CHAPITRE 14 ÉTATS FINANCIERS

CHAPITRE 14 ÉTATS FINANCIERS

INTRODUCTION

1. Ce chapitre explique les exigences relatives aux états financiers et décrit
les comptes, les formats et les procédures utilisés lors de leur préparation

EXERCICE FINANCIER

2. Pour toutes les opérations des FNP de la Force régulière, l'exercice
financier commence normalement en mars et se termine à la fin de février de
l'année suivante. Le DSFNP/QGDN déterminera annuellement les dates de clôture de
chaque période visée par l'état financier (c.-à-d. mois comptable) et basées sur
un cycle de 5-4-4 semaines.

BUT DES ÉTATS FINANCIERS

3. Les états financiers servent à fournir des renseignements à la gestion. Ils
donnent un juste aperçu de la situation financière à la date de présentation du
bilan et les résultats des opérations pour la période prenant fin à la date de
présentation du bilan, conformément aux règles comptables généralement reconnus
et conformes à celles de la période précédente. Il faut établir des états
financiers à l'égard de chaque établissement auto-comptable. Ces états financiers
doivent comprendre et être présentés dans l'ordre indiqué :

a. Le Bilan incluant l'État des capitaux propres;

b. Les notes et tableaux du Bilan;

c. L'État des revenus et des frais généraux;

d. Les notes et tableaux de l'État des revenus et des frais généraux;

e. L'État des résultats;

f. Les notes et tableaux de l'État des résultats;

g. La Fiche de l'inventaire de fermeture (FIF);

h. Le Rapport analytique par rayon (RAR) (CANEX);

j. Le Rapport de baisse des prix de détail (CANEX); et

m. L'État du compte des services d'alimentation des FNP (s'il y a
lieu).

FRÉQUENCE DES ÉTATS FINANCIERS

4. Il faut préparer les états financiers de CANEX :

a. À la fin de chaque mois pour tous les points de vente et les
distribuer aux gérants avant le dixième jour ouvrable suivant la
date de clôture; et

b. À la fin de chaque exercice financier pour tous les points de vente.

5. Il faut préparer les états financiers du Fonds de la base, ses filiales et
les mess :

a. D'habitude, à la fin de chaque mois comptable et les distribuer aux
gérants avant le dixième jour ouvrable suivant la date de clôture.
Il est possible toutefois qu'agissant avec l'autorisation du QGC, le
Cmdt (B) permette à ces organismes de préparer ces états un peu
moins souvent qu'une fois par mois, mais obligatoirement aux trois
mois (soit en mai, en août, en novembre et en février); et

b. À la fin de chaque exercice financier pour tous les points de vente.

DISTRIBUTION DES ÉTATS FINANCIERS

6. CANEX. Une copie papier des états mensuels et annuels seront envoyés aux
destinataires suivants : Cmdt (B), O Admin B, G Svc CANEX, GR CANEX et au Svc
Pers QGC. Les unités utilisant le système manuel doivent également envoyer trois
copies papiers de leurs états mensuels au QG CANEX alors que les unités utilisant
ABACIS doivent lui envoyer une seule copie papier et ce, que trimestriellement.
Les états destinés au QG CANEX seront adressés au :

CFS
Quartier général de CANEX
245 rue Cooper
Ottawa ON K2P 0G2

7. Les unités utilisant ABACIS doivent faire parvenir les états financiers au
QG CANEX par le biais du MONTHGEN avant le onzième jour ouvrable suivant la date
de clôture.

8. Fonds de la base, ses filialeset les mess. Les états mensuels et
trimestriels sont envoyés au destinataires suivants : Cmdt (B), O Admin B, et au
PCM ou gérant de l'organisme. Les états financiers annuels vérifiés seront aussi
envoyés au QGC et au DSFNP/QGDN, selon l'annexe A et les instructions émises
chaque année par le DSFNP/QGDN.

9. Les états financiers peuvent être distribués à d'autres gérants, suivant
les besoins.

PRÉLIMINAIRES A LA PRÉPARATION DES ÉTATS

10. Avant de préparer les états financiers, l'OCFNP doit s'assurer que toutes
les transactions importantes affectant l'exploitation de l'établissement en
question ont été inscrites dans les livres comptables.

