Accueil > Corporate > Finances et informatique > Chapitre 9 - Système bancaire consolidé (Révisé 23 janv. 04)
CHAPITRE 9
SYSTÈME BANCAIRE CONSOLIDÉ
OBJECTIF
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Le présent chapitre décrit le Système bancaire consolidé qui a été établi pour les opérations des FNP au Canada.
DÉFINITIONS
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Dans le présent chapitre, à moins d'indication contraire :
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Par compte bancaire principal, on entend le compte de banque ouvert à la Banque de Montréal, succursale d'Ottawa, auquel tous les dépôts sont faits et duquel sont tirés les chèques ou les autres débours;
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Compte bancaire centralisateur (CBC Ottawa) réfère au compte d'actif tenu à jour dans les livres comptables du FCFC dans lequel on enregistre les ressources monétaires des FNP de l'ASPFC;
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Les parts régionales du CBC sont des comptes de passif tenus à jour dans les livres comptables du FCFC dans lesquels sont enregistrées toutes les transactions, dont les dépôts, les retraits et les transferts entre les bases, les régions et le FCFC;
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Compte bancaire centralisateur régional (CBC régional) signifie le compte figurant sur les comptes de contrôles de la région qui reflète les montants revenant à toutes les opérations des FNP de la base de la région. Ce montant doit concorder avec la part régionale du CBC central à Ottawa;
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Compte bancaire local signifie le compte bancaire ouvert dans une banque locale auquel sont effectués tous les dépôts et duquel le SCFNP ou la succursale principale de la Banque de Montréal font les transferts;
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Bureau central désigne la Division des finances et de l’informatique à Ottawa;
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CSF VPI signifie le chef des services financiers et vice-président de l’informatique.
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LES LIVRES COMPTABLES
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Dans les comptes central et régional du CBC, les parts du CBC de la base et des établissements correspondent au compte de passif courant. Dans leurs livres comptables, CANEX, les fonds de la base et leurs filiales doivent inscrire leur part du CBC régional à titre de compte d'actif. Si ce compte accuse un déficit, le solde à la fin du mois est déclaré comme passif.
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Tous les dépôts de caisse et les chèques de débours sont imputés au CBC régional et aux parts du CBC régional de l'établissement. Les méthodes de dépôt et de déboursement sont expliquées en détail aux chapitres 18, 19 et 20.
MÉTHODES UTILISÉES AU BUREAU CENTRAL
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Le CBC Ottawa est comptabilisé au moyen de livres comptables tenus au bureau central.
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Il faut ouvrir et tenir un compte fournisseur dans le grand livre général des livres comptables du FCFC pour refléter le montant total payable à chaque région.
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Les dépôts et les retraits du FCFC sont effectués directement au CBC Ottawa.
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La succursale principale d'Ottawa de la Banque de Montréal soumet au bureau central le relevé hebdomadaire de toutes les transactions effectuées via le CBC d'Ottawa, y compris le service de chèque de retrait expliqué à l'appendice 1 de l'annexe B.
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Le bureau central met à jour les parts du CBC régional et y consigne les transferts et les déboursements ayant une incidence sur ces comptes.
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À la clôture des affaires, le dernier vendredi de chaque mois, après que toutes les transactions ont été inscrites, le bureau régional de la comptabilité (BRC) de l’Ontario fait un rapport mensuel au GRC pour lui communiquer :
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le solde des parts du CBC de la région;
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les transferts reçus par le CBC Ottawa pendant le mois courant;
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tout prêt du FCFC consenti au cours du mois;
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le montant de tous les remboursements de prêts et des intérêts calculés;
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les contributions mensuelles versées au FCFC, aux Fonds de bienfaisance et au QG CANEX;
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les affectations mensuelles versées aux bases par la CAPFC;
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tout autre transfert effectué par le bureau de la comptabilité central ou régional.
