’avance, les produits comptabilisés d’avance comme les cotisations de mess, les prêts accordés dans la base même, etc.) à des taux variés peuvent également être amortis selon les classes suivantes du module d’immobilisation d’ABACIS
    1. Classe 51 – Charges payées d’avance. Plus nécessaire depuis août 2005. Remplacé par le programme SUIREG
    2. Classe 52 – Amortissement 2;
    3. Classe 53 – Amortissement 3;
    4. Classe 54 – Amortissement 4;
    5. Classe 55 – Amortissement 5.

LIVRES ET FORMULAIRES

  1. Les livres et les formulaires énumérés ci-dessous sont utilisés pour inscrire l'acquisition des immobilisations contrôlées et pour identifier les organismes qui en ont la responsabilité :
    1. Liste d'inventaire des biens. (FALIST dans ABACIS) Le bureau national des immobilisations (BNI) préparera les listes d’immobilisations. Il conservera l’original et le mettra à jour à des fins de vérification. Le surveillant de la comptabilité des FNP (SCFNP) en fait une copie qu’il remet au détenteur de l'inventaire des biens qui est responsable de sa mise à jour;
    2. Demande de dépenses en capital (DDC). (Voir l'annexe A). La DDC sert au gestionnaire qui veut obtenir l'autorisation de se procurer des articles importants; c'est le document de base qui, une fois approuvé par l'autorité compétente, lui permet d'acquérir des biens, d’entreprendre un projet ou des rénovations. Pour les activités autres que celles de CANEX, il n’est pas nécessaire de présenter une DDC pour les montants inférieurs à 25 000 $. Les points de vente de CANEX continueront d’observer les dispositions concernant les DDC et le processus d’approbation prévus dans le Manuel des politiques et des procédures de CANEX. Une copie de la DDC de CANEX est présentée à l’annexe B.
    3. Pouvoir de dépenser. Bien qu’une DDC ne soit pas nécessaire pour des sommes inférieures à 25 000 $ (sauf pour CANEX), il faut respecter les autorisations de dépenser imposées par le commandant de la base et la façon de reporter les biens décrite au paragraphe 3.
    4. Prêt du FCFC. Les directives concernant les modalités du remboursement d’un prêt du FCFC sont énoncées au chapitre 10.

NUMÉROS D'IDENTIFICATION DE CONTRÔLE (NIC) POUR LES IMMOBILISATIONS

  1. Tous les articles d’immobilisations sont identifiés et contrôlés au moyen des NIC. Pour ABACIS, le NIC du dossier FA est le EPC de l'établissement plus un numéro de 4 chiffres consécutifs assigné par le BNI.
  2. Le détenteur de l'inventaire de biens inscrit le NIC sur l'article, là où le numéro ne paraîtra pas. Si l'inscription risque d'abîmer l'article ou si l'article est trop petit pour porter l'inscription (p. ex. de la coutellerie), il faut mettre le NIC là où l'article est conservé (p. ex. dans le tiroir à argenterie) ou à défaut, l'enregistrer sur la liste des biens et sur la fiche de biens.

CONTRÔLE DES INVENTAIRES DES BIENS

  1. Une personne sera nommée par le Cmdt (B) comme détenteur d'inventaire des biens pour chaque zone de responsabilité. Les nominations seront publiées dans les Ordres courants. Dans le cas des immobilisations appartenant tantôt à l’État, tantôt aux Fonds non publics, mais utilisés dans un même endroit, les deux comptes seront tenus par la même personne.

RESPONSABILITÉS DES DÉTENTEURS D'INVENTAIRE DES BIENS

  1. Le détenteur d'inventaire des biens est chargé :
    1. de recevoir les articles acquis sous l'autorité d'une DDC;
    2. de marquer de façon adéquate le NIC assigné par le BNI sur chaque article inscrit à son compte d'inventaire des biens;
    3. d'aviser l'autorité administrative compétente et le SCFNP de tous les détails concernant la cession autorisée de biens vendus, donnés, transférés, déménagés ou radiés;
    4. d’aviser le SCFNP de tout changement de détenteur de l’inventaire des biens;
    5. de garder le duplicata de la liste d'inventaire des biens des immobilisations qui lui ont été confiées.

RESPONSABILITÉS DU GRC

  1. Le GRC est chargé
    1. de conseiller les gestionnaires dans la préparation d’analyses de cas à l’appui d’une DDC;
    2. d’approuver les DDC supérieures à 25 000 $ et celles donnant lieu à un prêt du FCFC.