11. L'OCFNP doit s'assurer que tous les livres-journaux ont été reportés au
grand livre général, que tous les grands livres auxiliaires sont rapprochés aux
GL apparentés et qu'une balance de vérification a été dressée à bonne fin. Cette
balance de vérification doit être conservée pour la vérification annuelle.

12. (Disponible).

GUIDE POUR LA PRÉPARATION DES ÉTATS FINANCIERS

13. Bilan de comptes de contrôle. Tous les établissements doivent adopter le
format indiqué à l'annexe B. L'annexe A indique quels tableaux accompagneront ce
bilan :

a. Actifs

(1) Banque. Ceci représente tout l'argent liquide dont dispose la
base, soit le total de tout l'argent liquide existant (ainsi
que les sommes reçues mais non déposées), des soldes de
comptes bancaires locaux (non transférés à Ottawa) et des
parts des établissements du CBC de la base. Si le compte est
à découvert, on doit le montrer en tant que Passif à court
terme - Découvert en banque;

b. Passif

(1) Découvert en banque. Ceci est utilisé lorsque le solde
bancaire est négatif (passif),

(2) Part de CANEX du CBC de la base. La part de CANEX du CBC de la
base doit être indiqué au passif à court terme ou à l'actif à
court terme selon le solde du compte, et

(3) Part des établissements du CBC de la bae. C'est le total net
de toutes les parts des établissements individuels (sauf
CANEX) du CBC de la base. On doit l'indiquer au passif à court
terme ou à l'actif à court terme, selon le solde net de tous
les comptes.

14. Bilan de l'établissement. Tous les établissements doivent adopter le format
indiqué à l'annexe C. L'annexe A indique quels tableaux accompagneront chaque
bilan.

15. Voici les explications pour les postes du bilan (les postes qui ne concernent
que certains établissements sont indiqués) :

a. Actifs

(1) Actif à court terme. Ceci comprend les actifs qui peuvent
vraisemblablement être convertis en argent liquide dans le
cours normal des opérations ou utilisés pour la production de
revenus au cours de l'année. L'actif à court terme ne peut
englober un actif soumis à des limitations qui empêchent son
utilisation à des fins d'exploitation à court terme,

(2) Petite caisse et fonds d'appoint. Ceci comprend l'ensemble des
petites caisses, des fonds d'appoint et les comptes de caisse
à montant fixe,

(3) Part du CBC de la base. C'est le montant qu'un établissement
a en dépôt auprès du CBC de la base. Si ce compte indique un
solde créditeur, il doit être inscrit en tant que passif à
court terme sous le même titre,

(4) Position de change. (NATEX seulement). Ce compte représente la
variabilité des taux de change ou la différence entre le
montant indiqué dans le compte en devises étrangères et la
valeur réelle, en utilisant les taux du Directeur - Service de
la solde (DS Solde), qui figure sur le bilan de
l'établissement,

(5) Comptes clients. Ce poste comprend les comptes en souffrance
de personnes ou de compagnies au moment de l'établissement des
états financiers. Ils englobent les comptes 1101 à 1196 du
grand livre général tels que Visa, MasterCard, les coupons,
les allocations pour frais de déplacement, les bons d'achat,
etc. Aucun établissement ne peut recourir à une allocation
pour les comptes irrécouvrables,

(6) Comptes clients - Bases CANEX (CANEX seulement) Ce poste sert
à identifier les transactions entre un CANEX à un endroit et
un CANEX à un autre,

(7) Comptes clients - QG CANEX (CANEX seulement). Ce poste sert à
inscrire les transactions entre un CANEX à un endroit et le QG
CANEX,

(8) Inventaire. C'est la valeur totale des stocks au prix coûtant
que possède l'établissement. Ce total ne doit pas être inscrit
tant que la Fiche de l'inventaire de fermeture n'est pas
remplie et les comptes de stocks ne sont pas ajustés,

(9) Frais payés d'avance. Ce poste comprend les dépenses engagées
pour obtenir un bien ou un service qui n'a pas encore été
utilisé. Ceci inclut le coût d'un stock de fournitures
renouvelables qui durera un an et les contrats d'entretien du
matériel qui prendront fin au cours d'une période donnée. Pour
évaluer la nécessité d'établir des comptes de frais payés
d'avance, on doit tenir compte de l'importance des montants
dont il s'agit et de la période d'utilisation qui reste.
Pendant toute la durée utile de l'article, les frais payés
d'avance sont réduits mensuellement, ou selon l'usage
effectif, au moyen d'écritures au Journal général qui débitent
le compte de dépenses approprié et crédite le compte de frais
payés d'avance,

