CHAPITRE 27 FREINTE DE STOCK, GASPILLAGE/CASSE ET MANQUANTS/EXCÉDENTS

FREINTES DE STOCKS


1.   Dans tout commerce de détail, il est normal qu'il y ait
     un certain écart entre le dénombrement et la valeur
     comptable des stocks. Cet écart, ou coût d'exploitation,
     s'appelle freinte de stock et elle peut être due à une perte
     réelle de marchandise, au vol, aux erreurs commises dans
     l'établissement des documents, etc.


2.   La freinte de stock est enregistrée à l'usage de la
     gestion et ne constitue pas automatiquement une perte
     tolérable. Les gérants doivent continuer à chercher la cause
     des pertes dans la mesure nécessaire selon les circonstances
     sans tenir compte de la différence entre la perte réelle et
     la perte prévue.


3.   Les freintes de stocks autorisées sont les suivantes :

       a.    Magasins de détail

             - 1% des ventes consommateurs;

       b.    Postes d'essence

             - 1% des ventes consommateurs du rayon PBA,

             - aucune réserve pour l'essence et la main-
             d'oeuvre;

       c.    Dépanneurs

             - 0,5% des ventes consommateurs; et

       d.    Magasins combinés

             - 1 % ou 0,5 % des ventes consommateurs, selon le
             rayon.


4.   Lorsque le Fonds de la base gère une activité qui est
     normalement une opération de CANEX (par ex. un magasin de
     détail), le niveau de freinte applicable au point de vente
     CANEX s'applique également au point de vente du Fonds de la
     base.


5.   Les autres points de vente CANEX, les mess, et les
     opérations du Fonds de la base (sauf dans le cas décrit au
     paragraphe 4) ne sont pas autorisés à recourir à la freinte
     de stock. Par conséquent, tous les écarts accusés par ces
     organismes doivent être considérés comme étant des manquants
     ou des excédents. De plus, la freinte ne peut être calculée

:

       a.    Dans les rayons 18, 20, 23, 24, 82, et 87; et

       b.    Sur les ventes en gros.


6.   On inscrit la freinte de stock à la ligne 12 de la
     Fiche d'inventaire de fermeture (FIF) et sur le RCD et,
     donc, il est compris dans le calcul de l'ajustement
     d'inventaire et dans le prix coûtant des marchandises
     vendues.


GASPILLAGE ET CASSE


7.   Conformément au chapitre 36, il est permis de radier le
     gaspillage et la casse en utilisant la formule CF 603
     seulement dans les bars. Le gaspillage et la casse se
     produisant dans les autres points de vente ne seront pas
     radiés et seront donc automatiquement inclus dans le
     manquant ou l'excédent déterminé lors de la prise
     d'inventaire.


8.   Dans ces autres points de vente, on peut maintenir un
     registre du gaspillage/de la casse, mais strictement à des
     fins de gestion et de contrôle et il ne doit pas être
     inscrit dans les livres de comptes.


MANQUANTS ET EXCÉDENTS


9.   Toute perte de marchandise dépassant la freinte
     autorisée est considérée comme étant une perte ou un
     manquant anormal. Les gains anormaux constituent des
     excédents.


10.   A la fin d'un inventaire, l'OCFNP doit :

       a.    Calculer les manquants ou les excédents réels en
             établissant le Rapport de rapprochement de
             l'inventaire conformément au chapitre 26;

       b.    Inscrire la correction d'inventaire à la ligne 12
             de la Fiche d'inventaire de fermeture (FIF) et sur
             le Rapport de comptabilité de détail (RCD) à la
             colonne/ligne «Correction de l'inventaire»; et

       c.    Aviser l'O Admin B ou le GR CANEX de l'écart et lui
             demander de procéder à un examen des faits, à une
             enquête s'il y a lieu, et demander par la même
             occasion l'autorisation de faire la radiation, même
             si, dans certains cas, il doit s'adresser à des
             instances supérieures pour l'obtenir.

                                            NOTA

       Le Cmdt (B) devra faire très attention avant d'accepter
       les résultats d'inventaires indiquant des excédents.
       Les excédents sont aussi graves que les manquants,
       sinon plus. Les excédents au détail qui dépassent 0.5
       pour cent des ventes sont considérés comme anormaux.


11.   Après avoir décidé des meilleurs moyens à prendre, le
      Cmdt(B)/GR CANEX doit aviser le gérant du point de vente
      ainsi que l'OCFNP de la décision.


12.   L'OCFNP doit :

       a.    Pour les manquants qui doivent être récupérés à la
             valeur au coût ou au détail, faire une pièce de
             journal (PJ) pour débiter «Comptes clients» du
             montant au coût ou au détail et créditer
             «Ajustement d'inventaire» pour le même montant.
             Aucun rajustement de l'inscription sur la FIF n'est
             nécessaire;

       b.    Pour les manquants qui doivent être radiés
             (absorbés) par le point de vente, aucune action
             n'est nécessaire puisque le manquant a déjà été
             inclus dans le Coût des marchandises vendues (CMV)
             par le biais de l'inscription originale de la FIF;
             et

       c.    Pour les surplus, aucune action n'est requise
             puisqu'ils ont été crédités au point de vente par
             l'inscription de la FIF, ce qui aurait réduit le
             CMV.

                                            Nota

       Dans tous les cas, l'OCFNP reçoit un exemplaire de
       l'autorisation de procéder à la radiation ou au
       recouvrement.


COMPTABILITÉ DES MANQUANTS DANS L'ATTENTE DE LA RADIATION


13.   Même s'il faut obtenir une autorisation dans tous les
      cas de pertes, les écritures mentionnées au paragraphes 10 à 12
      doivent être passées immédiatement. On ne doit pas
      transférer les pertes à des comptes d'attente en attendant
      la fin des formalités administratives.