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GÉNÉRALITÉS1. Le Comité du Fonds de la base, aux termes de l'OAFC 27-6, est le comité supérieur d'administration pour toutes les activités des FNP de la base, sauf CANEX. 2. L'entité comptable pour le Fonds de la base comporte les livres comptables de toutes les activités des FNP (sauf CANEX et les mess) qui fournissent aux officiers et aux membres du rang de la base ainsi qu'à leurs familles, les services et l'équipement nécessaires : a. Aux sports organisés et récréatifs; b. Aux activités offertes par les organismes des logements familiaux ou par les conseils communautaires; c. Aux clubs de passe-temps et aux clubs culturels; d. Aux activités récréatives et sociales autres que celles fournies par les mess; e. Aux moyens d'information; f. Aux arts et métiers; g. Aux divertissements; et h. À toutes autres activités considérées comme contribuant au maintien d'un niveau élevé de conditionnement physique et du moral. 3. En outre, le Fonds de la base comptabilise les revenus et les dépenses : a. Des fonds de la chapelle; b. Des subventions de l'État; c. Des comptes des Services d'alimentation des FNP, selon le cas; et d. De tous autres fonds donnés ou recueillis à des fins spéciales, pris en dépôt, et sur lesquels le Fonds de la base n'exerce que des fonctions de garde. 4. Tous les revenus non publics en dehors de ceux que l'on peut affecter aux mess, à CANEX et aux filiales du Fonds de la base, sont crédités au Fonds de la base, et tous les biens non publics en dehors de ceux qui appartiennent aux mess et à CANEX sont gérés par le Fonds de la base. ACTIVITÉS DU FONDS DE LA BASE 5. Les activités des FNP indiqués au paragraphe 2 seront normalement comptabilisées soit comme une fiducie des FNP dans les livres comptables du Fonds de la base (voir la paragraphe 11), soit comme une activité des comptes généraux du Fonds de la base. Cependant, le Cmdt(B) peut permettre que les activités plus importantes, comme les clubs de golf ou de curling, soient administrées en tant que filiales du Fonds de la base et que leurs livres comptables soient tenus séparément (voir le paragraphe 8). Le Contr(B) détermine la classification qui donnera à la gestion les renseignements dont elle a besoin sans trop surcharger le personnel comptable des FNP. 6. Lorsque le Fonds de la base gère une activité de revente qui serait normalement gérée par CANEX (p.ex. un magasin combiné d'une petite unité), le point de vente doit utiliser un état des résultats du Fonds de la base aux fins de la comptabilité. A moins d'une directive contraire, les procédures comptables seront les mêmes que celles d'un point de vente CANEX semblable. 7. (Disponible).
FILIALE DU FONDS DE LA BASE
8. Si une filiale est suffisamment importante pour justifier des
livres comptables tenus séparément, le Comdt (B) peut autoriser l'usage
de livres comptables séparés et l'autoriser à être comptabilisée comme
une filiale. Normalement, les critères pour une telle séparation exigent
que l'activité :
a. Vende des marchandises ou des services à la communauté ou
aux membres;
b. Perçoive des cotisations suffisamment substantielles pour
justifier l'existence d'un compte client auxiliaire et d'un
compte de contrôle de comptes clients; et
c. Reçoive un revenu représentant un montant important de deux
sources ou plus.
9. Une filiale doit émettre un ensemble complet d'états financiers
tel que décrit au chapitre 14 et payer sa part des frais de comptabilité
des FNP, tels qu'ils sont fixés par le Contr(B).
10. Les livres du Fonds de la base doivent établir des comptes pour la
part du CBC de la base qui revient à l'établissement et pour
l'investissement dans cette filiale. Le solde de ce compte
d'investissement indique l'avoir propre de la filiale.
FIDUCIE DES FNP
11. Le Cmdt(B) peut permettre à certaines activités du Fonds de la
base qui ne sont pas suffisamment importantes pour être une filiale,
mais qui requièrent une certaine autonomie, d'être comptabilisées en
tant que fiducie des FNP. Tous les revenus et toutes les dépenses d'une
telle activité doivent être inscrits dans un compte en fiducie des FNP
sur le bilan du Fonds de la base.
12. Un fonds d'une unité établi en vertu des dispositions du
paragraphe 27 de l'OAFC 27-6 sera comptabilisé comme un compte en
fiducie des FNP.