(10) Prêts en cours - partie exigible. Ceci comprend la fraction
d'un prêt à l'intérieur d'une même base remboursable au cours
de l'année qui suit la date du bilan,

(11) Total de l'actif à court terme. Ce poste comprend le total de
tous les éléments de l'actif à court terme aux alinéas (2) à
(10),

(12) Travaux en cours. Ce poste comprend la valeur des projets non
encore réalisés et comptabilisés aux immobilisations,

(13) Prêts en cours - Partie non exigible. Ce poste comprend le
total des prêts à l'intérieur d'une même base qui sont en
suspens à la date du bilan, moins toutes les parties exigibles
à l'alinéa (10),

(14) Immobilisations - Valeur comptable nette. Ceci représente la
valeur totale de tous les postes F et E inscrits dans les
livres des établissements, moins l'amortissement cumulé à la
date du bilan,

(15) Investissements (Fonds de la base seulement). Ce poste
comprend les sommes investies dans de tiers organismes avec
l'accord direct du DGSP/QGDN conformément au chapitre 9. Pour
ce poste, il faut ajouter aux états financiers un nota
indiquant qui a autorisé de tels investissements. Ceci peut
aussi comprendre l'achat de «parts» dans une Caisse d'économie
afin d'être membre et bénéficier des services bancaires ou de
parts dans des clubs sportifs donnant droit à l'utilisation
des installations,

(16) Investissement dans les filiales. (Fonds de la base
seulement). Ceci représente l'investissement que le Fonds de
la base a réalisé dans un établissement auto-comptable, tel un
club de golf, de curling, etc. Ce compte est égal au solde du
compte de capitaux des établissements,

(17) Total de l'actif. C'est le total de tous les éléments
individuels de l'actif;

b. Passif

(1) Passif à court terme. Ce sont les dettes qui doivent être
payées dans un délai maximal d'un an,

(2) Part du CBC de la base. C'est le part de l'établissement du
CBC de la base, si ce compte indique un solde créditeur,

(3) Comptes fournisseurs. Ce poste comprend tous les éléments du
passif commercial et salarial,

(4) Comptes fournisseurs TPS. Ce poste représente le résultat net
des crédits de taxe à l'intrant (CTI) réclamés auprès de
Revenu Canada et la TPS perçue et due lorsque la TPS payable
surpasse le total des CTI,

(5) Comptes fournisseurs - Bases CANEX (CANEX seulement). Ce poste
sert à identifier les transactions entre un CANEX à un endroit
et un CANEX à un autre,

(6) Comptes fournisseurs - QG CANEX (CANEX seulement). Ce poste
sert à identifier les transactions entre un CANEX sur une base
et le QG CANEX,

(7) Subventions publiques (Fonds de la base seulement). Ce poste
englobe le solde des subventions reçues,

(8) Comptes en fiducie. Ceci représente le montant total des
comptes en fiducie, incluant le part du CBC du Fonds de la
base,

(9) (Disponible),

(10) Charges à payer. II s'agit d'une réclamation en cours faite
par une autre personne, mais pas encore exécutoire, qui
augmente avec le temps ou le service (p. ex., la paye de
vacance pour les employés à temps partiel),

(11) Revenu reçu d'avance. Ce sont les sommes reçues avant que ne
soit livré les biens ou services (p. ex., les commandes
spéciales de CANEX, les cotisations de mess des membres
associés et les dépôts pour mise de côté),

(12) Emprunts à rembourser - Partie exigible. Ce sont les
versements sur le principal des emprunts en souffrance; ils
doivent être faits dans l'année qui suit la date du bilan,

(13) Provision (sauf CANEX). Une provision ne peut être créée que
pour des projets de rénovation ou de construction spécifiques
dont les fonds proviennent de contributions spéciales. A
mesure que les contributions sont recueillies, le compte du
passif approprié sera crédité. Dès la capitalisation du
projet, ce compte sera débité, le solde sera donc «zéro», et
le crédit de compensation sera porté au compte Capital,

(14) Bons d'achat en circulation (QG CANEX et NATEX seulement).
Ceci représente la valeur totale des bons-cadeaux que détient
le QG, le point de vente CANEX ou les clients, mais qui ne
sont pas encore échangés contre de la marchandise,

(15) Services d'alimentation des FNP. Ce poste comprend les
bénéfices non répartis au début de la période, plus les
revenus ou moins les pertes de la période,

(16) Total du passif à court terme. Il s'agit du total de tous les
éléments individuels du passif à court terme (alinéas 12.b.(2)
à 12.b.(15)).