RESPONSABILITÉS DU BNI

  1. Le BNI est habituellement chargé :
    1. de créer les dossiers d’immobilisations pertinents selon les DDC approuvées;
    2. d’assigner un numéro SF (activité spéciale) à la DDC et de surveiller les dépenses liées aux DDC selon les limites approuvées.
    3. de tenir à jour un dossier pour chacune des DDC et d’y inclure une copie de l’approbation de la DDC et la DDC originale approuvée. Le SCFNP doit remplir l’annexe C, Contrôle des dépenses de la DDC des FNP, et y inscrire les opérations liées à la DDC et la transmettre au BNI. Pour les DDC de projets bénéficiant d’un prêt du FCFC, il faut joindre toutes les factures liées à la DDC au formulaire Contrôle des dépenses de la DDC des FNP;
    4. de créer de nouveaux dossiers pour les immobilisations acquises et celles de classe 5 acquises au moyen d’un prêt ou d’une location;
    5. de tenir à jour ces dossiers, en faire le triage, effacer les dossiers périmés (en raison d’une vente ou d’une radiation);
    6. de générer l’amortissement mensuel des immobilisations;
    7. de faire mensuellement le rapprochement des registres auxiliaires d’immobilisations au compte de contrôle du GL et conserver les rapprochements durant au moins un an;
    8. de veiller à ce que les vérifications nécessaires aient été effectuées et que les comités des biens consomptibles aient été convoqués;
    9. de remettre au gestionnaire du budget, du risque et des services (GBRS) de l’ASPFC les listes annuelles des valeurs des immobilisations, conformément au chapitre 11;
    10. de tenir à jour le compte de distribution (CD) des immobilisations pour chaque groupe d’inventaire comprenant à tout le moins la feuille de l’inventaire des biens à jour, le certificat attestant le transfert de la responsabilité du CD, la note de service désignant le détenteur du CD et le rapport de vérification le plus récent.

RESPONSABILITÉS DU SCFNP

  1. Le SCFNP est habituellement chargé :
    1. d’enregistrer les bons de commande et les factures des dépenses en immobilisations directement dans la classe d’immobilisations appropriée au moment de l’entrée des renseignements et d’aviser le GRC et le BNI de l’acquisition afin que les dossiers d’immobilisations soient créés ou mis à jour. Il doit de plus verser toutes les factures payées au dossier et les inscrire au formulaire de l’annexe C, Contrôle des dépenses de la DDC des FNP. Il doit envoyer an BNI une copie de chaque facture liée à un projet bénéficiant d’un prêt du FCFC.
    2. d'aviser le détenteur d'inventaire des biens compétent du numéro attribué à chaque bien par le BNI;
    3. de veiller à ce que les DDC reçues pour les achats en immobilisations portent les autorisations nécessaires aux niveaux établis;
    4. de s'assurer que tous les articles dits intéressants sont inscrits sur les listes d'inventaire et qu’un rapport en est fait au BNI, aux fins de responsabilisation;
    5. de fournir une liste d'inventaire des biens au détenteur de l’inventaire des biens;
    6. de s'assurer que les détenteurs des inventaires des biens ont effectué tous les rajustements, si des écarts ont été relevés;
    7. de s'assurer que les livres d'inventaire des biens sont officiellement transférés de l'ancien au nouveau détenteur d'inventaire des biens à l'occasion du départ définitif du premier et de communiquer l’information au BNI qui prendra les mesures appropriées.

ACTIVITÉS DU FONDS DE LA BASE

  1. Le comité du fonds de la base administre trois types d'activités au nom desquelles il est possible d'acheter des immobilisations amortissables. Il s'agit :
    1. Filiales. Toutes les immobilisations sont portées aux livres des filiales et sont amorties de la façon habituelle;
    2. Fiducies des FNP. Les achats d'immobilisations effectués par des fiducies des FNP doivent être directement imputés au compte en fiducie pour le plein montant et contrôlés dans la classe appropriée à une valeur de zéro;
    3. Les immobilisations financées par des fonds publics. Les immobilisations achetées par une entité des FNP qui reçoit des fonds publics seront traitées par le comptable en gestion du FCFC de la Div FI et imputées au compte interne des FNP. Ces articles seront inscrits sur des feuilles d’inventaires d’immobilisations appropriées à la valeur comptable NÉANT.

