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RESPONSABILITÉS COMPTABLES ET FINANCIERESGÉNÉRALITÉS 1. Aux termes des sections 38 à 41 de la LDN, c'est au CED qu'incombe toute la responsabilité financière pour la gestion des FNP. Le CED exerce son pouvoir exécutif par l'intermédiaire du Conseil d'administration des FNP qui délègue des responsabilités financières spécifiques au QGDN, au QG du commandement et aux autorités de la base. 2. La responsabilité pour les opérations financières est exercée à chacun de ces trois niveaux: celui du DGSP et du SMA (Fin)/CSF, au QGDN; celui du commandant du commandement, et enfin celui des Cmdt (B). 3. Les Économats des Forces canadiennes (CANEX) sont organisés tel qu'un unité de la campagne des FC, incorporée dans la Force régulière et affectée au SMA(Per). L'unité comprend un Quartier général et deux groupements opérationnels composés de 12 détachements (11 régions canadiennes et NATEX). Le SMA(Per) exerce le contrôle de CANEX par l'entremise du CSP qui est le président du Conseil de CANEX. Le Conseil d'administration est responsable au Conseil d'administration des Fonds non publics et est responsable de s'assurer que le mandat de CANEX est bien accompli. RESPONSABILITÉAU NIVEAU DU QGDN 4. Le Conseil d'administration des FNP est responsable : a. Des rôles et autorités financières énumérées dans l' OAFC 2-12; b. De l'approbation du programme consolidé pour toutes les dépenses en capital des FNP qui seront engagées au cours de l'exercice financier; et c. De l'approbation des états financiers annuels consolidés. 5. Le Conseil d'administration du CANEX est responsable auprès du Conseil d'administration des FNP de s'assurer que le mandat de CANEX soit acquitté de façon adéquate. 6. Le SMA(Fin)/CSF est responsable d'examiner et doit être en accord avec toutes les politiques et méthodes financières. 7. Le Directeur Général Services du personnel (DGSP) est responsable : a. De faire un compte rendu au Conseil d'administration des FNP de la situation financière des opérations du FNP; b. De conseiller le Conseil d'administration des FNP sur la politique régissant l'accroissement et la direction des opérations du FNP; et c. D'approuver, sur la recommandation des commandants des commandements, les dépenses en capital permises par les autorités approbatrices, conformément à l'annexe A de l' OAFC 2-12. 8. Le Président de CANEX est responsable auprès du Conseil d'administration de CANEX d'établir la stratégie, les politiques et les opérations de CANEX. 9. Le Directeur - Éducation physique, loisirs et commodités (DEPLC) est responsable de recommander des politiques et des méthodes adéquates relatives à l'administration des Fonds de la base, des mess, et des activités récréatives. 10. Le Directeur - Services des Fonds non publics (DSFNP) est responsable : a. De la gestion et de l'administration des livres comptables du FCFC et du QG CANEX; b. Des programmes concernant le compte bancaire consolidé, le régime d'assurance des FNP, ainsi que de l'administration des programmes d'avantages sociaux du personnel des FC; c. Du fonctionnement des programmes de prêts du FCFC; d. Conjointement avec CANEX et DEPLC, du développement des politiques et des méthodes financières relatives aux opérations des FNP; et e. De l'administration et de la comptabilité de la Caisse d'assistance au personnel des Forces canadiennes (CAPFC).
RESPONSABILITÉAU NIVEAU DU COMMANDEMENT
11. Le commandant du commandement contrôle toute la situation
financière des opérations des FNP dans les limites de son commandement.
A ce titre :
a. Il recommande les dépenses en capital nécessitant
l'approbation du DGSP et (ou) du Conseil d'administration
des FNP; et
b. Il autorise la conclusion de la vérification annuelle.
12. Le contrôleur du commandement contrôle et examine les états
financiers soumis conformément au chapitre 14, et conseille le
commandant sur la situation financière des opérations des FNP dans les
limites du commandement. Ceci comporte des recommandations se rapportant
aux radiations. En examinant les vérifications annuelles et la
conclusion de celles-ci, il conseille les bases et leur prête son
assistance. A la suite de cet examen, il fait les inspections requises.
Il peut demander l'aide du QGDN/DGSP.
RESPONSABILITÉAU NIVEAU DE LA BASE
13. Le Cmdt (B) est l'autorité dirigeante pour toutes les activités
des FNP dans la base. Il est responsable de toute la situation
financière des opérations des FNP de la base. Il approuve les dépenses
en capital et les radiations des unités dans les limites de son autorité
et fait parvenir les budgets d'opérations annuels et de capital au QGC.
