ENCAISSEMENTS ETAUTRES RECETTES

INTRODUCTION

1. Le présent chapitre décrit les contrôles et les procédures qu'il est nécessaire d'effectuer dans le traitement des encaissements.

CLASSIFICATION

2. Les encaissements peuvent être classés comme suit :

1. les ventes au comptant faites dans un organisme du fonds de la base, un mess ou un point de vente CANEX;

2. l'argent comptant recueilli par les gérants de mess ou les personnes affectées à l'encaissement des revenus;

3. l'argent comptant perçu par le SCFNP dans le bureau de la comptabilité de la base, de l'escadre ou de l'unité, c'est-à-dire les recettes auxquelles ne s'appliquent pas les paragraphes a et b.

3. Les ventes à crédit peuvent être classées comme suit :

1. les ventes faites sur présentation d'une carte de débit ou d'une carte de crédit Visa, MasterCard ou AMEX;

2. les contrats de vente conditionnelle du plan de crédit CANEX;

3. les fiches de bar.

4. Les chapitres 52 et 36 présentent les particularités concernant l'application et le contrôle du crédit.

RESPONSABILISATION

5. Les encaissements et les autres effets de vente relèvent de la personne responsable du point de vente jusqu'au moment où ils peuvent être confiés à la garde d'un autre détenteur ou déposés à la banque.

6. Toutes les personnes désignées pour percevoir les revenus des FNP doivent toujours remettre un reçu (formulaire CF 602) à la personne de qui ils reçoivent les fonds, sauf lorsque le contrôle peut s'exercer au moyen de caisses enregistreuses, de tickets numérotés ou par la comptabilité des stocks.

CAISSES ENREGISTREUSES

7. Une caisse enregistreuse utilisée comme il convient constitue l'instrument le plus courant, le plus pratique et le plus efficace pour le contrôle interne des ventes et de l'argent comptant.

8. Toutes les caisses enregistreuses doivent avoir la capacité de fournir un total cumulatif et collectif qu'un dispositif de blocage permanent empêche de ramener à zéro. Dans le cas contraire, les caisses enregistreuses devront être modifiées et munies de ce contrôle. Sinon, la caisse enregistreuse n'est simplement qu'un tiroir-caisse sophistiqué et coûteux. Les totaux collectifs d'ouverture et de clôture sont enregistrés sur le Rapport quotidien des ventes et les bandes justificatrices remises au SCFNP.

9. Les caisses enregistreuses doivent fournir des lectures « X » (quotidiennes) et « Z » (cumulatives). Les clefs permettant de faire ces lectures seront sous le contrôle du gérant ou de la personne désignée, mais non pas de la personne directement affectée à l'enregistrement des ventes. La totalité des ventes est consignée au RQV accompagné de la lecture « Z ». Si la caisse enregistreuse ne peut pas fournir un numéro de lecture « Z » consécutif sur la bande, le numéro de la remise à zéro est noté sur le RQV et la lecture « X » est jointe au RQV.

10. C'est aux gérants des points de vente qu'incombe la responsabilité de s'assurer que chaque caissier est mis au courant de ses responsabilités et des méthodes convenables d'utilisation d'une caisse enregistreuse dans le point de vente où il est affecté et pour le type de caisse enregistreuse utilisée.

EXCÉDENTS ET DÉFICITS DE CAISSE

11. Conformément à l'annexe A de la section no 3 du Manuel des politiques et des procédures en gestion des ressources humaines des Fonds non publics (POLRH FNP), les employés des FNP responsables de l'argent comptant, des stocks et des M et E doivent attester de leur responsabilité en regard des manquants en remplissant un formulaire produit à l'échelle locale et versé au dossier de l'employé. Les dispositions de cette politique des RH s'applique au personnel militaire responsable de l'argent comptant des FNP.

12. À la fin de leur quart de travail, les caissiers effectuent le rapprochement des reçus de vente et du ruban de la caisse enregistreuse. Il faut déposer tout excédent de caisse. Il faut en outre consigner tout excédent et tout déficit de caisse sur le RQv. De même, tout autre membre du personnel chargé de la réception des encaissements des FNP doit effectuer le rapprochement de ces derniers avec les reçus des FNP (CF 602) émis et faire état de tout écart.

