Introduction
Sécurité physique
Dépôts des encaissements
Services de la police militaire
Rapports de la police militaire
Combinaisons des coffres-forts et dispositifs de verrouillage
 

SÉCURITÉ DES FONDS NON PUBLICS

INTRODUCTION

1. Sauf s’il est précisé autrement dans le présent chapitre, les ordres relatifs à la sécurité des fonds publics, et plus particulièrement l’article 202.03 des ORFC, l’OAFC 202-2 et le chapitre 8 de la Politique de sécurité du ministère de la Défense nationale (PSDN), s’appliquent également aux fonds non publics. Le soutien public en ce qui concerne la sécurité des FNP est énoncé dans la politique A-PS-110-001/AG-002.

SÉCURITÉ PHYSIQUE

2. On doit assurer la sécurité de l’argent liquide, des effets négociables et des bons de caisse des FNP conformément au paragraphe 14 de l’OAFC 202-2 et du paragraphe 8.48 du chapitre 8 de la PSDN.

3. Normalement, les fonds publics et les fonds non publics ne devraient pas être gardés dans le même coffre-fort et lorsqu’il est impossible de le faire ou en l’absence d’installations distinctes, l’entreposage de fonds publics et non publics dans le même coffre-fort nécessite l’autorisation écrite du commandant. Si l’autorisation est accordée, il faut tenir séparés les fonds publics et les fonds non publics. En aucun moment, les fonds ne peuvent être acheminés vers une résidence privée pour en assurer la protection. Les fonds doivent être gardés dans un endroit sûr. Chaque année, le GCBNP doit informer la Police militaire par écrit de l’emplacement de tous les bureaux où les fonds non publics sont entreposés; l’avis doit également indiquer si le bureau est dans un endroit à la vue du public.

DÉPÔTS DES ENCAISSEMENTS

4. Dans tous les cas, il faut faire le dépôt de tous les encaissements au plus tard la première journée d’ouverture des banques qui suit la date de clôture de la période comptable. Si les recettes sont réalisées la veille d’une journée où les banques ne sont pas ouvertes, on peut :

a. les garder au point de vente, si les installations sont suffisamment sûres;

b. les déposer auprès de la Police militaire;

c. les déposer à un guichet de nuit convenable.

5. CANEX, les mess et les autres établissements dont les recettes dépassent normalement 1000 $ par jour feront un dépôt quotidien, qui comprendra l’excédent, selon les instructions du gestionnaire de la comptabilité des Biens non publics (GCBNP). S’il arrive que les recettes quotidiennement n’excèdent pas 1000 $ et que l’établissement dispose d’un coffre-fort adéquat ou d’un classeur approuvé muni d’un moraillon encastré ou d’une barre de sûreté approuvée, et que l’on ferme au moyen d’un cadenas approuvé (indice de sûreté S2/83), les dépôts peuvent être gardés sur place, mais doivent être effectués lorsque les ventes quotidiennes cumulées sont supérieures à 1000 $ et au moins une fois par semaine à la clôture de la période comptable. En l’absence d’installations sûres, il faut effectuer les dépôts quotidiennement. Ceci ne dégage pas l’établissement de sa responsabilité de présenter un rapport quotidien des ventes (RQV). Lorsque la valeur de l’argent comptant, des effets négociables et des bons de caisse dépasse régulièrement 50 000 $, il faut prendre des mesures de sécurité additionnelles comme installer un système d’alarme et effectuer un plus grand nombre de rondes de vérification pendant les heures creuses.

6.  Les établissements commerciaux dont les recettes quotidiennes n’atteignent habituellement pas 1000 $, qui ont un classeur muni d’un moraillon encastré ou d’une barre de sûreté approuvée, et que l’on ferme au moyen d’un cadenas approuvé (indice de sûreté S2/83), peuvent conserver les dépôts sur place, mais les encaissements doivent être déposés au moins une fois par semaine lorsque les ventes quotidiennes cumulées dépassent 1000 $. En l’absence d’installations sûres, il faut effectuer les dépôts quotidiennement. Ceci ne dégage pas l’établissement de sa responsabilité de présenter un RQV.
 
7. Conformément au chapitre 18 (Encaissements et autres recettes), toutes les personnes désignées pour percevoir les revenus qui ne sont pas classés comme ventes (par exemple : les cotisations de mess ou de membre) déposeront cet argent, au moins une fois par semaine, à la fermeture lorsque la somme cumulative dépasse 1000 $. En l’absence d’installations sûres, comme un classeur approuvé muni d’un moraillon encastré ou d’une barre de sûreté approuvée, et que l’on ferme au moyen d’un cadenas approuvé (indice de sûreté S2/83), il faut effectuer les dépôts quotidiennement. Les dépôts d’argent comptant doivent être accompagnés des duplicata des formulaires FC 602 ou d’un reçu équivalent émis au point de vente ou par un autre système de contrôle de caisse.

