POLITIQUE

1. Le SCFNP contrôle tous les documents numérotés en série, sauf la paie et les débours de chèques « d'urgence », qu'ils soient livrés avec le numéro de série déjà imprimé ou bien numérotés sur place avant d'être remis à l'utilisateur. Le GRC contrôle les débours de chèques normaux après leur émission par l'ASPFC.

2. Conformément à l'OAFC 36-24, c'est le GRC qui attribue au SCFNP la tâche de recevoir tous les documents à usage contrôlé des FNP provenant de la section d'approvisionnement, du QGDN ou des fournisseurs. Les documents à usage contrôlé ne doivent pas être envoyés directement aux utilisateurs.

3. Le SCFNP et les utilisateurs doivent veiller à ce que les documents à usage contrôlé soient toujours gardés en lieu sûr, selon les mesures de sécurité minimales, c'est-à-dire dans une armoire de métal pourvue d'une barre de sécurité et d'un cadenas, conformément au chapitre 8 de la Politique de sécurité du ministère de la Défense nationale et de l'OAFC 202-2.

4. Voici la liste des documents à usage contrôlé actuellement en vigueur :

   1. formulaire CF 601, Bon de commande et récépissé;
   2. formulaire CF 602, Reçu des Fonds non publics;
   3. formulaire CF 603, Demande de marchandise;
   4. formulaire CF 614, Relevé d'inventaire de la marchandise;
   5. formulaire CF 1023, Rapport du relevé d'inventaire;
   6. formulaire DND 1221, Facture FNP;
   7. formulaire CF 1333, Demande de crédit;
   8. formulaire CF 1343, Changements aux prix de détail;
   9. formulaire DND 1353, Bon de commande CANEX;
   10. chèques en blanc;
   11. bon d'achat CANEX;
   12. billets;
   13. factures établies localement.

5. Le contrôle s'effectue à trois niveaux :

   1. celui des dossiers du SCFNP;
   2. celui des émissions (relevant du SCFNP) et des retours;
   3. celui de l'usage.

DOSSIERS DU SCFNP

6. Dès réception de documents à usage contrôlé, le SCFNP, ou le GRC s'il y a lieu, enregistre tous les détails au Registre de contrôle des documents à usage contrôlé (annexe A).

7. Deux fois par année, en juin et en décembre, le GRC ou son délégué vérifie les documents sous la garde du SCFNP en les comparant au registre. Le SCFNP arrivant vérifiera également les documents à usage contrôlé à son arrivée. Il faut sans délai signaler au GRC les écarts entre les dossiers enregistrés et les dossiers effectivement détenus. L'agent de la vérification, ou le SCFNP arrivant, doit remplir la Feuille de vérification et de contrôle (annexe C).

8. Le GRC fera enquête sur les écarts et prendra les mesures conformes à l'OAFC 36-24 ou toute autre mesure pour empêcher que ces documents ne soient l'objet d'utilisation illégale.

ÉMISSIONS ET RETOURS

9. Lorsqu'il émet un document à usage contrôlé, le SCFNP fait signer l'utilisateur dans le Registre de contrôle des documents à usage contrôlé. Les documents ne seront émis qu'à titre de remplacement, les utilisateurs n'en disposant qu'en nombre suffisant pour répondre à leurs besoins immédiats (ou mensuels).

10. Lorsque les documents inutilisés lui sont retournés, le SCFNP inscrit les numéros de série inutilisés et passe une écriture dans le Registre. Les documents inutilisés sont de nouveau enregistrés et contrôlés de la même manière qu'au moment de leur première émission.

11. Une fois épuisés, les blocs de formulaires CF 601, CF 602, CF 603 et CF 1343 doivent être retournés au SCFNP qui en accuse réception en remplissant les colonnes 10 et 11 du Registre. Cependant, comme le contrôle a déjà eu lieu, le GRC peut permettre aux utilisateurs de conserver les blocs épuisés.

UTILISATION

12. Le Registre d'utilisation des documents à usage contrôlé (annexe B) sert à contrôler les fins auxquelles sont utilisés les documents à usage contrôlé.

13. Dès la première réception d'un document à usage contrôlé, il faut en inscrire le titre et les numéros dans le Registre. Au fur et à mesure des émissions, le dernier numéro émis sera souligné et la date d'émission consignée.

