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INTRODUCTION1. Ce chapitre décrit : a. Les exigences minimales nécessaires à l'inventaire des marchandises; b. Les préparatifs de l'inventaire; c. La marche à suivre au moment de l'inventaire; et d. Les responsabilités du président du Comité des inventaires, de l'O Admin B, du GR de CANEX et du Contr(B) relatives aux inventaires surveillés. 2. Pour de plus amples renseignements relatifs aux inventaires de CANEX, voir la politique Comptabilité 203 du Manuel des politiques et des procédures de CANEX. GÉNÉRALITÉS 3. L'inventaire permet : a. De vérifier les existants réels par rapport aux existants comptables; b. De renseigner sur l'état des investissements en stocks; c. D'évaluer l'efficacité des procédures du contrôle des stocks; d. D'évaluer la compétence des gérants quant à la gestion des fonds mis à leur disposition; e. D'enregistrer les stocks détenus par classement chronologique; et f. De rectifier les livres comptables afin de remplir les états financiers. 4. Les inventaires surveillés sont effectués dans les établissements suivants : a. Les mess et les points de vente du Fonds de la base. L'inventaire surveillé est contrôlé par le président du Comité des inventaires. Le transfert de la responsabilité des stocks entre personnes travaillant au bar d'un mess ou d'un établissement constitue en soi un inventaire surveillé, mais ne doit pas empêcher la tenue à l'improviste de l'inventaire surveillé tous les mois; et b. CANEX. L'inventaire surveillé est contrôlé par le gérant du point de vente. 5. Lorsque le Fonds de la base gère une activité qui est normalement une opération de CANEX (p. ex., un magasin de détail), l'évaluation des inventaires et la fréquence des prises d'inventaire de CANEX s'appliquent à moins d'indications contraires. 6. C'est le Cmdt(B) qui choisira l'officier devant agir comme président du Comité des inventaires. Quoique l'O Admin B soit responsable d'affecter le personnel aux travaux du Comité des inventaires, le Contr(B) doit s'assurer le que président du Comité est très familier avec la politique et les procédures d'inventaire. L'annexe D présente l'organisation de ce Comité et les attributions de ses membres.
FRÉQUENCE MINIMALE DES INVENTAIRES
7. La fréquence minimale des inventaires est :
a. Bars - aux transferts de responsabilité, mensuellement sans
préavis et à la fin de l'exercice financier;
b. Le Compte des services d'alimentation des FNP -
mensuellement à la fin de chaque période comptable;
c. Divers - aux transferts de responsabilité et mensuellement à
la fin de chaque période comptable; et
d. CANEX - conformément à la politique Comptabilité 203 du
Manuel des politiques et des procédures de CANEX.
8. La nécessité de procéder à des vérifications mensuelles sans
préavis au cours du mois qui suit la fin de l'exercice comptable des
mess et des bars peut être évitée à condition que la période s'écoulant
entre les vérifications faites sans préavis, avant et après l'expiration
de l'exercice comptable, ne dépasse pas 60 jours
9. Le Cmdt (B) peut ordonner d'autres inventaires au besoin.
MÉTHODES D'ÉVALUATION DES INVENTAIRES
10. Contrôle par la méthode de la comptabilité au prix de détail.
L'inventaire comptable dans tous les points de vente et les rayons
contrôlés par les méthodes de comptabilité au prix de détail est évalué
au prix de détail.
11. Contrôle au prix coûtant. L'inventaire des points de vente et des
rayons contrôlés par la méthode de contrôle du prix coûtant est évalué
comme indiqué ci-après :
a. Épiceries
(1) Rayons d'épicerie et produits non comestibles -
l'inventaire comptable se fait au prix de détail; le
total est ramené au prix coûtant à partir du
pourcentage du profit brut courant;
(2) Rayons des viandes et des fruits et légumes
(a) Stock au comptoir - l'inventaire comptable se
fait au prix de détail; le total est ramené au
prix coûtant à partir du pourcentage du profit
brut courant,
(b) Stock de chambre froide et d'arrière-boutique -
l'inventaire comptable se fait au prix coûtant.
b. Divers. L'inventaire comptable de tout autre point de vente
ou rayon contrôlé au prix coûtant se fait au prix coûtant.
