COMPTES FOURNISSEURS ET DÉBOURS

INTRODUCTION

1. Ce chapitre énonce la politique et les méthodes relatives à la comptabilité et au contrôle des comptes fournisseurs et des débours. Voir le Manuel des Applications ABACIS, chapitre 5, pour les procédures propres à l'ABACIS.

2. Les conditions énoncées dans le présent chapitre ne s'appliquent pas aux chèques de paie, qui eux sont émis de la façon indiquée au chapitre 20.

POLITIQUE

3. Il faut tenir des registres de comptes fournisseurs qui présentent une comptabilité claire et précise du passif dû aux fournisseurs.

4. Des registres de comptes fournisseurs sont tenus séparément pour chaque établissement autonome (c.-à.-d. CANEX, mess, fonds de la base, etc.).

5. À l'exception des cas traités au paragraphe 6, toutes les transactions qui se rapportent aux marchandises sont comptabilisées dans le journal des comptes fournisseurs (SUIGEN d'ABACIS).

6. Les débours pour les comptes relatifs aux articles qui ne sont pas destinés à la revente (paiements d'urgence, CAPFC, remboursement des cotisations de mess) peuvent être enregistrés par l'intermédiaire du Journal des débours (DISGEN d'ABACIS) à titre de paiements directs.

7. Il faut veiller à retirer le maximum d'avantages de la durée de crédit accordée par les fournisseurs. La pratique qui consiste à solder tous les comptes fournisseurs tous les mois à date fixe ne constitue pas un moyen valable de pratiquer une bonne gestion de l'encaisse. À cet égard, les directives suivantes aideront les responsables à effectuer leurs tâches :

1. Escomptes de caisse. Alors que les escomptes offerts sur un achat individuel peuvent sembler insignifiants (en termes de dollars absolus), considérés globalement, ils représentent à la fin de l'année un montant substantiel. Par conséquent, il faut élaborer des méthodes permettant de s'assurer que se matérialisent en fait les escomptes et que les factures offrant ces conditions sont réglées à la date où l'escompte en question est en vigueur.

2. Prolongation du crédit. Il arrive que les autorités responsables des achats réussissent à obtenir des conditions prévoyant le règlement du paiement à une date ultérieure à celle prévue. Il faut profiter de ces conditions et le GRC ne doit donc pas régler de tels comptes avant le temps;

3. Conditions normales. Dans la plupart des cas, les fournisseurs offrent un délai de paiement de 30 jours. Quoique obéir strictement à ce délai imposerait une charge de travail trop lourde à la base, il faut tirer avantage de ces conditions de paiement.

8. Le GRC est chargé des tâches suivantes :

1. créer des registres de comptes fournisseurs (SU). Les registres doivent être créés centralement pour s'assurer que tous utilisent une structure de numérotation normalisée et ne maintiennent qu'un registre par fournisseur;

2. maintenir les dossiers SU, ce qui comprend le tri, l'archivage et la suppression des registres désuets ainsi que l'établissement de la balance du SU et du GL;

3. émettre les chèques aux fournisseurs;

4. traiter les demandes des fournisseurs;

5. faire le rapprochement mensuel entre les comptes fournisseurs et les SU;

6. créer des rapports axés sur les lacunes que les bases pourront imprimer afin de déterminer les fournisseurs à l'égard desquels il faut prendre des mesures (p. ex., escomptes perdus) ou accélérer un processus (règlement des notes de crédit).

9. Le SCFNP est chargé de :

1. faire la réception des factures des fournisseurs, de saisir les données dans l'ABACIS et de transmettre les registres et les pièces justificatives au GRC;

2. au besoin, de traiter les demandes des fournisseurs au moyen des fonctions SUQERY, SURKIV, AUDIT et CHEQRP;

3. d'imprimer et de distribuer les rapports axés sur les lacunes ainsi que d'autres documents aux gérants des établissements et des points de vente à des fins de traitement rapide.

TRAITEMENT DES FACTURES DES FOURNISSEURS

10. Dès que le commis à la comptabilité des FNP reçoit un BC, une facture et, le cas échéant, une Demande de crédit d'un établissement ou d'un point de vente, il vérifie les particularités de ces documents et prend les mesures suivantes :

1. il inscrit les données de la facture au SUIGEN;

2. il inscrit très clairement la référence du Journal des comptes fournisseurs (SUIGEN) au recto de la facture, en prenant bien soin de ne masquer aucune des données figurant sur la facture;

3. il transmet le SUIGEN non reporté et les pièces justificatives au SCFNP.

11. Le SCFNP doit :

1. vérifier les factures et le SUIGEN et veiller à ce qu'on ait bénéficié de tous les escomptes des fournisseurs;

2. faire les reports dans le SUIGEN et transmettre le registre et les pièces justificatives au GRC.

12. Le GRC doit :

1. classer les factures selon les dates d'échéance;

2. générer un DISGEN selon les dates d'échéance et vérifier les factures correspondantes. Si, dans le DISGEN apparaissent des factures que la région n'a pas reçues, il faut émettre les chèques et inscrire les données de la facture dans un dossier en suspend et confirmer le tout au moment de la réception de la facture envoyée par la base;

3. libeller des chèques et reporter les données dans le DISGEN;

4. estampiller PAYÉ sur les documents et inscrire le numéro du chèque et la date;

5. verser la facture et les pièces justificatives au dossier du fournisseur, classé par ordre alphabétique;

6. envoyer le paiement aux fournisseurs. Il faut inscrire les particularités des factures faisant l'objet du paiement sur le talon du chèque.

