Accueil > Corporate > Finances et informatique > Chapitre 5 - Principes de contrôle interne (Révisé 29 sept. 03)
Chapitre 5
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Introduction |
| Définition | |
| Éléments de Contrôle Interne | |
| Séparation Adéquate des Responsabilités | |
| Prévention des Erreurs dans les Journaux et les Registres | |
| Caisses Enregistreuses | |
| Formules Numérotées |
PRINCIPES DE CONTRÔLE INTERNE
INTRODUCTION
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Ce chapitre décrit les éléments et des objectifs de contrôle interne qui aideront le Cmdt (B) et le GRC à élaborer les contrôles nécessaires n'ayant pu être incorporés dans les procédures comptables du manuel.
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Les systèmes comptables, que ce soit manuels ou informatisés, sont assujettis aux mêmes concepts de contrôle interne. Les contrôles internes pour l'ABACIS sont énumérés dans le Manuel d'applications ABACIS et le manuel de securité de l'ABACIS.
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La gestion doit se rappeler que l'efficacité des systèmes de contrôle interne dépend aussi de la compétence et de la fiabilité des gens les utilisant.
DÉFINITION
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Conformément à la section 5200 du Manuel de l'Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA), le contrôle interne comprend la structure administrative et l'ensemble des lignes directrices et mécanismes de contrôle établis par la gestion en vue de faciliter la réalisation de son objectif, d'assurer, dans la mesure du possible, la conduite ordonnée et efficace des affaires de l'organisation. Ceci inclut la sécurité des biens, la fiabilité des dossiers comptables et la préparation de l'information financière en temps opportun.
ÉLÉMENTS DE CONTRÔLE INTERNE
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Toute organisation fonctionne dans des conditions particulières à son champ d'activité et à ses besoins spéciaux. C'est pourquoi il n'existe pas de système de contrôle interne standard qui puisse satisfaire les besoins de toutes les organisations. La gestion doit déterminer les contrôles internes nécessaires en tenant compte des coûts engendrés versus les bénéfices prévus.
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Il y a cependant certains éléments qui sont essentiels à un contrôle interne satisfaisant dans toute organisation; ce sont :
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un plan d'organisation logique, qui précise clairement la hiérarchie et la délégation des responsabilité et sépare les fonctions incompatibles;
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une structure comptable adéquate qui comporte des techniques budgétaires, un tableau des comptes, des manuels et directives expliquant les procédures qui reflètent le débit des transactions;
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une structure complète de rapports d'information (le personnel de la vérification interne doit être responsable de l'examen continu et de l'évaluation de tous les contrôles internes);
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les transactions doivent être enregistrées promptement;
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des personnes compétentes et intègres doivent être embauchées et la formation nécessaire doit leur être fournie;
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les actions doivent être prises par des personnes agissant selon les limites autorisées;
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des mesures de sécurité adéquates appliquées aux documents de papier et aux données électroniques, dont les copies de secours;
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l'accès aux biens doit être restreint aux personnes autorisées et selon les besoins;
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les registres comptables sont comparés régulièrement aux actifs. Cette vérification devrait être exécutée à l'occasion par des personnes n'ayant pas la sauvegarde physique de ces biens;
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la gestion devrait vérifier l'exploitation et la position financière de l'organisation ainsi que les contrôles internes régulièrement et fréquemment.
SÉPARATION ADÉQUATE DES RESPONSABILITÉS
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La gestion devrait suivre les lignes directrices suivantes pour la séparation des responsabilités afin d'éviter les erreurs, intentionnelles ou non :
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séparer la garde des biens de la fonction comptable;
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séparer l'autorisation des transactions des responsabilités de la garde des biens connexes;
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séparer les tâches à l'intérieur de la fonction comptable;
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séparer la responsabilité opérationnelle de la responsabilité de la tenue des registres.
PRÉVENTION DES ERREURS DANSLES JOURNAUX ET LES REGISTRES
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Un système de contrôle interne doit respecter sept objectifs particuliers pour éviter les erreurs dans les livres et les registres comptables. Chaque organisation doit s'assurer :
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que les transactions enregistrées sont valables;
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que les transactions sont autorisées selon les règles établies;
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que toutes les transactions ont été enregistrées (aucun oubli);
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que les transactions reflètent bien la valeur monétaire de la transaction;
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que les transactions sont bien classées;
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que les transactions sont enregistrées à la bonne période;
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que les transactions sont bien inscrites dans les registres auxiliaires et récapitulées correctement.
CAISSES ENREGISTREUSES
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Les caisses enregistreuses sont des dispositifs de contrôle très utiles dont on peut se servir dans tous les points de vente où des marchandises ou des services sont échangés contre de l'argent, des chèques ou des bordereaux de crédit.
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Pourtant, ces dispositifs ne constituent pas en soi un contrôle. Ce n'est qu'en exerçant ses prérogatives de surveillance et en utilisant les caractéristiques variées de l'appareil que la gestion peut exercer son contrôle. C'est en particulier cet élément de l'opération qui doit être examiné et évalué indépendamment.
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Au moment d'évaluer le contrôle interne des transactions à la caisse enregistreuse, la gestion peut se poser les questions suivantes :
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Se sert-on d'une caisse enregistreuse?
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Enregistre-t-on chaque vente au moment même de la transaction?
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Le client reçoit-il un reçu de la caisse enregistreuse?
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Y a-t-il un ruban maître sur lequel toutes les transactions sont enregistrées?
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Le ruban maître est-il gardé et examiné périodiquement par le personnel de supervision ou de gestion?
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L'appareil offre-t-il une lecture X et une lecture Z?
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La bande de lecture Z est-elle pourvue de numéros consécutifs?
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La lecture de la bande Z est-elle faite par des membres du personnel de supervision qui ne sont jamais de service à la caisse enregistreuse?
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Les clefs de lectures sont-elles gardées en lieu sûr, où elles ne sont accessibles qu'au personnel de supervision compétent?
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Le personnel de gestion envoie-t-il périodiquement quelqu'un faire un contrôle indépendant?
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les numéros consécutifs de la lecture Z sont-t-ils vérifiées par le personnel du SCFNP?
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En théorie, une réponse affirmative devrait être donnée à toutes ces questions. Chaque réponse négative indique un point faible du contrôle interne et le vérificateur doit déterminer si des mesures devraient être prises pour éliminer ces faiblesses et qu'elles devraient être ces mesures.
FORMULES NUMÉROTÉES
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Le numérotage des documents est une méthode de contrôle interne très employée. Les chèques, les billets, les factures, les bons de commande et bien d'autres documents peuvent être contrôlés de cette façon.
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Certains documents, tels que les chèques, les bons de commande et les reçus, exigent que chaque numéro de série soit suivi de près et vérifié régulièrement. D'autres, comme les billets d'entrée numérotés, peuvent être contrôlés en vérifiant les billets invendus et en calculant la valeur totale de ceux qui ont été vendus ou distribués entre deux vérifications.
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On trouvera au chapitre 6 les modalités de contrôle des documents numérotés.
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