NOTA
Le prix de détail exclut la TPS et la TVP qui peuvent être
incluses dans le prix de vente annoncé.
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
12.  Les responsabilités générales sont les suivants :
a. L' O Admin B doit s'assurer :
(1) Que le gérant s'est préparé à l'inventaire prévu en
prenant toutes les dispositions nécessaires pour que
le stock soit disposé de façon à faciliter le
dénombrement exact,
(2) Que tous les documents pertinents ont été préparés et
transmis à l'OCFNP,
(3) Que l'inventaire est complet,
(4) Que les ressources nécessaires sont disponibles, et
(5) Que tous les participants ont été avisés;
b. Le président du Comité des inventaires doit contrôler tous
les inventaires des mess et des établissements du Fonds de
la base et s'assurer que tout le personnel a bel et bien été
informé de ses obligations et de ses responsabilités;
c. Le Contr(B) doit :
(1) S'assurer que les livres comptables sont mis à jour,
que les méthodes d'arrêté des comptes sont suivies,
que le personnel est disponible et que l'équipement
est en état de servir pour faire les multiplications
des valeurs, et
(2) Agir en tant que, ou désigner, le surveillant
d'inventaire lorsque requis; et
d. Le gérant régional de CANEX doit :
(1) Déterminer si des membres du Comité des inventaires
sont requis pour les inventaires de CANEX et, au
besoin, envoyer une demande à l'O Admin B, et
(2) Agir en tant que surveillant d'inventaire au besoin.
13. Bien que l'exactitude du dénombrement soit importante, on ne
saurait trop insister sur la nécessité de vérifier si tous les documents
en circulation ont été bel et bien comptabilisés et enregistrés dans la
période comptable stipulée.
14. Tous les fonds d'appoint, petites caisses, certificats cadeaux et
autres fonds pouvant toucher la comptabilité d'inventaire doivent être
vérifiés, mais ne doivent pas être inclus dans l'inventaire. Les
exemplaires de la vérification seront joints au rapport d'inventaire.
MÉTHODES D'INVENTAIRE
15. A l'exception des dispositions des paragraphes 20 et 21, il faut
comptabiliser tous les inventaires surveillés concernant les mess et les
points de vente du Fonds de la base et CANEX (autres que les magasins de
détail) sur la formule CF 614. Les inventaires des magasins de détail
seront comptabilisés sur la formule CF 1023. Les formulaires CF 614 et
CF 1023 doivent être numérotés au moyen d'un numé
roteur ou à la machine à écrire avant que l'OCFNP ne les remette.
Tous les numéros des formules d'inventaire seront enregistrés dans le
Registre de contrôle des documents à usage contrôlé,
conformément au chapitre 6. Tous les numéros des formules CF 614 et
CF 1023 seront cochés une fois les inventaires menés à
bien et l'OCFNP fera enquête en cas de pages perdues.
16. Avant de procéder à un inventaire surveillé, le gérant s'assure :
a. Que toute la marchandise située dans l'aire de vente, dans
le magasin de réserve, et dans l'entrepôt est placée en
ordre et réunie pour faciliter le dénombrement et le
listage;
b. Que toute la marchandise se trouvant dans l'aire de
réception, y compris le stock pour lequel les factures n'ont
pas été reçues, est étiquetée comme il convient au prix de
détail et par rayon ou code d'ancienneté au besoin;
c. Que les boîtes, les récipients vides, etc., sont enlevés de
l'aire de vente, du magasin de réserve et des stocks
d'entrepôt afin d'éviter le dénombrement excédentaire;
d. Que les caisses et les récipients vides sont identifiés
comme tels pour qu'ils ne soient pas inclus dans le
dénombrement des boîtes pleines;
e. Que les récipients et les caisses de marchandises se
trouvant dans les stocks de réserve sont marqués au prix de
vente courant, et par rayon ou code d'ancienneté au besoin;
f. Que les marchandises consignées sont identifiées comme
telles et que la vérification est effectuée sur des feuilles
d'inventaire séparées durant le dénombrement;
g. Que tous les articles mis de côté sont clairement marqués
par rayon et inclus dans le dénombrement;
h. Que les articles difficiles à écouler, endommagés ou périmés
sont démarqués et dûment enregistrés sur le Changement de
prix de détail (CPD), formule CF 1343, au prix de détail
réduit auquel on espère les vendre;
j. Qu'un plan d'inventaire est préparé, ce qui comprend le plan
du magasin et que tous les membres du personnel participant
à l'inventaire sont instruits de leurs responsabilités et de
leurs obligations; et
k. Que tout l'équipement loué est mis à part et clairement
marqué, pour qu'il ne fasse pas partie du dénombrement.