13. Chaque point de vente ou établissement utilisant une caisse enregistreuse doit posséder pour chaque caissier un enregistrement des excédents/déficits de caisse afin que le gérant puisse les contrôler. Des écarts continuels peuvent constituer un motif de licenciement.

RAPPORT QUOTIDIEN DES VENTES

14. Tous les points de vente doivent présenter chaque jour un rapport quotidien des ventes (RQV) (annexe A) au SCFNP pour chacune des caisses enregistreuses, afin que les ventes soient enregistrées et contrôlées comme il convient. Les gérants ou les surveillants des points de vente doivent réviser les RQV et faire la vérification des ventes par rapport à la lecture « Z » de la caisse enregistreuse avant de remettre le RQV au SCFNP.

15. Il faut remplir un RQV pour chacune des caisses enregistreuses en service. Les ventes enregistrées par une caisse ne sont jamais enregistrées sur une autre, car cette pratique détruit le contrôle interne que l'emploi de caisses enregistreuses vise à assurer.

BORDEREAU DE TRANSFERT DE CAISSE

16. Le Bordereau de transfert de caisse (BTC) qui figure en annexe B n'est utilisé que lorsque le RQV ne peut être établi à la fermeture des affaires. Il s'agit là de l'enregistrement de l'argent liquide transféré, qui n'est pas utilisé comme un rapport de ventes. Il est préparé en deux exemplaires, l'original devant accompagner l'argent transféré. Le duplicata accompagne le RQV approprié que l'on fait parvenir au SCFNP. Quand il reçoit ce duplicata, le SCFNP le vérifie en le comparant à l'original et au RQV approprié.

17. Le BTC peut être utilisé pour des opérations du fonds de la base non liées à la vente de marchandises ou de services dont le produit est remis directement au SCFNP (p. ex. les fonds de la chapelle).

SOUMISSION DES ENCAISSEMENTS ET DES RAPPORTS DE VENTES

18. À moins de dispositions contraires approuvées par le GRC, tous les établissements et les activités doivent déposer les encaissements directement dans le compte bancaire local. En conséquence, le SCFNP ne reçoit normalement d'une façon régulière que les paiements effectués dans le cadre du Plan de crédit sans intérêt de CANEX et les chèques impayés. Nonobstant ce qui précède, il faut observer les procédures décrites plus bas en ce qui concerne les dépôts effectués au guichet de nuit de la base ou directement au bureau du SCFNP.

19. Les paiements tirés de sources autres que la base (c.-à-d. les subventions publiques ou des FNP, les remises de coupons, les remboursements de taxes, les paiements des crédits-fournisseurs, les revenus de concessions, etc.) sont normalement remis au GRC par chèque ou par bordereau de transfert (BT).

20. En l'absence d'une caisse enregistreuse :

1. on remplit un BTC/RQV en deux exemplaires, l'original accompa-gnant les encaissements déposés au guichet de nuit de la base ou remis directement au SCFNP accompagné d'un DND 728;

2. on remplit un RQV en deux exemplaires et un bordereau de dépôt de banque en trois exemplaires. L'original et le duplicata du bordereau de dépôt accompagnent les encaissements déposés à la banque. Le triplicata accompagne le RQV original transmis au SCFNP accompagné d'un DND 728.

21. S'il y a une seule caisse enregistreuse et que la lecture des caisses enregistreuses est prise à la fermeture des affaires :

1. on remplit un BTC et un RQV en deux exemplaires, l'original accompagnant les encaissements, ainsi que les bandes de lecture, au guichet de nuit de la base ou directement au SCFNP accompagné d'un DND 728 ou

2. on remplit un RQV en deux exemplaires et un bordereau de dépôt de banque en trois exemplaires. L'original et le duplicata du bordereau de dépôt, ainsi que les encaissements, sont déposés à la banque. Le triplicata accompagne le RQV original et est transmis au SCFNP accompagné d'un DND 728.

22. S'il y a une seule caisse enregistreuse et que la lecture de la caisse enregistreuse n'est pas prise à la fermeture des affaires :

1. on remplit un BTC en deux exemplaires, l'original accompagnant les encaissements déposés au guichet de nuit de la base ou remis directement au SCFNP. Les lectures de la caisse enregistreuse sont prises avant l'ouverture des affaires le lendemain et le gérant remplit un RQV en deux exemplaires. Le duplicata du BTC accompagne le RQV original ainsi que la bande de lecture et le tout est transmis au SCFNP accompagné d'un DND 728 ou

2. on remplit un bordereau de dépôt de banque en trois exemplaires et on dépose l'original et le duplicata accompagnant les encaissements à la banque. Les lectures de la caisse enregistreuse sont faites avant l'ouverture des affaires le lendemain et le gérant remplit un RQV en deux exemplaires. Le triplicata du bordereau de dépôt de banque accompagne le RQV original ainsi que les bandes de lecture et le tout est transmis au SCFNP accompagné d'un DND 728.