13. En tant qu'activité du Fonds de la base, une opération de fiducie
est sous l'autorité du Cmdt(B), par le biais de l'O Admin B, et est
assujettie aux mêmes politique et procédures applicables aux autres
opérations des FNP. De telles activités ne doivent pas être incorporées
en tant qu'établissements légaux distincts.
14. Si l'O Admin B l'exige, l'OCFNP peut fournir l'information
détaillée des activités des fiducies des FNP sous forme de tableaux
joints aux états financiers du Fonds de la base.
15. Normalement, on ne doit pas imputer les dépenses au compte en
fiducie des FNP lorsqu'elles sont d'un montant supérieur au montant du
solde de ce compte. Lorsque cet état de chose se produit, l'O Admin B
sera prévenu et prendra les mesures nécessaires (p. ex., une subvention
du Fonds de la base à l'activité).
FIDUCIE EXTERNE
16. Un organisme des FNP est caractérisé par le fait que lors de la
fermeture d'une activité, les fonds de ce dernier sont remis au Fonds de
la base, au FCFC ou à un autre organisme des FNP et sont utilisés par
les FNP. Par contre, les fonds d'organismes comme les scouts, les corps
de cadets et les fonds pour les parties d'une section ne sont pas remis
au Fonds de la base et ne sont donc pas considérée comme étant des
activités des FNP.
17. Normalement, l'OCFNP ne fournira aucun service de comptabilité aux
activités t pas partie des FNP puisque ceci aurait pour effet de réduire
les ressources comptables disponibles pour les activités des FNP.
18. Dans certains cas, l'OCFNP peut être chargé de la comptabilité
d'activités ne faisant pas partie des FNP (par ex., le Fonds de la
police militaire pour les enfants aveugles (voir l'annexe A), les
Centres de ressources familiales (voir l'annexe B), le fonds de la
chapelle du QGDN, les subventions de l'État, etc.) si l'on considère que
c'est dans l'intérêt des FC. Dans d'autres cas, on peut considérer que,
par suite de l'isolement de la base ou pour d'autres raisons d'ordre
socio-économique, toutes les activités structurées se fondent sur la
base. Si tel est le cas, le Cmdt (B) peut décider que l'OCFNP doit se
charger des services de comptabilité.
19. Lorsque l'OCFNP fournit des services de comptabilité aux activités
ne faisant pas partie des FNP, ce qui suit s'applique à moins d'avis
contraire du DGSP :
a. L'OCFNP doit avoir un exemplaire de la constitution et(ou)
des statuts de l'activité qui indique, entre autres, les
postes exécutifs et leurs responsabilités, le nom des
membres exécutifs, le nom de ceux qui autorisent les
paiements à partir du compte en fiducie et ce qui adviendra
des fonds lors de la fermeture de l'activité;
b. Étant donné que l'établissement n'est pas une activité des
FNP sous l'autorité du Cmdt(B), l'OCFNP ne require pas les
procès-verbaux;
c. Les fonds seront inscrits comme une fiducie externe sur le
bilan du Fonds de la base;
d. L'OCFNP ne fournira que des services de garde (c.-à-d. il
acceptera et inscrira les dépôts et remettra des fonds et
inscrira les retraits);
e. L'activité n'est pas autorisé à utiliser le numéro de TVP et
de TPS de la base;
f. Il incombe à l'activité d'inscrire et de contrôler les biens
qu'il possède;
g. Seul le solde du compte en fiducie (c.-à-d. aucune liste de
transactions) ne peut apparaître sur les états financiers du
Fonds de la base; et
h. Les frais de comptabilité approprié doivent être alloués
conformément au paragraphe 32.
20. (Disponible).
MESS
21. Les mess sont considérés comme des établissements financiers
autonomes, ne faisant pas partie du Fonds de la base, et sont gérés par
un comité du mess, dont les membres sont élus ou nommés.
22. Le Cmdt(B) peut donner des directives spécifiques quant à
l'exploitation d'un mess, notamment en ce qui touche les sommes que le
mess verse au Fonds de la base comme le prévoit l'OAFC 27-6. Ces
versements figurent sous le poste «Frais généraux» du mess.
23. L'entité comptable d'un mess comprend les livres comptables des
biens non publics destinés à mettre à la disposition des membres :
a. Les installations et les services d'un bar;
b. Des activités sociales ou de divertissement;
c. Des locaux et des réunions à des fins de détente et de
récréation; et
d. Suivant le cas, des suppléments de table.
