LISTE DE VÉRIFICATIONDES ÉTATS FINANCIERS

INTRODUCTION

1. Pour être en mesure de produire des états financiers précis et significatifs et de maintenir des contrôles internes adéquats, le GRC, ou son délégué, doit effectuer certaines tâches. Sauf dispositions contraires, tous les établissements doivent effectuer ces tâches à la fin de chaque mois.

CHARGES À PAYER

2. La comptabilité d'exercice enregistre les effets des transactions durant la période pendant laquelle elles sont réalisées, ce qui permet d'effectuer un rapprochement raisonnable des dépenses engagées au cours du processus de production de revenus. Il faut traiter les charges à payer suivantes à la fin de chaque mois, sauf dispositions contraires :

   1. Frais de personnel. Lorsque les périodes de paie ne se terminent pas le même jour que celui de la fin du mois d'exercice, les frais de personnel doivent être inscrits;

   2. Marchandises reçues mais non facturées. Il faut mettre à jour les comptes d'achats non facturés chaque mois pour que seules les marchandises qui n'ont pas été facturées y soient inscrites. Les montants à enregistrer sont déterminés par les données des bordereaux d'emballage et de livraison;

   3. Revenus de concession. Les revenus de concession sont comptabilisés selon les dispositions concernant les paiements mensuels établis dans l'entente de concession. Le débit de compensation est inscrit dans les comptes clients;

   4. Locations de vidéos (CANEX seulement). Les paiements à verser aux fournisseurs de vidéos sont normalement établis en fonction d'un pourcentage fixe des ventes et doivent être enregistrés selon les revenus réels de location de vidéos de cette période. Le crédit de compensation est inscrit au poste des charges à payer;

   5. Coûts de l'inventaire. Tout coût découlant des inventaires doit être imputé à la période pendant laquelle l'inventaire a été effectué;

   6. Frais de carte de crédit et de carte de débit. Les frais de carte doivent être imputés à la période où les ventes apparentées sont entrées dans les livres de comptes. L'entrée de compensation est un crédit au compte approprié des comptes clients (Visa, MasterCard, etc.).

   7. Charges à payer à la banque (fin de l'année financière seulement). Les chèques créés avant la fin de l'année, imprimés et distribués durant l'année suivante, doivent être comptabilisés à la banque. Le crédit compensatoire sera temporairement imputé au compte SU. Cette écriture sera contrepassée au début de la nouvelle année financière;

   8. Indemnités à payer (fin de l'année seulement). Après avoir consulté la gestion, il faut comptabiliser les indemnités à verser aux employés inscrits sur la liste de mise à pied lorsque l'on est certain qu'il faudra verser l'indemnité. Le crédit compensatoire sera enregistré à titre de charge à payer;

   9. Remises des fournisseurs (fin de l'année seulement). Toutes les remises de fournisseur doivent être comptabilisées si elles n'ont pas été reçues avant la fin de l'année;

   10. Autres revenus et charges à payer. Tout poste de revenu ou de dépense considéré comme des objets matériels doit être comptabilisé lorsque l'on a pas reçu les pièces justificatives à la fin de la période comptable. Les dépenses de services publics et les gains d'intérêts constituent des charges possibles.

SOLDES DES CREDITS DES COMPTES
CLIENTS ET SOLDES DES DÉBITS DES
COMPTES FOURNISSEURS
(À la fin de l'année financière seulement)

3. Ces soldes doivent être temporairement déplacés pour les besoins de la fin de l'année financière (sauf celui de la TPS qui doit être reporté comme un compte fournisseur). Par exemple, les soldes de crédit dans les comptes des comptes clients doivent être temporairement reportés dans les comptes fournisseurs. Les soldes doivent être retournés dans les comptes clients lorsque les états de fin d'année ont été produits.