14. Le commis au contrôle des documents biffera dans le Registre les numéros des documents dûment remplis dès leur réception à la section de comptabilité et s'efforcera d'obtenir les documents en suspens au besoin.

DOCUMENTS ANNULÉS

15. Sauf l'exemplaire rempli par l'auteur qui doit rester dans le livret selon le cas, tous les exemplaires annulés des documents à usage contrôlé doivent porter la mention ANNULÉ et être soumis au SCFNP avec les documents quotidiens.

16. Il faut signaler aux autorités compétentes toute perte de documents à usage contrôlé annulés, conformément à l'OAFC 36-24.

TÂCHES DU COMMIS AU CONTRÔLE DES DOCUMENTS

17. Le commis qui reçoit les documents à usage contrôlé à garder ou à émettre s'assure que les numéros de série censés faire partie de l'envoi y figurent effectivement.

18. Les documents sont alors inscrits au Registre de contrôle des documents à usage contrôlé (annexe A) et placés dans un endroit sûr en attendant d'être émis.

19. Le commis qui émet un document à quelqu'un doit le lui faire signer, après avoir rempli les colonnes pertinentes de l'annexe A.

20. Une fois remplis, les documents sont renvoyés à des fins de vérification et inscrits dans le Registre d'utilisation des documents à usage contrôlé.

21. Documents accompagnant un DND 728 ou tout autre registre de transfert. Tous les jours, les points de vente remettront au SCFNP les pièces justificatives accompagnées du formulaire DND 728 (Transmission et réception de documents) ou le Registre. Les pièces justificatives comprennent les formulaires suivants : CF 601 - Bon de commande et récépissé, CF 602 - Reçu des Fonds non publics, CF 603 - Demande de marchandise, CF 1333 - Demande de crédit, CF 1343 - Changements aux prix de détail, DND 1221 - Facture FNP, et DND 1353 - Bon de commande CANEX. Les documents suivants sont aussi considérés comme des pièces justificatives : les rapports quotidiens des ventes et les bordereaux de transfert d'argent comptant accompagnés de toutes les pièces justificatives nécessaires (les bordereaux de carte de crédit, les contrats de vente conditionnelle, les coupons, les certificats cadeaux, etc.). Le formulaire DND 728 (registre) comprendra les numéros de série de tous les documents joints énumérés dans la colonne Référence. La colonne Description sert à fournir de plus amples renseignements au besoin.

22. On établira un dossier ou un système de numéros de série pour chacun des points de vente pour que le bureau de la comptabilité des FNP le remarque immédiatement s'il manque un DND 728 (Registre). Un numéro de série comme " Détail 52/99 ", par exemple, désignerait le 52e DND 728 (Registre) soumis par le magasin de détail durant l'AF 1999-2000. Il faut tenir à jour un Registre de contrôle des documents à usage contrôlé séparé pour les DND 728 et les registres de transferts de chaque point de vente.

23. L'établissement produit le DND 728 (Registre) et envoie les copies blanches et roses au SCFNP accompagnées des pièces justificatives. Lorsque l'entité reçoit la copie rose quittancée du SCFNP, il la joint à la copie jaune et les verse au dossier pour consultation ultérieure.

24. Une fois que les documents ont été reçus et vérifiés par le SCFNP, ils sont remis au commis au contrôle des documents qui doit :

    1. en ce qui concerne les formulaires CF 603 et DND 1221 :
       1. classer les formulaires par ordre numérique;
       2. biffer leur numéro, dont celui indiqué sur le DND 728, ou le numéro du registre, dans le Registre de contrôle d'utilisation;
       3. prévenir immédiatement le SCFNP de tout numéro manquant;
       4. se procurer les exemplaires correspondant au dossier en instance.
       5. S'il trouve l'exemplaire, le commis au contrôle des documents doit :
          1. les comparer,
          2. joindre l'exemplaire blanc à l'exemplaire jaune;
          3. les remettre au commis comptable compétent.

       6. S'il ne trouve pas l'exemplaire correspondant au dossier :

          1. il remet le document au commis à la comptabilité concerné qui effectue le traitement, y inscrit le numéro de registre et le redonne au commis au contrôle des documents;
          2. il le verse au dossier en instance jusqu'à la réception de la deuxième copie.