17. Le gérant, avant la date de l'inventaire surveillé, fournit au
Contr (B) l'avis officiel confirmant que les mesures indiquées au
paragraphe 15 ont été prises. Lorsque l'inventaire surveillé est fait
sans préavis, le Contr (B) obtient du surveillant de l'inventaire la
confirmation que toutes les marchandises, la caisse et les documents de
crédit sont compris dans le dénombrement et que toute la marchandise est
en état d'être vendue ou qu'elle a fait l'objet d'un enregistrement sur
un CPD.
18. Le président du Comité s'assure que les inventaires sont bien
organisés et se conforment au plan proposé. L'annexe A présente en
détail les méthodes du dénombrement.
19. Une fois le dénombrement terminé, tous les feuillets d'inventaire
seront remis au responsable de l'équipe des inventaires. Tous les
feuillets seront comptabilisés. Un feuillet ne peut en aucun cas être
détruit et les feuillets annulés seront identifiés comme tels. Les
feuillets d'inventaire seront ensuite joints au Certificat d'inventaire
(l'annexe E) et remis à l'OCFNP.
20. C'est le Contr (B) qui embauche et dirige les équipes
professionnelles d'inventaire si la base décide de faire appel à leurs
services. Les résultats de l'inventaire effectué par de telles équipes
seront remis au Contr (B), mais pas nécessairement sur les relevés
d'inventaire. L'usage courant veut que ne soit enregistré que le
dénombrement brut par rayon.
21. Le Contr (B) s'arrangera pour soumettre la marchandise à un
échantillonnage aléatoire (en rouge) par le personnel de la base afin de
permettre au vérificateur effectuant la vérification annuelle d'exprimer
son avis sur l'exactitude des niveaux de stock déclarés.
L'échantillonnage aléatoire se fera pendant que les équipes
professionnelles d'inventaire seront à l'oeuvre.
MULTIPLICATIONS HORIZONTALES DU DÉNOMBREMENT
22. Les multiplications et leurs totaux seront portés sur les relevés
d'inventaire aussi rapidement que possible. Il est important que les
résulats de l'inventaire soient exacts et connus le plus rapidement
possible. Par conséquent, le Contr (B) doit faire appel à toutes les
ressources disponibles pour effectuer cette tâche. Au besoin, il fera
appel à des services de comptage externes pour les multiplications ou
engagera des employés occasionnels.
DÉPENSE D'INVENTAIRE
23. Tous les frais relatifs à l'inventaire seront débités au point de
vente inventorié. S'ils sont reliés à un inventaire important de
plusieurs points de vente ou rayons, le gérant décidera de la
répartition des frais la plus équitable possible entre les différents
endroits en question.
MÉTHODES D'ARRETÉ DES COMPTES
24. Arrêté des ventes. L'OCFNP s'assurera que tous les récépissés des
ventes réalisées jusqu'au moment même du dénombrement ont été reçus,
déposés et enregistrés comme il se doit dans le RCD et le JE. (Le jour
du dénombrement des points de vente au détail sera celui du sondage au
hasard du contrôleur.) Le jour de l'inventaire, l'OCFNP devra :
a. En se reportant au Registre d'utilisation des documents à
usage contrôlé, inscrire le numéro du dernier reçu des FNP
reçu et le dernier numéro attribué; et
b. Faire le rapprochement de tous les reçus des FNP en
circulation et voir si toutes les pièces justificatives
remplies ont été traitées.