(17) Passif à long terme. Ce sont les éléments du passif payables
sur une durée excédant un an à compter de la date du bilan,

(18) Emprunts à rembourser - Partie non exigible. Ce poste comprend
la portion résiduaire de tous les prêts après déduction de la
partie exigible. Le DSFNP vérifiera à chaque année les soldes
des emprunts auprès de la base, et

(19) Total du passif. C'est le total des alinéas (16) à (18).

c. Capitaux propres

(1) Bénéfices non répartis d'ouverture. Ce montant doit être le
même que le capital de fermeture déclaré à la fin de l'année
précédente,

(2) Ajustements de l'année précédente. Les ajustements de l'année
précédente (AAP) sont peu nombreux et ils doivent satisfaire
à tous les critères suivants :

(a) La valeur par événement est supérieure à 2 000 $ dans le
cas de CANEX et à 1 000 $ dans le cas du Fonds de la
base et des mess;

(b) On doit pouvoir les identifier de façon bien précise et
ils doivent être directement reliés aux activités des
exercices antérieurs;

(c) Ils ne doivent d'aucune façon être attribuables à des
causes économiques postérieures à la date des états
financiers portant sur ces périodes antérieures; et

(d) Ils ne pouvaient d'aucune façon être évalués à peu près
tant qu'ils n'étaient pas fixés;

NOTA

1. Chaque AAP doit faire l'objet de nota ajoutés aux états
financiers.

2. Les dépenses qui se qualifieraient normalement comme
AAP, mais qui ne dépassent pas les plafonds stipulés, doivent
être portées au compte des dépenses diverses du point de vente
approprié ou à l'État des revenus et frais généraux si l'on ne
peut pas les attribuer à un point de vente.

3. Les AAP de CANEX doivent être approvés par le CSF de
CANEX avant d'être comptabilisés dans les livres.

(3) Profit/perte net(te). Ceci est le profit que l'établissement
a réalisé au cours de la période se terminant en date du
bilan. Il s'agit du total de tous les comptes de l'état
général et de l'état des résultats,

(4) Augmentation/diminution de l'investissement dans les filiales
(Fonds de la base seulement). Ceci est le profit que les
filiales du Fonds de la base ont réalisé au cours de la
période se terminant en date du bilan. Il s'agit du total de
tous les comptes de l'état général et de l'état des résultats
des filiales,,

(5) Bénéfices non répartis de fermeture. C'est le total des
alinéas (1) à (4),

NOTA

A la fin de l'exercice et après avoir établi les états
financiers, il faut fermer tous les comptes des revenus et des
frais et le compte des Ajustements de l'année précédente au
compte des Bénéfices non répartis de l'établissement. De plus,
selon le cas et seulement dans les livres du Fonds de la base,
il faut passer une écriture dans le journal général (ADJREG
dans ABACIS) pour faire un ajustement au compte d'actif
«Investissement dans les filiales» et dans le compte
«bénéfices non répartis» du Fonds de la base pour
l'augmentation ou la diminution nette du solde des capitaux
propres des filiales du Fonds de la base,

(6) Capital d'apport. Ce poste comprend les subventions et les
dons accordés à un établissement. Lorsque les subventions et
les dons sont conditionnels, on les inscrit, aux fins de
contrôle, dans un compte en fiducie. Une fois qu'on a
satisfait aux conditions de la subvention (p. ex., subvention
en vertu du programme High Standard), on ferme le compte en
fiducie et on inscrit le montant comme capital d'apport. Il
est impossible que le solde du capital d'apport soit débiteur,
à moins d'une erreur d'écriture. On ne doit pas inscrire les
subventions comme revenus d'exploitation à moins d'en avoir
reçu la directive,

(7) Total des Capitaux propres. C'est le total des alinéas (5) et
(6), et

(8) Total du passif et des Capitaux propres. Il s'agit du total
des alinéas 15.b.(19) et 15.c.(7).

