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INTRODUCTION1. Il existe différentes méthodes d'évaluation des stocks. La méthode utilisée dépend de plusieurs facteurs, y compris le degré de contrôle désiré, le taux de rotation des stocks, la fréquence de la prise d'inventaire et si les stocks sont comptés au coût ou au détail. Les méthodes peuvent différer selon le genre de point de vente, et peuvent également varier à l'intérieur d'un point de vente selon le genre de marchandises. Dans le cas des points de vente CANEX, les méthodes peuvent différer d'un rayon à l'autre. Lorsque le Fonds de la base gère une activité qui est normalement une opération de CANEX (p. ex., un magasin de détail), les procédures de prises d'inventaire de CANEX s'appliquent à moins d'indications contraires. MÉTHODES D'ÉVALUATION DES STOCKS 2. Voici une brève description des méthodes d'évaluation des stocks utilisées dans les FNP. Chacune d'entre elles est suivie d'une liste des points de vente et des rayons auxquels elles s'appliquent. COMPTABILITÉ DE DÉTAIL 3. Cette méthode permet de déterminer la valeur approximative du stock de fermeture sans effectuer de dénombrement et sans rechercher de documents sources pour le coût des articles. Le stock est maintenu au détail. La fréquence du dénombrement varie selon le point de vente ou le rayon et le stock est calculé au prix de détail. On utilise un coefficient du coût pour déterminer le stock de fermeture au coût. 4. La comptabilité de détail est utilisée dans les points de vente et les rayons suivants : a. Les bars dans les mess, les filiales du Fonds de la base, les restaurants et les services alimentaires R/51; b. Les magasins de détail; c. les dépanneurs; d. Les magasins combinés suivants : les dépanneurs avec poste d'essence : tous les rayons sauf R/40 et R/46; les magasins de détail et les dépanneurs : tous les rayons; et les magasins de détail et les supermarchés : R/2 à R/16 inclusivement, R/20, R/21 et R/22; les postes d'essence : tous les rayons sauf R/40 et R/46; les distributeurs automatiques; et g. Les services spécialisés selon le genre de stock. 5. La méthode de la comptabilité au détail est très utilisée dans les FNP. Étant donné que les stocks sont maintenus au détail, l'utilisation du rapport de comptabilité de détail (RCD) fait partie intégrante de cette méthode. Pour de plus amples renseignements concernant cette méthode et le RCD, voir les para 13 à 26 ci-dessous. COMPTABILITÉ AU COUT (PRIX DE REVIENT COURANT) 6. Le stock n'est pas maintenu au détail, il n'y a donc pas de RCD. On effectue plutôt le dénombrement mensuellement et le stock est compté par unité, puis multiplié par le prix de revient courant. Les chiffres du stock de fermeture au coût sont donc réels plutôt que déterminés à l'aide d'un coefficient du coût. 7. La comptabilité au coût (prix de revient courant) est utilisée dans les points de vente et les rayons suivants : a. Les supermarchés : R/19, R/21, R/31, R/33, R/34 et R/35; b. Les postes d'essence : R/40 et R/46; c. Les services alimentaires : R/50; et g. Les services spécialisés selon le genre de stock. 8. Pour les rayons R/31, R/33, R/34 et R/35, les stocks dont le prix a été indiqué au détail (c.-à-d. traités et situés sur les tablettes) doivent être comptés au détail et évalués au coût en utilisant les coefficients du coût nationaux moyens : R/31 - 0,75; R/33 - 0,80; R/34 - 0,65 et R/35 - 0,60.
COMPTABILITÉ AU COUT (COEFFICIENT DU COUT)
9. Le stock n'est pas maintneu au détail, il n'y a donc pas de RCD.
La fréquence du dénombrement varie selon le point de vente, mais il n'a
pas lieu mensuellement. Le stock est compté au prix de détail plutôt
qu'au coût et le stock de fermeture est évalué au coût en utilisant un
coefficient du coût qui est déterminé selon des calculs après le
dénombrement. Au cours des mois où il n'y a aucun dénombrement, le stock
de fermeture au coût est déterminé en utilisant un coefficient du coût
estimatif.