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Le bureau central fait un rapport au GRC pour lui communiquer :
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les totaux des comptes MasterCard, Visa et American Express traités au cours du mois (en format Excel);
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une liste de toutes les transactions effectuées durant le mois au compte de la carte de crédit d'entreprise de la Banque de Montréal;
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toutes les transactions de débit pré-autorisées de CANEX, y compris les articles retournés;
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tous les chèques de paie préparés manuellement;
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une liste de tous les chèques encaissés par la région. Le bureau central envoie une copie électronique aux fins des écritures de clôture des chèques encaissés (AUTOCLOS).
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Tout écart fera l'objet d'une enquête. Il faut prendre les mesures correctives qui s'imposent pour faire concorder les livres de la base avec les registres du bureau central.
MODIFICATIONS DANS LES COMPTES DE BANQUE LOCAUX
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Pour faire en sorte que les transferts internes ne soient pas touchés, il faut aviser le comptable en gestion de la trésorerie et des avantages sociaux (CGTAS) au bureau central lorsqu’une modification est apportée aux comptes bancaires locaux.
RESPONSABILITÉS
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Les responsabilités des opérations du système bancaire central, régional et de la base sont déléguées comme suit :
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Le bureau central est chargé :
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de mettre à jour les politiques et les procédures opérationnelles;
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de tenir les livres comptables du bureau central pour toutes les activités des FNP;
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de fournir aux régions des rapports mensuels ou autres rapports, au besoin, à des fins de rapprochement;
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d'assurer la liaison avec la Banque de Montréal, succursale principale d'Ottawa, pour les questions relatives aux opérations bancaires, entre autres les demandes de lecteurs de carte de crédit, la révision des procédures;
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d'analyser les livres de chacune des régions du CBC tenus au bureau central.
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Le GRC est chargé :
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d'examiner la situation de la trésorerie des FNP des bases de la région;
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d'aider la base à améliorer sa situation quand l'état de sa trésorerie s'avère médiocre;
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de faire les représentations qui sont considérées appropriées auprès du CSF VPI pour aider une base aux prises avec des problèmes de trésorerie;
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d'effectuer les vérifications de caisse et les rapprochements bancaires mentionnés dans le présent chapitre;
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d'informer le Gest PSP dès que l'établissement d'une base se trouve à découvert, d'en donner les motifs et de recommander les mesures qui s'imposent pour remédier à la situation;
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de contrôler la nomination des pouvoirs de signature des chèques et en maintenir à jour les listes à l'échelle de la base et de la région;
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d’envoyer les chèques le plus tard possible tout en respectant les délais de paiement, c'est à dire de profiter au maximum des conditions de crédit accordées par le fournisseur et respecter les dates de paiement des FNP.
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Le SCFNP de la base est chargé :
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d'effectuer les rapprochements mensuels de la caisse des FNP;
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de se rendre tous les jours à la banque pour déposer les recettes du caissier des FNP au besoin et récupérer les sacs de dépôt de nuit et les récépissés de dépôt;
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d'effectuer les transferts hebdomadaires de fonds de la banque locale au CBC central des comptes qui ne sont pas détenus par la Banque de Montréal;
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de coordonner les activités avec le gérant de la banque locale pour s'assurer que les directives données dans le présent chapitre sont bien suivies;
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d'aviser le GRC et le Gest PSP si un établissement risque d'éprouver des problèmes de trésorerie pour éviter les découverts.
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CHÈQUES
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Le bureau central consolide la demande globale de chèques et passe une seule commande auprès du fournisseur, qui les conservera en entrepôt. Pour obtenir des chèques, l’unité doit présenter une demande au bureau central qui la transmettra au fournisseur, qui lui, enverra les chèques directement à l’unité. Sur réception des chèques, l’unité avisera le bureau central de la gamme de chèques qu’elle a reçue.
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Le coût de tous les chèques utilisés dans tous les établissements des FNP est assumé par le FCFC.
FRAIS DE SERVICES BANCAIRES
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Les succursales locales de la Banque de Montréal ne peuvent imposer des frais de gestion aux bases pour des transferts de fonds ou des transactions ordinaires effectués à la succursale principale de la Banque de Montréal à Ottawa. Les unités feront enquête si cela se produit et veilleront à se faire rembourser les frais. Par contre, les autres banques peuvent imposer des frais conformément aux accords négociés localement. Ces frais seront remboursés mensuellement par bordereau de transfert.
