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CHAPITRE 10

 

 

CHAPITRE 10

CONTRIBUTIONS AU FONDS CENTRAL DES FORCES CANADIENNES – PRÊTS ET SUBVENTIONS

INTRODUCTION

1. Le présent chapitre traite des contributions et des méthodes comptables à observer au moment de toucher les prêts et les subventions versés par le FCFC. Les dispositions concernant les procédures administratives et comptables des subventions accordées par l'État sont décrites au chapitre 32.

CONTRIBUTIONS

CONDITIONS ET RESPONSABILITÉS

2. Les unités doivent verser des contributions selon les taux approuvés. À sa réunion du 22 janvier 2004, le conseil d’administration des Biens non publics (CA BNP) a approuvé l'augmentation des taux suivants :

a. les activités de détail du fonds de la base, des filiales, des mess, des navires, des clubs, des unités, des branches, des fonds régimentaires et des groupes (p.ex. les magasins de fourniment) versent 0,25 % du total des ventes au détail, des ventes du bar et des services alimentaires. Ce taux représente les contributions au fonds de bien-être seulement;

b. CANEX – 1,15 % des ventes totales, soit 0,15 % au fonds de bien-être et 1,0 % à la contribution de CANEX;

c. NATEX – 5,15 % du total des ventes aux consommateurs, soit 0,15 % au fonds de bien-être et 5,0 % à la contribution de CANEX;

d. AMSTO – 20 % des commissions brutes sur les ventes d’automobiles.

3. ABACIS calculera automatiquement les contributions des bases et escadres au Canada dans le mois au cours duquel la vente est conclue. Il incombe au gestionnaire de la comptabilité des FNP (Europe) (GCFNP(E)) de calculer et de verser en temps opportun les contributions de son unité au moyen du bordereau de transfert à l’annexe A.  L’officier d’approvisionnement des navires doit faire de même en utilisant le bordereau de transfert a l'appendice 1  à l’annexe A.


PRÊTS

POLITIQUE

4. Les prêts se répartissent ainsi :

a. fonds de roulement;

b. meubles et effets (M et E);

c. projets (rénovation ou construction).

5. Bien qu'un emprunt puisse comporter les trois types de prêt énumérés ci-dessus, les livres comptables de la base doivent faire état des montants de chacune des trois catégories, pour être conformes aux dispositions du présent chapitre.

6. Tous les prêts consentis doivent être inscrits dans les livres de l'établissement emprunteur. Les paiements du capital et des intérêts doivent aussi être inscrits dans les livres de l'établissement emprunteur.

7. Le remboursement d’un prêt commence dès la mise en service de l’immobilisation. Il incombera à la direction de déterminer lorsqu’un projet est terminé à 80 % ou une immobilisation est mise en service et d’en informer le bureau de la comptabilité des FNP. Le remboursement sera donc établi selon le montant approuvé lors de la demande de dépenses en capital (DDC). Lorsque le coût définitif du projet sera connu, le bureau national des immobilisations (BNI) ajustera le montant du prêt et le reste des versements mensuels. La période de remboursement d’un prêt est établie selon la somme initiale prêtée : moins de 100 k$, de 4 à 5 ans; de 100 k$ à 250 k$, 10 ans; de 250 k$ à 1 M$, de 10 à 15 ans; et plus de 1 M$, 20 ans. La période de remboursement maximale d’un prêt est de vingt ans.

PROJET GÉRÉ PAR LE QG CANEX - DGSSPF

8. Afin de mieux gérer les projets d’immobilisations et améliorer le service offert aux magasins CANEX, la gestion des projets d’immobilisations de CANEX sera centralisée. De plus, les factures de projets pour lesquels il a fallu contracter un prêt auprès du FCFC seront payées par le QG. Voici les procédures à suivre pour les projets d’immobilisations dont la gestion est centralisée :

a. Le gestionnaire national (GN) de CANEX doit préparer une DDC pour chaque nouveau projet.

