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Chapitre 4
GÉNÉRALITÉS
TYPES DE VÉRIFICATIONS ET DE CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D’ASSURANCE
VÉRIFICATIONS INTERNES EFFECTUÉES PAR LE CHEF – SERVICE D’EXAMEN
VÉRIFICATIONS EXTERNES
CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D’ASSURANCE
COMITÉ DE VÉRIFICATION
CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE DU CHEF – SERVICE D’EXAMEN
GÉNÉRALITÉS
MISSION
PORTÉE
RAPPORTS
CONTRÔLE DE CONFORMITÉ ET D’ASSURANCE DU DGSSPF
CHAPITRE 4
VÉRIFICATION ET CONFORMITÉ ET ASSURANCE DES BIENS NON PUBLICS
1. Le présent chapitre a pour but de diriger et de guider les organismes et les établissements lorsqu’il s’agit de questions ayant trait à la vérification des Biens non publics (BNP), notamment les vérifications internes, les vérifications externes, la conformité et l’assurance. Ce chapitre doit être lu parallèlement au chapitre 3.
TYPES DE VÉRIFICATIONS ET DE CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D’ASSURANCE
VÉRIFICATIONS INTERNES EFFECTUÉES PAR LE CHEF – SERVICE D’EXAMEN
2. La responsabilité du Chef – Service d’examen (CS Ex) et de la fonction interne consiste à établir et à maintenir des politiques et des procédures de vérification interne et à préparer, communiquer et mettre en œuvre un plan de vérification interne axé sur le risque qui est mis à jour annuellement.
3. Puisque les activités des BNP sont assujetties à certains règlements provinciaux et fédéraux (p. ex., la TVP, la TPS/TVH), les autorités gouvernementales peuvent effectuer un contrôle dans les bases pour confirmer la conformité aux règlements gouvernementaux applicables.
4. À la demande du conseil des BNP, un nombre de vérifications externes se font annuellement, notamment des vérifications des états financiers de CANEX, du FCFC, des Services financiers du RARM, de la CAPFC, du régime de retraite des employés des Fonds non publics (FNP), du régime d’assurance collective des employés des FNP et de fonds en fiducie particuliers. Ces vérifications ont pour but de fournir une assurance raisonnable que les états financiers sont présentés de façon impartiale et sont conformes aux principes comptables généralement reconnus. Les procédures de vérification de CANEX donnent lieu à des visites dans certaines bases et à la remise de renseignements particuliers sur d’autres bases.
5. Le CS Ex octroie, autorise et gère tout contrat de service de vérification externe obtenu pour le compte du MDN et des FC.
CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D’ASSURANCE
6. Les chefs d’état-major des armées et les chefs de groupe ont l’autorité de créer leur propre service de vérification interne, qui pourrait aussi effectuer des contrôles de conformité des activités des BNP. À cette autorité est associée la responsabilité des commandants subordonnés et, s’il y a lieu, leurs équivalents, à coordonner les activités de contrôle de conformité et d’assurance au sein de leur organisation, à évaluer l’efficacité de leurs groupes et à fournir le soutien fonctionnel et le perfectionnement professionnel à leur personnel chargé de cette fonction. Au niveau de l’unité, le commandant a la responsabilité de cette fonction, conformément aux politiques et aux directives émises par les autorités supérieures pertinentes.
7. Au sein de la Division des finances du DGSSPF, il existe une fonction de contrôle de conformité dont le but est de conseiller les cadres supérieurs du DGSSPF et les commandants de bases/escadres à l’égard de pratiques non conformes aux politiques des BNP et de pratiques lacunaires ne fournissant pas les contrôles nécessaires pour protéger les biens.
8. Un comité de vérification des BNP a été créé par le CEMD pour fournir une évaluation et une assurance indépendante et objective sur la suffisance des mesures de gestion des risques, de contrôle et de reddition de compte ayant trait aux BNP. Le président du comité de vérification est nommé par le CEMD et relève directement de ce dernier. Le président du comité de vérification présente les résultats des activités du comité annuellement au CEMD. Le CS EX et le DGSSPF siègent au comité de vérification des BNP à titre de membres d’office.
CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE DU CHEF – SERVICE D’EXAMEN
9. Le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces canadiennes (FC) accordent une grande priorité au maintien d’une capacité de vérification interne solide, indépendante et efficace. La charte du CS Ex définit la reddition de comptes, les responsabilités et les pouvoirs inhérents à la fonction de vérification interne du MDN et des FC, qui relève de l’organisation du Chef – Service d’examen. Le CS Ex est le dirigeant de la vérification au sein du MDN et des FC. À l’égard des BNP, le CS Ex est responsable de la vérification et de l’évaluation des programmes, des activités et des états financiers des BNP.
10. La fonction de vérification interne consiste à fournir à la haute direction du MDN et des FC des avis et des conseils indépendants et objectifs, ainsi que des services de consultation et d’assurance destinés à ajouter de la valeur et à accroître l’efficacité :
• des stratégies et pratiques de gestion des risques;
• des cadres de contrôle de gestion et des systèmes et contrôles connexes;
• des processus de gouvernance.
11. Les travaux de vérification interne peuvent s’exécuter dans tous les organismes et pour toutes les activités qui relèvent du sous-ministre (SM) et du CEMD. On en établit la portée pour déterminer si le réseau de processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du MDN et des FC, tel qu’il est conçu et représenté par la direction, est adéquat et fonctionne de manière à garantir que :
• les risques sont bien cernés et gérés;
• l’interaction avec les divers groupes de gouvernance se produit au besoin;
• l’information financière, administrative et opérationnelle est exacte, fiable et opportune;
• les activités et mesures sont conformes aux politiques, normes, procédures, lois et règlements pertinents;
• les ressources sont acquises de façon économique, utilisées avec efficience et adéquatement protégées;
• les mécanismes de contrôle interne sont appropriés pour prévenir et déceler la fraude;
• les programmes, plans et objectifs sont réalistes;
• le processus de contrôle du MDN et des FC favorise la qualité et l’amélioration continue;
• les questions importantes de législation ou de réglementation qui ont une incidence sur le MDN et les FC sont reconnues et convenablement traitées.
12. Lorsque des possibilités d’améliorer le contrôle de gestion, la gestion des ressources et l’image publique du MDN et des FC sont cernées au cours de vérification, elles sont communiquées au niveau de gestion approprié.
13. Le CS Ex est l’autorité fonctionnelle chargée de conseiller le SM, le CEMD et le comité de vérification compétent (le comité de vérification et d’évaluation du MDN et des FC ou le comité de la vérification et de la responsabilisation des Biens non publics) sur la vérification interne au sein du MDN et des FC.
CONTRÔLE DE CONFORMITÉ ET D’ASSURANCE DU DGSSPF
14. Les fonctions du contrôle de conformité et d’assurance sont les suivantes :
• fournir aux cadres supérieurs du DGSSPF et aux commandants de base et d’escadre des recommandations et des solutions ayant trait aux activités examinées;
• entreprendre, publier et distribuer des rapports de gestion sur les contrôles de conformité;
• confirmer que les programmes et services offerts contribuent au rendement opérationnel;
• assurer la cohérence de l’application des contrôles internes dans l’ensemble des activités des BNP;
• fournir une expertise technique en matière de finances et de gestion;
• examiner et évaluer les politiques et les programmes des BNP ayant trait à la Section de la conformité et formuler des recommandations pour les améliorer et les maintenir; examiner les activités en vue de déterminer si elles sont exécutées conformément aux politiques, aux procédures, aux règlements et à la législation;
• examiner des établissements et des organisations pour déterminer s’ils sont exploités et gérés conformément à la législation et au cadre de gouvernance.
GÉNÉRALITÉS
TYPES DE VÉRIFICATIONS ET DE CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D’ASSURANCE
VÉRIFICATIONS INTERNES EFFECTUÉES PAR LE CHEF – SERVICE D’EXAMEN
VÉRIFICATIONS EXTERNES
CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D’ASSURANCE
COMITÉ DE VÉRIFICATION
CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE DU CHEF – SERVICE D’EXAMEN
GÉNÉRALITÉS
MISSION
PORTÉE
RAPPORTS
CONTRÔLE DE CONFORMITÉ ET D’ASSURANCE DU DGSSPF