16. (Disponible).

17. État des revenus et des frais généraux. Cet État doit être préparé chaque
mois pour chaque établissement. Il doit indiquer les résultats consolidés de tous
les points de vente et des activités de l'établissement. Le format montré à
l'annexe D doit être suivi. L'annexe A indique quels tableaux accompagneront
chaque état. Voici une définition des termes indiqués sur l'État :

a. Revenus généraux

(1) Profits ou pertes d'exploitation. Ce sont les reports des
profits ou des pertes d'exploitation signalés sur l'État des
résultats de chaque point de vente,

(2) Commissions TVP. Il s'agit d'une rémunération versée par
certaines provinces en retour de la perception des taxes de
vente provinciales,

(3) Contribution de CANEX (Fonds de la base seulement). Ce sont
les redevances de CANEX que reçoit le Fonds de la base,

(4) Contributions des mess (Fonds de la base seulement). Ce sont
les revenus provenant des mess, conformément au chapitre 2,
paragraphe 7,

(5) Revenus d'intérêt (Fonds de la base seulement). Ceci comprend
les revenus d'intérêt des comptes bancaires ou des
investissements autorisés par le DSFNP ou les ristournes de
revenu d'investissement du FCFC aux unités,

(6) Comptes de mess (Mess seulement). Ce sont les cotisations
générales reçues des membres du mess,

(7) (Disponible),

(8) Divertissements. Ceci comprend la portion des cotisations de
mess destinée aux divertissements de même que tous les autres
revenus des divertissements,

(9) Événements privés (Mess seulement). Ce sont les revenus acquis
à la suite de réceptions tenues dans un mess et qui ne sont
pas tenues au profit des membres du mess, telles des noces.
Les frais afférents doivent être inscrits comme frais de
réceptions privées,

(10) Gain sur la cession d'immobilisations. Ceci représente le
montant reçu pour la vente d'une immobilisation qui excède la
valeur nette de l'immobilisation,

(11) Revenus généraux divers. Ce sont les revenus non périodiques
divers et pour lesquels un compte distinct n'a pas été établi,

(12) (Disponible), et

(13) Total des revenus généraux. C'est le total des alinéas (1) à
(12);

b. Frais généraux

(1) Services de comptabilité. Ce poste comprend les coûts totaux
des salaires et des autres frais d'administration
(fournitures, etc.) encourus par l'OCFNP. Ces coûts peuvent
être recouverts de chaque établissement, selon une allocation
prédéterminée,

(2) Gestionnaire du personnel. Ce poste comprend des coûts totaux
des salaires et des frais d'administration (fournitures, etc.)
encourus par le gestionnaire du personnel des FNP. Ces coûts
peuvent être recouverts de chaque établissement, selon une
allocation prédéterminée,

(3) Services administratifs (CANEX seulement). Ce poste comprend
les coûts des salaires seulement reliés au services
administratifs encourus par le bureau du gérant des services
CANEX. Les dépenses administratives diverses seront portées au
compte Frais généraux divers. Ceci exclut les frais reliés au
gérant régional,

(4) Services d'entretien et autre soutien (CANEX seulement). Ce
poste comprend les frais de nettoyage, des salaires pour
l'entretien des bâtiments, etc,

(5) Amortissement. Ce poste comprend les frais d'amortissement
pour le matériel qui ne peuvent être imputés à un point de
vente en particulier (par ex. le matériel dans le bureau du
gérant de la base, lieu partagé dans un mail),

(6) Voyages (CANEX seulement). Ce poste comprend les frais de
voyage encourus par le gérant des services CANEX et son
personnel. Ceci exclut les voyages faits par le gérant
régional,

(7) Bureau du gérant régional (CANEX seulement) - Ce sont les
dépenses du gérant régional.