b. Le QG CANEX transmet la DDC approuvée au bureau central qui présentera une demande de prêt au FCFC. De plus, le bureau central affectera les fonds pour payer les factures à partir du QG et, lorsque le projet sera terminé, le coût total, de même que le prêt du FCFC, seront enregistrés dans les livres comptables de CANEX par le BNI.

c. Lorsque le BNI reçoit la confirmation du prêt du FCFC, on ouvre un compte d’immobilisations et on commence à amortir l’immobilisation. Le QG CANEX fournira les factures du projet et une copie de la DDC au BNI. Le coût définitif du projet à imputer aux livres comptables de CANEX doit exclure la TPS, car celle-ci est aussi payée par le QG.

d. Dans le cas de projets bénéficiant d’un prêt du FCFC, le surveillant de la comptabilité des Fonds non publics (SCFNP) ne paiera pas les factures des fournisseurs. Toutefois, si le coût du projet est inférieur à la somme minimale requise pour obtenir un prêt du FCFC, les factures de ce projet peuvent être payées par le QG, qui facturera ensuite le point de vente, ou payées directement par le SCFNP. Une DDC est requise pour toute immobilisation qui sera capitalisée.

e. La capitalisation des immeubles et des rénovations doit commencer dès la mise en service de l’immobilisation. Le QG CANEX doit donc faire preuve de jugement et aviser par écrit le bureau central lorsque le projet est terminé à 80 % ou lorsque l’immobilisation est mise en service. Le QG CANEX informera le BNI de la somme estimative à être amortie et le bureau central communiquera les renseignements relatifs au prêt du FCFC. Lorsque le coût définitif du projet sera connu, le BNI ajustera le coût de l’immobilisation et l’amortissement. Le QG CANEX avisera le BNI du montant définitif du prêt et des versements mensuels ajustés.

9. Les dépenses de 1 000 $ ou plus pour l’acquisition de meubles et d’équipement ou de 2 000 $ ou plus pour le coût de réparations et de rénovations sont capitalisées. Pour obtenir un prêt du FCFC, le coût de meubles ou d’équipement doit être de 15 000 $ ou plus et le coût d’un immeuble ou des rénovations doit être de 20 000 $ ou plus. Les projets de CANEX doivent aussi respecter les directives énoncées à la section 3, Opérations 412, du Manuel des politiques et des procédures de CANEX.

Nota : L'annexe B  présente un exemple. L'intérêt perçu pour l'exercice est déterminé selon le nombre de jours dans la période comptable divisé par 365 jours.

PROJET GÉRÉ PAR LA BASE

10. Dans les cas d’un projet géré par la base et dont les fonds sont transférés à la base au fur et à mesure de l'avancement des travaux, les méthodes à adopter diffèrent quelque peu.

11. Dès réception du prêt (total ou partiel), le BNI doit passer les écritures suivantes dans les livres comptables de l'établissement concerné :

Dt Part du CBC de la base
Ct Emprunt à rembourser au FCFC (pour le montant du principal)

12. Il faut inscrire les dépenses au fur et à mesure dans les livres de l'établissement en débitant le compte des Travaux en cours et en créditant les comptes fournisseurs (ou la part du CBC de l’établissement). Une fois le projet terminé, le compte des Travaux en cours est fermé. Il faut ensuite ouvrir un compte d’immobilisations auquel et lui donner un titre approprié. Ces écritures et les détails des remboursements figurent à l'annexe C.

13. Une fois qu'on s'est procuré les M et E ou que le projet est terminé, le compte de Travaux en cours devra être égal au compte d'Emprunt à rembourser, moins la portion qui est considérée comme un prêt pour fonds de roulement.

14. Les remboursements sont enregistrés de la manière indiquée aux paragraphes 6 et 7 à l'annexe C.

 

SUBVENTIONS

15. Le FCFC accorde les subventions suivantes dans le but d'aider les unités à exécuter des programmes et des activités de soutien du personnel.

