LA PAIE

INTRODUCTION

1. Le chef des services financiers et vice-président de l'informatique(CSF VPI) contrôle la fonction de la paie de tous les employés des FNP, par l'entremise de l'adminstrateur du bureau national de la paie (ABNP) de l'ASPFC. Cependant, les GRC et les SCFNP doivent être au fait de certaines questions connexes qu'ils devront traiter sur une base continue. Le présent chapitre porte sur ces questions.

2. Des politiques et des procédures particulières sont émises par le ABNP et/ou le gestionnaire du SRRHB de la Division des ressources humaines (Div RH), au besoin.

GÉNÉRALITÉS

3. Les gestionnaires des ressources humaines (GRH) des bases relèvent du vice-président des ressources humaines (VP RH) de l'ASPFC par l'entremise des gestionnaires régionaux des ressources humaines (GRRH). Les GRH maintiennent les dossiers des employés, traitent les feuilles de temps des employés et entrent les données des employés dans le Système de rémunération et de ressources humaines de la base (SRRHB) qui les transmet ensuite dans le Système d'information sur les ressources humaines (SIRH), Cyborg, au QG ASPFC.

4. Les données sur la paie sont transmises électroniquement au ABNP chargé de traiter les données sur la paie au moyen du Système d'information sur les ressources humaines, Cyborg. Le traitement de la paie des 25 bases canadiennes est centralisé au QG ASPFC et comprend le traitement de la rémunération de tous les employés, des déductions à la source et des avantages sociaux.

5. Lorsque la paie est traitée, le ABNP solde le compte et génère un JENGEN d'ABACIS qu'il envoie aux GRC, ce qui constitue le moyen par lequel les GRC reportent les comptes de la masse salariale.

6. La paie des employés leur est normalement versée par virement automatique dans leur compte bancaire, ce dont est responsable le CSF VPI. Tout chèque manuel, remis à titre de paie, d'avance sur le salaire, etc., est produit par le SCFNP. La section des RH de la base imprime et distribue les talons de chèque de paie des virements automatiques.

7. Les dépenses salariales doivent être calculées de façon à correspondre raisonnablement aux dépenses à encourir afin de produire les revenus nécessaires dans chaque période comptable. Le nombre d'employés, les limites des ressources et la charge de travail qui servent à déterminer les salaires à payer dans chaque activité exigent, aux fins de rentabilité, que le montant à accumuler soit fondé sur des estimations.

CONTRÔLE INTERNE - TRAITEMENT DE LA PAIE

8. À titre d'émetteur de chèques, le GRC doit veiller à ce que les contrôles internes appropriés soient établis en ce qui concerne la signature et la distribution des chèques.

9. Le commis/coordonnateur/gestionnaire des RH et un employé désigné du point de vente ou de l'établissement concerné (mais non pas l'employé qui a l'autorité de signer la demande de chèque) devraient distribuer les chèques qui doivent avoir été insérés dans des enveloppes scellées. Tout chèque non réclamé doit être retourné au GRH qui les fera annuler par le GRC.

10. Les personnes autorisées à signer les chèques doivent s'assurer personnellement de la validité des chèques à signer. Au moment de signer le chèque, le signataire doit examiner les documents d'appui et les parapher. Il faut porter une attention particulière aux montants importants et aux employés inconnus.

CONTRAT DE SERVICES

11. Occasionnellement, des employés peuvent être embauchés pour effectuer certaines fonctions (par ex. arbitres, instructeurs pour les sports, organiste à l'église, etc.) en vertu d'un contrat de services plutôt que comme employé permanent des FNP. Un contrat de services est un marché conclu entre un entrepreneur autonome qui travaille à son propre compte et les FNP. Un contrat de services (par ex. un contrat d'emploi pour une période déterminée) implique des relations employeur-employé.

12. Le Manuel des politiques et des procédures en gestion des ressources humaines des FNP (POLRH FNP) fournit des renseignements supplémentaires de même qu'un exemple de contrat de services.

13. L'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) n'exige pas que des retenues à la source soient effectuées dans les cas de contrat de services, mais le GRC doit émettre un T4A supplémentaire lorsque :

1. le paiement est fait à un entrepreneur autonome qui n'est pas incorporé (par ex. une personne plutôt qu'une compagnie ou un organisme);

2. la rémunération totale de l'entrepreneur pendant une année d'imposition excède 500 $.

NOTA

Pour se conformer aux directives du Conseil du Trésor concernant les contrats de service gouvernementaux, il faut émettre un T4A à toutes les entreprises, quel que soit le type, p. ex. entrepreneur individuel, société ou partenariat. Il n'existe pas de limite en ce qui concerne les montants en jeu. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le site du Conseil du Trésor à www.tbs-sct.gc.ca/fin/fin_f.asp.