FIDUCIES DES ACTIVITÉS AUTRES QUE DES FNP

  1. Les achats d'immobilisations amortissables effectués pour un compte en fiducie (p. ex. subventions publiques), doivent, aux fins d'amortissement, être traités de la même manière que les fiducies du fonds de la base.

MESS

  1. Les amortissements dans les mess seront portés au compte général du mess ou à celui d'une fonction particulière, tel un bar, selon l'utilisation que l'on fait du bien.

CANEX

  1. Pour CANEX, l'amortissement des immobilisations doit être imputé au point de vente concerné. Lorsqu'il s'agit d'un établissement comprenant plusieurs points de vente, comme un centre commercial, l'amortissement doit être imputé à chaque point de vente en fonction de l'espace occupé (y compris les aires communes connexes), sauf s'il est évident que l'amortissement s'applique à un point de vente en particulier.

ACQUISITION

MESURE À PRENDRE AVANT L'ACHAT

  1. Pour les achats dépassant le seuil du 1 000 $ (pour CANEX seulement, annexe B) et le seuil de 25 000 $ pour la capitalisation, le gestionnaire responsable remplit une DDC (annexe A) en trois exemplaires en indiquant les détails de l'autorisation (c.-à-d., le procès-verbal du mess ou de l'organisme) et envoie l'original et le duplicata à l'autorité compétente (voir le chapitre 3). Il garde le triplicata dans un dossier en suspens.
  2. L'autorité compétente approuve la DDC, puis l'envoie au SCFNP.
  3. Le SCFNP devra :
    1. transmettre l’original de la DDC au BNI qui lui attribuera un numéro;
    2. transmettre le duplicata au détenteur d'inventaire des biens lorsqu’il aura attribué un numéro à la DDC;
    3. remplir le formulaire Contrôle des dépenses de la DDC (annexe C) pour y inscrire le montant maximal des dépenses autorisées.
  4. Le détenteur d'inventaire des biens devra garder le duplicata de la DDC dans ses dossiers et faire l’acquisition des articles.

MESURE À PRENDRE À LA RÉCEPTION DES ARTICLES

  1. Le détenteur d'inventaire des biens devra :
    1. accepter la livraison et s'assurer que les articles sont en bon état;
    2. s'il accepte les articles, en accuser réception et inscrire le numéro de la DDC sur la facture;
    3. préparer la liste des articles reçus et mettre à jour les fiches de biens (annexe D);
    4. remettre la facture acquittée au SCFNP.
  2. Le SCFNP devra :
    1. s’assurer que les factures se situent dans les limites des DDC approuvées et si tel est le cas, entrer les données dans le dossier SU approprié et indiquer sur la facture qu’il s’agit d’une immobilisation. Si la facture excède la limite établie pour la DDC, il faut avertir le GRC, le BNI et les autorités compétentes de ne pas effectuer le paiement;
    2. inscrire le montant de la dépense sur le formulaire Contrôle des dépenses de la DDC (annexe C) et le transmettre au GRC et au BNI;
    3. si tous les achats inscrits sur la DDC n’ont pas été effectués :
      1. placer la DDC et la feuille de Contrôle des dépenses de la DDC dans un dossier ouvert en attente de factures additionnelles;
      2. créer un SUIGEN conformément au chapitre 19 et transmettre le registre non reporté, la facture et la liste des articles reçus au bureau national des comptes fournisseurs (BNCF) à des fins de paiement;
    4. si tous les achats de la DDC ont été effectués :
      1. créer un SUIGEN conformément au chapitre 19 et transmettre la facture et la liste des articles reçus au BNCF qui effectuera le paiement et leur attribuera un NIC;
      2. verser la DDC et le formulaire Contrôle des dépenses de la DDC dans un dossier fermé puis le transmettre au GRC et BNI.

NOTA
Le SCFNP ne traite pas les factures pour lesquelles il n'a pas reçu la DDC nécessaire ou qui excèdent les limites approuvées de DDC. Le SCFNP avisera l’autorité administrative compétente (p. ex. le PCM, le président du club, le gérant CANEX, etc.) de tout document manquant.