8. Lorsque le GCBNP remplit les fonctions de caissier central, c’est lui qui est tenu de faire les dépôts tous les jours d’ouverture de l’institution financière locale. Si l’éloignement de la banque rend la chose impraticable et que les dispositifs de sécurité sur place le permettent, le gestionnaire régional de la comptabilité (GRC) peut autoriser les dépôts effectués qu’une seule fois par semaine. Il faut obtenir l’autorisation du chef des services financiers (CSF) pour effectuer les dépôts à plus d’une semaine d’intervalle.

SERVICES DE LA POLICE MILITAIRE

9. Lorsque les services de la Police militaire, requis en application de l’alinéa 202.03 b) des ORFC, ne sont pas disponibles pour les dépôts à la banque, le GRC doit aviser le commandant de la base (Cmdt B) concerné des conséquences que pourrait entraîner l’absence de ces services. La protection des biens non publics est obligatoire, mais la sécurité du personnel est primordiale et chaque situation doit être évaluée individuellement. S’il est nécessaire de se faire escorter par la Police militaire, mais que ce n’est pas possible de le faire, le Cmdt B en informe la chaîne de commandement par écrit afin d’obtenir des directions ou des mesures appropriées à suivre. Le GRC doit également informer le CSF de la situation.

Note : Un garde armé de la Police militaire n’est ordinairement pas requis pour le transport de titres négociables endossés qui doivent être déposés. Lorsque, dans certaines situations, la présence d’un garde de sécurité de la Police militaire est requise, il faut en faire la demande à l’officier de la sûreté de la base.

10. Malgré l’obligation d’effectuer un dépôt quotidien lorsque les recettes sont supérieures à 1000 $, s’il n’est pas possible de se faire escorter par la Police militaire et si le fait de faire un dépôt de nuit met en péril la sécurité de l’employé, il est permis de garder l’argent dans l’établissement, à condition d’observer les mesures de sécurité adéquates.

RAPPORTS DE LA POLICE MILITAIRE

11. Sans égard aux montants en jeu, il faut rapporter au GRC responsable toute perte concernant les fonds non publics. Le rapport peut être acheminé directement par le GCBNP local. Cette exigence permettra de révéler les lacunes des contrôles internes et de prendre des mesures correctives. Les grandes lignes sur les radiations et les déclarations de pertes et de dommages relatifs aux Biens non publics sont énoncées au  chapitre 30 (Radiations et déclarations de pertes et de dommages relatifs aux Biens non publics).
12. Il incombe au GRC de communiquer avec les autorités de la Police militaire et de leur expliquer leur rôle dans la chaîne de commandement ainsi que la façon selon laquelle les rapports doivent être remis, soit directement au GRC ou d’abord présentés au GCBNP local. Le GRC doit rapporter au CSF toute enquête menée par la Police militaire qui concerne les fonds non publics.

COMBINAISONS DES COFFRES-FORTS ET DISPOSITIFS DE VERROUILLAGE

13. Conformément à l’OAFC 202-2 et à la PSDN, les personnes à qui l’on a fourni un coffre-fort pour garder les fonds non publics dont elles ont la responsabilité doivent changer la combinaison dans les cas suivants :

a. immédiatement après leur entrée en fonction à titre de détenteur de fonds non publics;

b. lorsqu’elles soupçonnent que la sécurité du contenu pourrait avoir été compromise;

c. au moins une fois tous les six mois;

d. au moment de la rotation du personnel auxiliaire qui connaît la combinaison.

Note : Toute personne qui s’est vu confier un coffre-fort ne doit pas tenter de changer la combinaison avant de connaître la façon correcte de procéder.

14. Lorsqu’on établit une combinaison, il faut éviter d’employer des nombres qui forment une suite logique (par ex. 20-40-60 ou 9-18-27) ou des dates qu’on peut facilement associer au responsable du coffre-fort (par ex. sa date de naissance ou sa date d’enrôlement).

15. De plus, la combinaison (ou le double de la clé) servant à protéger les fonds, doit être placée dans une enveloppe scellée (avec du ruban très adhésif), puis déposée comme suit :

a. celles des points de vente CANEX – au bureau du GCBNP;

b. celles des autres établissements ou activités des FNP – au bureau du GCBNP;

c. celle du GCBNP – au bureau du GRC

16. Les enveloppes, une fois scellées, porteront au recto l’information suivante :

Unité : ____________________________________

Détenteur du fonds :  ________________________

Lieu du fonds : Bât no _________

Bureau  no _________

Date du changement de la combinaison :  ___________________

En cas d’urgence, la présente enveloppe peut être remise à :

_______________________________________

et ouverte par :

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