23. S'il y a plus d'une caisse enregistreuse et que les lectures sont prises à la fermeture des affaires, on remplit un RQV en deux exemplaires en y indiquant le rayon de vente, la lecture de la caisse enregistreuse ainsi que l'excédent et le déficit de chacune des caisses. On remplit en trois exemplaires un bordereau de dépôt bancaire pour tous les encaissements, l'original et le duplicata du bordereau de dépôt accompagnant le dépôt des encaissements à la banque. L'original des RQV, les bandes de lecture, ainsi que le triplicata du bordereau de dépôt sont transmis au SCFNP accompagné d'un DND 728.

24. S'il y a deux ou plusieurs caisses enregistreuses et que la lecture des caisses enregistreuses n'est pas prise à la fermeture des affaires :

1. on remplit un BTC pour la totalité des encaissements en deux exemplaires, l'original accompagnant les encaissements déposés au guichet de nuit de la base ou remis directement au caissier des FNP et on y joint un DND 728. La lecture des caisses enregistreuses est faite avant l'ouverture des affaires le lendemain, et le gérant remplit les RQV. L'original du RQV, des bandes de lecture ainsi que le duplicata du BTC sont transmis au SCFNP accompagné d'un DND 728 ou

2. on remplit un bordereau de dépôt de banque en trois exemplaires pour la totalité des encaissements. L'original et le duplicata du bordereau accompagnent le dépôt des encaissements à la banque. La lecture des caisses enregistreuses est faite avant l'ouverture des affaires le lendemain et le gérant remplit les RQV. L'original des RQV, des bandes de lecture, de même que le triplicata du bordereau de dépôt de banque sont transmis au SCFNP accompagné d'un DND 728.

NOTA

1. Quand les encaissements sont mis en dépôt durant les heures d'ouverture de la banque, la banque accuse réception des duplicata et des triplicata du bordereau de dépôt. Le duplicata accompagne les rapports appropriés et le triplicata demeure dans le livre des dépôts.

2. Lorsqu'un point de vente dispose des dispositifs de sécurité indiqués au chapitre 6 pour les espèces, celles-ci peuvent y être gardées jusqu'au lendemain et après que les rapports appropriés ont été préparés, les encaissements sont déposés dans un lieu désigné par le GRC.

3. Quand il s'agit de petits points de vente (p. ex. un seul employé est affecté), le GR CANEX et le SCFNP peuvent autoriser cet employé à faire la lecture des caisses enregistreuses. Néanmoins, le SCFNP doit périodiquement vérifier les lectures de totaux collectifs et cumulatifs bloqués dans la caisse afin de contrôler l'exactitude des lectures rapportées par les RQV.

CONTRÔLE DES ESPÈCES

25. Lorsque l'accumulation des espèces dans une caisse enregistreuse atteint 800 $ au cours de la journée (à l'exception de la monnaie), on doit déposer cet argent au bureau du caissier principal ou du gérant du point de vente. Le gérant du point de vente peut établir une limite inférieure à 800 $. Le caissier compte l'argent et le caissier principal établit un reçu convenable pour la somme en question, qu'il remet au caissier. Ce reçu est placé dans le tiroir-caisse pour servir de pièce justificative aux totaux de la caisse. Il ne faut pas utiliser le formulaire CF 602 à cette fin.