SUBVENTION DE CANEX ET DU RARM POUR LE BIEN-ÊTRE ET LE MAINTIEN DU MORAL

16. Avant la création de cette subvention, l’appui des programmes locaux se faisait par les FNP à l’échelle nationale par des Subventions aux petites unités, le Programme High Standard – Petits projets et le programme de redevances de CANEX.

17. Cette subvention vise à distribuer les fonds de façon équitable tout en contribuant concrètement à la qualité de vie à l’échelle locale. Toute initiative ou tout programme local jugé comme étant légitime par la direction des PSP locale peut être admissible à cette subvention à la condition qu’il n’y ait pas de détournement de fonds non publics. Voici des exemples de dépenses qui peuvent être admissibles à des fonds provenant de cette subvention :

a. construction, rénovation ou entretien d'installations des PSP;

b. achat d'équipement des PSP;

c. mise en œuvre, restructuration ou renouvellement de programmes de soutien du personnel;

d. soutien à des programmes sportifs, récréatifs ou communautaires existants ou nouveaux;

e. embauche de personnel des PSP en plus des effectifs autorisés;

f. remboursement partiel ou complet de prêts consentis par le FCFC.

18. La subvention ne vise pas à se substituer à la part assumée par l'État dans des projets ou des programmes où le financement est partagé entre les FNP et l'État.

19. Le déboursement des fonds provenant de la subvention est comptabilisé selon les procédures comptables habituelles (c.-à-d. inscrites aux dépenses ou à l'actif).

20. La subvention de CANEX et du RARM pour le BEMM compte trois volets :

a. répartition au pro rata;

b. redevances de CANEX;

c. fonds attribués aux lieux d'instruction.

21. Répartition au pro rata. La répartition est effectuée au prorata, selon les données sur le personnel du Ministère, comprises dans la banque de données PeopleSoft. Les petites unités se voient allouer un montant plus important.

22. En date du 1er mars 2004, les taux sont les suivants :


Effectif de la Force régulière
 
Répartition
 
1 - 50 100 $ par personne
 
51 - 200 5 000 $ plus 80 $ par personne à partir du seuil de 50
 
201 – 1 000 17 000 $ plus 50 $ par personne à partir du seuil de 200
 
1 001 – 3 000 57 000 $ plus 30 $ par personne à partir du seuil de 1 000
 
3 001 et plus 117 000 $ plus 20 $ par personne à partir du seuil de 3 000.
 
Nota : La subvention de transition déjà versée à certaines unités a été réduite à zéro.

23. Les fonds destinés aux unités situées à l'étranger sont transférés au GCFNP(E) à l’USFC(E) et au cmdt/O Admin des autres unités par mandat établi en monnaie étrangère en avril et en octobre tous les ans.

24. Les fonds destinés aux bases et escadres au Canada sont crédités mensuellement au poste des recettes générales de la base/escadre (GL 5100 – Subvention de CANEX et du RARM pour le BEMM).

25. En ce qui concerne les petites unités au Canada, les subventions semestrielles sont déposées dans un compte en fiducie distinct de chaque unité de la région (du type TFSUBV04). Les demandes de remboursement des dépenses seront effectuées en soumettant une demande de chèque au bureau local de comptabilité des FNP désigné.

26. Redevances de CANEX. Dans les unités où CANEX exploite des commerces, la répartition mensuelle de cette composante de la subvention au GL 5100 du fonds de la base se calcule comme suit :

a. des redevances de 1,5 % (5 % pour la BFC Suffield et la BFC Wainwright) calculées selon les ventes totales (c.-à-d. les ventes aux consommateurs plus les ventes en gros);

b. des redevances de concessions à raison de 30 % des revenus nets cumulés dans l'année moins toute redevance de concessions versée durant les derniers mois de l'AF. Si les redevances de concessions cumulées dans l'année sont négatives, ce volet de la subvention ne s'applique pas.

27. Fonds attribués aux lieux d'instruction. Ce volet de la subvention consiste en une attribution annuelle maximale de 150 000 $ répartie proportionnellement entre le CEMFM, le CEMAT, le CEMFA et le cmdt GSIFC qui établissent la répartition des sommes entre les fonds des bases.