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Le FCFC assumera tous les frais bancaires attribuables au Système, conformément aux dispositions prises par le bureau central, le gérant de la Banque de Montréal, succursale principale d'Ottawa, et les gérants des banques locales. Le FCFC remboursera aussi les bases pour la location et l'achat des sacs de dépôt. Ces frais sont imputés au compte du GL UIEOS1181 Compte client FCFC – Frais bancaires du GRC et remboursés par le biais d'un bordereau de transfert établi par le GRC. La base paie les frais des chèques sans provision et voit à se faire rembourser par la personne concernée.
TRANSFERTS INTERNES
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Pour faciliter le transfert de fonds entre les bases et de la base au FCFC et vice versa, il est nécessaire d'instituer une procédure selon laquelle tous les paiements et les transferts du genre sont effectués au moyen de transferts internes. Les méthodes pour effectuer les transferts internes figurent à l'annexe A.
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Voici la marche à suivre pour les transferts internes
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pour les transferts effectués par le bureau central au moyen de bordereaux de transfert (BT) :
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la base qui obtient un prêt du FCFC reçoit un courriel qui confirme le transfert de l'argent à la région. Aucun BT n'est transmis. Le courriel constitue le document autorisant les bases à régulariser la part de la base dans le CBC de la région;
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les remboursements des prêts consentis aux bases sont déduits le dernier jour de chaque mois comptable de la part du CBC de la région selon les modalités de remboursement convenues. Le bureau central transmet un BT confirmatif. Le BT d’un prêt portant intérêt indique la répartition du paiement, le principal déduit et les intérêts courus. Aucun changement dans le taux de remboursement n'est apporté sans qu'un accord n'ait été conclu au préalable avec la base concernée;
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il est possible de faire des remboursements supplémentaires au prêt consenti si le comité du fonds de la base, du mess ou de l'établissement l'approuve. Il faut alors en informer le bureau central;
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tous les autres frais et tous les crédits éventuellement exigibles s'effectueront au moyen de BT, à l'exception des affectations de la CAPFC.
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les transferts par BT émanant de la base ou de la région sont effectués par le GRC au moyen d'un formulaire local;
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les affectations mensuelles au programme de prêt d'auto-amélioration de la Caisse d'assistance au personnel des Forces canadiennes (CAPFC) à chacune des bases sont transmises aux autorités de la base par message. Le BT correspondant est transmis au GRC et l'informe des montants affectés. Le BT autorise aussi les intéressés à rectifier la part du CBC de la région. Toute question relative aux fonds affectés devrait être adressée au gestionnaire de la CAPFC, conformément à l'A PS 007/AG 001.
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En suivant le processus établi pour remplir les BT produits localement, le GRC assure le contrôle des BT en attribuant un numéro de série à ceux qui ont été préparés et y joint les documents d'appui ou le formulaire de contribution au BT.
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Après avoir effectué le transfert au moyen du BT, le GRC enregistre le paiement dans le journal approprié en citant le numéro du BT déjà attribué comme numéro de pièce justificative.
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L'ensemble des paiements ou des contributions pour un mois courant est envoyé par courriel au BRC de l’Ontario le plus tôt possible, mais avant le 15 du mois suivant. Sur réception du formulaire, ce bureau rectifie le compte fournisseur de la part du CBC de la région selon le montant du transfert.
PLACEMENTS
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Aucune activité des FNP d'une base ne peut réaliser de placements sans en avoir obtenu l'autorisation du CSF VPI.
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Une fois cette autorisation obtenue, le responsable tient à jour un registre dans lequel il consigne l'acquisition et le rachat d'obligations ou d'actions. Dans le registre, on inscrit tous les placements détenus ainsi que les renseignements qui s'y rapportent (s'il s'agit d'une obligation, d'un certificat de dépôt, etc.), l'organisme émetteur (nom de la banque ou de la société de fiducie, etc.), le numéro du certificat, la date d'achat et d'échéance, le taux d'intérêt et la date de versement, etc. Les intérêts courus sont comptabilisés mensuellement.