CAPITALISATION DES PROJETS

  1. Lorsque les projets d'immobilisations sont financés par des fonds publics et des fonds non publics, seule la partie des FNP de la base doit être capitalisée. En conséquence toute dépense relative aux projets financée par des fonds publics du MDN et des subventions provinciales ou municipales ne doit pas être capitalisée ni amortie. Un prêt du FCFC remboursable par la base ou l’établissement est considéré comme du financement de la base.
  2. Les fonds qui ne proviennent pas de la base et qui sont destinés à financer un projet conjoint doivent être crédités au compte Travaux en cours (TEC). Lorsque le bien est utilisé et que le compte TEC devient une immobilisation, seulement la part financée par la base est capitalisée

CAPITALISATION DES BÂTIMENTS ET DES RÉNOVATIONS

  1. La capitalisation des bâtiments et des rénovations commencera lorsque l'immeuble sera mis en service. Par conséquent, si une installation n'est pas terminée, la capitalisation et l'amortissement commenceront dès que l'activité produira des revenus (c.-à-d., quand l’établissement sera ouvert). La capitalisation d'un immeuble ne doit pas être remise à plus tard,c.-à-d. au moment où sont reçues toutes les factures des travaux de construction. Dans le cas des points de vente de CANEX, la capitalisation commence habituellement lorsque le projet est terminé à 80 %.
  2. Si le coût total d'une immobilisation mise en service ne peut être déterminé à la fin de la période comptable, il faut appliquer le principe de la comptabilité d'exercice et faire une estimation des coûts totaux de l'immeuble. Le compte d'immobilisations pertinent doit être débité du montant de l'estimation, le compte Travaux en cours doit être crédité du plein montant de sa balance et la différence créditée à un compte Charge à payer. L'amortissement, calculé en fonction des coûts estimés, commence le mois suivant la capitalisation. Les factures envoyées pour paiement seront débitées au compte Charge à payer déjà établi. Lorsque toutes les factures auront été reçues, le compte Charge à payer sera fermé au compte d'immobilisations. Si le coût réel du bâtiment diffère radicalement du coût estimé, il faudra rajuster les comptes d'amortissement une fois que l'on connaîtra le coût exact.

DÉPENSES EN CAPITAL POUR REMISE À NEUF

  1. La plupart des rénovations et des réparations effectuées sur des immobilisations amorties sont faites en vue de maintenir l’état de fonctionnement du bien au niveau qu’il était au moment de l’acquisition. On ne peut capitaliser ces remises à neuf, mais un tel coût sera imputé au compte de réparations et d'entretien du point de vente ou de l’établissement. Toutefois, si les rénovations ou la remise à neuf améliore le fonctionnement du bien et si toutes les conditions énumérées ci-dessous sont remplies, il convient de capitaliser la rénovation (classe 12, 14 ou 15) en réduisant l'amortissement cumulé de l'immobilisation en question :
    1. la dépense doit dépasser 2 000 $;
    2. la dépense doit servir à prolonger la durée utile du bien au-delà de la date prévue de remplacement, ou au-delà de la durée utile supposée, tel qu'il est indiqué par les taux d'amortissement donnés au paragraphe 6.

NOTA
L'amortissement est toujours calculé à partir du coût initial de l'immobilisation et non pas à partir du coût original plus le coût de la remise à neuf.

DÉPENSES EN CAPITAL LIÉES AUX IMMOBILISATIONS ET AUX PROJETS

  1. Les dépenses en capital liées tant aux immobilisations (biens meubles/biens mobiliers/équipement) qu'aux projets (rénovations et/ou agencements permanents) doivent être traitées ainsi :
    1. le gérant de l'établissement dresse une liste des immobilisations distincte de la part des dépenses reliées au projet ou à la construction;
    2. les factures sont transmises au SCFNP.
  2. Le SCFNP accomplit les procédures énoncées au paragraphe 25 ci-dessus.
  3. À la fin du projet, le BNI attribue un NIC à chacun des articles d’immobilisation et au coût total de la rénovation de l’édifice et crée ou met à jour les dossiers d’immobilisation pertinents. Le SCFNP produit ensuite une liste d’inventaire des biens à jour et la transmet au détenteur de l’inventaire des biens.

ARTICLES DITS INTÉRESSANTS D'UN COÛT INFÉRIEUR À 1 000 $

  1. Les articles dits intéressants et coûtant moins de 1 000 $ seront pleinement passés en charge et inscrits dans la classe appropriée (c.-à-.d la classe 2 ou 3) à une valeur de zéro.