SUBVENTION POUR L'ACQUISITION ET L'ENTRETIEN DU MATÉRIEL D'ÉDUCATION PHYSIQUE (SAEMEP)

28. L'admissibilité de la Force régulière à l'attribution de fonds publics pour l'acquisition et l'entretien du matériel d'éducation physique est déterminée au prorata, selon les données sur le personnel du Ministère, comprises dans la banque de données People Soft. La subvention se fait en deux versements, un à la fin d'avril et l'autre à la fin d'octobre.

29. Le montant de la réclamation est déterminé selon les taux prévus à l'ORFC 210.37 et ajustés annuellement selon l'indice des prix à la consommation. Les fonds sont transférés électroniquement directement à la base ou l’escadre concernée par le biais du système de comptabilité des FNP. Les fonds attribués aux unités à l'extérieur du Canada seront transférés au gestionnaire de la comptabilité des FNP de l’USFC(E) et au cmdt/O Admin de l'USFC(CS) et de l'ELFC(W) par chèque libellé en monnaie étrangère.

30. Le bureau national des rapports financiers (BNRF) dépose les subventions semestrielles dans un compte en fiducie distinct (TFSUBV06). Le paiement des dépenses est effectué en présentant une demande de paiement au bureau local de la comptabilité des FNP désigné.

31. Il faut soustraire le solde inemployé du compte en fiducie de l’année financière précédente du montant de la subvention annuelle.

32. En cas de dissolution d'une base, d'une unité ou d'un élément, la portion inemployée de la subvention initiale ou supplémentaire est remboursée au FCFC.

SUBVENTION DES PSP

33. Le programme de subventions des programmes de soutien du personnel (PSP) a pour objet d’aider les cadres supérieurs ayant des responsabilités de commandement à veiller au bien-être et au maintien du moral des membres des FC et de la communauté militaire.

34. Les commandants en poste peuvent se servir de fonds non publics (FNP) accordés à leur base/escadre pour les affecter aux PSP. Le programme de subventions des PSP permet aux cadres supérieurs (n’ayant pas d’autre accès aux FNP) de disposer, grâce aux FNP, de modestes moyens pour répondre à des besoins de même nature.

35. L’utilisation des subventions des PSP versées en vertu de ce programme doit respecter le critère obligatoire, à savoir que toutes les dépenses doivent servir au bien-être et au maintien du moral des membres des FC et/ou de la communauté militaire. De plus, chacune de ces dépenses doit répondre à des normes de prudence et de probité.

36. Voici des exemples de dépenses autorisées (liste non limitative) :

a. accorder une aide financière à l’occasion de fêtes au cours desquelles la participation des membres des FC et de la communauté militaire est importante, telles la Journée nationale des Forces armées, la Fête du Canada, la réception du Jour de l’an, la cérémonie de la passation de commandement, etc.;

b. couvrir une partie ou la totalité des dépenses liées à l’acquisition et à la présentation d’objets ayant de l’importance pour les FC et la communauté militaire;

c. acheter une plaque ou un trophée afin de souligner une manifestation ou un concours quelconque;

d. souligner l’ouverture ou la fermeture d’une unité;

e. souligner l’ouverture ou la fermeture d’un bâtiment.

37. Il est également possible d’être subventionné pour certaines occasions, lorsqu’il faut représenter le Ministère ou le commandement, sous réserve des conditions suivantes :

a. les dépenses doivent contribuer au bien-être et au maintien du moral des membres des FC et/ou de la communauté militaire, ce qui correspond au critère obligatoire énoncé ci-dessus;

b. les dépenses engagées ne peuvent être remboursées par les fonds publics;

c. il ne s’agit pas de l’une des dépenses énumérées au paragraphe 38, cependant, il est possible de faire des dons commémoratifs (p. ex. des fleurs) ou des dons nominaux à un organisme caritatif dans les cas où le bénéficiaire de la subvention a établi une politique qui traite tous les membres des FC ou de la communauté militaire dont le bénéficiaire est responsable de la même manière, ou pour rendre hommage à une personne n'appartenant pas aux FC ni à la communauté militaire mais ayant fait une contribution significative au bien-être et au maintien du moral des membres des FC ou de la communauté militaire au cours de sa vie.

