Accueil > L'entreprise > Finances et informatique > Chapitre 12 - Cartes de Crédit (Révisé 4 févr. 11)
Chapitre 12 Cartes de crédit
CARTES DE CRÉDIT DES BIENS NON PUBLICS (CC BNP)
REMISE DE LA BANQUE DE MONTRÉAL AU DGSSPF
RESTRICTIONS – LIMITES ET UTILISATION
AUGMENTATION DE LA LIMITE DE CRÉDIT DE FAÇON TEMPORAIRE OU URGENTE
RESPONSABILITÉS DU DÉTENTEUR DE LA CARTE
RESPONSABILITÉS DE L’ADMINISTRATEUR DES CARTES DE LA BASE
RESPONSABILITÉS DE L’ADMINISTRATEUR DES CARTES (DCOMPT)
RELEVÉS DE COMPTE DE L’INSTITUTION BANCAIRE
CARTE-VOYAGE DÉSIGNÉE DU GOUVERNEMENT (CVD)
UTILISATION DE CARTES DE CRÉDIT NON STANDARD
Annexe A - Note de service – annotation au dossier de la paie 
Annexe B - Demande de carte de crédit des BNP (CC BNP)
Annexe B1 - Tableaux des limites de crédit des CC BNP 
Annexe B2 - Attestation de responsabilité d’une CC BNP
Annexe B3 - Récapitulation des transactions effectuées avec la CC BNP
Annexe C - Renseignements sur les fournisseurs de la CC BNP et de la carte-voyage désignée
Annexe D - Demande de carte de voyage désignée American Express
1. L’usage des cartes de crédit pour faciliter les achats et les paiements de biens est une pratique généralement acceptée et courante.
2. Ce chapitre vise à expliquer les modalités de chacune des cartes disponibles ainsi que les règles d’obtention et d’utilisation. Le chapitre énonce aussi les contrôles établis concernant l’usage de chacune des cartes et indique les documents de référence pertinents.
3. Des cartes de crédit des BNP peuvent être remises aux personnes suivantes exerçant des fonctions pour le compte des BNP :
a. employés des FNP;
b. membres des FC;
c. fonctionnaires;
d. bénévoles d’un établissement des BNP.
4. Les cartes suivantes sont utilisées :
a. la carte désignée MasterCard de la Banque de Montréal aussi appelée la carte de crédit des BNP (CC BNP);
b. la carte-voyage désignée du gouvernement du Canada (CVD) AMEX (se reporter à la note).
Note: La CVD ne peut pas être remise à un bénévole d’un établissement des BNP.
5. Lors de la remise ou du retour d’une CC BNP, le GCBNP doit informer le bureau des ressources humaines concerné (en suivant l’exemple à l’annexe A).
CARTE DE CRÉDIT DES BIENS NON PUBLICS (CC BNP)
6. L’utilisation de la carte de crédit des Biens non publics (CC BNP) par le personnel autorisé accroîtra l’efficacité des méthodes d’achat de certains articles et réduira les occasions où il sera nécessaire de garder de l’argent liquide et de devoir en assurer la sécurité. La CC BNP peut aussi servir à régler des achats de marchandises destinées à la revente. Ces cartes élimineront en outre le besoin de tenir une petite caisse ou permettront de réduire considérablement la valeur des fonds qui y sont gardés. Les fonds des petites caisses ne seront requis que pour les achats de montants peu élevés ou inférieurs au minimum exigé dans les transactions effectuées par carte de crédit.
7. Comme les BNP ont leur propre carte de crédit, l’utilisation de la carte de crédit personnelle pour effectuer des achats pour les FNP est interdite. Seuls les achats urgents effectués avec une carte de crédit personnelle seront remboursés, si aucun employé de l’établissement n’est titulaire d’une CC BNP.
8. La CC BNP sera émise au nom du détenteur et ne doit être utilisée que par lui. Le détenteur doit en faire usage comme s’il s’agissait de sa propre carte de crédit et en assurer la sécurité, comme il le ferait de l’argent.