RAPPROCHEMENT DES GRANDS LIVRES AUXILIAIRES AUX COMPTES DU GRAND LIVRE

4. Tous les grands livres auxiliaires doivent être rapprochés aux grands livres apparentés à la fin de chaque période comptable. À la fin de l'année financière, une copie papier du résumé des grands livres auxiliaires (total par client, par fournisseur, par immobilisation) doit être classée avec le résumé du GLLIST (solde de fermeture à la fin de l'année) et la balance de vérification. L'information sur la copie papier de la fin du mois peut être résumée davantage (c.-à-d. les grands totaux).

RAPPROCHEMENTS DES ÉTATS

5. Les rapprochements des états des fournisseurs doivent être effectués mensuellement. Ces relevés doivent être classés dans le dossier du fournisseur.

QG CANEX (FACTURATION CENTRALISÉE),
RAPPROCHEMENT DE L'ÉTAT DE COMPTE

6. Il faut faire le rapprochement du solde reporté sur l'état de compte du QG CANEX (facturation centralisée) avec le solde des comptes fournisseurs - QG CANEX, facturation centralisée. Il faut envoyer une copie de ce rapprochement (voir l'annexe A) au QG CANEX mensuellement.

CAPITALISATION ET RÉNOVATIONS DES BÂTIMENTS

7. La capitalisation des bâtiments et des rénovations commence lorsque l'immeuble est mis en service. Par conséquent, même si une installation n'est pas terminée, la capitalisation et l'amortissement de l'immeuble en question commencent dès qu'il génère des revenus. Il faut effectuer un examen mensuel des travaux en cours.

EXAMEN DE BASE DES ÉTATS FINANCIERS

8. Les GRC doivent effectuer un examen de base des états financiers à la fin de chaque mois avant de les signer. Les points suivants représentent les exigences minimales :

   1. les totaux du RAR égalent ce qui est reporté sur les états des résultats;

   2. les chiffres de l'inventaire de fermeture au coût de la Fiche des stocks de fermeture correspondent à ceux apparaissant sur le tableau du bilan;

   3. le profit ou la perte d'exploitation indiqué sur les états des résultats est reporté sur l'état des revenus et des frais généraux;

   4. la perte ou le revenu net après les redevances et la distribution aux unités sur l'état des revenus et des frais généraux est reporté sur le bilan;

   5. les profits bruts sont examinés (pour chaque rayon d'un point de vente) afin de repérer les variations importantes pouvant indiquer que des problèmes doivent être résolus;

   6. les frais sont aussi examinés afin de repérer des variations importantes pouvant indiquer que des problèmes doivent être résolus;

   7. le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs est examiné tous les mois afin de repérer les soldes débiteurs répétitifs importants lesquels feront alors l'objet d'une enquête;

   8. le solde du GL des comptes clients est aussi examiné afin de s'assurer qu'il s'agit d'un montant raisonnable comparativement aux achats et aux antécédents;

   9. les montants totaux sur tous les tableaux sont vérifiés pour s'assurer qu'ils correspondent aux montants reportés sur les états financiers;

   10. les chiffres des contributions aux FCFC, des contributions au QG et des redevances sont vérifiés pour s'assurer qu'ils ont été calculés à l'aide des pourcentages exacts et que les montants cumulatifs à la fin de l'année financière sont corrects;

   11. le cumul de l'année (CDA) des frais d'utilisation (la comptabilité et les ressources humaines) est aussi examiné;

   12. les prêts du FCFC à la fin de l'année sont examinés et les portions des prêts courants et des prêts en souffrance sont rajustées selon les révisions transmises par le FCFC;

   13. le FINREG du bilan doit être structuré de sorte que le compte client - TPS soit additionné avec le compte fournisseur - TPS et reporté à la ligne Comptes fournisseurs.

RAPPORT SUR LES SOLDES CRÉDITEURS

9. Il faut imprimer une copie du CRDREP (soldes créditeurs des fournisseurs en cours) et l'inclure avec la copie papier des états financiers de CANEX qui est envoyée mensuellement aux gérants des points de vente CANEX et au GR CANEX.

MONTHGEN

10. À chaque mois, lorsque le MONTHGEN est terminé, les modifications au grand livre pour ce mois sont apportées seulement après en avoir obtenu l'autorisation écrite du C Fin.