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ANNEXE A CONTROLE DES VENTES DE BILLETS AU TERMINAL (c.-à-d. de la Loto 6/49)
1. Vendre les billets et inscrire les ventes sous le code
de rayon 20 à la caisse enregistreuse.
2. A la fin de la journée de travail, obtenir un relevé
des ventes au terminal de loterie. A partir de ce relevé,
remplir la partie intitulée «Au terminal» de la Fiche de
récapitulation quotidienne - loteries (FRQL) (Annexe C),
qu'il faut présenter en double exemplaire. Annexer le Relevé
des ventes du terminal à la FRQL et transmettre ces
documents à l'OCFNP à titre de pièces justificatives du RQV.
3. Les annulations figurent sur le Relevé des ventes
provenant du terminal. Tous les bordereaux annulés provenant
du terminal doivent être annexés à la FRQL. Il est à
remarquer que les billets ne font pas l'objet d'un
remboursement. Un billet est annulé.
4. Chaque semaine, ou à intervalle fixé par la Société des loteries, il faut produire des factures à l'aide du terminal. Cette tâche se déroule avant l'ouverture du magasin. Il faut inscrire le prix de détail dans le Registre hebdomadaire des factures. Il est à noter que dans la facture spécimen que l'on trouve à l'alinéa 9(c) ci-après, le prix coûtant est de (71 + 1 879 + 33 - 107,24), ou 1 875,76 $. Le prix de détail est de (71 + 1 879 + 33), ou 1
983 $. Les factures doivent être transmises au Bureau de
comptabilité des FNP avec le Registre des factures et le
RCD.
5. Lorsqu'un billet est validé mais non encaissé (c.-à-d.
que celui-ci présente une valeur supérieure à la limite
d'encaissement du vendeur), il faut aider le gagnant à
remplir la demande de remboursement en conformité avec les
directives de la Société des loteries.
RESPONSABILITÉS DU PERSONNEL DU BUREAU DE COMPTABILITÉ DES FNP
6. L'OCFNP doit quotidiennement :
a. S'assurer que les bordereaux annulés ont été
transmis et que le total qui y figure concorde
avec le total du Relevé des ventes du terminal;
b. S'assurer que les renseignements figurant sur le
Relevé des ventes du terminal concordent avec ceux
de la partie de la FRQL intitulée «Au terminal»;
et
c. Inscrire le montant figurant à la ligne
«Remboursements» de la rubrique «Au terminal» de
la FRQL dans la colonne débit du compte portant la
mention «Compte client - loterie au terminal».
7. Lorsqu'une facture est présentée, l'OCFNP doit :
a. Vérifier le RQV de la journée précédente. Il est à
noter que les factures sont établies à la
fermeture du point de vente la journée précédente.
En conséquence, il faut vérifier le RQV avant
d'utiliser les données de la facture pour établir
les calculs précisés ci-après;
b. S'assurer que :
(1) Le «solde précédent» correspond au «montant
dû» sur la facture précédente,
(2) Tous les redressements sont valides et
rapprochables; et
c. Voici un exemple de facture provenant du terminal.
Il faut vous en servir pour faire les inscriptions
de la façon décrite ci-après.
FACTURE
No 3477
1er JUIN 1989
SOLDE PRÉC. 857.95 $
REDRESS. 0.00 $
MONT. VERSÉ 857.95 $
NOUV. SOLDE 0.00 $
6/39 71,00 $
6/49 1 879,00 $
PICK 3 33,00 $
ANNUL. 0.00 $
REMBOURS. 404,60 $
COMM 107,24 $
FRAIS ADM. ,50 $
MONTANT NET 1 471,00 $
MONTANT DE 1 471,00 $
Voici les inscriptions à faire :
Dt Achats 1 875,76 $
Dt Dépenses Frais adm. ,50 $
Ct Banque 1 471,66 $
Ct Comptes clients -
Loterie «au terminal» 404,60 $
NOTA
1. Le montant figurant à la rubrique «Achats»
correspond au prix de vente des billets moins la
commission (71 + 1 879 + 33 - 107,24).
2. Dans le cas de certaines loteries «au terminal»,
il est impossible d'établir une distinction entre
la commission relative aux billets vendus et la
commission reçue à l'égard des remboursements. En
pareil cas, toutes les commissions font partie des
profits bruts tirés des ventes. Dans les autres
situations, il faut inscrire dans un compte
distinct intitulé «Revenus divers - loteries» les
commissions reçues à l'égard des remboursements.
3. Pour ce qui est du jeu de loterie Super 7, des
prix consistant en des billets gratuits sont
obtenus du terminal de la 6/49. Dans ce cas, la
récapitulation quotidienne du terminal indiquera
normalement le nombre de billets gratuits remis,
mais sans indiquer de frais ou de vente. Aucune
écriture comptable n'est donc nécessaire. Si la
Société des loteries crédite la facture, on doit
inscrire ces billets gratuits dans les livres
comptables en les débitant aux comptes clients
loterie au terminal, et en les créditant aux
achats. On doit rajuster le RCD en conséquence.
4. Les Sociétés des loteries récupèrent d'office le
«montant dû» dans le compte de banque des
loteries.
5. Les inscriptions des ventes se font à partir des
RQV, comme c'est normalement le cas, et
correspondent aux ventes sous forme d'espèces,
plus les remboursements (Comptes clients).
8. Obtenir un imprimé du compte de banque des loteries et
déterminer quel est le solde de fermeture. Au besoin,
effectuer un transfert dans le CBC Ottawa ou faire un chèque
en vue d'accroître le solde du compte de banque.
RESPONSABILITÉS MENSUELLES
9. A la fin du mois, équilibrer les postes vente de billets de loterie «au terminal», achats, recettes, dépenses et comptes clients. Il faut vous rappeler que, dans certains cas, les commissions tirées des ventes et des remboursements correspondent à la marge de bénéfices bruts du rayon et n'exigent pas l'établissement de comptes de revenus distincts.