DEMANDES DE CRÉDIT, RETOURS ET RÉPARATIONS

INTRODUCTION

1. Ce chapitre indique la méthode pour comptabiliser et contrôler :

   1. les demandes de crédit;

   2. les notes de crédit;

   3. les retours de marchandises;

   4. les réparations.

DEMANDES DE CRÉDIT

2. Les formulaires de Demande de crédit (CF 1333) sont numérotés d'avance et contrôlés par le SCFNP. Ce dernier les remet par petites quantités aux gérants des points de vente et inscrit leur numérotage dans un registre de contrôle des documents à usage contrôlé.

3. Le gérant du point de vente remplit une Demande de crédit chaque fois :

   1. qu'après avoir comparé la facture au BC, il relève une inexactitude sur la facture, et non sur le BC, portant sur le prix ou la quantité (voir les chapitres 21 et 51) ou

   2. que le préposé à la réception se rend compte que la marchandise est endommagée et qu'il faut entamer un processus de recouvrement auprès du fournisseur ou du transporteur (voir les chapitres 21 et 51).

      NOTA
      Les points de vente CANEX doivent remplir un Formulaire de réclamation pour perte ou dommages, conformément à la politique Opérations 404 du Manuel des politiques et des procédures de CANEX.
      
      

   3. qu'une marchandise du magasin est retournée au fournisseur pour être portée au crédit du point de vente.

4. En remplissant le formulaire de Demande de crédit, il faut :

   1. y inscrire la date à laquelle la Demande de crédit sera considérée comme une note de crédit si aucune note de crédit n'est reçue (normalement 30 jours après avoir rempli la Demande de crédit);

      NOTA

      1. Lorsque la marchandise provient d'un fournisseur qui n'est pas inscrit au programme central de facturation, la date indiquée sur le formulaire doit être postérieure de 30 jours à la date à laquelle le formulaire a été rempli.

      2. Lorsque la marchandise provient d'un fournisseur inscrit au programme central de facturation, la date indiquée sur le formulaire doit être postérieure de 45 jours à la date à laquelle le formulaire a été rempli. Après 45 jours, le gérant du point de vente envoie un exemplaire du formulaire au QG CANEX, qui vérifie si le crédit a été émis puis appose le timbre CRÉDIT ÉMIS de CANEX sur le formulaire. Ce formulaire dûment timbré est alors retourné au point de vente d'origine qui le traite comme s'il s'agissait d'une note de crédit.

   2. envoyer l'exemplaire blanc au fournisseur;

   3. joindre les exemplaires jaune et rose au BC et à la facture, puis verser le tout dans un dossier dûment daté, intitulé Demande de crédit.

NOTES DE CRÉDIT

5. Lorsque le point de vente reçoit une note de crédit d'un fournisseur, il l'attache à l'exemplaire jaune de la Demande de crédit. La note de crédit est alors traitée en même temps que la facture du fournisseur et le BC (qui avaient été classés en attendant la note de crédit), selon les modalités prévues au chapitre 51. L'exemplaire rose sera gardé aux dossiers du fournisseur.

6. Si, à la date indiquée sur la Demande de crédit, aucune note de crédit n'a été reçue, le point de vente doit presser la société de lui communiquer un numéro d'autorisation. À la réception du numéro, il faut traiter le BC et la facture conformément aux dispositions réservées aux fournisseurs non inscrits au programme central de facturation. Lorsqu'on utilise l'exemplaire jaune de la Demande de crédit pour défalquer le compte fournisseur du fournisseur, il faut traiter la demande individuellement et ne pas la déduire directement de la facture en question.

7. Si on reçoit une note de crédit au montant de la Demande de crédit après que les mesures décrites au paragraphe 6 ont été prises, le point de vente classe cette note de crédit avec l'exemplaire rose de la Demande de crédit.

8. S'il existe un écart entre le montant de la réduction demandée sur la Demande de crédit et le montant de la note de crédit reçue du fournisseur, il faut joindre une nouvelle Demande de crédit (pour la différence nette) à la note de crédit du fournisseur et la traiter de façon normale au moyen du registre des factures.