POLITIQUE SUR LES TAUX D’INTÉRÊT DU FCFC
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En mars 2002, le CA BNP a approuvé la version révisée de la politique sur les taux d’intérêt du FCFC. Les intérêts étaient auparavant versés chaque trimestre selon le solde de fermeture mensuel du CBC de la région (à l’exclusion de CANEX) à un taux annuel de 3 %.
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La nouvelle politique stipule que chaque année, les établissements (fonds de la base et mess) qui déposent leurs fonds dans le Compte bancaire centralisateur (CBC) doivent choisir le mode de versement des intérêts. Donc, en décembre de chaque année, les établissements doivent choisir une option qui demeurera en vigueur tout au long de la prochaine année civile. Il est à noter que l’option s’applique aux fonds des bases ainsi qu’à leurs filiales, y compris les clubs de golf et de curling. Tous les mess des officiers d’une base seront considérés comme un seul établissement (à l’exception des unités où on compte deux commandants). De même, tous les mess des adjudants et des sergents d’une base seront regroupés pour compter comme un seul établissement. Il en va ainsi pour tous les mess des soldats et caporaux d’une base et des mess tous grades.
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Calcul de l’intérêt :
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les intérêts sont payés mensuellement sur les montants déposés par les fonds des bases et les fonds des mess au Compte bancaire centralisateur (CBC) du FCFC à raison de 3 % calculés mensuellement, pour la partie des dépôts égale ou inférieure au passif figurant au bilan de l’établissement.
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si les montants déposés au CBC du FCFC excèdent le passif du bilan de l’établissement, le comité de gestion du fonds de la base ou du mess peut choisir l’une des options suivantes :
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un taux d’intérêt annuel de 3 % calculé et versé mensuellement;
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un taux d’intérêt équivalent au taux bancaire préférentiel de la Banque de Montréal plus 0,25 %, calculé et versé mensuellement;
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un taux fondé sur le taux de rendement réalisé sur les placements du FCFC moins 0,50 %, calculé et versé annuellement (année civile) selon le taux moyen mensuel du solde du CBC;
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ou toute combinaison des options susmentionnées.
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Chaque année en décembre, le gestionnaire régional de la comptabilité (GRC) doit communiquer avec les gérants des établissements de la base/escadre et aviser le bureau central des options qu’ils ont choisi.
PLACEMENTS DES FIDUCIES EXTERNES DU FCFC
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Le FCFC donne maintenant aux musées, aux fonds des régiments et à d'autres organismes l'occasion d'investir leurs avoirs auprès du FCFC à titre de comptes de fiducies externes. Le CSF VPI communiquera directement avec l'organisme qui désire placer des sommes supérieures à 10 k$ pour leur expliquer la politique de placement et les options de placement offertes.
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Les fonds des fiducies externes peuvent être placés selon les options de rendement suivantes :
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Le titulaire du compte en fiducie peut tirer parti du rendement global du portefeuille du FCFC. Le taux du compte en fiducie est alors fixé selon le rendement du portefeuille du FCFC réalisé au cours de l’année civile, moins 0,5 % (qui représente les frais de gestion du portefeuille) et le rendement est crédité au fonds en fiducie. À la longue, cette méthode pourrait générer un rendement assez élevé, mais elle ne présente aucune garantie puisque le marché peut monter ou descendre;
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Le compte en fiducie peut se soustraire aux risques du marché si le FCFC verse un taux équivalent au taux bancaire préférentiel plus 0,25 %, calculé sur la moyenne du solde de fermeture de la Banque de Montréal. Les intérêts sont alors payés mensuellement. Ce taux se compare avantageusement aux taux offerts sur le marché pour les CPG;
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Si le montant investi est supérieur à 25 k$, les administrateurs du fonds en fiducie peuvent choisir une combinaison des options a ou b susmentionnées en investissant une partie des fonds selon chacune des méthodes.