25. Documents accompagnant une Récapitulation du caissier des FNP. Le caissier remet ce formulaire, accompagné du formulaire CF 602, directement au commis au contrôle des documents. Le commis doit alors :
    1. biffer leur numéro de série dans le Registre d'utilisation approprié (annexe B),
    2. prévenir immédiatement le SCFNP de tout numéro manquant;
    3. remettre les reçus et la Récapitulation au commis aux encaissements.

26. Documents reçus sans rapports d'accompagnement. Le surveillant de l'équipe des inventaires remet les formulaires CF 614 et CF 1023 au commis au contrôle des documents. Ce dernier doit alors :

    1. biffer le numéro de série des formulaires remplis dans le registre d'utilisation approprié (annexe B);
    2. record the return of unused forms in the Accountable Document Control Register (annexe A);
    3. advise the NPFAS immediately of any missing forms; and
    4. enregistrer le retour des formulaires inutilisés au Registre de contrôle des documents à usage contrôlé (annex A);
    5. prévenir immédiatement le SCFNP de tout numéro manquant;
    6. remettre les formulaires remplis au commis comptable compétent.

27. Réception de documents divers. Certains documents (par exemple, les billets, les bons d'achat) n'ont pas été conçus pour être renvoyés au SCFNP. Lorsque la valeur au détail de tels documents ne s'ajoute pas au livre de comptabilité de détail du point de vente, le contrôle se fait en rapprochant les recettes et les billets inutilisés à la valeur totale des billets remis. Tous les billets doivent être contrôlés et distribués par le SCFNP.

DESTRUCTION DES FORMULAIRES NUMÉROTÉS EN SÉRIE

28. Les formulaires numérotés en série sont continuellement mis à jour et révisés. Lorsqu'un formulaire fait l'objet d'importantes modifications, la version précédente est remplacée et on peut alors ordonner la destruction des anciens formulaires inutilisés. On assigne normalement un nouveau numéro au formulaire modifié. Avant de le détruire, il faut vérifier ce formulaire et examiner les anomalies.

29. La destruction des formulaires numérotés en série s'effectue de la façon suivante :

    1. En ce qui concerne les formulaires émis par l'entremise du système de l'approvisionnement des FC et devant être détruits :

       1. l'utilisateur renvoie les livrets ou les paquets qui n'ont pas été utilisés du tout au SCFNP qui les retourne à l'approvisionnement de la base qui les détruira conformément aux directives de l'approvisionnement. Il faut mettre à jour le Registre de contrôle des documents à usage contrôlé en conséquence;
       2. l'utilisateur doit retourner les livrets utilisés en partie au SCFNP qui apposera la mention " Nul " sur chaque copie du formulaire et conservera les livrets maintenant utilisés de la manière habituelle;
       3. les formulaires non utilisés doivent être détruits par déchiquetage ou incinération;
       4. en ce qui concerne les livrets utilisés en partie et les formulaires inutilisés, le SCFNP doit apposer la mention " Détruit/annulé par le SCFNP " aux numéros pertinents du Registre de contrôle des documents à usage contrôlé. Le SCFNP doit en outre inscrire à ce registre les documents détruits ou annulés et entrer l'attestation ci-après dans le Registre d'utilisation :

       J'atteste que tous les exemplaires du formulaire ___________ portant les numéros de série allant de ________ à ________ ont été annulés/détruits.
       ___________________
       Commis au contrôle des documents
       
       ___________________
       SCFNP
       
       Date __________

       1. En ce qui concerne les chèques des FNP émis par l'entremise de la Div Fin devant être détruits, le SCFNP doit :
       2. détruire tous les exemplaires par déchiquetage ou incinération;
       3. consigner les données susmentionnées dans les registres d'utilisation et de contrôle des documents à usage contrôlé;
       4. communiquer à la Div Fin les numéros de série des derniers chèques émis et les numéros de série des chèques détruits.

    2. En ce qui concerne les autres formulaires portant des numéros de série (p. ex. les billets, les bons d'achat), le SCFNP doit :

       1. détruire tous les exemplaires par déchiquetage ou incinération;
       2. consigner les données susmentionnées dans les Registres d'utilisation et de contrôle des documents à usage contrôlé.