10. La comptabilité au coût (coefficient du coût) est utilisée dans
les points de vente et les rayons suivants :
a. Les supermarchés : tous les rayons non listés au para 7(a)
ci-dessus; et
b. Les magasins combinés (magasin de détail et supermarché
seulement) : R/1, R/30, R/32 et R/36.
COMPTABILITÉ AU COUT (ENTREPOTS)
11. Le stock n'est pas maintenu au détail, il n'y a donc pas de RCD.
La fréquence du dénombrement varie selon le point de vente, mais il n'a
pas lieu mensuellement. Le stock est compté par unité et multiplié par
le prix coûtant original. Le coefficient du coût utilisé au cours des
mois où aucun dénombrement n'a lieu est déterminé en utilisant
l'accumulation des chiffres du coût des marchandises vendues (CMV) et
des ventes.
12. Cette méthode ne s'applique qu'aux entrepôts.
COMPTABILITÉ DE DÉTAIL ET LE RAPPORT DE COMPTABILITÉ DE DÉTAIL
(RCD)
13. Le système de comptabilité de détail exige que les transactions au
cours desquelles les marchandises sont portées à l'inventaire ou en sont
rayées soient comptabilisées au prix de détail. Notez que le prix de
détail exclu la TPS et la TVP qui peuvent être incluses dans le prix
annoncé.
14. La comptabilité de détail permet de déterminer la valeur
approximative des stocks de fermeture sans qu'on soit obligé de procéder
à un dénombrement ou de consulter les documents originaux pour trouver
le prix coûtant des articles. Grâce à ce système, on peut utiliser
diverses méthodes qui donneront des résultats différents, soit la
méthode du coût moyen ou la méthode de la valeur minimale. La méthode de
la valeur minimale est celle que préconise le Conseil canadien du
commerce au détail et que l'on utilise maintenant dans toutes les
exploitations des FNP. Suivant cette méthode, les démarques sont
entièrement comptabilisées pour le mois au cours duquel elles ont été
effectuées. Cette méthode permet aussi de supposer que la plupart des
démarques s'appliquent aux marchandises vendues et, par conséquent, que
peu de ces marchandises font partie des stocks de fermeture.
15. Il est important de noter que, quelle que soit la méthode utilisée
(coût moyen ou valeur minimale), le profit brut total sera le même à
long terme. Cependant, la méthode de la valeur minimale convient mieux à
la commercialisation de CANEX ainsi qu'à toutes les autres exploitations
des FNP. Les principaux avantages sont les suivants : premièrement,
l'effet des démarques sur le profit brut se fait sentir durant le mois
au cours duquel on les effectue, d'autant plus qu'on ne les reporte pas;
deuxièmement, les gestionnaires peuvent facilement appliquer et
comprendre la méthode.
16. Ce système a un désavantage car les valeurs sont des évaluations
basées sur la relation moyenne entre le prix coûtant et le prix de vente
des marchandises achetées et portées à l'inventaire. Ce système présume
que la marge des ventes réelles est semblable à la marge moyenne sur les
achats. La plupart du temps, cette hypothèse est exacte; mais dès qu'il
y a un écart important soit dans le pourcentage de la majoration, soit
dans la composition du chiffre des ventes d'un rayon, les coûts calculés
de cette façon sont souvent fort différents des coûts réels. La
séparation par rayon des inventaires et des ventes en catégories qui
comportent des marges semblables permet de réduire les divergences entre
le coût calculé et le coût réel au minimum. Donc les opérations qui
n'ont pas été séparées de cette manière devraient faire l'objet d'une
vérification et il faudrait introduire la séparation par rayon là où il
est rentable de le faire.
NOTA
1. Les démarques sont des réductions de la valeur au détail des
marchandises. Il peut s'agir de démarques promotionnelles,
régulières ou spéciales.