9. Comme pour les achats payés à même la petite caisse, il faut payer la TVP, et la plupart des fournisseurs n’acceptent pas le numéro d’exemption de la TVP (se reporter au manuel A-FN-105, chapitre 8, annexe A, appendice 1). Dans certaines provinces toutefois, notamment en Saskatchewan et au Manitoba, une permission particulière a été négociée permettant de recouvrer la TVP. Des procédures de recouvrement ont été établies et la TVP est retenue à la source (processus semblable à la réclamation du crédit de taxe sur les intrants aux fins de la TPS/TVH). La taxe de vente qui doit être payée sera incluse dans le prix de vente. Le paiement et les demandes de remboursement de la taxe de vente du Québec (TVQ), de la taxe de vente harmonisée (TVH) en vigueur à Terre-Neuve, en Nouvelle-Écosse, au Nouveau-Brunswick et en Ontario, ainsi que de la TPS dans toutes les provinces seront traités selon la méthode habituelle pour toutes les cartes de crédit.
REMISE DE LA BANQUE DE MONTRÉAL AU DGSSPF
10. À compter de l’année financière 2007-2008, l’institution financière qui émet les CC BNP, la Banque de Montréal, effectue des remises trimestrielles au Directeur général Services de soutien au personnel et aux familles. La remise, calculée au prorata, sera envoyée à l’établissement des BNP qui utilise la CC BNP. Plus les employés autorisés utilisent la carte, plus la remise envoyée à l’établissement des BNP sera importante.
11. Comme pour les fonds de la petite caisse ou les fonds d’appoint, l’émission des CC BNP est assujettie à l’approbation écrite de l’autorité approbatrice désignée dans la Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l'administration financière des Biens non publics.
12. Pour obtenir une CC BNP, le demandeur doit remplir le formulaire pertinent qu’il trouvera à son bureau de la comptabilité des FNP ou à l’annexe B. Le demandeur doit ensuite faire autoriser une limite de crédit selon les dispositions du paragraphe 13 et envoyer le formulaire au GCBNP (administrateur des cartes de la base).
RESTRICTIONS – LIMITES ET UTILISATION
13. Chaque carte est assujettie à une limite d’achat quotidienne et mensuelle. Les tableaux des montants des limites établies figurent à l’appendice 1 de l’annexe B. Il faut justifier les demandes d’augmentation du maximum établi et les faire approuver conformément à la Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l'administration financière des Biens non publics.
14. La CC BNP doit être utilisée principalement pour régler des dépenses et acheter de la marchandise destinée à la revente et constitue la méthode de paiement privilégiée pour ces achats. Toutefois, la CC BNP ne doit pas servir à acquitter des salaires ou des commissions si un T4/T1204 doit être émis. Lorsque la carte sert à régler le paiement de marchandise destinée à la revente, il faut respecter les procédures comptables d’achat établies au chapitre 21 (Achats). Lorsque la carte sert à acheter des immobilisations, il faut respecter les procédures comptables établies au chapitre 28 (Immobilisations).
15. Le détenteur ne doit en aucun cas utiliser la CC BNP à des fins personnelles. Toute infraction à cette directive donnera lieu à l’annulation immédiate de la carte et pourrait entraîner des mesures disciplinaires.
16. Tous les mois, l’administrateur des cartes de la base doit veiller à ce que les détenteurs soumettent le formulaire Récapitulation des transactions effectuées avec la carte de crédit des BNP. L’administrateur des cartes de la base peut demander à l’administrateur des cartes de suspendre temporairement la carte d’un employé qui ne soumet pas ce formulaire.
17. Toute dépense frauduleuse présumée doit faire l’objet d’une enquête approfondie et des mesures administratives appropriées. Toute dépense frauduleuse sera imputée au dossier ME de l’employé dans ABACIS. Il faut annuler la carte de crédit dès qu’il y a acte de fraude. L’administrateur des cartes de la base informera le bureau national des comptes clients des mesures prises.
AUGMENTATION DE LA LIMITE DE CRÉDIT DE FAÇON TEMPORAIRE OU URGENTE
18. Il est nécessaire parfois d’augmenter la limite de crédit de façon temporaire ou pour répondre à un besoin urgent. Il faut alors documenter les augmentations et les faire approuver par les autorités compétentes. L’augmentation portera sur une période déterminée ayant une date d’échéance fixée. L’administrateur des cartes doit veiller à ce que ces limites temporaires expirent à court terme.
