1.   Le président du Comité des inventaires annonce aux membres de l'équipe dans quels points de vente ils auront à dresser l'inventaire.

2.   Les membres de l'équipe se verront remettre un exemplaire de la présente annexe.

3.   L'équipe devra se familiariser avec la configuration des points de vente qu'elle aura à inventorier.

4.   Le dénombrement double constitue la norme minimale acceptable en matière d'inventaire, à moins d'indications contraires dans le présent manuel. Si le dénombrement double est bien fait, ses résultats seront plus exacts et plus fiables. En outre, les chances d'un second dénombrement en seront réduites d'autant. Pour CANEX, le gérant du point de vente ou le surveillant du rayon doit effectuer des dénombrements par sondage au lieu du second dénombrement.

5.   Le surveillant de l'équipe chargée de l'inventaire détermine la meilleure façon d'affecter son personnel au dénombrement. Il doit aussi préparer le plan de répartition des responsabilités en vue d'assurer le dénombrement double de toutes les superficies à inventorier.

6.   Le cas échéant, la dernière page de la CF 614 doit comprendre toute encaisse provenant des ventes non déposée (excluant les taxes de vente) et la valeur au détail des fiches de bar et des registres de casse et de gaspillage. Ces articles font partie de l'inventaire à comptabiliser.

7.   Le cas échéant, on doit indiquer sur la dernière page de la CF 614 ou de la CF 203 que la vérification de la monnaie d'appoint, de la petite caisse et des instruments de mesure (par ex., les doseurs) a été effectuée. Ces articles ne doivent pas être compris dans les totaux de l'inventaire au prix de détail. Des exemplaires de la vérification des fonds doivent être joints au rapport d'inventaire.
COMMENT PROCÉDER AU PREMIER DÉNOMBREMENT

8.   Un membre de l'équipe chargée de l'inventaire et un(e) employé(e) du point de vente procéderont au dénombrement de tous les articles dans l'aire qui leur a été dévolue.
NOTA
Le dénombrement sera effectué conformément au plan pré-établi, selon un ordre bien déterminé (c.-à-d., partir de l'étagère du haut, côté gauche et aller vers la droite; passer à l'étagère du centre, côté gauche et aller vers la droite; finir par l'étagère du bas, côté gauche et aller vers la droite).

9.   Une fois que les deux parties se seront mises d'accord pour savoir qui dénombrera quoi, on enregistrera la désignation de l'article, son âge, sa quantité, et son prix à l'unité sur la formule CF 614 ou CF 1023, selon le cas.

10.   Après avoir terminé le dénombrement, les deux parties devront apposer leur signature dans l'espace prévu à cette fin sur la formule CF 614/1023, attestant par là qu'elles sont d'accord avec les renseignements y figurant.

11.   Une fois remplies, les formules CF 614/1023 seront remises au surveillant de l'équipe pour qu'il les transmette au personnel responsable du second dénombrement.
COMMENT PROCÉDER AU SECOND DÉNOMBREMENT

12.   Le personnel affecté au second dénombrement procède exactement de la même façon que pour le premier.

13.   Si le dénombrement concorde avec celui de la première équipe, il faudra cocher (û) la colonne réservée aux quantités du second dénombrement.

14.   Si les deux dénombrements ne concordent pas, l'équipe du second procédera à une nouvelle vérification sur-le-champ. Si la contre- vérification confirme les résultats du premier dénombrement, il faudra cocher (û) la colonne réservée aux quantités du second. Si ce sont les résultats du deuxième dénombrement qui se révèlent exacts, il faudra inscrire les chiffres dans la deuxième colonne.

15.   Après avoir terminé le second dénombrement, les deux parties d'une section donnée signeront toutes leurs formules CF 614/1023 dans l'espace réservé à cette fin et les remettront au surveillant de l'équipe.
APRES LE DÉNOMBREMENT

16.   Le surveillant de l'équipe et le gérant examineront tous les articles dont l'inventaire ne concorde pas d'un dénombrement à l'autre.

17.   Si l'une ou l'autre partie considère que l'écart est suffisamment important pour justifier un dénombrement additionnel, il faudra dresser un nouvel inventaire sur-le-champ. Si les résultats sont différents de ceux du second dénombrement, il faudra les inscrire dans la colonne réservée aux quantités du second. Les deux parties y apposeront leurs initiales.

18.   Dans tous les cas où les résultats dans la colonne réservée aux quantités du second dénombrement ne concordent pas avec ceux du premier, le surveillant biffera les données de la colonne du premier.