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APPROBATION DES COMMANDITES ET DES DONS
CHAPITRE 29
COMPTABILITÉ DES COMMANDITES ET DES DONS AUX BNP
CONTEXTE
1. La nouvelle politique comptable vise à encadrer la croissance du programme de commandites et de dons des BNP pour assurer la cohérence des pratiques à l’échelle du pays et d’aborder systématiquement la sollicitation, la gestion et la présentation de rapports des commandites des BNP. La politique respecte les principes essentiels de l’éthique et de la responsabilisation, résiste à l’examen du public et reconnaît la possibilité de conflits d’intérêts. Bien que la politique adhère aux principes fondamentaux énoncés dans la DOAD-7021‑4, elle tient compte de la nature particulière des commandites et des dons dans le domaine des BNP et de la manière dont ces activités sont exercées dans les bases, escadres, stations et unités.
2. Il incombe au commandant de chaque base/escadre de décider de mener activement un programme de commandites et de dons des BNP. En préparant cette politique, l’ASPFC a tenu compte des difficultés que connaissent les bases et escadres aux prises avec des ressources limitées. Conséquemment, il est à noter que cette politique des BNP diffère considérablement de la DOAD correspondante publiée par le Ministère sur un aspect : la politique perment « d’affecter des fonds sans restriction à toute activité de bien-être et de maintien du moral des BNP approuvée par le fonds de la base par opposition à restreindre ces dépenses à un programme ou une activité particulière ». Cette mesure permet d’allouer les revenus générés par les commandites aux programmes, services et activités des BNP avec équité et souplesse.
3. La Polique sur les commandites et les dons des BNP est affiché sur le site Web de l’ASPFC.
APPLICATION
4. La présente politique s’applique aux membres des Forces canadiennes (FC) au Personnel des Fonds non publics, Forces canadiennes et à toute autre personne qui sollicite ou accepte une commandite ou un don au nom d’une organisation, d’un événement ou d’une activité des Biens non publics (BNP).
POUVOIRS D’APPROBATION
5. Cette politique est publiée avec l’autorisation du Chef d’état-major de la Défense (CEMD).
DÉFINITIONS
Conflit d’intérêts
6. Un conflit d’intérêt désigne un conflit découlant d’une activité ou d’une situation qui place un membre des FC, un membre du Personnel des FNP, FC, ou une autre personne en état de conflit réel, potentiel ou apparent entre ses intérêts personnels et ses fonctions et responsabilités officielles.
Dons
7. Un don se définit comme une contribution, un cadeau ou un legs de fonds, de biens, d’installations ou de services provenant d’une personne, d’un groupe ou d’un organisme ne faisant pas partie des BNP, du MDN ni des FC. Un don est offert gratuitement aux BNP, aux FC ou au MDN sans l’attente de contrepartie (autre qu’une reconnaissance publique si tel est le souhait des deux parties) et peut servir ou non à l’appui d’un événement ou d’une activité.
Biens non publics (BNP)
8. L’expression « BNP » désigne un organisme ou une activité des Biens non publics, y compris, mais sans limiter la généralité de ce qui précède, les activités de l’ASPFC, des SF RARM, de CANEX et des PSP.
Produits en nature
9. Par produits en nature, on entend les biens, les installations ou les services reçus ou donnés que l’ASPFC utilise dans le cours normal de ses activités et qui auraient autrement été achetés, ainsi que les biens, les installations ou les services reçus ou donnés que l’ASPFC n’utilise pas dans le cours normal de ses activités et qu’elle n’aurait autrement pas achetés mais qui sont considérés comme ayant une certaine valeur.
Contributions avec restrictions
10. Les restrictions sont des conditions imposées sur l’utilisation des ressources. Une restriction d’origine externe est imposée par une partie externe à l’ASPFC, habituellement le donateur des ressources. Les restrictions internes sont imposées de manière formelle par l’ASPFC, généralement par suite d’une décision de l’autorité supérieure. Des restrictions sont rarement imposées aux contributions sous forme de commandite et les fonds sont alors affectés à une fin particulière.
