POLITIQUE

1. À moins qu'il n'en soit précisé autrement, tous les établissements et les points de vente sont tenus de suivre les méthodes d'achat énoncées dans le présent chapitre. Le chapitre 51 énonce les politiques et les procédures relatives aux achats CANEX.

2. Le présent chapitre traite des achats de marchandises de revente et d'articles non destinés à la vente dont le paiement est effectué au moyen des comptes fournisseurs. Si les achats ou les articles non destinés à la vente sont payés avec les fonds de la petite caisse ou la carte de crédit d'achats professionnelle, il faut appliquer les procédures décrites au chapitre 7.

3. Les formulaires CF 601 sont des documents à usage contrôlé et doivent dont être contrôlés conformément au chapitre 6.

CONDITIONS D'UTILISATION DES BONS DE COMMANDE

4. Il faut remplir un Bon de commande (BC), formulaire CF 601 (Annexe A), dans les cas suivants :

1. les marchandises commandées à un fournisseur ne sont expédiées que si ce dernier reçoit un BC;

2. le fournisseur demande qu'une commande faite par téléphone, télex, etc., soit confirmée par écrit;

3. required to calculate detailed retail values for those outlets on retail accountability (excluding those instances covered by paragraph 5;

4. le BC est nécessaire pour calculer les prix de détail pour les points de vente ayant une comptabilité de détail, à l'exclusion des cas mentionnés au paragraphe 5;

5. le BC est nécessaire pour contrôler les marchandises en transit;

6. les marchandises de revente sont payées comptant dans les situations urgentes;

7. les marchandises de revente sont reçues à titre d'échantillon, de don ou d'articles gratuits;

8. le GRC/SCFNP ou le gérant CANEX demande qu'on remplisse un BC.

5. Il n'est pas nécessaire de remplir un BC dans les cas suivants :

1. les marchandises faisant l'objet d'une commande permanente sont reçues conformément à un plan de livraisons échelonnées;part of a standing order is received on a regular scheduled basis;

2. le même fournisseur multiplie les envois dans le courant d'une même semaine;

3. es quantités de marchandises ne sont déterminées qu'au moment de la livraison, comme c'est le cas pour le pain, le lait, les boissons gazeuses et la crème glacée;

4. le BC n'est préparé qu'après réception des marchandises et ne représente donc qu'un accusé de réception ou une autorisation de paiement;

5. les marchandises proviennent d'un point de vente de la base ou de la station. La marche à suivre concernant ce genre d'opération est décrite au chapitre 22.

DISTRIBUTION DES BONS DE COMMANDE

6. Le gérant du point de vente ou son personnel autorisé remplit et signe le BC qui est ensuite distribué comme suit :

1. l'original (blanc) est envoyé au fournisseur;

2. le duplicata (jaune) reste dans le dossier des commandes courantes en attendant la livraison de la marchandise;

3. le triplicata (rose) reste classé avec le duplicata jusqu'à l'arrivée des marchandises.

MARCHE À SUIVRE SI LE BON DE COMMANDEN'EST PAS ÉMIS

7. Si les marchandises ne sont pas commandées par BC, voici la marche à suivre

1. le gérant du point de vente et le représentant du fournisseur se mettent d'accord sur les conditions de livraison;

2. au moment de la livraison, le représentant du fournisseur fournit une facture de livraison énumérant les produits, les quantités expédiées et les prix de facture accompagnés de toutes leurs particularités et de leurs totaux;

3. le personnel du point de vente vérifie les quantités et l'état des marchandises livrées;

4. le gérant du point de vente inscrit sur la facture de livraison le prix de détail (s'il s'agit d'une comptabilité de détail) des marchandises livrées et en accuse réception.

NOTA




Un timbre sera apposé sur la facture de livraison, au recto s'il y a assez de place, sinon au verso, pour inscrire l'information exigée ci-dessus. Les données minimales suivantes doivent figurer sur ce timbre :

Point de vente/Rayon___________________________
Date de réception______________________________
Reçu par_______________________________________
Total de la facture (prix coûtant)_____________
Total de la facture (prix de vente)____________
Paiement autorisé par__________________________

RÉCEPTION DE LA MARCHANDISE

8. Dès réception de la marchandise, le gérant du point de vente :

1. se procure soit le duplicata et le triplicata du dossier des commandes courantes, si le BC a été rempli, soit la copie de la facture du fournisseur qui accompagne la marchandise;

2. compare le nombre d'articles reçus à celui figurant sur le BC ou sur la facture et vérifie si les marchandises ont subi des dommages visibles à l'œil nu;

3. signe le bordereau de livraison ou la facture, en y ajoutant le cas échéant des remarques concernant les écarts de quantité; dans ces cas-là, il fait signer le chauffeur qui atteste ainsi des dégâts ou des écarts de quantité;