BIENS CONSOMPTIBLES

  1. Les coûts liés à l’achat de biens consomptibles sont imputés directement au compte de dépenses approprié. Les biens consomptibles sont inscrits dans la classe 6 à une valeur de zéro à des fins de contrôle. Le processus de vérification est décrit aux paragraphes 50 à 53.

DONS D’IMMOBILISATIONS

  1. Dans le cas où des immobilisations constituent un don à un établissement, le gérant remet au SCFNP :
    1. la déclaration écrite du donateur attestant que l'article est bel et bien donné « franc et quitte »;
    2. la description écrite de l'article, avec son numéro de série s'il y a lieu;
    3. la valeur de l'article.
  2. Normalement, le montant capitalisé est le coût total d'un article qui représente la valeur de l'immobilisation pour l'établissement l’acquérant et comprend le montant payé au fournisseur de même que les frais d'expédition et les frais encourus pour installer, convertir, modifier ou rendre le bien opérationnel. Cependant, dans les cas de dons, ce coût total ne reflète pas la valeur économique réelle de l'article pour l'établissement. Dans ces cas, le montant à capitaliser sera la juste valeur marchande (JVM). La JVM est définie comme étant le montant convenu par des parties informées n'ayant aucun lien de dépendance et agissant dans un marché où la concurrence peut librement s'exercer. Lorsqu'un prix d'achat concret (JVM réelle) n'existe pas, comme dans le cas d'un don, on peut déterminer une JVM par une estimation fondée sur les renseignements donnés par les fournisseurs locaux sur le coût d'un article usagé de description, de qualité et de condition semblables ou selon une évaluation raisonnable faite par une personne bien informée.
  3. Lorsque les articles sont acquis pour moins que la JVM, des écritures comptables spéciales peuvent être nécessaires. Si la JVM est inférieure à 1 000 $, les coûts réels sont imputés à l’exercice. Cependant, si la JVM est de 1 000 $ ou plus, on capitalise alors la JVM estimée dans la classe d’immobilisation appropriée pour cet article. Cette valeur doit comprendre tout montant d'origine payé à l'unité vendant l'article de même que tout frais de transport et d'installation. La différence entre la JVM et le montant total payé sera créditée au capital d'apport.
  4. Par exemple, une caisse enregistreuse avec une JVM de 1 100 $ est donnée à un établissement qui paie 150 $ en frais d'expédition et 200 $ en frais de réparation. L'écriture comptable sera :
    Dt Immobilisations 1 100 $
    Ct Comptes fournisseurs 350 $
    Ct Capital d'apport 750 $

ARTICLES PRÊTÉS

  1. Dans le cas des immobilisations prêtées, le gérant remet au SCFNP :
    1. un exemplaire de l'accord de prêt signé par les représentants des deux parties;
    2. la description écrite des articles, avec leurs numéros de série, le cas échéant;
    3. la valeur des articles.
  2. Le SCFNP doit avertir le BNI qui inscrira à une valeur de zéro les articles aux livres de propriété en tant que classe 5. La valeur évaluée ou réelle de l’article doit figurer dans le champ « valeur d’assurance » aux fins du Programme d’assurance consolidé. Si les FNP ont la responsabilité de faire assurer l’article, le GRC doit informer le gestionnaire du budget et du risque de la Div FI de la valeur du bien.

ÉQUIPEMENT LOUÉ

  1. En général, les contrats de location-acquisition ne sont permis que s’ils ont été autorisés par le CSF de l’ASPFC au préalable. Les biens acquis grâce à un accord de location sont contrôlés selon les dispositions régissant la location de biens. De plus, le SCFNP reçoit un exemplaire de l'accord de location sur lequel doivent figurer tous les frais afférents à l'accord de location.

AMORTISSEMENT

GÉNÉRALITÉS

  1. L'amortissement (la dépréciation) est l’attribution du coût d'un bien au cours de sa vie utile d'une manière logique et systématique. Pour calculer l'amortissement, il s'agit d'appliquer un pourcentage fixe (le taux d'amortissement) au coût ou à la valeur d'acquisition du bien pour chaque période comptable.
  2. Il faut prendre un certain nombre de dispositions pour enregistrer l'amortissement. Il faut tenir compte de l'amortissement mensuel fixé, de la comptabilisation de cette dépense, des redressements des charges mensuelles au fur et à mesure de la cession ou de l'acquisition d'articles, ainsi que du bilan des registres d'amortissement de fin d'année.
  3. L'amortissement mensuel doit être calculé au début de chaque mois et sera donc basé sur les immobilisations inscrites à la fin du mois précédent. En fait, un mois complet d'amortissement sera imputé au mois suivant l'acquisition d'un bien. Un mois complet d'amortissement sera également imputé (si possible) au mois de la cession.