25. Arrêté des Bons de commande. Une semaine avant la date de
l'inventaire, l'OCFNP veillera à ce que seuls les BC (formules CF 601 et
DND 1353) strictement nécessaires soient émis. Le jour de l'inventaire,
l'OCFNP :
a. Confirmera que tous les BC reçus ont été traités;
b. Déterminera le numéro de série du dernier BC émis, en se
référant au Registre d'utilisation des documents à usage
contrôlé; et
c. Remplira la formule de conciliation (l'annexe B) pour
refléter -
(1) Tous les BC en suspens,
(2) Le rayon, le prix coûtant et le prix de vente de la
marchandise en stock pour laquelle il existe un BC,
mais pour laquelle la facture n'a pas encore été
reçue. (Ces données seront déterminées conjointement
par le gérant et l'OCFNP),
(3) Les cas où le BC a été rempli ou émis, mais où la
marchandise n'a pas encore été reçue,
(4) Les cas où le BC a été émis au gérant, mais non
utilisé (c.-à-d. que tous les exemplaires en ont été
retenus), et
(5) Les cas où le BC de marchandise reçue et accompagnée
d'une facture ne peut pas être traité à cause d'une
Demande de crédit en suspens.
26. Date d'arrêté des transferts. Une semaine avant l'inventaire,
l'OCFNP demandera au gérant de donner à tous les points de vente des
instructions pour que les transferts de marchandise soient limités à
l'essentiel. (Le jour de l'inventaire des magasins de détail coïncidera
avec celui du sondage au hasard du contrôleur.) Le jour de l'inventaire,
l'OCFNP devra :
a. Se reportera au Registre d'utilisation des documents à usage
contrôlé et enregistrera le numéro de la dernière formule CF
603 reçue en s'assurant que tous les numéros reçus ont été
traités, et il prendra note du dernier numéro émis;
b. Enregistrera tous les numéros en suspens du point de vente;
c. Se reportera au registre des formules CF 603 des points de
vente, vérifiera si d'autres numéros ont servi depuis le
dernier numéro reçu par l'OCFNP. Dans l'affirmative, il
enregistrera l'effet de l'émission et le nom du point de
vente récepteur;
d. Vvérifiera au point de vente récepteur si la marchandise a
été reçue, si elle a été enregistrée au RCD et si elle est
comprise dans l'inventaire; et
e. Donnera suite aux transferts qui ont été consignés à
l'inventaire mais pour lesquels le RCD n'a rien d'inscrit,
en remplissant l'annexe C.
27. Date d'arrêté des changements des prix de détail. Une semaine
avant l`inventaire, l'OCFNP demandera au gérant de donner l'ordre à tous
les points de vente de remplir le moins possible de CPD et si possible,
de cesser de s'en servir. (Le jour de l'inventaire des magasins de
détail coïncidera avec celui du sondage au hasard du contrôleur.) Le
jour de l'inventaire, l'OCFNP :
a. Se reportera au Registre d'utilisation des documents à usage
contrôlé et enregistrera le dernier numéro de CPD reçu et le
dernier numéro émis; et
b. Se reportera aux registres des CPD des points de vente, pour
concilier tous les numéros en suspens et s'assurer que tous
les bordereaux exécutés ont bien été traités.
28. Demande de crédit. (Le jour de l'inventaire des magasins de détail
coïncidera avec celui du sondage au hasard du contrôleur.) Le jour de
l'inventaire, l'OCFNP :
a. Se reportera au Registre d'utilisation des documents à usage
contrôlé et enregistera le dernier numéro de série des
Demandes de crédit (formule CF 1333) émis et le dernier
numéro reçu;
b. Se réfèrera au dossier des Demandes de crédit des points de
vente à exécuter pour concilier tous les numéros en suspens
et s'assurer que toutes les formules remplies ont été
traitées;
c. Enregistrera le prix coûtant et le prix de détail de la
marchandise reçue, soit ceux indiqués sur les factures des
fournisseurs et le BC, moins le montant de la Demande de
crédit à joindre à l'annexe B;
d. Enregistrera le prix de détail et le prix coûtant de toute
autre Demande de crédit en suspens et joindra le tout à
l'annexe B; et
e. Pointera les numéros de série des formules qui n'ont pas été
utilisées et vérifiera si toutes les formules émises ont été
comptabilisées.