14. Le Contr (B) conseille le Cmdt (B) sur toutes les questions
financières des FNP dont il lui fournit l'analyse. Il est
particulièrement responsable :
a. D'administrer les activités de comptabilité des FNP
conformément aux politiques et règlements financiers;
b. L'examination des opérations des FNP; et
c. D'informer le Cmdt(B) sur la situation de la caisse des
opérations individuelles des FNP relativement à la totalité
des activités des FNP de la base.
15. L'OCFNP est responsable envers le Contr (B) de faire enregistrer
toutes les transactions financières des FNP avec exactitude et
diligence. Il assure un contrôle comptable sur tout l'actif et le
passif. Il est particulièrement responsable :
a. De recevoir, de garantir et de débourser les fonds non
publics;
b. De produire en temps voulu les rapports financiers suivant
l'exigence du cas;
c. De contrôler toutes les dépenses en capital approuvées;
d. De preparer et de contrôler le cash-flow, en mettant
l'accent surtout sur l'utilisation des crédits offerts par
les fournisseurs et le recouvrement des comptes clients;
e. De fournir au Contr(B) des analyses sur la situation
financière des activités des FNP;
f. De tenir à jour les livres comptables de détail pour les
opérations qui doivent maintenir leurs inventaires selon la
comptabilité de détail et pour concilier toutes les
différences d'inventaire et en faire un compte rendu à
l'autorité compétente;
h. D'exiger, de vérifier et de s'assurer qu'il y a des stocks
adéquats des formules à usage contrôlé énumérées au chapitre
6; et
j. D'établir la politique et les méthodes nécessaires au
traitement et à l'autorisation de toutes les pièces
justificatives du journal général.
16. Les Gérants régionaux CANEX sont responsables au Président CANEX
via leurs Vice-Présidents des opérations :
a. De la gestion réelle et efficace de toutes les opérations de
CANEX dans la région;
b. De la préparation des budgets d'exploitation;
c. De la préparation des budgets annuels de capital;
d. Dde la garde des biens et des fonds sous son contrôle; et
e. De l'apport des données mensuelles sur la performance au
besoin.
AUTORITÉS FINANCIERES
DÉPENSES EN CAPITAL
17. Les conditions qui régissent les dépenses en capital des FNP sont
énumérées dans l'annexe A de l'OAFC 2-12, et au chapitre 3 de l'A-PS-
110-001/AG-003.
RADIATIONS
18. La radiation consiste à apporter des changements dans les livres
comptables de façon à tenir compte de la suppression ou de la perte de
valeur d'un élément d'actif ou de passif résultant de circonstances
extraordinaires, et n'ayant pas été l'objet d'une transaction normale
sur le marché. Ainsi, il est approprié de procéder à une radiation en
cas de fraude, d'incendie criminel, de dommages, de destruction, de vol,
d'incendie, de disparition et de suppression d'une mauvaise créance.
AUTORITÉS POUR LES RADIATIONS
19. Chaque radiation pour le Fonds de la base et les mess doit être
approuvée séparément par :
a. Le commandant d'une station - jusqu'à concurrence de 500 $;
b. Le commandant d'une base - jusqu'à concurrence de 1 000 $; et
c. Le commandant d'un commandement - sans limite.
CANEX
20. Les divers niveaux d'approbation pour les radiations de CANEX sont
expliqués dans la directive administration 002 du Manuel des politiques
et des procédures CANEX.
NOTA
1. Le QGC peut, s'il le juge à propos, se réserver l'autorisation de
radier indiquée au paragraphe 19.
2. La freinte est la perte normale de marchandises qui ont été
automatiquement calculées comme faisant partie du coût des
marchandises vendues. Le manquant d'inventaire est la perte
décelée au cours d'un inventaire surveillé (ce montant dépasse
automatiquement la freinte).
3. L'approbation d'une radiation n'empêche pas de prendre des mesures
disciplinaires ou d'obtenir auprès des responsables le
remboursement des biens perdus.
CALCUL DU MONTANT A ETRE RADIÉ
21. Pour déterminer l'autorité approbatrice de la radiation, on se
fonde sur le montant global de la perte, au prix coûtant (pour le stock
de marchandise) ou à la valeur comptable nette (pour les
immobilisations), même si la perte s'est échelonnée sur une certaine
période ou si elle est due à plus d'un détournement non détecté de
biens. Les montants nets des manquants et des excédents de stock
signalés dans les différents points de vente ne seront pas combinés pour
éviter d'avoir à signaler les manquants à l'inventaire aux autorités
supérieures.