2. Les majorations sont des augmentations de la valeur régulière des
marchandises. On ne doit majorer que le prix de vente régulier des
articles ainsi marqués, et ne pas majorer les prix ayant déjà fait
l'objet de démarques.
17. Le RCD est préparé et tenu à jour par le point de vente.
18. Les RCD de tous les points de vente au détail doivent être
présentés à l'OCFNP toutes les semaines; les magasins de détail
mentionnés au chapitre 42 doivent présenter les leurs au moins deux fois
par semaine. Les rapports sont aussi préparés et présentés à l'OCFNP à
la fin des opérations tous les mois et au moment des inventaires.
19. Bien qu'il y ait plusieurs formules différentes que les points de
vente peuvent utiliser (en raison du nombre de rayons), ces points de
vente sont tous tenus de calculer et de tenir à jour les RCD, en
respectant la présentation de base qu'illustre l'annexe A. Voici la
méthode à suivre pour préparer ce rapport :
a. Colonne 1. Inscrire comme stock d'ouverture le chiffre
correspondant à l'inventaire de clôture au prix de détail
d'après le rapport précédent;
b. Colonne 2. Inscrire au prix de détail les achats de la
période rapportée qui se trouvent au Registre des factures;
c. Colonne 3. Inscrire au prix de détail les transferts de la
période rapportée qui se trouvent au Registre de transfert;
d. Colonne 4. Inscrire la valeur totale au détail de toutes les
majorations jointes de la période rapportée;
e. Colonne 5. Inscrire la valeur totale au détail des Avis de
rectification de l'OCFNP (l'annexe B) qui ont été traités
depuis le dernier RCD, selon le paragraphe 23;
f. Colonne 6. Inscrire au prix de détail le montant calculé des
manquants ou des excédents à la suite d'un inventaire
surveillé. Cette écriture sert à faire concorder le rapport
avec le dénombrement réel;
g. Colonne 7. Inscrire, au prix de détail, les ventes de la
période reportée qui figure dans le RQV;
h. Colonne 8. Inscrire la valeur totale de toutes les démarques
jointes de la période rapportée; et
j. Colonne 10. Ajouter les totaux des colonnes 2 à 8 aux stocks
d'ouverture de la colonne 1, ou les soustraire selon le cas.
Cette opération donnera la valeur au détail des stocks de
fermeture à inscrire dans la colonne 10.
NOTA
Tout ce qui doit être soustrait de la première colonne doit être
encerclé pour éviter les erreurs au moment de totaliser les
colonnes.
20. Les pièces justificatives telles que les Registres des factures, les
CPD, etc. de tous les postes enregistrés au RCD, à l'exception des ventes,
doivent être jointes au rapport à soumettre à l'OCFNP. Il faut que tous
les points de vente présentent quotidiennement à l'OCFNP les RQV
séparément des RCD.
21. Le RCD est à remplir en deux exemplaires : l'original est envoyé à
l'OCFNP et le point de vente garde le duplicata.
DISPOSITIONS PRISES PAR L'OCFNP
22. A la réception du RCD, l'OCFNP :
a. Vérifie l'exactitude des chiffres du RCD en les comparant aux
rapports inclus et s'assure que tous les documents nécessaires
ont été joints aux rapports; et
b. Vérifie les additions et multiplications horizontales du RCD et
des autres rapports (Registre des factures, etc.), ainsi que
les documents individuels (factures des fournisseurs, etc.) qui
se rattachent aux rapports.
NOTA
Il serait bon de vérifier absolument tous les documents. Cependant,
selon le nombre des transactions et le personnel qu'il a à sa
disposition, le Contr (B) peut autoriser un échantillonnage
aléatoire au lieu d'une vérification totale de toutes les pièces
justificatives.