38. Il est interdit d’utiliser les subventions des PSP pour financer l’une ou l’autre des dépenses suivantes (ou des dépenses semblables) :

a. acquérir (par achat ou location) des vêtements, des décorations ou des équipements militaires ou civils; des meubles ou des décorations; des cartes de membre personnelles; des articles et des services de soins personnels;

b. rembourser un officier ou un militaire du rang tenu responsable de pertes ou de dégâts survenus à des biens non publics;

c. se procurer des cadeaux ou des objets pour témoigner son estime, à moins qu’il ne s’agisse d’articles symboliques ou commémoratifs présentés à l’occasion d’un événement spécial. Par exemple, la subvention ne doit pas servir à financer l’achat d’un cadeau de départ à la retraite d’un membre des FC. En revanche, l’achat d’une plaque, d’un ouvrage sur le Canada ou d’une gravure encadrée destinés à des dignitaires militaires étrangers que l’on reçoit ou à une organisation d’une armée étrangère où on est reçu serait acceptable, à deux conditions : que la visite ou la manifestation entourant la remise du présent contribue au bien-être et au maintien du moral des membres des FC et/ou de la communauté militaire et que le cadeau en question ne puisse être remboursé par des fonds publics.

d. accorder une subvention ou un don à tout organisme caritatif, religieux ou autre, ou à toute campagne de financement autre que ce qui est prévu au paragraphe 37c.

Nota

Si le bénéficiaire de la subvention n'est pas certain que la dépense respecte l'esprit de la subvention, il est recommandé qu'il consulte au préalable le chef des services financiers (CSF) du DGSSPF.

39. Les subventions des PSP versées aux cadres supérieurs recevant celles-ci sont approuvés à tous les ans par le conseil des BNP.

40. Le DGSSPF peut autoriser l'établissement d'une subvention temporaire des PSP conformément à la grille des subventions établies dans cette politique lorsqu'un officier supérieur est nommé à un poste international ou à l'étranger. Le DGSSPF fait rapport des approbations consenties au CBNP à la réunion subséquente et les détails sont ajoutés au procès-verbal.

41. Les cadres supérieurs sont autorisés à verser une partie de leur subvention à leurs subalternes, s'ils jugent opportun de le faire. En répartissant les fonds, ils voudront bien rappeler aux bénéficiaires la politique susmentionnée concernant leur emploi. Le DGSSPF doit être informé de cette répartition, de manière que les comptes en fiducie des FNP pertinents soient tenus conformément aux consignes données aux paragraphes 44 et 45.

42. Les cadres supérieurs peuvent déléguer l’autorité de dépenser les fonds à un autre poste au sein de leur organisation, mais doivent informer par écrit le bureau de la comptabilité des FNP de cette délégation de pouvoir.

43. Les cadres supérieurs mentionnés au paragraphe 39 sont tenus de remettre un rapport annuel sur la façon dont ils ont dépensé les sommes qui leur ont été versées. Ils doivent notamment faire état de la répartition de ces sommes et de la façon dont leurs subalternes les ont gérées. Ce rapport devra tenir sur une page et être transmis au CSF DGSSPF, chaque année, au plus tard un mois suivant la fin de l’année financière (c. à d. avant le 30 avril). Le CSF DGSSPF accordera la subvention de l’année subséquente seulement lorsqu’il aura reçu le rapport annuel. Le CSF doit conserver le rapport annuel à des fins de vérification.

