TRANSFERTS

INTRODUCTION

1. Le présent chapitre décrit la politique et les procédures comptables relatives au traitement des transferts de marchandises.

2. Les distributions de marchandises entre CANEX et les autres établissements des FNP sont traitées comme des ventes en gros et leur exécution est appuyée d'une Facture FNP (DND 1221) conformément au chapitre 48.

POLITIQUE

3. Il faut utiliser des Demandes de marchandises (CF 603) Annexe A aux fins de transferts à une réception privée (voir le chapitre 38) où d'un rayon à un autre (ou à un compte de dépenses) :

1. dans un même point de vente (par exemple, du rayon 5 au rayon 4 d'un magasin de détail);

2. dans un même établissement (par exemple, du rayon 1 du magasin de détail au rayon 1 d'un dépanneur - les deux étant des points de vente CANEX);

3. entre établissements ou points de vente des FNP autres que CANEX;

4. dans le système CANEX (par exemple, d'un détachement CANEX à un autre).

4. Les demandes de marchandises ne doivent pas servir à des fins autres que celles indiquées ci-dessus.

5. Les points de vente qui font une demande de marchandises ne doivent pas les traiter par l'intermédiaire des RQV.

ÉTABLISSEMENT DU PRIX

6. Les transferts sont toujours faits au prix coûtant. Pour CANEX, si les transferts au sein d'un même établissement occasionnent des frais excessifs au point de vente qui effectue le transfert, le gérant peut imposer des frais de manutention au point de vente récepteur. Dans ce cas, les frais doivent figurer sur le formulaire CF 603 et être comptabilisés comme revenu de manutention par le point de vente émetteur et comme frais de manutention par le point de vente récepteur.

CONTRÔLE

7. Les formulaires CF 603 seront contrôlés conformément au chapitre 6.

8. La distribution des formulaires CF 603 se fait normalement comme suit :

1. l'original (blanc) accompagne les marchandises au rayon ou au point de vente récepteur, puis il est transmis au SCFNP accompagné du DND 728 quotidien du point de vente récepteur;

2. le duplicata (jaune) est conservé par le rayon ou le point de vente émetteur et est transmis au SCFNP accompagné du DND 728 quotidien du point de vente émetteur;

3. le triplicata (rose) ne doit pas être détaché du carnet.

NOTA

Lorsqu'on annule une Demande de marchandises, il faut apposer la mention " Annulé " au tampon sur l'original et le duplicata et les transmettre ensuite au SCFNP accompagnés du DND 728 quotidien du point de vente émetteur.

TRAITEMENT DES TRANSFERTS

9. Dans un même point de vente. Le gérant prépare le formulaire CF 603 en y ajoutant le prix coûtant et, pour les points de vente utilisant la comptabilité de détail, il y ajoute aussi le prix de détail. S'il est difficile d'établir le prix coûtant, il peut appliquer le pourcentage du profit brut normal du rayon pour ramener le prix de détail au prix coûtant. Le gérant s'assure que les étiquettes de prix ont été rajustées, il agrafe l'original et le duplicata du formulaire CF 603 et les transmet au SCFNP accompagnés du DND 728 quotidien du point de vente émetteur.

10. Dans un même établissement ou entre établissements ou points de vente des FNP autres que CANEX. Le gérant prépare le transfert comme prévu au paragraphe 7. Si l'on vient prendre livraison de la commande, le gérant s'assure que le point de vente récepteur signe l'original et le duplicata du formulaire CF 603. Si la commande est livrée, l'original et le duplicata sont remis au chauffeur qui s'assure que les signatures confirmant la livraison sont bien apposées sur les formulaires dont le duplicata est renvoyé au point de vente émetteur. L'original reste en possession du point de vente récepteur. Le gérant du point de vente récepteur transmet l'original au SCFNP accompagné du DND 728 quotidien du point de vente. Le gérant du point de vente émetteur transmettra le duplicata au SCFNP accompagné du DND 728 quotidien du point de vente.

11. Dans le système CANEX (p. ex. d'un détachement CANEX à un autre). Les procédures établies au paragraphe 8 s'appliquent sauf que, étant donné que les points de vente émetteur et récepteur se trouvent à des unités différentes, le SCFNP de chaque unité ne reçoit qu'une copie du formulaire CF 603. L'écriture de compensation du CT ou du DT dans le GL des transferts sera effectuée comme suit : DT dans Compte client - Bases CANEX, ou CT dans Compte fournisseur - Bases CANEX.

12. Mesures prises par le SCFNP. À la réception des DND 728 quotidiens et des formulaires CF 603 joints, le commis FNP doit :

1. vérifier les calculs indiqués sur le formulaire CF 603;

2. assortir l'original et le duplicata du formulaire CF 603 (voir nota);

3. biffer le numéro de série du formulaire CF 603 sur le Registre d'utilisation des documents à usage contrôlé du point de vente émetteur;

4. entrer les données dans un JENGEN ou un SUIGEN et transmettre le registre au SCFNP;

5. le SCFNP examine le registre et les pièces justificatives, reporte les données du registre et transmet le registre et le CF 603 au GRC à des fins de traitement et de conservation.

NOTA

Pour les transferts entre les bases, une seule copie du CF 603 est disponible.

PAIEMENT

13. Il ne faut en aucun cas libeller un chèque pour payer une demande de marchandises à une autre base ou région. Le GRC doit remplir un bordereau de transfert pour enregistrer le paiement, conformément au chapitre 9.