RESPONSABILITÉS DU DÉTENTEUR DE LA CARTE
19. Le détenteur de la CC BNP doit :
a. lire et signer l’Attestation de responsabilité d’une carte de crédit des BNP (Appendice 2 de l’annexe B). Ce formulaire sera conservé en dossier au bureau national des comptes fournisseurs (BNCF);
b. obtenir un reçu pour chaque achat payé par carte de crédit;
c. remplir mensuellement une Récapitulation des transactions effectuées avec la carte de crédit des BNP (appendice 3 de l’annexe B) sur réception de l’état de compte de la CC BNP de l’institution bancaire, y indiquer le numéro du compte GL correspondant et la faire approuver conformément à la Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l'administration financière des Biens non publics;
d. examiner le relevé de compte mensuel émis par l’institution bancaire lorsqu’il remplit la récapitulation. Toute erreur de transaction doit être clairement indiquée sur le relevé de compte;
e. inscrire la référence du procès-verbal ou de la note de service autorisant l’émission de la carte sur le formulaire de récapitulation, faire signer le formulaire par l’autorité approbatrice et le remettre en temps opportun au bureau de la comptabilité des FNP local accompagné du relevé de compte mensuel et de tous les reçus afin d’entrer les données dans ABACIS à la fin du mois;
f. ne pas approuver sa propre Récapitulation des transactions effectuées avec la carte de crédit des BNP.
Nota: Le détenteur ne paie pas le compte de la CC BNP. Les paiements seront effectués par le BNCF de la Division des finances du Directeur général – Services de soutien au personnel et aux familles.
g. aviser l’administrateur des cartes par l’entremise de l’administrateur des cartes de la base de tout changement apporté aux renseignements fournis dans le formulaire de demande d’adhésion (p. ex. nom, adresse, etc.);
h. remplir une demande d’augmentation de la limite de crédit si celle-ci s’avère insuffisante, obtenir la signature de l’autorité approbatrice et la présenter à l'administrateur des cartes de la base qui communiquera avec l’administrateur des cartes (à noter que la limite de crédit peut être augmentée de façon temporaire, au besoin;
i. retourner une carte non requise à l’administrateur des cartes de la base qui en informera l’administrateur des cartes et s’assurera que la carte est détruite (p. ex., le détenteur est muté ou quitte son emploi) ou lorsque les autorités approbatrices ou l’administrateur des cartes l’exigent;
j. signaler immédiatement le vol ou la perte de la carte à l’administrateur des cartes par l’entremise de l’administrateur des cartes de la base ainsi qu’à l’institution bancaire appropriée de la liste de l’annexe C. La banque annulera la carte et en émettra une nouvelle.
20. Le détenteur de la CC BNP :
a. ne doit pas utiliser la carte à d’autres fins ou de manière autre que celles qui ont été approuvées par les autorités compétentes;
b. ne doit pas utiliser la carte à des fins personnelles.
21. Les chefs de division, les commandants de base ou les titulaires de pouvoirs délégués peuvent effectuer une vérification pour confirmer la nécessité et les limites de crédit des CC BNP. Lorsque l’utilisation de la carte est jugée inappropriée, il faut reprendre la carte.
RESPONSABILITÉS DE L’ADMINISTRATEUR DES CARTES DE LA BASE
22. Le GCBNP, ou son équivalent, agira à titre d’administrateur des cartes de la base pour sa base. À ce titre, il doit :
a. recevoir les procès-verbaux/notes de service autorisant l’émission d’une carte conformément à la Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l'administration financière des Biens non publics;
b. faire parvenir les demandes de nouvelles cartes à l’administrateur des cartes ainsi que les cartes annulées et retournées à l’institution bancaire;
c. recevoir les nouvelles cartes de l’institution bancaire et les remettre aux détenteurs autorisés;
d. informer le détenteur de ses responsabilités, telles qu’énoncées dans la présente politique, et lui faire signer l’Attestation de responsabilité d’une carte de crédit des BNP (appendice 2 de l’annexe B) et la transmettre à l’administrateur des cartes. Il faut inscrire une note au dossier ME dans ABACIS indiquant que l’employé possède une CC BNP;
e. en se fondant sur les renseignements que le détenteur lui a fournis, l’administrateur des cartes de la base informe l’administrateur des cartes des questions concernant le détenteur. L’administrateur des cartes assure la liaison entre le détenteur et l’institution bancaire concernant les changements touchant le détenteur (ajouts ou suppressions), les renseignements sur le détenteur ou les limites de crédit. L’administrateur de la carte communiquera les changements à l’institution bancaire par téléphone ou par écrit au numéro et à l’adresse figurant à l’annexe C, ou en ligne à www.bmodetailsonline.com;
f. veiller à ce que l’émission de la CC BNP soit indiquée non seulement au dossier ME du détenteur dans ABACIS, mais aussi sur son certificat de responsabilité personnelle et de dégagement (CRPD) s’il existe un tel système à l’unité. Ainsi, il sera possible de s’assurer que l’employé remettra sa carte lorsqu’il cessera d’occuper son emploi;
g. transmettre à l’administrateur des cartes une copie de toute demande de nouvelle carte, les changements apportés au dossier du détenteur de la carte ainsi que le numéro de compte de la carte et des procès-verbaux ou notes de service autorisant l’émission de la carte, et ce, pour toute carte émise;
h. informer l’administrateur des cartes par écrit de tout changement d’administrateur des cartes de la base.