29. Réparations. L'OCFNP enregistrera le prix de vente et le rayon de
toutes les étiquettes de réparation en suspens se rapportant à une
marchandise comptabilisable retournée pour réparations, comme il est
prévu au chapitre 24.
RAJUSTEMENTS RELIÉS A L'ARRETÉ DES COMPTES
30. Après que l'OCFNP aura reçu et rempli les feuilles du compte
d'inventaire, il sera nécessaire de rectifier les registres comptables
pour tenir compte des rectifications mises à jour par les méthodes
d'arrêté des comptes. La marche à suivre pour de telles rectifications
est exposée ci-après :
a. Bons de commande
(1) Marchandise reçue, mais non facturée - L'OCFNP
préparera un Rapport de rapprochement d'inventaire
(annexe C) pour le point de vente de façon à indiquer
la responsabilité envers les articles inventoriés,
mais non inscrits dans le RCD,
(2) Marchandise non reçue et BC non utilisé - Ne pas y
donner suite, et
(3) Marchandise reçue, mais une Demande de crédit est en
suspens - Prendre les mêmes mesures que celles
décrites à l'alinéa (1);
b. Demande de marchandises (formule CF 603). Enregistrer les
détails sur la formule Méthodes de date d'arrêt en prévision
d'inventaire (l'annexe B) et la joindre au Rapport de
rapprochement (l'annexe C);
c. CPD (formule CF 1343). Comme toutes les marchandises ont été
évaluées au prix courant, et que les pièces justificatives
ont été traitées, il n'est pas nécessaire de prendre des
mesures rectificatrices;
d. Demande de crédit (formule CF 1333). Rectifier comme s'il
s'agissait d'un BC; et
e. Réparations. Enregistrer la valeur au détail sur le Rapport
de rapprochement de l'inventaire (annexe C) dans le but de
mesurer l'écart réel.
EXAMEN POST-INVENTAIRE
31. Un mois après l'inventaire surveillé, le Contr (B) examinera les
résultats de cette opération :
a. Il se reportera aux demandes de crédit en suspens, et
confirmera que le crédit ou le remplacement a été reçu. Il
se mettra en rapport avec les fournisseurs pour toute
demande de crédit encore en suspens et confirmera la
validité de la requête; et
b. En se reportant au dossier des réparations en suspens -
(1) Il vérifiera si les réparations faites pour les
clients, mais en suspens, ont été retournées ou sont
toujours valides, et
(2) Il vérifiera si les marchandises comptabilisables
envoyées pour réparations, mais en suspens, ont été
reçues; sinon il se mettra en rapport avec le
fournisseur pour s'assurer qu'il y a réellement des
réparations à faire.
RAPPORT D'INVENTAIRE - MESS ET FONDS DE LA BASE
32. Le Contr (B) informera l'O Admin B aussi rapidement que possible
des résultats de tous les inventaires et il inclura les détails des
mesures comptables prises pour enregistrer les divergences. Le rapport
doit incure les données suivantes :
a. Le point de vente;
b. La valeur de l'inventaire d'après l'inventaire;
c. La valeur de l'inventaire d'après le RCD;
d. Le manquant ou excédant au prix de détail et au prix
coûtant;
e. Le total des ventes depuis le dernier inventaire;
f. La freinte enregistrée depuis le dernier inventaire;
g. Les résultats des deux derniers inventaires; et
h. Une déclaration du Contr(B) à l'effet :
(1) Qu'il se déclare satisfait des résultats de
l'inventaire et qu'il recommande leur acceptation,
(2) Qu'il n'est pas satisfait de certains éléments et
qu'il recommande un nouveau dénombrement des sections
en cause, ou
(3) Qu'il ne prête aucune foi à l'inventaire et qu'il
demande la tenue d'un second avant d'être à même
d'endosser les états financiers relatifs à la justesse
et à la précision des valeurs déclarées.