24. Les fonds d'un mess sont utilisés au profit de ses membres, et
peuvent donc être affectés :
a. À d'autres organismes des FNP, tels que le FCFC et le Fonds
de la base; et
b. À la caisse de bienfaisance et d'aide financière mise à la
disposition des membres des FC.
CANEX
25. CANEX est un organisme de revente à l'intention des consommateurs
et qui englobe toutes les activités de revente non publiques incluant,
mais sans restreindre, les magasins de détail, les épiceries, les
magasins combinés, les postes d'essence, les services alimentaires, les
machines distributrices, les entrepôts et les services spécialisés à
l'exception :
a. Des mess;
b. Des clubs de loisir;
c. Des comptoirs d'insignes tels qu'autorisés conformément à
l' OAFC 27-8; et
d. D'autres activités exclues expressément par le DGSP.
26. A part de ces exceptions, CANEX a le droit de premier refus sur
toute activité commerciale ou tout service non publics proposés à toute
base ou station.
DÉTOURNEMENT DES FONDS NON PUBLICS
27. A l'exception de fonds pris en dépôt à des fins spéciales, les
fonds du Fonds de la base sont utilisés essentiellement au profit des
officiers et des membres du rang et de leurs familles de la base, des
unités intégrées et d'hébergement, et peuvent être affectés :
a. À d'autres organismes des FNP, tels que le FCFC; et
b. À la caisse de bienfaisance et d'aide financière destinée
aux militaires des FC.
28. Les sommes dont dispose le Fonds de la base, les mess ou CANEX, ne
seront pas détournées pour faire des dons à des institutions privées ou
publiques, pour dégager la responsabilité personnelle d'un officier ou
d'un membre du rang en cas de perte ou de détérioration de biens publics
ou non publics, pour des cadeaux faits en témoignage d'estime ou
d'appréciation, pour des appels nationaux à une aide financière, ni pour
tout ce qui se rapporte à des services religieux.
29. Il est interdit d'accorder ou de transférer des fonds d'une base à
une oeuvre de bienfaisance ou autre qui ne fait pas partie directement
des programmes de soutien du personnel de la base. Cela n'exclut pas
l'établissement de comptes fiduciaires distincts destinés uniquement à
administrer des dons reçus de particuliers dans le cadre d'une oeuvre de
bienfaisance précise ou obtenus à la suite de collecte à cet effet.
FONDS POUR CADEAUX
30. Lorsque la création d'un fonds séparé pour cadeaux a été approuvée
dans ce but par une majorité simple de tous ses membres, un
établissement peut faire des cadeaux d'une valeur raisonnable en
témoignage d'estime ou d'appréciation à ses membres à l'occasion de leur
départ de l'établissement, ou pour d'autres causes légitimes tels que
des soulagements hospitaliers. La constitution et les statuts de
l'établissement doivent énoncer l'admissibilité, les montants, les buts,
etc. relatifs aux dépenses du fonds pour cadeaux de même que les
contributions mensuelles des membres. Le fonds sera autosuffisant et ne
sera pas créé ni renfloué à même les fonds provenant d'autres comptes.
31. Le comité ou le gérant du mess, assisté de l'OCFNP, étudiera
annuellement le fonds pour cadeaux afin de vérifier son autosuffisance
et d'assurer que tous changements requis soient apportés aux statuts.
RÉPARTITION DES FRAIS DE COMPTABILITÉ
32. Des postes rémunérés par l'État ont été établis pour fournir des
services essentiels de comptabilité des FNP aux unités. Les frais reliés
à des employés supplémentaires des FNP et d'autres frais qu'entraîne la
comptabilité des FNP seront partagés par les établissements des FNP, y
compris le Fonds de la base, ses filiales, des comptes en fiducie des
FNP et des comptes en fiducie externes.
33. L'OCFNP déterminera annuellement la charge de travail totale de la
section de comptabilité, en heures, imputable à chaque activité des FNP
comme un pourcentage de la charge totale, en heures, de tout le
personnel militaire, de l'État et des FNP à l'emploi de la section de
comptabilité des FNP. Cette analyse doit couvrir une période d'au moins
un mois de transactions normales.
34. Selon le pourcentage applicable de la charge de travail, chaque
activité se verra imputer une partie des frais annuels de comptabilité
des FNP budgétés qui sont inscrits dans les livres du Fonds de la base.