TRAITEMENT DES PAIEMENTS EFFECTUÉS ENTRE LES RÉGIONS

13. Les paiements à l'ordre d'un établissement des FNP d'une autre région (p. ex. paiements effectués à un magasin CANEX à la suite d'un transfert de marchandises) doivent être faits au moyen d'un bordereau de transfert (BT) et non pas d'un chèque. Toutes les procédures de traitement des factures des fournisseurs s'appliquent.

INSCRIPTION DES ESCOMPTES DE CAISSE

14. Lorsque des escomptes de caisse sont offerts, le coût net (coût de la facture moins l'escompte de caisse) est inscrit au débit des Achats et au crédit des Comptes fournisseurs.

15. Lorsque le paiement est effectué en retard, l'escompte de caisse perdu est inscrit au compte Escomptes de caisse perdus. Ce compte fera partie de l'état des revenus et frais généraux de l'établissement et non de l'état des résultats du point de vente. Une telle procédure se fonde sur l'hypothèse que tous les escomptes de caisse seront acceptés et que leur perte est attribuable à l'administration générale de l'établissement.

TRAITEMENT DES PAIEMENTS DIRECTS

16. On paie directement les factures de fournisseurs avec lesquels on traite de façon ponctuelle ou occasionnelle et pour lesquels il n'existe pas de dossier (SU).

17. Voici le rôle des différents intervenants à l'échelle de la base :

1. l'établissement prépare et transmet une Demande de chèque (voir l'annexe E du chapitre 9) au SCFNP;

2. b. le SCFNP vérifie la Demande de chèque, créé un DISGEN et en avise le GRC. À ce moment, le SCFNP inscrit la référence du DISGEN bien en vue au recto de la facture en veillant à ne pas masquer les renseignements qui y sont inscrits. Il transmet ensuite le registre et les pièces justificatives au GRC.

18. Le GRC se charge ensuite de :

1. libeller les chèques en les reportant au DISGEN;

2. classer la facture et les pièces justificatives;

3. transmettre le paiement au fournisseur et d'inscrire les détails de la facture sur le talon du chèque.

TRAITEMENT URGENT DES PAIEMENTS DIRECTS

19. Les bases émettront une série spéciale de chèques à utiliser dans les cas où, en raison d'une urgence, il faut traiter le paiement plus rapidement que la période de 48 heures habituelle. Le SCFNP doit alors :

1. examiner la Demande de chèque et les circonstances entourant le paiement d'urgence;

2. faire le chèque manuellement en s'assurant qu'il est séquentiel, le faire signer par le personnel autorisé et le donner au destinataire;

3. entrer les données dans un DISGEN (il n'est pas permis de faire des modifications à l'échelle de la base);

4. transmettre le DISGEN et les pièces justificatives au GRC.

20. Le GRC se charge ensuite de :

1. produire un rapport de listage de chèques;

2. modifier le DISGEN, au besoin et y faire les reports;

3. classer la facture et les pièces justificatives.

21. Le GRC est personnellement responsable de vérifier la pertinence du recours au paiement d'urgence à tous les trimestres afin de prévenir les abus.

CONTRÔLES INTERNES - DÉBOURS

22. Le personnel affecté aux comptes fournisseurs est informé de ses responsabilités concernant la validité des inscriptions enregistrées. Ce personnel ne passe pas les écritures pour lesquelles les documents autorisés n'ont pas été reçus. Lorsqu'on découvre des écritures non autorisées, on rapporte l'incident au GRC qui prend les mesures disciplinaires appropriées.

23. Lorsqu'ils sont présentés en vue d'obtenir la signature du responsable, tous les chèques servant à faire des paiements (paie, remboursements de petite caisse, postes des comptes-clients, etc.) doivent être accompagnés des factures, des bons de commande, des Demandes de chèque, etc., munis des autorisations nécessaires.

24. Les personnes autorisées à signer les chèques doivent s'assurer personnellement de la validité des chèques qu'on leur demande de signer. Au moment de signer le chèque, le signataire doit réviser et mettre son paraphe sur les pièces justificatives. Il faut porter une attention particulière aux montants importants et aux fournisseurs inconnus (bénéficiaires). Les bordereaux et les factures présentés avec les chèques doivent aussi porter une marque ou être annulés afin d'éviter qu'ils soient payés de nouveau. Les unités qui travaillent manuellement doivent tamponner le mot PAYÉ sur les documents et y inscrire le numéro du chèque ainsi que la date. Les unités utilisant ABACIS doivent tamponner DISGEN n^o ______ sur les documents. Si le nombre d'employés le permet, les chèques signés doivent être postés par une personne autre que celle qui les a émis.

RAPPROCHEMENT DES ÉTATS DE COMPTEDES FOURNISSEURS

25. Le rapprochement avec les fournisseurs est un bon moyen de contrôle interne qui peut révéler des paiements en double, de la marchandise reçue mais non facturée, le compte-rendu des notes de crédit, etc. Un bon rapprochement peut donc éviter des pertes de revenus en résolvant les écarts rapidement.

26. Le GRC doit faire le rapprochement des états de compte des fournisseurs et des grands livres auxiliaires à chaque fois qu'il reçoit un état ou au moins à tous les mois. Ces états doivent ensuite être paraphés. pour indiquer que le rapprochement a été exécuté, et être classés dans le dossier du fournisseur.

27. Le GRC révise mensuellement les grands livres auxiliaires des comptes fournisseurs. Les gros soldes ou les soldes qui sont régulièrement au débit doivent faire l'objet d'un examen plus poussé.