22. Lorsque les pertes et (ou) les manquants sont recouvrés en tout ou
en partie, on détermine le niveau d'autorité requise pour décider si
l'incident est clos d'après la perte brute. Même si le recouvrement peut
contrebalancer toute perte, la situation qui a contribué à la perte doit
être déclarée et, si nécessaire, doit faire l'objet d'une enquête. Toute
demande de radiation doit donner lieu à une enquête appropriée, selon
l'importance de la radiation demandée.
23. Toute enquête sur la perte ou les dommages concernant des biens de
FNP, ou sur des manquants de stock sera menée conformément aux articles
21. 72 et 21.73 des ORFC. L'action comptable pour reconnaître la perte
sera effectuée pour le mois au cours duquel la perte ou les manquants
ont été remarqués, et ceci sans attendre le résultat de l'enquête.
24. Il faudra donner suite aux demandes de radiation en remplissant
une Demande de radiation sous forme de Note de service. Les
circonstances et les raisons de la radiation devront être exposées en
détail dans la demande. Les directives concernant le compte rendu et le
traitement des radiations concernant le Fonds de la base et les mess
sont présentées dans l'annexe A.
LIQUIDATION
25. Sauf lorsqu'une unité est dissoute ou que sa situation est
modifiée, auquel cas l'OAFC 27-9 s'applique, il est nécessaire d'obtenir
l'approbation de se défaire d'un élément d'actif ou de passif, à un prix
moindre que sa valeur comptable nette. Par valeur comptable nette, il
faut entendre le coût d'acquisition moins l'amortissement accumulée
(s'il y a eu). Ainsi, il est approprié de procéder à une liquidation en
cas de reprise, de vente, de vente aux enchères, de troc, de radiation
sur les registres en raison de l'usure normale ou pour avoir dépensé des
avoirs d'une activité des FNP réservés à son usage.
AUTORITÉS APPROBATRICES POUR LES LIQUIDATIONS
26. Les autorités approbatrices sont mentionnées aux paragraphes 20 et
21 de l'OAFC 27-6.
VÉRIFICATION ET INSPECTION
27. A l'exception des vérifications externes, la vérification des
opérations des FNP de la base relève du Cmdt(B) et comporte deux genres
de vérification :
a. Une vérification interne de la base; et
b. Une vérification annuelle.
28. Les politiques et les procédures relatives aux vérifications
internes et annuelles se trouvent au chapitre 4.
INSPECTIONS DU COMMANDEMENT
29. Le contrôleur du commandement et l'officier d'état-major du
Service du personnel doivent inspecter périodiquement les activités des
FNP des bases. Ces inspections visent à examiner l'efficiance et
l'efficacité des opérations des FNP de la base. Relevant du commandant
du commandement, les équipes d'inspection sont responsables de
l'évaluation :
a. De l'efficacité des méthodes opérationnelles;
b. De la qualité des services des FNP fournis par rapport aux
objectifs du commandement et des FC;
c. De la garde des biens;
d. De la vérification des fonds;
e. De l'efficacité de la gestion des établissements; et
f. Du respect des règlements.
SERVICES DE SPÉCIALISTES DES FNP
30. Lorsqu'un commandement en fait la demande, le DGSP peut fournir
des spécialistes des finances et de l'exploitation des FNP pour
renforcer les équipes d'inspection de ce commandement. De plus, par
l'intermédiaire du Chef de son commandement, le Cmdt (B) peut demander
l'aide du DGSP pour étudier certains aspects des opérations des FNP.
VÉRIFICATION EXTERNE
31. Les FNP sont assujettis à certaines lois provinciales et fédérales
(p. ex., TVP, TPS). Par conséquent, les instances gouvernementales
peuvent visiter les unités au besoin pour s'assurer du respect des
règlements gouvernementaux.
32. Tel qu'ordonné par le VCEMD, les états financiers de CANEX doivent
être vérifiés annuellement par une agence externe. Le but de la
vérification est de fournir une assurance raisonnable que les états
financiers consolidés de CANEX sont présentés de façon impartiale et
conformément aux principes comptables généralement acceptés. Le
processus de vérification comprend la visite de certaines bases et la
remise d'informations particulières des autres.
ORGANISATION DE LA SECTION DE COMPTABILITÉ DES FNP
ORGANISATION
33. Chaque section de comptabilité des FNP est organisée de la façon
la plus efficace possible, compte tenu des circonstances particulières
des opérations des FNP de la base. On trouvera un exemple d'organigramme
dans l'annexe B.