CHAPITRE 7

SÉCURITÉ DES FONDS NON PUBLICS

INTRODUCTION

1. Sauf s’il est précisé autrement dans ce chapitre, les ordres relatifs à la sécurité des fonds publics, et plus particulièrement l'article 202.03 des ORFC, l'OAFC 202 2 et le chapitre 8 de la Politique de sécurité du ministère de la Défense nationale (PSDN), s'appliquent également aux fonds non publics.

SÉCURITÉ PHYSIQUE

2. On doit assurer la sécurité de l'argent liquide, des effets négociables et des pièces de caisse des FNP conformément au paragraphe 14 de l'OAFC 202 2 et du paragraphe 8.48 du chapitre 8 de la PSDN.

3. Normalement, les fonds publics et les fonds non publics ne devraient pas être gardés dans le même coffre-fort. Mais s'ils doivent l'être, il faut les tenir séparés et obtenir l'autorisation du CEMA.

DÉPÔTS DES ENCAISSEMENTS

4. CANEX, les mess et les autres établissements dont les recettes dépassent 1 000 $ par jour feront un dépôt quotidien, qui comprendra l’excédent, selon les instructions du surveillant de la comptabilité de fonds non publics (SCFNP). Si les ventes ne dépassent pas 1 000 $ mais que l’établissement est protégé par un système d’alarme anti-intrusion, on fera au moins trois dépôts par semaine. De plus, si les recettes sont réalisées la veille d'une journée où les banques ne sont pas ouvertes, on peut :

a. les garder au point de vente, si les installations sont suffisamment sûres;

b. les déposer auprès de la Police militaire;

c. les déposer à un guichet de nuit convenable.

5. Les personnes responsables de percevoir les recettes autres que des ventes (p. ex. les cotisations de mess ou de membre), déposeront cet argent au moins une fois par semaine, et même plus souvent si les sommes en cause le justifient. Tout argent reçu sera déposé au bureau du SCFNP, le dernier jour comptable du mois. Les dépôts d’argent comptant doivent être accompagnés des duplicatas des formulaires CF 602.

6. S'ils disposent de moyens d'entreposage sûrs, les établissements commerciaux dont les recettes quotidiennes n'atteignent pas 1 000 $ peuvent déposer leurs recettes une seule fois par semaine. Dans tous les cas, il faut faire le dépôt des encaissements avant le jour de clôture de la période comptable, soit au plus tard avant la première journée d'ouverture des banques qui suit la date de clôture.

7. Si l’établissement n’est pas protégé par un système d’alarme anti-intrusion et que le SCFNP remplit les fonctions de caissier central, c'est lui qui est tenu de faire les dépôts tous les jours d'ouverture des banques. Si l'éloignement de la banque rend la chose impraticable et que les dispositifs de sécurité sur place le permettent, le gestionnaire régional de la comptabilité (GRC) peut autoriser que les dépôts ne se fassent qu'une fois par semaine. Il faut obtenir l'autorisation du CSF pour effectuer les dépôts à plus d'une semaine d'intervalle.

SERVICES DE LA POLICE MILITAIRE

8. Lorsque les services de la Police militaire, autorisés en vertu du chapitre 3 de l'A-PS-110-001/AG-002, ne sont pas disponibles pour les dépôts à la banque, le GRC doit aviser le Cmdt (B) concerné des conséquences que pourrait entraîner l'absence de ces services. Si on ne peut pas rectifier la situation, le Cmdt (B) doit en informer le CEMA par message. Le GRC doit également informer le CSF de la situation.

9. Malgré l'obligation d'effectuer un dépôt quotidien lorsque les recettes sont supérieures à 1 000 $, si les services de la Police militaire ne sont pas disponibles et si le fait de faire un dépôt de nuit met en péril la sécurité de l'employé, il est permis de garder l'argent dans l'établissement, à la condition d'observer les mesures de sécurités adéquates.

RAPPORTS DE LA POLICE MILITAIRE

10. Sans égard aux montants en jeu, il faut rapporter au GRC de l'Agence de soutien du personnel des Forces canadiennes (ASPFC) tous les incidents concernant les fonds non publics. Le rapport peut être acheminé directement par le SCFNP de la base ou de l'escadre, ou par son entremise. Ce processus permettra de révéler les lacunes des contrôles internes et de prendre des mesures correctives.

11. Il incombe au GRC de communiquer avec la Police militaire et de leur expliquer votre rôle dans la chaîne de commandement ainsi que la façon de traiter vos besoins, par exemple, déterminer si les rapports doivent être remis directement au GRC ou d'abord présentés aux surveillants de la comptabilité de la base. Le GRC doit rapporter au contrôleur de l’ASPFC toute enquête menée par la Police militaire qui concerne les fonds non publics.