NOTA
Dans le cas des inventaires effectués dans des magasins de détail,
le Contr (B) pourra établir son degré de satisfaction à propos des
résultats d'un inventaire en se fondant sur le taux d'erreur que
sa vérification partielle aura mis à jour.
33. Il incombe au Cmdt(B) de fournir des directives au Contr(B) quant
aux mesures à prendre relatives aux excédents ou aux manquants et ce,
par l'intermédiaire de l'O Admin B.
34. L'O Admin B prendra toutes les mesures qui s'imposeront (y compris
une enquête officielle si cela semble indispensable) pour identifier et
rectifier les faiblesses existantes.
35. Dès qu'il se sera assuré que les mesures correctives ont été
prises, l'O Admin B soumettra le rapport au Cmdt (B), qui l'approuvera
et, une fois l'approbation reçue, informera le QGC de la perte, des
causes probables et des mesures correctives ou préventives qui ont été
prises pour éviter que la chose ne se reproduise. Dans les cas où le
Cmdt (B) ne pourra pas exercer son pouvoir de radiation à cause de la
valeur des manquants, le O Admin B devra soumettre le rapport au QGC,
qui l'examinera.
NOTA
Le Cmdt (B) devra faire très attention avant d'accepter les
résultats d'inventaires indiquant des excédents. Les excédents
sont aussi graves que les manquants, sinon plus. Les excédents au
détail qui dépassent 0,5 pour cent des ventes sont considérés
comme anormaux.
36. Les cas devront être transmis au QGC par écrit dans les 30 jours
qui suivent la découverte des manquants, et les données qui suivent, de
même que celles indiquées au paragraphe 32, devront figurer dans
l'envoi :
a. La différence entre la valeur des manquants au prix coûtant
et la valeur que le Cmdt (B) est autorisé à radier; et
b. Les détails de l'enquête et les mesures correctives prises.
37. Il faudra transmettre au Contr (B) un exemplaire de tous les
rapports de cas soumis au QGC et de toutes les réponses reçues pour
justifier les écritures passées aux livres comptables.
38. Cette action ne constitue qu'un supplément et ne remplace pas les
ORFC ni les OAFC qui traitent spécifiquement de la nécessité de
rapporter ou d'enquêter sur les pertes des fonds non publics.
CANEX
39. Les renseignements suivants se rapportent précisément aux prises
d'inventaire de CANEX et sont tirés de la politique Comptabilité 203 du
Manuel des politiques et des procédures de CANEX.
MAGASIN DE DÉTAIL
40. a. Méthode d'inventaire. Le stock sera compté une seule fois. Il
n'y aura pas de second compte;
b. Ancienneté de la marchandise. Toute la marchandise sera
comptée en tenant compte de leur ancienneté. Les articles
ayant une valeur au détail de 2 $ ou moins seront considérés
comme stock courant. De plus, les cartes de souhait, les
revues et les livres de poche font partie du stock courant;
c. Fréquence. Un inventaire par année est nécessaire. Les prises
d'inventaire additionnelles ne seront faites que si elles sont
nécessaires. Dans tous les cas, le VP Opérations doit
approuver toutes les prises d'inventaire ainsi que les dates
et la méthode; et
d. Surveillant d'inventaire. Le Contr(B) agira comme surveillant
d'inventaire.
ÉPICERIES - RAYONS D'ÉPICERIE
41. a. Méthode d'inventaire. Le compte sera fait par le gérant du
point de vente;
b. Fréquence. Deux fois par année, une fois à la mi-année et une
fois à la fin de l'année. Le GR peut effectuer des inventaires
plus fréquemment si nécessaire pour corriger le coefficient de
coût dans les supermarchés; et
c. Surveillant d'inventaire. Le Contr(B) agira comme surveillant
d'inventaire, mais seulement pour les inventaires bi-annuels.