35. Le Cmdt(B) peut décider que les frais de comptabilité du Fonds de
la base, des filiales, des comptes en fiducie des FNP ou des mess soient
absorbés par le Fonds de la base. Les frais applicables à CANEX sont
néanmoins débités à CANEX.
COMITÉS DES MESS ET DES ACTIVITÉS - OCFNP
36. L'OCFNP n'a pas le droit d'être membre en règle ni membre avec
droit de vote d'un comité quelconque d'un mess ou d'une activité de la
base. Si un membre du personnel de l'OCFNP agit en tant que représentant
délégué, il ne peut être membre en règle ni membre avec droit de vote du
comité du mess ou de l'activité à quelque titre que ce soit.
37. L'OCFNP, ou son représentant délégué, est membre d'office de
chaque comité du mess ou de l'activité; il est là pour donner les
renseignements financiers relatifs à ses fonctions principales d'OCFNP.
PROCES-VERBAUX DES ASSEMBLÉES
38. L'OCFNP doit recevoir un exemplaire de tous les procès-verbaux des
assemblées générales et des assemblées de comités du Fonds de la base,
des filiales, des mess et des fiducies des FNP et doit confirmer que
l'autorité a bien été donnée par les procès-verbaux avant de passer les
écritures d'une transaction dans les livres.
LIVRES COMPTABLES
39. L'OCFNP tiendra tous les livres comptables des organismes des FNP.
Les documents de base et les registres (les renseignements sur les
cotisations de mess d'un particulier, par exemple) que les autres
gérants tiennent conformément à certaines dispositions de la présente
publication seront mis à la disposition du Contr(B) ou de son
représentant quand il le faudra.
40. Voici ce qui constitue les livres comptables :
a. Documents de base. Il s'agit des factures, des bons de
commande, des bordereaux de transfert, des feuilles de temps
pour la paie, des registres, des rapports, des procès-
verbaux, des notes de service, etc. utilisés pour informer
l'OCFNP de transactions, d'événements et d'approbations des
dépenses;
b. Livres-journaux. Il s'agit du moyen par lequel les données
fournies par les documents de base sont inscrites avant
d'être portées aux comptes appropriés. Voici ce qui
constitue les livres-journaux à l'intention des organismes
des FNP -
(1) Le journal des encaissements (ABACIS CASREG). Il est
utilisé pour inscrire tous les encaissements et dépôts
et certains bordereaux de transfert affectant le compte
de banque consolidé de la base (CBC Base) (voir le
chapitre 18),
(2) Le journal des achats (ABACIS SUIREG). Il est utilisé
pour inscrire les approvisionnements en marchandises et
en services aux registres des comptes fournisseurs (voir
le chapitre 19),
(3) Le journal des déboursés (ABACIS DISREG). Il est utilisé
pour inscrire tous les chèques émis (voir le chapitre
19),
(4) Le journal de la paie (ABACIS CLKREG). Il est utilisé
pour inscrire toutes les transactions relatives à la
paie (voir le chapitre 20), et
(5) Le journal général (ABACIS ADJREG). Il est utilisé pour
inscrire toutes les autres écritures (p. ex., des frais
de mess, des radiations, l'expiration des frais payés
d'avance, etc.);
c. Le grand livre général. Le grand livre est constitué des
comptes énumérés au chapitre 13 et auxquels les données
inscrites au livre-journal sont reportées chaque mois. Ce
grand livre constitue la source de renseignements pour la
préparation des états financiers; et
d. Les grands livres auxiliaires. Les grands livres auxiliaires
sont tenus pour servir de référence aux comptes de contrôle
spécifiques dans le grand livre général. Ces grands livres
peuvent se présenter sous forme de fiches, de feuilles de
grand livre ou de formules imprimées localement. Les comptes
de contrôle pour lesquels les grands livres auxiliaires
doivent être tenus sont décrits au chapitre 13.
41. Les délais de conservation des documents et des dossiers des FNP
sont indiqués dans l'A-AD-D11-001/AG-001, Plan de conservation et
d'élimination des documents.
42. Afin de faciliter la vérification et l'extraction d'information,
il est nécessaire de conserver les détails des transactions pendant au
moins de six mois dans le système ABACIS et ce, pour tous les dossiers
(GL, SU, CU, etc).