26. Il existe deux méthodes pour faire face à l'éventualité de caissiers différents se succédant au cours de la journée :

1. Tiroirs-caisses interchangeables. Lorsqu'on utilise des tiroirs-caisses interchangeables, le caissier principal fait le total partiel de la caisse enregistreuse et la lecture est enregistrée à la fois par les deux caissiers et par le caissier principal. Il faut retirer le tiroir-caisse du caissier sortant, le fermer à clef et le mettre en dépôt au bureau; le tiroir-caisse du caissier entrant est placé dans la caisse enregistreuse. Il faut effectuer un rapprochement pour chacun des caissiers à la fin de chaque journée;

2. Un relevé total de la monnaie. Un relevé total de la monnaie nécessite un relevé complet de l'argent et des pièces justificatives, à la fois par le caissier sortant et par le caissier entrant. Le caissier principal prend la lecture partielle de la caisse enregistreuse. La caisse enregistreuse n'est pas fermée et les caissiers ne sont pas non plus autorisés à prendre les lectures partielles de la caisse enregistreuse. Des reçus convenables indiquant le total du relevé et mentionnant la lecture partielle sont échangés entre les caissiers. Il ne faut pas utiliser le formulaire CF 602 à cette fin.

REMBOURSEMENTS, ENREGISTREMENTS SUPERFLUS OU ANNULATIONS

27. Il faut remplir un formulaire préparé localement, semblable à celui que l'on trouve à l'annexe C, pour effectuer la vérification interne des remboursements aux clients ainsi que des enregistrements erronés ou annulés faits par la caisse enregistreuse. Les points de vente CANEX utiliseront le bordereau de remboursement CANEX (formulaire DND 1564) pour les remboursements destinés à leurs clients. Reportez-vous au chapitre 52 pour connaître les procédures à suivre pour les marchandises payées au moyen du plan de crédit CANEX.

28. Les remboursements réclamés par les clients seront autorisés par le surveillant désigné qui remplira aussi le formulaire.

29. Le client signe dans l'espace prévu et le caissier lui rembourse le montant autorisé, incluant la TPS, la TVH et la TVP, tout en conservant le formulaire dans la caisse enregistreuse.

30. Lorsque la caisse enregistreuse enregistre un montant incorrect, ou bien quand le prix d'achat d'un article est enregistré et que le client décide de ne pas faire l'achat de l'article en question, il faut remplir le formulaire comme suit :

1. le caissier inscrit dans les espaces réservés son nom, le rayon en question et, selon le cas, le numéro de la transaction et le montant;

2. le surveillant désigné signe le formulaire pour autoriser l'enregistrement superflu ou l'annulation, et le caissier place le formulaire dans la caisse enregistreuse.

NOTA

Le gérant peut autoriser, par écrit, le caissier à approuver les enregistrements superflus inférieurs à un montant nominal.

31. À la fermeture des affaires, tous les formulaires utilisés sont remplis de façon à indiquer le point de vente, le numéro de la caisse enregistreuse et la date. Les formulaires accompagnent le RQV pour appuyer les inscriptions faites sous la rubrique Annulations/Remboursements.

DÉPÔTS DES ENCAISSEMENTS

32. Il y existe quatre méthodes autorisées pour le dépôt des encaissements :

1. dépôt à la banque pendant les heures d'ouverture de celle-ci;

2. dépôt à la banque en dehors des heures d'ouverture de celle-ci (p. ex. en utilisant le guichet de nuit de la banque);

3. dépôt effectué directement auprès du SCFNP;

4. dépôt au guichet de nuit de la base.

33. Le GRC détermine et autorise par écrit la méthode devant être utilisée par chacune des activités de la base.

DÉPÔT DE BANQUE

34. Les activités autorisées à faire le dépôt des encaissements directement à la banque procèdent de la façon indiquée ci-après :

1. en remplissant en trois exemplaires un bordereau de dépôt de banque;

2. en faisant le dépôt de l'argent à la banque et en conservant le duplicata et le triplicata du bordereau de dépôt;

3. en joignant le duplicata du bordereau de dépôt dûment acquitté au RQV (le triplicata du bordereau de dépôt demeure dans le livre des dépôts);

4. en faisant parvenir au SCFNP le RQV et les autres pièces comptables justificatives s'il y a lieu au SCFNP, accompagnés d'un formulaire DND 728.

GUICHET DE NUIT DE LA BANQUE

35. Quand on utilise le guichet de nuit de la banque, ou quand la banque ne compte pas l'argent au moment du dépôt, il faut respecter la marche à suivre suivante :

1. le bordereau de dépôt de banque est rempli en trois exemplaires;

2. l'original et le duplicata du bordereau de dépôt de banque accompagnent le dépôt;

3. le triplicata accompagne le RQV et les autres pièces justificatives comptables et ces documents sont transmis au SCFNP accompagnés du formulaire DND 728;

4. le duplicata est transmis par la banque au SCFNP qui l'assortit au triplicata. Si aucune divergence n'existe, on conserve le duplicata et on détruit le triplicata;

5. s'il y a divergence, le SCFNP fait immédiatement une enquête.