CALCUL DE L'AMORTISSEMENT MENSUEL

  1. Le BNI doit :
    1. déterminer les activités comptables, les rayons, etc., qui feront l’objet d’un amortissement;
    2. déterminer le coût ou la valeur d'acquisition de l'immobilisation selon la classe amortissable de chaque unité comptable;
    3. appliquer le taux d'amortissement à la valeur du prix coûtant de chaque classe de façon à en déterminer l'amortissement mensuel;
    4. calculer le coût absorbé des immobilisations.

COMPTABILISATION DE L'AMORTISSEMENT MENSUEL

  1. Le BNI exécute un DEPGEN afin de passer les écritures liées à l'amortissement mensuel dans le journal général de chaque établissement/point de vente comme suit :
    Dt Amortissement - (Point de vente)
    (Enregistrement de l'amortissement pour le mois de
    ___________________ )
  2. L’amortissement des édifices et des rénovations est calculé à partir du moment où l’immobilisation est utilisée. Conséquemment, il revient à la gestion d’informer le bureau de la comptabilité des FNP par écrit lorsqu’un projet est terminé à 80 % ou qu’il commence à être utilisé. Dans ce cas, le BNI commence à calculer l’amortissement selon le montant approuvé dans la DDC. Lorsque le coût total du projet est connu, le BNI ajuste le coût et le montant de l’amortissement de l’immobilisation.

BIENS TOTALEMENT AMORTIS

  1. Toutes les immobilisations seront amorties à la valeur comptable zéro. Les articles complètement amortis demeurent dans leur classe d’origine jusqu’à ce qu’on en dispose.

VÉRIFICATION

BIENS CONSOMPTIBLES

  1. Chaque année, au cours des mois d'avril et d'octobre, le Cmdt (B) doit nommer une commission chargée de vérifier l'inventaire de biens consomptibles et d'identifier :
    1. les articles inutilisables;
    2. les articles manquants;
    3. les anomalies.
  2. Une fois terminé, le rapport de la commission est soumis au comité du fonds de la base pour être approuvé. Après que le comité a approuvé le rapport, les membres de la commission doivent assister à la cession des articles inutilisables, préparer un certificat de cession et le remettre au SCFNP.
  3. Le SCFNP transmet le certificat de cession et le procès-verbal portant autorité au BNI pour qu’il prépare les PJ (JENGEN) et qu’il effectue les ajustements à l’inventaire.
  4. Le commandant du Collège militaire royal doit nommer un comité pour vérifier l'inventaire des biens consomptibles à la fin de chaque année scolaire.

AUTRES BIENS

  1. Il incombe au le Cmdt (B) de nommer le personnel responsable de la vérification indépendante des livres d'inventaire des biens du fonds de la base et des mess, autres que les biens consomptibles. Dans le cas de CANEX, les gestionnaires nationaux chargeront un membre de l'organisation de procéder à la vérification. Les vérifications auront lieu lors du changement de détenteurs des biens des FNP, à tout le moins à tous les deux ans.

CESSION DE BIENS

GÉNÉRALITÉS

  1. Sauf lorsqu'une unité est dissoute ou que sa situation est modifiée, auquel cas l'OAFC 27-9 s'applique, il est nécessaire d'obtenir l'approbation de se défaire d'un élément d'actif ou de passif à un prix moindre que sa valeur comptable nette. Par valeur comptable nette, il faut entendre le coût d'acquisition moins l'amortissement cumulé (s'il y a lieu). Ainsi, il est approprié de procéder à une liquidation en cas de reprise, de vente, de vente aux enchères, de troc, de radiation sur les registres en raison de l'usure normale ou du fait qu’une activité des FNP ait consommé le bien à ses propres fins. Les autorités approbatrices sont indiquées dans la Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l’administration financière des Biens non publics.
  2. Toute cession de biens nécessite l'obtention préalable de l'autorisation. Tous les détails relatifs à la cession du bien (p. ex. la méthode de cession, la description des biens, etc.) seront inscrits dans le procès-verbal de l'établissement concerné.
  3. Le SCFNP est chargé de confirmer les autorisations indiquées dans les procès-verbaux en ce qui concerne les radiations et la collecte des produits d’une vente. Il doit également transmettre des copies des pièces justificatives au GRC et ensuite au BNI qui prendra les mesures nécessaires.