ÉPICERIES - AUTRES RAYONS
42. a. Méthode d'inventaire. Le compte sera fait par le gérant du
rayon et envoyé au gérant du magasin pour révision et
approbation;
b. Fréquence. A toutes les fins de mois; et
c. Surveillant d'inventaire. Le Contr(B) agira comme surveillant
d'inventaire seulement quand le rayon d'épicera sera compté
(deux fois par année).
POINTS DE VENTE DES SERVICES ALIMENTAIRES (INCLUANT LES BARS)
43. a. Méthode d'inventaire. Le compte sera fait par le gérant du
point de vente;
b. Fréquence. A toutes les fins de mois; et
c. Surveillant d'inventaire. Le GR ou son représentant.
POINTS DE VENTE PÉTROLIERS - ESSENCE
44. a. Méthode d'inventaire. Le compte sera fait par le gérant du
point de vente;
b. Fréquence. A toutes les fins de mois; et
c. Surveillant d'inventaire. Le GR ou son représentant.
POINTS DE VENTE PÉTROLIERS - ARTICLES ET ACCESSOIRES D'AUTOMOBILE
45. a. Méthode d'inventaire. Le compte sera fait par le gérant du
point de vente;
b. Fréquence. Deux fois par année, une fois à la mi-année et
l'autre à la fin de l'année; et
c. Surveillant d'inventaire. Le GR ou son représentant.
MAGASINS COMBINÉS
46. a. Méthode d'inventaire. Le compte sera fait par le gérant du
point de vente. Lorsqu'un rayon des services alimentaires ou
pétrolier existe, la méthode d'inventaire et la fréquence
seront conformes aux exigences des points de vente des
services alimentaires ou pétroliers; et
b. Fréquence. Deux fois par année, une fois à la mi-année et
l'autre à la fin de l'année.
ENTREPOTS
47. a. Méthode d'inventaire. Le compte sera fait par le gérant du
point de vente;
b. Fréquence. A tous les trimestres ou plus souvent si le GR
l'exige; et
c. Surveillant d'inventaire. Le GR ou son représentant.
DISTRIBUTRICES AUTOMATIQUES
48. a. Méthode d'inventaire. Le compte sera fait par le gérant du
point de vente;
b. Fréquence. A tous les trimestres ou plus souvent si le GR
l'exige; et
c. Surveillant d'inventaire. Le GR ou son représentant.
RAPPORT D'INVENTAIRE - CANEX
49. Le Contr(B) doit évaluer s'il est satisfait ou non des résultats de
l'inventaire en considérant le nombre d'erreurs découvert en effectuant la
vérification aléatoire. S'il est insatisfait de la planification et de la
conduite de la prise d'inventaire, il doit en faire part immédiatement au
gérant du point de vente et au GR.
50. Les résultats de l'inventaire seront communiqués au gérant du point
de vente, au GR et au VP Opérations de CANEX et comprendront les
renseignements indiqués au paragraphe 32.
51. Tout écart important doit être analysé dès que possible par le
gérant du point de vente et l'OCFNP.
52. S'il y a désaccord entre le Contr(B) et les gestionnaires de CANEX
suite aux résultats de la prise d'inventaire, le Contr(B) doit
immédiatement contacter le DSFNP 4 pour tenter de résoudre le conflit.
MANQUANTS
53. Lorsque des manquants sont décelés, on doit prendre les mesures
suivantes :
a. Le Contr(B) doit signaler cette situation au GR et au VP
Opérations en leur envoyant une télécopie. Une fois informé de
la situation, le GR devra voir à évaluer la précision de
l'inventaire et transmettra ses conclusions et ses
recommandations au VP Opérations; et
b. Selon la gravité des manquants, le QG CANEX avisera le
commandement pertinent et demandera de l'aide pour effectuer
une Commission d'enquête ou une enquête sommaire.
RAPPORT DU TAUX DE VIEILLES MARCHANDISES
54. Il incombe à CANEX de remplir et d'analyser le Rapport du taux de
vieilles marchandises.