GUICHET DE NUIT DE LA BASE

36. Quand cette méthode est utilisée, le Cmdt (B) désigne un témoin indépendant ne faisant pas partie du personnel du SCFNP, dans le but de surveiller le retrait des effets du guichet de nuit, afin de maintenir un contrôle adéquat des encaissements.

37. Quand le coffre de nuit de la base est utilisé, il sera muni d'une chute à sacs. Le guichet doit également être muni de deux dispositifs de verrouillage séparés, dont l'un peut être ouvert par le SCFNP ou son représentant, et le second par un témoin indépendant.

38. La marche à suivre est la suivante :

1. le personnel du point de vente remplit un RQV, ou un BTC selon le cas, dépose les encaissements en même temps que les rapports pertinents au guichet de nuit de la base et signe le Registre de transfert des sacs de caisse qui figure à l'annexe D;

2. le lendemain matin, le SCFNP ou son représentant, ainsi que le témoin indépendant, retirent les fonds déposés et signent le registre de transfert des sacs de caisse;

3. le SCFNP et le témoin indépendant vérifient ensuite la totalité des encaissements à l'aide du rapport approprié; si aucune divergence n'est constatée, on signe le rapport, sur la ligne réservée à la vérification de la caisse. Si on constate une divergence, les deux parties mettent leur paraphe à côté des modifications et si la différence est considérable, le SCFNP fait une enquête;

4. à l'aide du formulaire préparé sur place, le SCFNP dresse ensuite la récapitulation quotidienne de tous les fonds reçus et remplit le formulaire CF 602 attestant de la réception du montant total;

5. le SCFNP remet l'original du formulaire CF 602 au témoin indépendant pour qu'il le classe;

6. le SCFNP conserve le duplicata du formulaire CF 602, la récapitulation et les rapports à l'appui jusqu'à ce que le dépôt quotidien soit fait ou, si les dépôts ne sont pas faits quotidiennement conformément au chapitre 6, il fait parvenir le duplicata du formulaire CF 602 dûment rempli ainsi que la récapitulation, au commis comptable approprié pour qu'il le reporte sur le CASREG.

DÉPÔTS EFFECTUÉS DIRECTEMENT AUPRÈS DU SCFNP

39. Les groupes faisant leurs dépôts directement auprès du SCFNP le font de la façon suivante :

    1. ils remplissent un BTC, si nécessaire, ou un RQV, selon le cas;

    2. ils remettent les encaissements et le rapport approprié au SCFNP;

    3. le SCFNP doit :

    1. vérifier l'exactitude du rapport,

    2. délivrer l'original du formulaire CF 602;

    3. conserver le duplicata du formulaire CF 602, ainsi que le rapport jusqu'à ce que le dépôt quotidien ait été fait.

40. Le SCFNP doit veiller à ce que les encaissements déposés au bureau de la comptabilité des FNP respectent les exigences de sécurité relatives à la manipulation de l'argent énoncées au chapitre 7. Les encaissements doivent être déposés tous les jours, dans les délais stipulés, au bureau de la comptabilité des FNP de façon à permettre au responsable de balancer et de déposer l'argent le même jour à la banque. Le commis à la comptabilité responsable de recevoir les reçus des encaissements recevra un bloc de reçus (formulaire CF 602) et émettra des reçus individuels pour tout l'argent liquide qu'on lui a confié.

41. La personne qui dépose les fonds au bureau de la comptabilité des FNP doit, au besoin, joindre un RQV ou un BTC dûment rempli aux montants indiqués dans le rapport. Il faut ensuite vérifier l'argent et délivrer un reçu au nom de la personne qui remet l'argent. Les détails pertinents (le numéro ou la date du rapport et le nom du point de vente) doivent figurer sous la portion du formulaire CF 602 intitulée " à porter au compte de ". Le nom de l'établissement d'où proviennent les encaissements doit être indiqué dans le coin gauche au bas du document (p. ex. CANEX, mess des officiers, fonds de la base). L'original du formulaire CF 602 est remis à la personne qui dépose l'argent. Le RQV ainsi que les pièces justificatives (c.-à-d. le BTC ou le duplicata du formulaire CF 602) accompagnent la récapitulation quotidienne du caissier des FNP (annexe E). Le formulaire CF 602 n'est utilisé que lorsque les encaissements sont en fait reçus par le bureau de la comptabilité des FNP (c.-à-d. quand il ne s'agit pas de dépôts faits directement à la banque).