COMBINAISONS DES COFFRES-FORTS
ET DISPOSITIFS DE VERROUILLAGE

12. Les règlements sur les combinaisons de coffres-forts et les dispositifs de verrouillage relativement à la protection des fonds non publics, incluant les petites caisses et les fonds d'appoint, sont identiques à ceux  énoncés à l'OAFC 202-2 et au chapitre 8 de la PSDN. De plus, la combinaison (et/ou le double de la clé) servant à protéger les fonds, doit être placée dans une enveloppe scellée, puis déposée comme suit :

a. celles des points de vente CANEX – au bureau du SCFNP;

b. celles des autres établissements ou activités des FNP – au bureau du SCFNP;

c. celle du SCFNP - au bureau du GRC.

13. Les enveloppes, une fois scellées, porteront au recto l'information suivante :

 Unité : ____________________

Détenteur du

fonds : ____________________

Emplacement du

fonds : ____________________

Date de modification de la

combinaison : _____________

 

PETITE CAISSE ET FONDS D'APPOINT

14. Les fonds de la petite caisse ou du fonds d'appoint ne sont alloués qu’en vertu de l’autorité établie par les procès-verbaux des mess et des comités du Fonds de la base ou par l'autorisation écrite du Cmdt (B), de l'O Admin B, du Gest PSP ou des gestionnaires nationaux CANEX, selon le cas.

15. Les fonds de la petite caisse ou du fonds d'appoint sont administrés selon les règlements prescrits dans les documents suivants :

a. annexe A – Règlements régissant l’usage de la petite caisse

b. annexe B – Règlements régissant l’usage du fonds d’appoint

16. Lorsqu’il alloue des fonds à partir de la petite caisse ou du fonds d'appoint, le SCFNP doit :

a. détenir une Demande de chèque dûment approuvée (voir annexe C );

b. émettre un chèque à l’ordre du détenteur autorisé du fonds;

c. consigner l'avance dans le journal des débours (ABACIS DISGEN) et dans le compte approprié du grand livre général;

d. veiller à ce qu'une annotation soit versée au dossier de paie ou au dossier du personnel civil ou du personnel des FNP du détenteur indiquant le montant et la date à laquelle les fonds ont été alloués. Au moment où le détenteur effectuera les formalités de départ de la base, on pourra alors s’assurer que les fonds sont remboursés;

e. remettre au détenteur un exemplaire de l'annexe A (Petite caisse) ou de l'annexe B (Fonds d'appoint) et le breffer sur l'utilisation de ces fonds.

17. Chacun des détenteurs autorisés à qui on confie une petite caisse ou un fonds d'appoint doit signer le formulaire qui figure à l’annexe D. Le SCFNP doit conserver dans ses dossiers cette attestation accompagnée de la Demande de chèque de l’annexe C et les mettre en sûreté comme pièces de caisse. Il faut obtenir une nouvelle attestation chaque fois qu'est nommé un nouveau responsable du fonds. Le formulaire CF 602 de l’établissement ne doit pas servir de reçu pour les fonds de petite caisse ou de fonds d’appoint alloués.

18. Quand une petite caisse ou un fonds d'appoint n'est plus nécessaire, il doit être retourné au SCFNP qui se chargera des tâches suivantes :

a. renvoyer au détenteur autorisé l'attestation mentionnée au paragraphe 17;

b. accuser réception des fonds en remplissant le formulaire CF 602;

c. verser l'original de la Demande de chèque au dossier des transactions terminées;

d. biffer sur la feuille de paie ou dans le dossier du personnel du détenteur l'annotation faite précédemment.

18. Une petite caisse ou un fonds d'appoint ne doivent pas passer d'un détenteur à un autre sans que l'on ait obtenu l'autorisation appropriée, tel que décrit dans le paragraphe 14.

20. Lorsqu'un fonds est temporairement transféré à un autre détenteur (p. ex. pendant un congé ou un service temporaire), le détenteur permanent demeure responsable du fonds à moins qu’il obtienne une attestation écrite (voir le paragraphe 14) du détenteur temporaire.

21. Le SCFNP réévaluera annuellement le besoin d'une petite caisse ou d'un fonds d'appoint. Il consignera les résultats de la réévaluation dans le formulaire qui figure en annexe E et il le conservera dans ses dossiers. Pour chaque petite caisse, il faut en outre tenir à jour le registre de remboursement qui figure à l’appendice 1 de l’annexe E.

22. Le SCFNP, ou une personne nommée par le GRC, doit vérifier la petite caisse et le fonds d'appoint au moins une fois l’an et utiliser le formulaire de l’annexe F à cette fin. Le SCFNP tient un registre où sont consignées les vérifications; la personne chargée de ces vérifications y rapporte toutes les caractéristiques des fonds vérifiés.

23. Le personnel chargé de la prise d'inventaire comptera la petite caisse et le fonds d'appoint à chaque prise d'inventaire. Notez que les montants de ces fonds ne sont pas inclus dans le niveau d'inventaire déterminé par la prise d'inventaire.

24. S'il le juge à propos, le GRC ou le SCFNP peut demander, sans préavis et à n’importe quel moment, que l’on effectue une vérification d'une petite caisse ou d'un fonds d'appoint. Un exemple de formulaire de vérification sans préavis figure à l’annexe F.