23. L’administrateur des cartes de la base doit :
a. s’assurer que les détenteurs de cartes envoient en temps opportun leur relevé de compte mensuel de CC BNP accompagné des documents pertinents, y compris la récapitulation (dont le paiement est dûment approuvé);
b. examiner tous les documents afin de s’assurer que le détenteur a effectué les activités de rapprochement comptable;
c. indiquer les erreurs de transactions notées sur le relevé de compte en communiquant avec la personne-ressource de l’institution bancaire indiquée à l’annexe C;
d. entrer le montant à régler indiqué sur le relevé de compte mensuel (y compris les transactions erronées) de la façon suivante :
Exemple:
Le relevé de l’institution bancaire indique 100 $ de transactions correctes et une erreur de transaction de 20 $ (c.-à-d. que le détenteur n’a pas effectué la transaction). Un montant de 18 $ représente les frais de la TVH, dont 3 $ s’appliquent à l’erreur de transaction.
Dt -- Dépense de l’établissement 100 $
Dt – Compte client de la CC BNP 23 $
Dt – Compte client de la TVH 15 $
Ct – Compte fournisseur de la CC BNP 138 $
Veuillez noter que le débit et le crédit relatifs aux erreurs de transactions sont reportés dans deux comptes différents et qu’ils ne sont pas comptés comme un crédit de 115 $ dans le compte fournisseur. Ce mécanisme permet d’exercer un contrôle sur les erreurs et de les retracer. On doit en outre inscrire chaque relevé séparément au lieu d’indiquer un total pour tous les relevés. On établit le compte fournisseur à titre de compte SU intitulé « Carte d’achat SU 4110000 ». Il faut établir le compte client à titre de compte CU et l’intituler « Carte d’achat ».
RESPONSABILITÉS DE L’ADMINISTRATEUR DES CARTES
24. Le directeur de la comptabilité (D Compt) ou son délégué agira à titre d’administrateur des cartes et doit :
a. tenir à jour une base de données sur les détenteurs de CC BNP d’après les renseignements qui lui sont communiqués par l’administrateur des cartes de la base;
b. s’assurer d’obtenir les renseignements suivants des détenteurs de carte :
i. nom;
ii. numéro ME (si ce numéro n’est pas dans ABACIS, il faut en créer un);
iii. lieu de travail;
iv. numéro de téléphone au bureau;
v. adresse à la maison;
vi. numéro de téléphone à la maison.c. recevoir les différents rapports détaillés émis par l’institution bancaire et les examiner afin de s’assurer que les limites de la carte sont respectées;
d. maintenir un dossier pour chaque carte émise comprenant le procès-verbal ou la note de service autorisant l’émission de la carte, la demande de carte et l’Attestation de responsabilité d’une carte de crédit des BNP et tout changement apporté aux renseignements sur le détenteur;
e. comparer la liste des détenteurs de CC BNP de l’institution bancaire à la base de données des CC BNP;
f. assurer la liaison au niveau national entre l’institution bancaire et le détenteur pour régler les questions ayant trait aux frais contestés, aux erreurs et aux rejets de débit en se reportant aux adresses et aux numéros indiqués à l’annexe C;
25. Il ne faut pas payer les frais de déplacement avec la CC BNP. Dans le cas d’un besoin urgent, il faut communiquer avec l’administrateur des cartes de la base.
CONTRÔLE FINANCIER
26. Gestionnaire – Le gestionnaire de l’établissement doit, à tout le moins :
a. fixer une limite pratique pour son établissement;
b. examiner périodiquement les dépenses totales et comparer les utilisations des limites de crédit;
c. vérifier la Récapitulation des transactions effectuées avec la carte de crédit des BNP et le relevé de compte présentés avec les reçus de carte de crédit à des fins d’autorisation afin de confirmer la légitimité des dépenses pour l’établissement;
d. approuver toutes les dépenses imputées à la CC BNP avant d’acheminer la demande de paiement au bureau de la comptabilité. Le détenteur de la CC BNP ne peut pas approuver sa propre Récapitulation des transactions effectuées avec la carte de crédit des BNP.
