A-FN-105

Accueil > L'entreprise > Finances et informatique > Chapitre 9 - Système bancaire consolidé (Révisé 23 janv. 04)

ANNEXE D, CHAPITRE 9

ANNEXE A
ANNEXE B
ANNEXE B, APPENDICE 1
ANNEXE B, APPENDICE 2
ANNEXE C
ANNEXE D
ANNEXE D, APPENDICE 1
ANNEXE D, APPENDICE 2
ANNEXE E
ANNEXE F
ANNEXE G
ANNEXE H

CONTRÔLE DES MACHINES À SIGNER

  1. On ne saurait trop exagérer l'importance des mesures de sécurité à prendre pour protéger les machines à signer les chèques. Les utilisateurs doivent respecter les mesures énoncées plus bas. Pour leur part, les équipes de vérificateurs de la Div EVI de l'ASPFC s'assureront que les utilisateurs y adhèrent. Les voici :

    1. le bureau central est l'autorité approbatrice de l'utilisation des machines qui émettent des chèques et il désigne les gardiens des chèques, des clés et des machines selon les règles énoncées plus bas;

    2. il est possible de remplacer la signature de l'officier signataire par un pseudonyme; cependant, le recours au pseudonyme et le pseudonyme en tant que tel doivent être approuvés par le DSCP de la Div FI;

    3. le GRC doit ouvrir un dossier pour chaque plaque émise dans la région et y inclure le formulaire d'émission de la plaque (voir appendice 1) ainsi que la date de remise de la plaque et le nom et la signature de la personne à qui la plaque a été remise;

    4. quand un officier signataire quitte ses fonctions, la plaque qui porte son pseudonyme doit être retournée au GRC qui l'émettra à un autre signataire ou qui la détruira. Il faut remplir l'attestation qui figure à l'appendice 1;

    5. le GRC fournit au bureau central une copie du formulaire de l'appendice 1 lorsqu'il est nécessaire de modifier le statut des signataires et les plaques de signatures;

    6. il faut toujours ranger la plaque de signature et la machine dans deux endroits différents, la plaque et la clé servant à l'installer devant être placées sous la garde du signataire ou par quelqu'un autorisé par écrit par le signataire;

    7. il faut prendre les mêmes mesures de sécurité vis à vis de la plaque de signature que pour l'argent;

    8. il ne faut jamais laisser la plaque de signature dans la machine; s'il faut absolument l'y laisser, l'officier signataire doit garder la plaque sous clé et garder la clé pour empêcher toute signature usurpatoire;

    9. la clé faisant fonctionner la machine et celle servant à l'usage de la plaque de signature doivent être gardées par deux personnes différentes et dans deux endroits distincts;

    10. il faut tenir un registre (voir l'appendice 2) où seront consignés les numéros de chèques ainsi que les chiffres du compteur à la fin de la séance de signature. La personne émettant les chèques et l'officier signataire y apposeront leurs initiales. Le signataire ou la personne désignée, autre que le commis qui prépare les chèques, doit effectuer un rapprochement quotidien du registre des chèques et du compteur de la machine émettant les chèques;

    11. les chèques en blanc seront sous la garde d'une personne différente de celles qui ont la garde des clés.

  2. Finalement, l'emploi d'une machine à signer les chèques ne dégage pas l'officier signataire de la responsabilité de vérifier la validité des chèques à signer. Comme c'est le cas actuellement, cette vérification doit prendre la forme d'un examen minutieux de toutes les factures, demandes de chèques, etc., avant l'émission d'un chèque; le cas échéant, il faudra procéder à des contre vérifications au hasard des comptes créditeurs.

ANNEXE A
ANNEXE B
ANNEXE B, APPENDICE 1
ANNEXE B, APPENDICE 2
ANNEXE C
ANNEXE D
ANNEXE D, APPENDICE 1
ANNEXE D, APPENDICE 2
ANNEXE E
ANNEXE F
ANNEXE G
ANNEXE H