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Pour les placements des petits comptes en fiducie des livres comptables de la région, le GRC communiquera à la personne-ressource les taux d'intérêts offerts, à savoir :
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5 000 $ et moins : 3 % par année;
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5 001 $ à 10 000 $ - taux préférentiel moins 2 %.
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Lorsque le détenteur du fonds en fiducie a communiqué ses choix par écrit au CSF VPI et/ou au GRC, les fonds sont déposés à l'échelle de l'unité ou de la région. Le titulaire des fonds peut effectuer des retraits ou des dépôts à tout moment sans encourir de pénalités ni de frais.
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Quelle que soit l'option choisie, il faut informer le bureau central des placements effectués pour les comptes en fiducie externes du FCFC à l'échelle de l'unité. Aucun frais (de gestion ni de service) ne sera imputé au compte en fiducie pour compenser la gestion de ces fonds. Les fonds sont détenus dans ce compte à des fins de placement seulement. Si ce compte devient un établissement du fonds de la base, l'unité d'opération partagera les revenus de placement trimestriels du CBC et des frais de service pourraient s'appliquer.
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En mars de l'année suivant le placement de fonds en fiducie selon l'option 31 a), les administrateurs du FCFC informent le BRC du taux en vigueur (rendement du FCFC moins 0,5 %). Les revenus d'intérêt sont alors déposés directement dans le fonds en fiducie. Le bureau régional établit un bordereau afin de virer le paiement d'intérêt au CBC.
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Lorsque les fonds sont investis selon l'option 31 b) ou 31 c), le BRC est informé du taux préférentiel en vigueur à la Banque de Montréal afin d'être en mesure de calculer les intérêts mensuels. Les revenus d'intérêts sont déposés directement dans le compte en fiducie et le bureau régional établit un bordereau de transfert pour effectuer le paiement d'intérêt. Les bordereaux de transfert peuvent être établis sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
DÉPÔTS ET TRANSFERTS
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Tous les dépôts sont effectués à la banque locale.
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Tous les fonds appartenant aux établissements des bases sont portés aux livres comptables du CBC de la région.
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Tous les fonds déposés au compte de la banque locale sont transférés au CBC Ottawa. Les bases qui traitent avec une succursale bancaire autre que la Banque de Montréal doivent obligatoirement procéder à un transfert le mardi matin de chaque semaine, de façon à réduire à zéro le solde du compte bancaire local. Les unités doivent suivre cette règle à moins d'avoir obtenu du CSF VPI l'autorisation expresse de s'y soustraire. On trouvera à l'annexe B un exposé détaillé des procédures de transfert par téléphone. Les titulaires de comptes à la Banque de Montréal n'ont pas à suivre ces procédures, car la banque effectue des transferts deux fois par semaine.
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À la suite du transfert du mardi, il faut aussi effectuer un autre transfert, le vendredi matin, si le solde du compte déposé à la banque locale dépasse 100 000 $. Il est à noter qu'en plus du transfert à effectuer le mardi matin, les unités peuvent procéder à d'autres transferts n'importe quand et aussi souvent qu'elles le souhaitent. C'est surtout grâce aux rentrées de fonds au CBC Ottawa que le FCFC peut rentabiliser au maximum les intérêts perçus sur les dépôts centralisés.
ÉMISSION DE CHÈQUES
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Si le montant d'un chèque du CBC Ottawa encaissé est erroné et que ce montant excède 10 $, il faut retourner le chèque original au bureau central à des fins de correction. Toute erreur de moins de 10 $ sera inscrite au poste des recettes ou des dépenses diverses de l'unité.