27. Bureau de la comptabilité des FNP – Le personnel de la comptabilité de la base/escadre/unité doit, à tout le moins :
a. s’assurer que toutes les demandes de paiement sont dûment autorisées;
b. s’assurer que toutes les pièces soumises respectent les limites prescrites dans la Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l'administration financière des Biens non publics;
c. examiner attentivement les reçus soumis pour détecter les dépenses inhabituelles et s’informer de la nature des dépenses inhabituelles;
d. prendre les mesures comptables appropriées.
RELEVÉS DE COMPTE DE L’INSTITUTION BANCAIRE
28. L’institution bancaire transmettra un relevé mensuel au détenteur de la carte qui s’en servira conjointement avec la Récapitulation des transactions effectuées avec la carte de crédit des BNP pour acquitter toutes les dépenses.
29. L’administrateur des cartes de la base peut avoir accès aux relevés de compte des cartes de crédit sur le site Web de l’institution financière (www.bmodetailsonline.com).
CARTE-VOYAGE DÉSIGNÉE DU GOUVERNEMENT (CVD)
30. La carte-voyage désignée (CVD) a pour but de fournir un mode de paiement efficace et commode des frais de déplacement encourus pour le compte du gouvernement. Les employés des FNP ont le droit de demander et d’utiliser une carte-voyage désignée du gouvernement.
31. La carte-voyage vise à payer les dépenses engagées durant un voyage lorsque l’employé exerce temporairement les fonctions de son poste à l’extérieur de la zone d’affectation, tel que précisé dans la Directive des BNP sur les voyages d’affaires, mais sans s’y limiter. Voici les dépenses couvertes :
a. l’hébergement commercial;
b. la location d’un véhicule et des dépenses associées;
c. les repas;
d. les avances de fonds requises.
32. La CVD est une carte gouvernementale, ce qui signifie que le mauvais usage et les retards de paiements ne sont pas tolérés. Il incombe au titulaire de la carte d’effectuer les paiements à l’entreprise émettrice de la carte de crédit. Le ministère de la Défense annulera les cartes dans les cas de mauvais usage ou si le compte est en souffrance durant une période supérieure à 90 jours et peut prendre des mesures administratives incluant le congédiement, si la situation le justifie.
33. L’employé qui a besoin d’une CVD en fait la demande en remplissant le formulaire Demande de carte de voyage désignée American ExpressMD à l’annexe D. Le gestionnaire autorise la limite de crédit et transmet le formulaire dûment rempli au contrôleur de la base, de l’escadre ou de l’unité ou à l’agent des services de l’immeuble pour les employés au QG DGSSPF.
34. La CVD est annulée lorsque le titulaire cesse d’être employé par le Personnel des fonds non publics, Forces canadiennes, si l’employé prend un congé sans solde d’une durée supérieure à six mois ou si la carte n’est plus nécessaire.
UTILISATION DE CARTES DE CRÉDIT NON STANDARD
35. Dans certains cas, des ententes ont été conclues à l’échelle locale concernant l’utilisation de cartes de crédit non standard, car certaines entreprises, par exemple les magasins Costco, n’acceptent pas la carte MasterCard.
36. Le personnel de la comptabilité doit porter une attention particulière aux transactions effectuées avec les cartes non standard. Les dépenses imputées à ces cartes doivent être autorisées par une personne autre que le détenteur afin de s’assurer que les achats sont conformes aux exigences et ne servent qu’à accroître les bénéfices pour l’établissement concerné.
37. Les dépenses imputées à des cartes non standard doivent être vérifiées et autorisées par l’autorité approbatrice désignée dans la Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l'administration financière des Biens non publics afin de s’assurer que la dépense est justifiée et qu’elle est faite pour l’établissement et que l’utilisation d’une telle carte constitue la méthode la plus avantageuse pour l’établissement.
Nota: Comme pour la CC BNP, si en vertu d’une carte le détenteur reçoit un rabais, ou un remboursement quelconque, c’est l’établissement qui doit bénéficier de cet avantage et non le détenteur personnellement, à moins d’avoir reçu une autorisation pour ce genre de transaction.
38. Les gestionnaires doivent confirmer que les avantages d’ordre secondaire que peuvent procurer ces cartes sont assez importants pour justifier le risque accru.