44. Le CSF DGSSPF doit créer un compte de FNP (du type TFSUBV05) en fiducie pour chacune des subventions des PSP et verser la subvention annuelle directement à ce compte. Les bénéficiaires sont autorisés à toucher des avances de petite caisse qui ne doivent pas dépasser 25 p.100 de la valeur de la subvention, en présentant une demande de chèque des FNP au CSF DGSSPF. Les demandes de remboursement de dépenses seront également adressées à ce dernier et devront être accompagnées des pièces justificatives. Le CSF DGSSPF examinera tous les reçus au regard des critères admissibles. Dans les rares cas où il ne serait pas possible de s’entendre sur l’admissibilité d’une dépense, le CSF DGSSPF s’adressera au président du conseil des BNP, qui tranchera.

45. Il est également possible de reporter jusqu’à 25 p.100 du montant de la subvention (y compris les sommes à répartir entre les subalternes) à l’année financière des FNP suivante. Le CSF DGSSPF prendra les mesures comptables voulues pour gérer ce report et récupérer les sommes non dépensées représentant plus que 25 p. 100 du total alloué.

SUBVENTION POUR LES SALAIRES DES SPORTS MILITAIRES

46. La subvention pour les salaires des sports militaires (SSSM) est accordée par le chef des PSP (CPSP) du DGSSPF aux directeurs des sports et du conditionnement physique des unités pour leur permettre d'embaucher du personnel additionnel à l'appui des programmes d'entraînement des sports militaires.

47. La SSSM affectée au programme de sports militaires est inscrite au fonds de la base dans un compte en fiducie intitulé « Salaires des sports militaires ». On assignera à ce compte un numéro de l'établissement aux fins de la paie (NEP) en vue d'y inscrire les dépenses engagées en salaire pour les sports. Cette subvention peut servir à embaucher des employés des FNP affectés directement au soutien des programmes militaires de conditionnement physique et de sports tels que les cours de conditionnement physique, l’évaluation de la condition physique, les services de sauvetage pour l’entraînement militaire, les officiels et les arbitres, de même que la main d’œuvre pour l’aréna et les terrains de jeux. Les fonds ne seront dépensés exclusivement qu’aux fins indiquées ci-dessus.

48. Le transfert trimestriel de la SSSM du bureau central est crédité à un compte en fiducie du type TFSUBV03. Tout montant alloué pour les salaires des sports militaires, conformément au paragraphe 47, sera imputé directement au compte en fiducie du type TFSUBV03. Les dépenses qui excèdent le solde du compte en fiducie seront imputées au compte de dépense des sports pertinent de l’unité.

49. Il faut soustraire le solde inemployé du compte en fiducie de l’année financière précédente du montant de la subvention annuelle.

SUBVENTION POUR LES VÊTEMENTS DU CONDITIONNEMENT PHYSIQUE ET DES SPORTS (SVCPS)

50. La subvention pour les vêtements du conditionnement physique et des sports (SVCPS) est attribuée par le CPSP DGSSPF aux directeurs du conditionnement physique et des sports des unités pour payer les frais des vêtements de sport du personnel.

51. La SVCPS transférée par le bureau central doit être créditée à un compte en fiducie du type TFSUBV07, et les dépenses, approuvées par le directeur du conditionnement physique et des sports, sont imputées à ce compte. Les dépenses qui excèdent le solde du compte en fiducie sont imputées au compte de dépenses des sports du fonds de la base et ne seront pas remboursées par les versements ultérieurs au compte de la SVCPS.

52. Il faut soustraire le solde inemployé du compte en fiducie de l’année financière précédente du montant de la subvention annuelle.
SUBVENTION DE GESTION DES PROGRAMMES DE LOISIRS

53.  La subvention de gestion des programmes de loisirs (SGPL) est attribuée aux directeurs des loisirs par le CPSP DGSSPF pour financer les programmes de loisirs locaux. La subvention annuelle doit être créditée à un compte en fiducie du type TFSUBV08 et les dépenses doivent être imputées à ce compte. Les dépenses qui excèdent le solde du compte en fiducie sont imputées au compte désigné du fonds de la base/escadre et ne seront pas remboursées par d’autres subventions ultérieures.

54. Il faut soustraire le solde inemployé du compte en fiducie de l’année financière précédente du montant de la subvention annuelle.