CHÈQUE PERSONNEL IMPAYÉ/ PRÉLÈVEMENT AUTOMATIQUE REFUSÉ
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Si un dépôt contient un chèque sans provision, la banque locale débitera le compte de banque du montant du chèque et enverra une formule d'avis de débit au SCFNP ainsi qu'une copie de cet avis avec le chèque sans provision. Si un paiement effectué par prélèvement automatique (p. ex. dans le cadre du Plan de crédit de CANEX) a été rejeté par la banque, le bureau central en informe le GRC concerné qui communiquera le renseignement au SCFNP.
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Lorsqu'il reçoit un avis de chèque impayé, le SCFNP doit :
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inscrire le montant impayé dans le registre d’encaissement et de transfert à titre de crédit de la banque locale. Le montant total du chèque plus les frais administratifs seront débités des comptes-clients – compte du membre. Les frais administratifs sont crédités au compte Produits comptabilités d’avance jusqu’à réception du paiement;
Dt
Compte-client – membres
120,00
Ct
Produit comptabilisé d’avance – frais administratifs
20,00
Ct
Banque locale
100,00
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transmettre une copie de l'avis de débit de la banque locale au GRC à des fins de rapprochement;
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noter les détails du chèque retourné dans un Registre des chèques impayés où ils sont classés par ordre alphabétique;
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informer la personne concernée et prendre des dispositions pour se faire payer immédiatement, au moyen d'argent comptant ou d'un chèque certifié. Si un paiement d’un membre du personnel de la base ou des FNP n'est pas reçu dans les délais fixé, il doit informer le commandant ou le chef de section de la personne concernée et lui demande son aide pour récupérer la somme due;
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fournir au Gest PSP ou au gérant du point de vente CANEX (s’il s’agit d’un chèque libellé au nom de CANEX) une copie de la liste des personnes non autorisées à faire des chèques personnes impliquées dans plus d'un cas de chèque impayé ou qui n'ont pas réglé un premier chèque sans provision.
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Si un militaire en visite fait un chèque sans provision, le SCFNP de l'unité qui a encaissé le chèque doit prendre les mesures nécessaires pour régler le compte avant le départ du militaire; sinon, il devra refiler le compte à l'unité d'appartenance.
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Quand le compte a été payé, le SCFNP délivre un reçu (formulaire CF 602), retourne le chèque impayé à celui qui l'a émis et inscrit le reçu dans le registre d’encaissement et de transfert à titre de crédit du Compte clients – membre. Il est possible à ce stade de modifier ou de dispenser les frais des chèques sans provision après avoir obtenu l’autorisation nécessaire.
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Si quelqu'un fait plus d'un chèque sans provision ou qu'il n'est pas en mesure de régler une dette du même genre dans les dix jours qui suivent, le SCFNP, prend les mesures visant à placer le nom de cette personne sur la liste des personnes non autorisées à faire des chèques pour une période de temps convenable suivant les procédures administratives locales.
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Si une personne dont le nom figure sur la liste des personnes non autorisées à faire des chèques paye par chèque ou conclu un contrat de vente conditionnelle (plan de crédit de CANEX), le SCFNP doit en informer immédiatement le cmdt ou le chef de section de la personne et le gestionnaire des PSP ou le gérant de CANEX immédiatement pour que les mesures nécessaires soient entreprises.
DÉCOUVERTS
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On ne doit pas tolérer que le solde de la part du CBC régional d'un établissement soit à découvert. En planifiant les mouvements de trésorerie, le GRC sera en mesure de prévoir les déficits de caisse et informer immédiatement le gestionnaire des PSP qui prendra sans délai les mesures qui s'imposent.
EMPRUNTS, Y COMPRIS CEUX CONSENTIS ENTRE LES MESS ET LES FONDS DE LA BASE
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En règle générale, il ne devrait pas y avoir de prêts entre les mess et le fonds de la base. Cependant, lorsque la chose est jugée à propos et que l'un ou l'autre de ces établissements doit rembourser un prêt au FCFC, les montants limites des prêts et les autorisations doivent être conformes à la DOAD 9003-1. Lorsqu'on autorise un prêt de ce genre :
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le montant et l'autorisation doivent être mentionnés dans les nota ajoutés aux états financiers des deux établissements;
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le taux d'intérêt ne doit pas dépasser celui des prêts du FCFC.