(8) Contributions au Fonds de la base (Mess seulement). Ce sont
les fonds remis au Fonds de la base par les mess, conformément
au chapitre 2, paragraphe 7,

(9) Intérêt sur emprunt (Fonds de la base et mess seulement). Ce
sont tous les frais d'intérêts sur les prêts indiqués au
bilan,

(10) Escomptes de caisse perdus. Ce sont tous les escomptes de
caisse perdus par l'établissement, lorsque les fournisseurs
avaient offert des conditions d'escompte, moyennant un
paiement rapide des marchandises ou des services. Cette
dépense n'est pas attribuée aux points de vente, car elle
résulte surtout des délais à payer les factures ou d'un manque
de fonds de roulement. Dans ABACIS, ce montant est
automatiquement calculé si le SUIREG est utilisé adéquatement,

(11) Sports,

(12) Divertissements,

(13) Événements privés (Mess seulement). Ce sont les frais acquis
à la suite de réceptions tenues dans un mess et qui ne sont
pas tenues au profit des membres du mess, telles des noces,

(14) Représentation du Cmdt (Fonds de la base seulement). Ce poste
comprend les dépenses aux fins d'acquitter des obligations
pour le compte du Ministère, du commandement ou de l'unité
telles qu'autorisées dans l'OAFC 27-6,

(15) (Disponible),

(16) Contributions au FCFC. Ce poste comprend le pourcentage des
ventes versé conformément à l'A-PS-110-001/AG-003,

(17) Contributions au QG (CANEX seulement). C'est la part
proportionnelle des dépenses du QG que doivent assumer chaque
sous-détachement de CANEX. Cette part est calculée en fonction
du budget des dépenses nettes du QG qui est approuvé chaque
année par le conseil d'administration de CANEX,

(18) Perte ou gain de change. Ceci représente la perte ou le gain
sur la réévaluation des avoirs en devises étrangères,

(19) Perte sur la cession d'immobilisations. Ce poste représente le
montant reçu sous la valeur comptable nette de
l'immobilisation cédée,

(20) Frais généraux divers. Ce sont les frais non périodiques
divers pour lesquels un compte distinct n'a pas été établi,

(21) (Disponible), et

(22) Total des frais généraux. C'est le total des alinéas (1) à
(21);

c. Profit ou perte avant les postes extraordinaires. C'est la
différence entre le total des frais généraux et le total des revenus
généraux,

(1) Postes extraordinaires. Ce poste comprend les fonds en cas de
revenus et pertes de plus de 2 000 $ qui, selon leur nature,
ne découlent pas des activités normales de l'établissement, se
produisent rarement au fil des ans et ne sont pas considérés
comme étant des facteurs périodiques dans l'évaluation des
opérations ordinaires de l'établissement. Il peut s'agir par
exemple, de la perte ou la dévaluation de stocks à la suite
d'une inondation ou d'une défectuosité des congélateurs. Le
distribution de surplus des FCFC est aussi une poste
extraordinaire. Dans le cas de CANEX, l'approbation du CSF est
également nécessaire avant qu'ils ne soient comptabilisés dans
les livres,

d. Profit net ou perte nette avant distribution. C'est le profit net ou
la perte nette réalisé(e) par l'établissement durant la période,

(1) Redevances (CANEX seulement). Ce sont les sommes payées par
CANEX à chaque Fonds de la base. Le montant des redevances
payés mensuellement sera le montant résultant des redevances
cumulées, soit le montant le plus élevé de :

a. 80 % du profit net cumulé, et

b. 1 % des ventes consommateurs cumulées

de CANEX et ses concessions. Ce montant mensuel peut être
négatif; cependant, les redevances cumulées seront positives,

(2) Distribution aux unités (CANEX seulement). Ce poste constitue
le montant des fonds distribués à des organisations
particulières (camp de cadets, centre d'instruction de la
milice, etc.) et selon des ententes particulières, et

(3) Distribution au Fonds de la base. C'est la portion du profit
net transféré par les filiales du Fonds de la base au Fonds de
la base (établissements autres que CANEX et seulement s'il y
a lieu); et

e. Profit net ou perte nette après redevances et distribution. C'est le
montant compris dans les bénéfices non répartis,

NOTA

L'État des revenus et des frais généraux de CANEX indiquera le total des
ventes consommateurs et le total des ventes en gros pour tous les points
de vente à la fin de l'État.