42. Le GRC décidera quels documents justificatifs doivent accompagner les formulaires CF 602 que remet le SCFNP. Un RQV doit accompagner les recettes de vente.

RÉCAPITULATION DES ENCAISSEMENTS DU SCFNP

43. La récapitulation dont il est question ici consiste en un dossier quotidien détaillé où sont inscrits les formulaires CF 602 délivrés par le bureau de la comptabilité des FNP. On en trouvera un spécimen à l'annexe D. Durant la journée, il faut reporter à cette récapitulation tous les formulaires CF 602 et, avant que le bordereau de dépôt ne soit rempli, on fait le total de la récapitulation et la balance. Le total indiqué à la colonne réservée aux encaissements doit correspondre au montant du dépôt bancaire. La récapitulation sera accompagnée du duplicata du bordereau de dépôt et transmise au commis comptable compétent qui en fera le report sur le CASHREG.

44. À la fin du mois, les reçus émis après que le dépôt quotidien a été fait, mais qui sont imputables à ce même mois, sont récapitulés sur une récapitulation spéciale et un dépôt supplémentaire est préparé. Aux fins de rapprochement, ce dépôt est enregistré comme étant un dépôt en suspens.

JOURNAL DES ENCAISSEMENTS (JE)

45. Le JE (ABACIS CASREG) est un résumé de l'enregistrement de toutes les transactions au comptant qui touchent le Compte bancaire centralisateur (CBC) et le compte de banque local.

46. Les procédures applicables au CASREG d'ABACIS se trouvent au chapitre 7 du Manuel d'applications ABACIS.

47. On inscrit dans le Journal des encaissements de la base toutes les sommes en espèces reçues, déposées et transférées au CBC de la région. On y trouve aussi la part des établissements auto-comptables du CBC de la région et la répartition des différentes activités du fonds de la base.

48. Les données relatives aux écritures effectuées au JE proviennent de deux sources :

1. La récapitulation des encaissements du SCFNP qui est vérifiée à l'aide du RQV ou du BTC et reportée au CASREG, puis examinée et reportée dans le CASREG par le SCNPF. Quand le report est terminé, les pièces justificatives (c.-à-d. les bordereaux de dépôt, les fiches de débit, les notes de crédit, les CF 602, les factures des FNP, les bordereaux de cartes de crédit, les billets, les certificats-cadeaux CANEX, les coupons, les coupons de caisse, etc.) sont transmis au GRC. Les contrats de vente conditionnelle du plan de crédit CANEX sont regroupés et envoyés une fois par semaine au GRC.

NOTA

Il incombe au GRC de présenter les certificats-cadeaux et les coupons-rabais de CANEX.

2. Les dépôts effectués directement à la banque doivent être vérifiés à l'aide du RQV correspondant, les données sur le dépôt sont entrées par le commis et reportées au CASREG par le SCFNP. Après le report, les pièces justificatives (c.-à-d. les bordereaux de dépôt) sont envoyées au GRC. Les contrats de vente conditionnelle du plan de crédit de CANEX sont regroupés et envoyés au GRC une fois par semaine. Il est essentiel que les commis s'assurent que les RQV sont reçus pour toutes les journées d'ouverture des établissements. Le SCFNP doit être informé sans délai lorsqu'un rapport n'est pas reçu.

VÉRIFICATIONS ET CONTRÔLES PAR LE SCFNP

49. Dans le but de s'assurer que tout l'argent liquide, les reçus et les ventes sont comptabilisés et vérifiés comme il se doit, le SCFNP veille à ce que les tâches minimales suivantes soient accomplies, de préférence sur une base quotidienne. Ainsi, le caissier doit :

1. vérifier l'exactitude de toute somme reçue et parapher le RQV ou le BTC;

2. émettre le formulaire CF 602 pour toute somme reçue;

3. préparer une Récapitulation quotidienne des encaisse-ments et s'assurer que le total correspond bien au dépôt quotidien;

4. inscrire le montant du dépôt dans le livre de reçus au bas de la copie rose (triplicata) du dernier reçu inclus dans le dépôt;

5. inscrire tous les documents à usage contrôlé remis sur le registre d'utilisation des documents à usage contrôlé.