14. S'il est nécessaire d'émettre un T4A, il faut obtenir le numéro d'assurance sociale de l'entrepreneur et inscrire le montant de la rémunération de l'année d'imposition dans la case 28 (Autres revenus) du T4A.

15. Les GRC/SCFNP doivent effectuer les paiements dans le journal de décaissements (DISGEN d'ABACIS). Il faut conserver un dossier des paiements effectués à chaque entrepreneur et l'examiner à la fin de l'année d'imposition afin de déterminer s'il est nécessaire d'émettre un T4A.

RÉPERCUSSIONS FISCALES DES ADHÉSIONS GRATUITES

16. Les adhésions gratuites aux clubs et aux mess accordées à des personnes choisies qui sont soit des militaires, des fonctionnaires ou des employés des FNP, constituent un avantage imposable devant être ajouté au revenu du bénéficiaire. Les adhésions gratuites ne seraient pas considérées comme un avantage imposable seulement si l'adhésion était gratuite pour tous les participants autorisés du club plutôt que pour une personne ou un groupe choisi.

17. Les gestionnaires des activités des FNP qui émettent les adhésions gratuites doivent fournir les noms, les adresses et les NAS des bénéficiaires de même que l'équivalent monétaire de l'adhésion au SCFNP/GRC avant la fin de chaque année civile. Les GRC émettront des T4A ou un Relevé 1 (Québec) pour ces adhésions.

NUMÉROS DE L'ÉTABLISSEMENT AUX FINS DE LA PAIE (NEP)

18. Les numéros de l'établissement aux fins de la paie (NEP) sont utilisés pour imputer automatiquement les coûts salariaux particuliers aux GL pertinents. Des rapports de répartition des coûts de la main d'œuvre (LABDIS) peuvent être produits pour chaque NEP afin d'aider à retracer les coûts salariaux par but ou par catégorie. Généralement, les NEP assignés à un établissement correspondent à l'EPC de cet établissement. Voici la gamme de NEP à utiliser :

Établissement EPC NEP GRC/CSF VP 100 0001 - 0999 Fonds de la base 101 - 399 1000 - 3999 CANEX 400 - 599 4000 - 5999 Mess des officiers 600 - 699 6000 - 6999 Mess des sergents et des adjudants 700 - 799 7000 - 7999 Mess des caporaux et soldats 800 - 899 8000 - 8999 Établissements divers 900 - 999 9000 - 9999

19. Lorsqu'il est nécessaire d'établir un nouveau NEP dans la base, le gérant de l'établissement en fait la demande au commis/coordonnateur/gestionnaire des RH. Le gestionnaire des RH choisit un NEP approprié, demande au GRC de vérifier les GL touchés et envoie la demande par courriel au gestionnaire national de la paie ainsi qu'une copie pour information au GRC. En ce qui concerne le NEP du GRC/CSF VPI contrôlés par le GSC de la Div Fin, le GSC doit également transmettre les demande de NEP au surveillant national de la paie (SNP). Ce dernier saisira le NEP dans le système de la paie CYBORG et informera le gestionnaire RH et le GRC ou le SNP, selon le cas. Il faut également en transmettre une copie au gestionnaire des logiciels de la Div Fin qui mettra le SRRHB à jour.

EMPLOYÉS DES FNP TRAVAILLANT POUR LES SERVICES ALIMENTAIRES DES FC

20. Les services alimentaires des FC peuvent avoir recours aux services des employés des FNP pour préparer ou servir les repas à des activités sociales des activités des FNP, des clubs, des mess, etc.

21. À des fins de contrôle, il faut assigner un NEP à chaque réception pour laquelle des employés des services alimentaires des FNP sont embauchés afin de permettre la préparation d'un LABDIS pour chacune d'elles. Chacun des NEP imputera automatiquement les frais de main d'œuvre au GL 2095 du Fonds de la base qui facturera ensuite les coûts salariaux identifiés par le NEP de l'activité aux Services alimentaires des FC.

22. Le bureau des ressources humaines des FNP de la base doit réserver suffisamment de NEP pour chaque établissement afin d'identifier les réceptions d'une période donnée (p. ex. un mois). Ces NEP peuvent être utilisés pour différentes réceptions le mois suivant.

NOTA

Il faut modifier le PSGLRG et le LDGLRG chaque fois qu'on utilise un nouveau NEP. Pour obtenir de l'aide ou des explications supplémentaires, communiquez avec le Service à la clientèle d'ABACIS.

23. Il faut assigner un NEP permanent à l'établissement qui donne des services quotidiens de main d'œuvre des FNP sur une base continue, comme le service de comptoir à sandwiches.