18. État des résultats. Cet état doit être établi pour tous les points de
vente, sauf pour les Services d'alimentation des FNP. Le format montré à l'annexe E
doit être suivi. L'annexe A indique quels tableaux accompagneront chaque état.
Voici une définition des termes indiqués sur l'État :

NOTA

Avant de remplir l'État des résultats, il faut remplir la Fiche de
l'inventaire de fermeture, et passer l'écriture du journal général
nécessaire pour rajuster le compte ajustement d'inventaire et les comptes
de stocks.

a. Revenue d'exploitation

(1) Ventes consommateurs. Ce sont les ventes de biens ou services
aux consommateurs. Le paiement se fait normalement au
comptant, par chèque, carte de crédit ou sous le plan de
crédit local;

(2) Ventes en gros. Ce sont les ventes de biens ou services faits
par des points de vente CANEX aux organismes non CANEX (p.
ex., mess, clubs du Fonds de la base, unités des FC).
Normalement, ces ventes génèrent un profit brut moins élevé
que les ventes consommateurs,

(3) Transferts. Ceci comprend toutes les transactions d'un
entrepôt CANEX à un autre point de vente CANEX sur la base ou
à une autre base,

(4) Ventes totales. C'est le total des montants inscrits comme
«ventes consommateurs» et «ventes en gros» qui figurent dans
le grand livre général pour la période. Dans le cas des
établissements qui utilisent la comptabilité de détail, ce
montant doit être le même que celui qui figure sur la Fiche
des stocks de fermeture. Les ventes inscrites ne comprennent
pas les taxes de vente provinciales,

(5) Coût des marchandises vendues. C'est la différence entre les
marchandises à vendre et les stocks de fermeture, et

(6) Profit brut. C'est la différence entre les ventes totales et
le coût des marchandises vendues;

b. Frais d'exploitation

(1) Salaires. Ce sont les sommes brutes payées d'après le journal
de la paie. Ceci comprend les salaires, les primes de
rendement et les bonis payés par l'employeur aux employés
reliés directement avec le fonctionnement du point de vente,

(2) Frais salariaux de l'employeur. Ceci inclut tous les frais de
l'employeur (c.-à-d. du point de vente) résultant de l'emploi
de personnel comme les primes du Régime de pensions du Canada
(RPC), les congés payés, les régimes d'assurance maladie
collectifs, la Loi sur l'Indemnisation des agents de l'État,
etc,

NOTA

Dans le cas des points de vente CANEX, les salaires et les frais
salariaux de l'employeur sont additionnés et réflétés comme un seul
total sous Frais salariaux sur l'état des résultats.

(3) Amortissement. C'est le montant débité aux frais pour la
réduction de la valeur comptable nette de l'immobilisation
durant la période,

(4) Services publics. Ce poste englobe tous les frais de
chauffage, d'électricité et d'eau imputés au point de vente,

(5) Publicité/Promotions. Ceci englobe tous les frais (production,
impression et distribution) du matériel publicitaire utilisé
par les points de vente tel que les annonces dans les journaux
locaux ou les affiches du magasin, les promotions, les
activités et les événements spéciaux, les relations publiques,
les prix, les cadeaux, les tirages, etc,

(6) Fournitures. II s'agit des frais de fournitures (sacs, papier
d'emballage, ficelle, etc.) utilisées pour vendre de la
marchandise,

(7) Réparations et entretien M & E. Ce poste englobe les
réparations et l'entretien non capitalisés des immobilisations
(p. ex. la réparation des moteurs électriques de l'équipement
de congélation, la peinture des véhicules, etc.),

(8) Réparation et entretien Édifice. Ce poste englobe les
réparations et l'entretien non capitalisés des bâtiments
(p. ex. le nettoyage des planchers) qui ne sont pas considérés
comme étant de compétence publique,

(9) Télécommunications. Ce poste comprend tous les frais de
télécommunications (téléphone, télécopieur) directement
imputés aux lignes du point de vente,

(10) (Excédents) Déficits de caisse. Ce poste comprend les
excédents ou déficits quotidiens des caissiers inscrits au
Rapport quotidien des ventes (RQV) et toute différence
signalée par la banque,

(11) Location de matériel. Ce poste comprend les frais encourus
pour tout équipement loué qui n'appartient pas au point de
vente ou à la base,

(12) Voyages. Ce poste englobe tous les frais de voyage encourus
par les employés non publics pour le compte du point de vente,

(13) Mauvaises créances. Ce poste comprend la radiation des comptes
clients, les notes de crédit des fournisseurs et les chèques
sans provisions irrécouvrables,