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Les bases ne sont pas autorisées à emprunter de fonds d'autres prêteurs que le FCFC, à moins de permission expresse du CSF VPI.
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Les particularités des prêts du FCFC sont énoncées au chapitre 10 de la présente.
SIGNATAIRES
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Tous les chèques émis sont tirés de la succursale principale de la Banque de Montréal à Ottawa. Aussi faut il informer le bureau central du nom des personnes dûment habilitées à signer les chèques, y compris les chèques d'urgence. Il faut observer les procédures suivantes :
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le SCFNP doit soumettre les changements concernant les signataires des chèques d'urgence dans le formulaire qui figure en annexe C et le transmettre au GRC. Le SCFNP conserve une copie du formulaire;
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le SCFNP remplit l'annexe C pour consigner les noms des personnes autorisées à signer les chèques dans la région;
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le GRC transmet l'original du formulaire au bureau central. Le duplicata est gardé dans les registres de la région. Il n'est pas nécessaire de joindre de lettre d'accompagnement ni de carte de signature à l'envoi;
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puisqu’une machine à signer des chèques ou des plaques de signature sont les méthodes principales pour signer les chèques, il faut appliquer des mesures de sécurité particulière afin de protéger l’équipement et par conséquent les fonds. Ces mesures figurent à l’annexe D.
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Les signataires des chèques à émettre en situation d'urgence sont nommés conformément aux dispositions suivantes :
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le GRC désigne le SCFNP comme signataire principal;
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dans les bases de sa région, il désigne le gestionnaire des PSP comme signataire secondaire;
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les contrôles internes des débours doivent être établis selon les dispositions des paragraphes 22, 23 et 24 du chapitre 19.
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OPPOSITION AUX CHÈQUES
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Pour faire opposition à un chèque déjà transmis à son bénéficiaire, le GRC envoie un courriel au bureau central contenant les renseignements suivants :
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le numéro du chèque;
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la date de son émission;
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le montant du chèque;
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le nom du bénéficiaire;
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la raison de l'opposition.
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Pour enregistrer la mesure d'opposition, le GRC contre-passe l'écriture initiale sur les comptes des établissements concernés.
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Les chèques qui n'ont pas été encaissés dans les six mois qui suivent la date d'émission sont considérés comme périmés et ne sont pas acceptés comme paiement par les banques. Il n'est pas nécessaire de faire opposition au paiement de ces chèques. Néanmoins, le SCFNP, ou le GRC, selon le cas, doit communiquer avec le bénéficiaire (de préférence avant que le chèque soit périmé) afin de déterminer la raison pour laquelle le chèque n'a pas été négocié et de remplacer le chèque ou de l'inscrire dans les Revenus divers de l'établissement pertinent.
ÉTATS DE RAPPROCHEMENT DE CAISSE ET DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
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Le SCFNP ou son représentant doit faire le rapprochement des rentrées de caisse des FNP chaque mois ou chaque fois qu'il y a transfert des responsabilités du SCFNP ou de caissier. Il faut envoyer une copie des rapprochements au GRC.
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Le rapprochement de la caisse sera enregistré au document qui figure en annexe E et sera exécuté comme suit :
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bloquer toutes les opérations jusqu'à ce que l'encaisse ait été vérifiée;
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veiller à ce que le détenteur demeure sur les lieux jusqu'à ce que l'encaisse ait été vérifiée et remise à sa garde;
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vérifier l'encaisse et inscrire le montant dans la partie I;
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inscrire le montant de l'encaisse et la date du rapprochement précédent;
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inscrire les numéros des reçus émis depuis le dernier rapprochement et le montant total de ces reçus;
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vérifier si la banque a accusé réception des dépôts (c'est à dire des articles portant le tampon de la banque) et inscrire le total de tous les dépôts effectués depuis le dernier rapprochement;
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inscrire le montant de l'encaisse qui figure dans la partie I;
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calculer l’excédent/(le déficit) de caisse.