ÉCHANGES

  1. Lorsqu'un article est échangé pour un nouvel article, la transaction est enregistrée pour tenir compte de la cession du vieil article et de l'achat du nouveau. Par exemple, si un article de 1 000 $ dont l’amortissement cumulé de 500 $ est échangé contre un nouvel article qui vaut 1 500 $, moins les 600 $ de valeur de reprise, les écritures sont les suivantes :
    1. Acquisition (journal des déboursés)
      Dt Immobilisation 1 500 $
      Ct Perte/Gain sur la cession de l’immobilisation 600 $
      Ct Comptes fournisseurs 900 $
      (Faire un renvoi à l'écriture du journal général pour la cession)
    2. Cession (journal général)
      Dt Amortissement cumulé 500 $
      Dt Perte/Gain sur la cession des immobilisations 500 $
      Ct Classe d’immobilisations 1 000 $
      (Faire un renvoi à l'écriture du journal des déboursés pour l'acquisition)

VENTES

  1. La vente d'un bien des FNP peut consister en un transfert de ce bien à une autre activité des FNP, quel que soit le montant, y compris zéro ou la valeur comptable, ou en une vente par soumission scellée à une personne ou à une activité externe aux FNP. Les ventes aux activités externes aux FNP sont assujetties à la TPS et à la TVP ou la TVH.
  2. Après avoir reçu le procès-verbal portant approbation autorisant la vente d’une immobilisation, le gérant responsable procède à la vente et informe le SCFNP de ce qui a été vendu et du montant perçu. Les transferts d’immobilisations entre les établissements et les points de vente CANEX seront effectués selon la valeur comptable nette (VCN).
  3. Selon les dossiers d’immobilisation courants, le BNI déterminera la VCN de l’immobilisation et calculera le gain ou la perte réalisée à la vente et préparera les PJ suivantes :
    Dt Comptes clients
    OU
    Dt Banque (pour équilibrer le montant reçu inscrit au JE)
    Dt Amortissement cumulé
    Dt/Ct Perte/(Gain) sur la cession des immobilisations
    Ct Classe de l’immobilisation
  4. Supposons par exemple qu'un article de classe 1 dont le coût original était de 1 000 $ est vendu pour 300 $, 36 mois après son achat :
    1. le prix de vente est 300 $;
    2. la valeur comptable nette est 1 000 $ moins (2 % x 1 000 $ X 36 mois) égale 280 $;
    3. le gain sur la vente est 20 $;
    4. les écritures au journal général sont indiquées ainsi :
      Dt Comptes clients 300 $
      Dt Amortissement cumulé 720 $
      Ct Immobilisation – Classe 1 1 000 $
      Ct Perte/(Gain) sur la cession des immobilisations 20 $

PERTES

  1. Il faut ouvrir une enquête sur toute perte de biens des FNP comme l'exigent les articles 21.72 et 21.73 des ORFC. Ces pertes sont enregistrées au procès-verbal de l'organisme et ces biens ne sont pas rayés des dossiers de propriété tant que les procès-verbaux autorisant la radiation n’ont pas été approuvés.
  2. À la réception de ces procès-verbaux approuvés, le BNI doit préparer les PJ suivantes :
    Dt Amortissement cumulé (amortissement total à ce jour)
    Dt Perte sur la cession des immobilisations (VCN)
    Ct Classe de l'immobilisation (valeur originale).

RADIATION

  1. Lorsqu'un article est censé n'avoir plus aucune vie utile et qu'il ne peut plus être échangé ni vendu, sa radiation des livres est enregistrée au procès-verbal de l'organisation. Le procès-verbal doit indiquer la façon dont il faut se défaire de l'article. La radiation de l'article n’entre en vigueur qu’à compter du moment où le procès-verbal en question est approuvé et que le SCFNP reçoit un certificat de cession. Le SCFNP doit ensuite transmettre l’information au GRC qui préparera les PJ pour les pertes décrites plus haut. Les autorités approbatrices sont indiquées dans la Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l’administration financière des Biens non publics.