(14) Fournitures et affranchissement. Ce poste couvre toutes les
dépenses pour les fournitures de bureau et les frais de poste
et de messagerie à l'emploi exclusif du point de vente,

(15) Frais de cartes de crédit. Ce poste comprend les frais reliés
au traitement des cartes de crédit, des cartes de débit et des
cartes Air Miles,

(16) Mélange à boisson. Ce poste comprend les articles qui,
d'habitude, sont consommés immédiatement,

(17) Amuse-gueule. Ce poste comprend les articles qui, d'habitude,
sont consommés immédiatement,

(18) Gaspillage (bars seulement). C'est la valeur de la marchandise
gaspillée et portée en charge,

(19) Conciergerie/Nettoyage. Ce poste comprend toutes les dépenses
de nettoyage autres que les dépenses salariales. Ces dernières
seront portées au compte des dépenses salariales,

(20) Frais de véhicules (CANEX seulement). Ce poste comprend
notamment les frais d'essence et de réparations imputables à
l'entretien des véhicules qui servent aux points de vente,

(21) Intérêts sur emprunt (CANEX seulement). Ce sont tous les frais
d'intérêts sur les emprunts indiqués au bilan de CANEX,

(22) Frais de manutention (CANEX seulement). Ce sont les frais de
manutention payés à d'autres points de vente CANEX pour de la
marchandise reçue,

(23) (Disponible),

(24) (Disponible),

(25) (Disponible),

(26) Frais d'exploitation divers. Ce sont les frais non périodiques
divers pour lesquels un compte distinct n'a pas été établi, et

(27) Total des frais d'exploitation. C'est le total des alinéas (1)
à (26),

c. Autres revenus

(1) Revenus des concessions. En général, les revenus de concession
sont reportés sous la rubrique Services spéciaux (voir le
chapitre 49); cependant, si la concession fait partie
intégrante d'un point de vente CANEX (c.-à-d. le point de
vente assume les frais occasionnés par la concession), ces
revenus peuvent être crédités au point de vente dans ce
compte,

(2) Commission. Il s'agit, par exemple, de la commission payée par
une Régie des loteries sur un billet gagnant vendu à un client
ou de la commission payée sur la vente de mandats,

(3) Revenus de manutention (CANEX seulement). Ce sont les frais
provenant de transferts de marchandises vers d'autres points
de vente CANEX, et

(4) Revenus divers. Ce sont les revenus non périodiques divers
pour lesquels un compte distinct n'a pas été établi; et

d. Profits (Pertes) d'exploitation. C'est le total des profits bruts,
moins les frais d'exploitation, plus les autres revenus. On reporte
ce montant sur l'État des revenus et des frais généraux.

NOTA

Pour un État des résultats de CANEX comprenant le rayon 40 (essence) ou le
rayon 46 (propane), les litres vendus doivent être indiqués au bas de
l'État.

ÉTAT DES SERVICES D'ALIMENTATION DES FNP

19. Il s'agit simplement d'un autre état des résultats; cependant, le profit
net ou la perte nette qui figure dans l'état est porté, chaque année, au compte
des Services d'alimentation des FNP. Ce compte figure dans le bilan à cause de
sa nature particulière (du fait qu'il fait ses frais avec le temps).

NOTA

Si le compte des Services d'alimentation des FNP accuse un solde débiteur,
on doit inscrire ce solde sous la rubrique passif. Toutefois, il faudra
prendre des mesures administratives pour corriger la situation dans les
mois qui suivent.

NOTES AFFÉRENTES AUX ÉTATS FINANCIERS

20. Ces notes font partie intégrante des états financiers et servent à
clarifier et à expliquer les postes qui figurent dans les états financiers à la
gestion. Lorsqu'on inscrit une note, il faut en indiquer le renvoi dans
l'explication du poste en question.

21. Les notes des états financiers peuvent être sous forme narrative ou sous
forme de tableau. Les tableaux sont généralement utilisés pour la ventilation
d'un montant se trouvant dans les états (par ex., lorsqu'un montant est en fait
le total de plus d'un compte du grand livre général).

22. Les notes requises pour les états financiers annuels des FNP sont indiquées
à l'annexe A. Il est laissé à la discrétion de la gestion locale de demander des
notes avec les états financiers mensuels qu'ils réviseront.