4. compare le prix d'achat indiqué sur la facture du fournisseur à celui du BC ou du registre des prix d'achat du magasin; en principe, les BC ou les registres devraient être tenus autant par les points de vente contrôlés au prix de détail que par ceux contrôlés au prix coûtant;

5. en cas d'écart, remplit la Demande de crédit (Formulaire CF 1333) à imputer soit au fournisseur, soit au transporteur. Une fois que la cause de la divergence a été établie, on prend les mesures suivantes :

1. Erreurs de prix

1. Si le prix indiqué sur la facture est exact, les exemplaires du BC sont corrigés et un nouveau prix de vente est calculé et inscrit sur le BC. Notez que ceci nécessitera le réétiquetage de la marchandise et le traitement des démarques et des majorations pour les marchandises vendues au mauvais prix et pour les marchandises en magasin avant la présente livraison.

2. Si c'est le prix indiqué sur le BC qui est exact, on remplit une Demande de crédit (Formulaire CF 1333) en suivant les instructions données au chapitre 24.

2. Erreurs de quantités

1. si la quantité indiquée sur la facture est exacte, tous les exemplaires du BC sont corrigés. Aucune autre rectification n'est nécessaire, ou

2. si c'est la quantité indiquée sur le BC qui est inexacte, on remplit un formulaire de Demande de crédit en suivant les instructions données au chapitre 24.

NOTA

Mais si, dans le cas d'un transfert interne de marchandises, il se glisse une différence dans le nombre d'articles livrés ou dans le prix, il faudra rectifier le CF 603 en conséquence au moment de la prise de livraison ou de la réception de la marchandise. Les deux parties apposeront leurs initiales à côté de la rectification; ainsi il ne sera pas nécessaire de remplir la Demande de crédit.

6. le gérant fixe au besoin le prix de détail des marchandises qui seront placées sur les rayons du point de vente ou dans la salle d'entreposage;

7. il joint le duplicata du BC à la facture du fournisseur; les deux documents seront ensuite traités conformément aux paragraphes 12 à 14;

8. il laisse le triplicata du BC au point de vente pour qu'il soit versé au dossier.

COMMANDES DIFFÉRÉES

9. Dans le cas où une commande serait incomplète et qu'il faudrait faire une commande de rappel, le réceptionnaire doit :

1. consigner la marchandise à venir sur le triplicata du BC puis le verser au dossier des commandes courantes du point de vente visé;

2. dès réception de la marchandise en souffrance, retirer le triplicata du BC correspondant du dossier des commandes courantes;

3. remplir un nouveau BC en y inscrivant les marchandises reçues en livraison différée;

4. vérifier si les marchandises reçues correspondent au BC, comme le prévoit le paragraphe 10;

5. traiter les exemplaires du BC conformément aux dispositions des paragraphes 12 à 14;

6. répéter les étapes a) à e) si la commande est toujours incomplète et que les marchandises encore en souffrance sont attendues.

TRAITEMENT DES FACTURES

10. Pour les points de vente contrôlés au prix coûtant, le gérant devra :

1. après avoir réceptionné la marchandise selon ce qui est écrit au paragraphe 8, continuer de remplir la facture du fournisseur et en faire l'addition;

2. accuser réception des marchandises et autoriser le paiement en signant dans la case du BC prévue à cet effet; s'il n'y a pas de BC, donner les renseignements demandés sur le timbre de la facture du fournisseur;

3. après avoir suivi les indications du paragraphe 8 relatives à la réception des transferts internes de marchandises, vérifier les additions et ce qui a été ajouté sur le CF 603 correspondant;

4. une fois par jour, transmettre les BC, les factures des fournisseurs et les bordereaux de marchandises reçues au SCFNP, accompagnés d'un DND 728.

11. Pour les points de vente à comptabilité de détail, le gérant devra :

1. après avoir suivi les indications du paragraphe 8 relatives à la réception des marchandises, fournir les renseignements qui manquent et additionner les prix coûtants et les prix de détail sur la facture du fournisseur ou sur le BC, selon le cas;

2. accuser réception des marchandises et autoriser le paiement en signant dans la case du BC prévue à cet effet; s'il n'y a pas de BC, donner les renseignements demandés sur le timbre de la facture du fournisseur;

3. après avoir suivi les indications du paragraphe 8 relatives à la réception des transferts internes de marchandises, vérifier ce qui a été ajouté ainsi que les additions sur le CF 603 pour tout ce qui touche le prix coûtant et le prix de détail;

4. présenter au SCFNP, une fois par jour, les BC, les factures des fournisseurs et les bordereaux de marchandises reçues accompagnés d'un formulaire DND 728.

12. Il faut inscrire les codes dépenses sur les factures couvrant les postes de dépense dûment approuvés, tels les réparations, le téléphone, etc., et joindre ces factures au DND 728 quotidien.