23. Après la vérification décrite au paragraphe 22, l'OCFNP :
a. Traite les factures des fournisseurs, les BC et les notes de
crédit joints au Registre des factures, conformément au
chapitre 19;
b. Traite les transferts de marchandises joints au Registre de
transfert conformément au chapitre 22;
c. Traite les CPD joints au RCD conformément au chapitre 23; et
d. Traite les Avis de rectification de l'OCFNP joints au RCD, en
pointant leur séquence numérique et en prenant les mesures
nécessaires de relance chaque fois qu'un de ces Avis ne paraît
pas dans les cinq jours ouvrables prévus. A la fin du mois, le
gérant du point de vente prendra des mesures pour régler tout
Avis de rectification portant sur une somme importante de façon
à ce que le calcul du profit brut du mois ne soit pas faussé.
AVIS DE RECTIFICATION DE L'OCFNP
24. Pour que le RCD puisse servir au personnel d'exploitation qui
vérifie la comptabilité de l'inventaire au prix de détail, chaque fois que
l'OCFNP trouve des erreurs, il n'apporte pas de changements au rapport
tout de suite, mais en avertit le gérant du point de vente à l'aide des
Avis de rectification de l'OCFNP, qui sont numérotés consécutivement
(l'annexe B). Le cas échéant, l'OCFNP identifie le rayon en question sur
l'Avis de rectification.
25. L'OCFNP donne aux Avis de rectification des numéros continus (la CF
1335) et en contrôle l'émission et l'usage comme il a été expliqué au
paragraphe 23d.
26. A la réception d'un Avis de rectification de l'OCFNP, le gérant de
l'établissement étudie les erreurs qui y sont indiquées et s'il est
d'accord avec les changements demandés, prend les mesures qui s'imposent
à la lumière des documents de base à rectifier. Voici les mesures en
question :
a. Registre des factures. Si l'erreur se trouve dans le montant au
prix de détail ou au prix coûtant sur la facture du
fournisseur, ou bien s'il s'agit d'une erreur d'addition ou de
multiplication sur le Registre des factures soumis, l'Avis de
rectification figurera sur le prochain Registre des factures
conformément à l'annexe A du chapitre 21;
b. Registre de transfert. Si l'erreur s'est produite dans le
montant au prix de détail ou au prix coûtant d'une réquisition
ou s'il s'agit d'une erreur d'addition ou de multiplication sur
le Registre de transfert soumis, l'Avis de rectification de
l'OCFNP figurera sur le prochain Registre de transfert de la
façon indiquée au paragraphe 26a pour le Registre des factures;
c. Ventes. Si l'erreur s'est produite dans les RQV, l'Avis de
rectification de l'OCFNP sera traité comme un article séparé
(et indépendant des totaux du RQV courants) dans la colonne 5
avec un redressement approprié dans la colonne 9 du RCD
suivant;
d. Les CPD. Si l'erreur s'est produite dans la Récapitulation des
CPD ou dans les CPD individuels (dans les cas où la base les
traite individuellement), l'Avis de rectification de l'OCFNP
sera traité comme un article séparé dans la colonne 4 ou dans
la colonne 8 du RCD suivant; et
e. Le RCD. S'il s'agit d'une erreur de calcul dans le RCD même,
l'Avis de rectification de l'OCFNP sera traité dans la colonne
5 du RCD suivant.
NOTA
Il est important de traiter tous les Avis de rectification de
l'OCFNP comme il est indiqué au paragraphe 24 de façon que le gérant
puisse se servir des données mensuelles accumulées au RCD pour
vérifier le bien fondé des écritures (achats facturés et transferts
au prix coûtant) et des calculs (calculs du profit brut au prix de
détail) redevables à l'OCFNP.
CALCUL DES STOCKS DE FERMETURE
27. L'OCFNP calcule les stocks de fermeture par rayon. L'appendice 1 de
l'annexe C explique comment remplir la fiche de l'inventaire de fermeture
(FIF) pour chaque méthode d'évaluation des stocks décrites ci-dessus. Le
calcul des stocks de fermeture est nécessaire pour déterminer le coût des
marchandises vendues et donc, le profit brut.
28. Les FIF doivent être préparées, pour chaque rayon où un inventaire
existe, et jointes aux États des résultats du point de vente. Les
exceptions à cette règle doivent être approuvées par le DSFNP.