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Le GRC, ou son représentant, doit effectuer une vérification de l'encaisse au moins trois fois par année dans chacune des bases de sa région.
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Le GRC, ou son représentant, doit effectuer mensuellement les rapprochements bancaires, y compris ceux des chèques annulés de l'ABACIS et du CBC régional. Lorsqu'il est nécessaire de présenter des états financiers avant l'exécution du rapprochement bancaire et que le rapprochement n'a pas été effectué pendant deux ou trois mois consécutifs, les états financiers doivent porter la mention suivante :
« État incomplet - Rapprochement bancaire non terminé »
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Le GRC doit ajouter personnellement cette mention. À la fin de l'année financière, les rapprochements seront effectués à la date du bilan et avant que ne soient préparés les états annuels.
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Le GRC effectue le rapprochement du compte de banque local. Au moyen de l'annexe F, il enregistre :
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Ligne 1. Le solde du relevé de banque;
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Ligne 2. La valeur totale des dépôts en circulation;
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Ligne 3. La valeur totale des transferts en circulation;
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Ligne 4. Tout autre poste qui affecte le rapprochement.
NOTA
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Avant de rapprocher les comptes, le GRC s'assure que tous les transferts au CBC Ottawa et les notes de services relatifs aux chèques impayés ont été portés aux livres;
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Si le CSF VPI a autorisé l'ouverture de comptes de banque supplémentaires, pour les besoins d'une loterie par exemple, ces comptes doivent également être rapprochés tous les mois.
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Les rapprochements de tous les comptes de banque doivent être effectués à la date du bilan.
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En même temps que le rapprochement du compte de banque local, le GRC fait le rapprochement du solde du CBC de la région indiqué dans les livres comptables avec le montant rapporté à la fin de chaque mois par le bureau central et présenté suivant le format indiqué à l'annexe G. La marche à suivre est la suivante :
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Ligne 1. Enregistrer le solde déclaré par le bureau central;
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Ligne 2. Déterminer la valeur totale des transferts bancaires en circulation et enregistrer ce montant;
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Ligne 3. Déterminer la valeur totale des chèques en suspens (chèques non imputés par la banque au CBC de la région) à la date du rapprochement, et enregistrer ce montant. Une liste indiquant la date, le numéro et le montant du chèque doit être jointe;
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Ligne 4. Déterminer le montant net des BT émanant de la région qui ne sont pas inclus dans le relevé du bureau central et enregistrer ce montant;
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Ligne 5. Déterminer le montant des BT émanant du bureau central qui ne sont pas inclus dans les livres comptables et enregistrer ce montant;
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Faire les calculs des sous-paragraphes a) à d) pour établir le solde réel du CBC de la région. Ce montant devrait être égal au solde du CBC de la région dans le compte de contrôle du grand livre général.
NOTA
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La région qui se trouve dans l'impossibilité de faire concorder les deux soldes devra transmettre un courriel au bureau central pour déclarer le montant de l'écart et fournir tous les renseignements pertinents lui permettant de faire le rapprochement des comptes.
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Sauf à la fin de l'année, il ne faut pas attendre que le BRC de l’Ontario envoie le relevé du CBC de la base pour compléter les états financiers. Toute rectification nécessaire peut être apportée au cours du mois suivant.
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Quand il y a transfert de responsabilité d'un SCFNP à un autre, le GRC veille à ce que le rapprochement de la caisse et du compte en banque en suivant la méthode établie ci-dessus. Néanmoins, tout devrait être fait pour que le transfert de responsabilité soit terminé à une date qui coïncide avec la réception du relevé bancaire hebdomadaire provenant de la Banque de Montréal et la réception du relevé du CBC de la région; le GRC demandera au bureau central de lui fournir ce dernier relevé au moment d'entrer en fonction.
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Les certificats de transfert des responsabilités (l'annexe H) seront préparés à chaque transfert des pouvoirs, puis distribués comme suit :
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l'original au SCFNP sortant;
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le duplicata au GRC;
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le triplicata au SCFNP entrant.
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