PERTES PAR SINISTRES

  1. Les pertes par sinistre sont des conversions involontaires d’immobilisations effectuées en raison d’un accident majeur comme un incendie, une inondation, un tremblement de terre, etc.
  2. Lorsqu’une telle perte survient, les livres comptables des achats de marchandises, des immobilisations et des édifices doivent être mis à jour. Il pourrait alors être nécessaire d’inscrire tous les reçus de marchandise achetée, toutes les ventes de marchandises ainsi que tous les amortissements jusqu’à la date de la perte. Il faudra alors déterminer la valeur comptable nette des biens perdus ou détruits (la VCN équivaut au coût moins l’amortissement cumulé). La VCN des biens détruits est établie dans un compte de passif du bilan intitulé « Pertes par sinistres », et tout produit de l’assurance est crédité à ce compte. Le débit ou le crédit qui en résulte est ensuite arrêté et imputé à un compte de recettes ou de charges qui pourrait, par exemple, être intitulé Gain/Perte – Incendie, ou Gain/(Perte) – Effondrement d’édifice, etc.
  3. Il peut exister d’autres recettes ou d’autres dépenses liées à la cession d’immobilisations détruites ou endommagées. Il peut s’agir, par exemple de coûts de main d’oeuvre et de démolition engagés pour nettoyer les débris de l’édifice ou d’une commission versée par la société d’assurance pour la vente de stocks ou d’immobilisations endommagés effectuée à leur profit. Ces recettes et ces dépenses doivent être imputées directement au compte des Pertes par sinistres et elles seront compensées par les produits d’assurance.
  4. Un exemple d’inscription dans les registres dans les cas de pertes par sinistre figure à l’annexe E.
  5. Au moment de l’acquisition des nouveaux biens, il faut faire la tenue de livres habituelle pour inscrire les biens à leur coût d’acquisition. L’amortissement sera calculé en fonction de ce coût. Toute amélioration apportée à l’édifice au moment de la construction et financée par les FNP (et non pas à partir des produits d’assurance), sera capitalisée comme partie intégrante de l’édifice et amortie en conséquence.

UTILISATION DES VÉHICULES DE L’EMPLOYEUR

  1. L’usage du véhicule fourni par l’employeur est strictement réservé à des fins professionnelles. L'usage à des fins personnelles du véhicule fourni par l'employeur est un avantage imposable pour l'employé. L'usage à des fins personnelles correspond à toute utilisation du véhicule, par l'employé ou par des personnes qui lui sont liées, autre que dans le cadre de son emploi. L'usage à des fins personnelles comprend :
    1. les voyages de vacances;
    2. les courses personnelles;
    3. les déplacements entre le domicile et le lieu de travail (même si l’employeur exige que l'employé utilise le véhicule pour retourner à son domicile).
  2. L’Agence de revenu du Canada considère qu’il n'y a pas d'usage à des fins personnelles lorsque l’employeur exige ou permet que l'employé utilise le véhicule pour se rendre directement de son domicile à un endroit autre que son établissement (p. ex. lorsqu'un vendeur va chez des clients) ou pour se rendre d'un tel endroit à son domicile. Tout avantage reçu de l’utilisation du véhicule de l’employeur à des fins personnelles sera indiqué sur le feuillet T4 remis à la fin de chaque année.
  3. L'usage à des fins personnelles du véhicule fourni par l'employeur n’est pas couvert par le Programme d’assurance consolidé (PAC) des FNP.
  4. Le Gest PSP, le gérant de CANEX, ou leurs délégués, sont responsables des clés de chaque véhicule. Avant d’utiliser le véhicule, le représentant d’une entité leur communique le kilométrage indiqué à l’odomètre de la voiture et le motif de l’utilisation. Le Gest PSP, le gérant de CANEX ou leurs délégués, tiennent un registre du kilométrage, dont un exemple figure à l’annexe F. À son retour, l’employé rapporte les clés et indique le kilométrage du véhicule.
  5. En plus de tenir à jour un registre de kilométrage, le Gest PSP, le gérant de CANEX, ou leurs délégués tiennent à jour un registre d’entretien du véhicule dans lequel sont consignés les achats d’essence ainsi que l’entretien et le renouvellement de l’immatriculation. Un exemple de registre d’entretien figure à l’annexe G.
  6. Il incombe au Gest PSP ou au gérant de CANEX d’examiner régulièrement les registres de kilométrage et d’entretien pour veiller à ce que le véhicule ne soit utilisé qu’à des fins professionnelles. Les registres sont mis à la disposition du contrôleur de l’ASPFC et des vérificateurs internes et externes sur demande.