50. Avant de reporter le CASREG, le SCFNP doit :

1. en ce qui concerne les activités du fonds de la base :

1. vérifier si le total des formulaires CF 602 émis par le bureau de la comptabilité des FNP concorde avec le dépôt effectué; parapher le montant inscrit dans le livre de reçus et remplir la ligne réservée à la vérification du dépôt sur le RQV et les reçus des BTC qui s'y rapportent;

2. assortir les bordereaux de dépôt de banque (duplicata et triplicata) pour les points de vente autorisés à faire des dépôts directement à une banque, vérifier le dépôt à l'aide du RQV et mettre son paraphe sur la ligne « Vérifié par » sur le RQV;

3. faire le report des dépôts sur le JE de la base;

4. transmettre la récapitulation, les bordereaux de dépôt de banque et les pièces justificatives se rapportant au fonds de la base pour servir de confirmation aux écritures au CASREG auprès du GRC;

2. le commis de CANEX, du mess ou de tout autre établissement auto-comptable doit :

1. détacher les pièces justificatives du RQV;

2. vérifier si toutes les pièces justificatives ont été bien remplies et sont valides;

3. vérifier si les totaux des pièces justificatives concordent avec les totaux figurant sur le RQV;

4. vérifier si les rapports quotidiens des caissiers ont bien été remplis et si tous les enregistrements superflus et tous les remboursements ont été autorisés comme il convient;

5. vérifier si toutes les lectures d'ouverture et de fermeture des caisses enregistreuses, succession de transactions et numéros de série des contrôles successifs sur les RQV concordent avec les lectures et successions de fermeture du rapport précédent. Cette vérification constitue un contrôle vital, et le SCFNP doit sans aucun délai faire une enquête sur toute divergence;

6. une fois terminée la vérification de tous les RQV soumis, vérifier toutes les multiplications et autres opérations arithmétiques, puis signer sur les lignes réservées à cette fin sur les RQV;

7. reporter les RQV sur le CASREG;

8. transmettre les RQV et les pièces justificatives au GRC.

ENCAISSEMENT DES CHÈQUES

51. Sous réserve de la politique locale et de la disponibilité d'argent comptant, les clients autorisés des points de vente des FNP peuvent :

1. lors d'un achat, encaisser un chèque du Receveur général ou des FNP, un chèque personnel ou un chèque de voyage. On recommande que l'achat représente au moins 80 % du montant du chèque;

2. sans faire d'achat, encaisser un chèque du Receveur général ou des FNP, un chèque de voyage ou un chèque personnel dont le montant n'excède pas 50 $.

52. Les chèques postdatés et les chèques libellés à une tierce personne (c.-à-d. à l'ordre d'une personne autre que le client) ne doivent pas être acceptés.

53. Si un établissement ou un point de vente est autorisé à encaisser des chèques, le caissier doit demander des preuves d'identité valides. Une carte d'identité des FC suffit pour les militaires. Les autres clients doivent présenter au moins deux pièces d'identité (p. ex. une carte de crédit valide, un permis de conduire, etc.). Pour permettre la collection rapide des chèques retournés, il faut inscrire certains renseignements sur le client au dos du chèque au moyen d'un timbre de caoutchouc préparé sur place. Le client écrira les renseignements suivants en lettres moulées :

POUR DÉPÔT

NOM DU POINT DE VENTE : _________________________

NUMÉRO MATRICULE : _________________________

NOM ET INITIALES : ________________________

NO DE LA CARTE D'IDENTITÉ/CARTE DE
CRÉDIT/PERMIS DE CONDUIRE : ___________

SECTION/BASE : ____________________________

NO DE TÉLÉPHONE À LA MAISON : _____________________
(s'il n'est pas inscrit sur le chèque)

ADRESSE DU DOMICILE :___________________________
(si elle n'est pas inscrite sur le chèque)

NO DE TÉLÉPHONE AU TRAVAIL : ___________________

PARAPHE DU CAISSIER : __________________________

Après avoir vérifié ces renseignements au moyen des pièces d'identité du client, le caissier appose ses initiales et encaisse le chèque.

54. Le chapitre 9 énonce la politique concernant les chèques impayés.