9. Pour les fournisseurs inscrits au programme central de facturation, la Demande de crédit est traitée comme une note de crédit seulement après avoir été vérifiée et timbrée par le QG CANEX. Voir la nota 2 du paragraphe 4 ci-dessus et le chapitre 51.

10. Sur réception du formulaire de Demande de crédit, le SCFNP :

    1. coche le numéro de la Demande de crédit au Registre de contrôle des documents à usage contrôlé, comme il est indiqué au chapitre 6;

    2. si la Demande de crédit est attachée à une note de crédit du fournisseur, il comptabilise la note de crédit au dossier du compte fournisseur du fournisseur ou

    3. s'il n'y a pas de note de crédit jointe, la Demande de crédit doit être appuyée du numéro d'autorisation et servir de réduction au compte du fournisseur. La Demande de crédit est comptabilisée comme s'il s'agissait d'une note de crédit, au dossier du compte fournisseur du fournisseur.

       NOTA

       1. Si le SCFNP reçoit une Demande de crédit pour un fournisseur inscrit au programme central de facturation qui n'a pas été vérifiée et timbrée par le QG CANEX, il retourne la Demande de crédit au gérant du point de vente qui la traitera conformément au chapitre 51.

       2. Au moment de l'inventaire seulement, les Demandes de crédit qui ne sont pas appuyées d'un numéro d'autorisation doivent être reportées aux comptes des marchandises reçues mais non facturées.

RETOURS DE MARCHANDISES

11. Tous les retours de marchandises au fournisseur se font au moyen d'une Demande de crédit. L'exemplaire blanc est envoyé au fournisseur avec la marchandise, puis les exemplaires jaune et rose sont classés dans le dossier des Demandes de crédit. Il faut joindre un exemplaire du reçu du transporteur à l'exemplaire jaune.

12. Sur réception de la note de crédit du fournisseur, le gérant du point de vente :

    1. attache l'exemplaire jaune de la Demande de crédit à la note de crédit;

    2. transmet les documents accompagnés du DND 728 quotidien au SCFNP.

13. Si la note de crédit n'a pas été reçue dans les 30 jours, ou dans les 45 jours dans le cas d'un fournisseur inscrit au programme central de facturation, il faut prendre les mesures conformément aux paragraphe 6 et aux paragraphe 9 ci-dessus.

14. On traite la marchandise qu'un client a retournée à CANEX conformément à la politique Opérations 401 du Manuel des politiques et des procédures de CANEX.

RÉPARATIONS

15. Le contrôle des réparations se fait au moyen d'une étiquette séparable pour réparations et d'un registre de réparations.

16. Réparations pour les clients. Lorsque le point de vente se charge d'un bien sous garantie qu'il faut réparer pour un client, le gérant du point de vente :

    1. remplit les deux parties de l'étiquette pour réparations;

    2. donne au client la partie du bas de l'étiquette;

    3. inscrit les renseignements nécessaires dans le registre des réparations;

    4. attache l'étiquette à l'article et l'envoie au centre de réparation;

    5. au retour de l'article, il inscrit la date dans le registre, avertit le client et le fait signer lorsque ce dernier récupère l'article.

17. Réparations de marchandises pour le magasin. Lorsqu'il est nécessaire de faire réparer des marchandises du magasin, le gérant du point de vente :

    1. remplit les deux parties de l'étiquette pour réparations;

    2. classe la partie du bas de l'étiquette dans le dossier de réparation de marchandises;

    3. inscrit les renseignements nécessaires dans le registre des réparations;

    4. attache l'étiquette à l'article et l'envoie au centre de réparation;

    5. au retour de l'article, il inscrit la date dans le registre des réparations et renvoie la marchandise dans son rayon ou à l'entrepôt, selon le cas.

18. Le gérant du point de vente doit s'assurer que les articles retournés pour réparation sont comptabilisés au cours des inventaires surveillés, selon les modalités du chapitre 26.