Commandites
11. La commandite se définit comme une entente de collaboration entre les BNP et des personnes, des groupes ou des organismes ne faisant pas partie des BNP, du MDN et des FC. Une telle entente donne lieu à la remise de fonds, de biens, d’installations ou de services en vue d’appuyer une activité ou un événement particulier des BNP en échange d’un avantage non monétaire convenable d’une valeur approximative égale.
Contribution sans restriction
12 Les contributions ne sont pas restreintes à l’externe ni à l’interne.
APERÇU
Généralités
13. Des ententes de collaboration entre des agences et des ministères fédéraux et le secteur privé se font couramment. Cela étant dit, les BNP, le MDN et les FC reçoivent des propositions de commandites ou de dons ou font des démarches pour en obtenir.
But
14. Cette politique vise à garantir que les reports affectués dans les documents financiers des BNP respectent les questions d’ordre éthique, financières, juridiques et celles ayant trait aux relations publiques.
APPROBATION DES COMMANDITES ET DES DONS
15. Avant d’accepter une proposition de commandite ou de don ou d’entreprendre un projet de commandite ou de don, il faut obtenir l’approbation écrite d’une autorité supérieure. Voici les facteurs permettant de déterminer l’autorité approbatrice pertinente :
a. l’autorité doit être de niveau supérieur à l’organisme qui reçoit, demande et traite la commandite ou le don;
b. l’autorité approbatrice doit être au moins au niveau de commandant ou détenir un poste de direction, selon le cas;
c. la portée nationale d’initiatives locales, des liens à des politiques et à des programmes existants du gouvernement fédéral;
d. les enjeux délicats ou la nature politique de l’activité. Il faut informer l’autorité approbatrice pertinente de même que le SMA(AP) par l’intermédiaire de l’officier supérieur d’état-major - Affaires publiques de tels enjeux dès le début de la planification);
e. la valeur monétaire de la commandite ou du don et les pouvoirs financiers de l’autorité approbatrice.
16. Les paragraphes qui suivent énoncent les pouvoirs financiers des autorités en ce qui a trait aux valeurs des commandites et des dons reçus pour une activité précise ou une fin non déterminée. Le titulaire de ces postes a le pouvoir d’approuver une commandite ou un don d’une activité ou d’un événement prévu selon le montant précisé ci-dessous :
a. le CEMD : plus de 250 000 $;
b. le CDir ASPFC : jusqu’à 250 000 $;
c. le VP Exéc PSP : jusqu’à 100 000 $;
d. le commandants d’une base ou d’une escadre : jusqu’à 100 000 $;
e. un commandant : jusqu’à 50 000 $.
Administration financière
17. Les éléments suivants reçus par les BNP ne sont pas considérés comme une commandite ou un don et sont traités comme des revenus des BNP :
a. droits d’inscription et d’entrée;
b. droits de permis et redevances;
c. redevances et revenus des commerçant;
d. frais pour les stands et les aires d’exposition
e. revenus publicitaires;
f. frais pour lesquels le bénéficiaire reçoit des biens ou services d’une valeur similaire; sauf pour les commandites telles qu’elles sont définies au paragraphe 10;
g. tout élément reçu qui ne donne pas droit à un reçu à aux fins de l’impôt à titre de don à l’État.
Procédures comptables des BNP
18. Les procédures comptables énoncées s’appliquent à la réception et l’utilisation des fonds provenant de commandites et de dons et la garde et l’administration de biens commandités ou donnés qui deviennent la propriété des BNP.
19. Les fonds provenant de commandites ou de dons doivent être consignés sur un reçu (CF 602) et remis au service de comptabilité des FNP (ou déposés directement au compte des FNP de l’institution financière pertinente). Tout l’argent ou tous les biens reçus doivent être comptabilisés dans les comptes pertinents des BNP inscrits sous un seul UIEOS (XX265). Un bilan et un état des résultats des commandites et des dons seront établis pour chacune des bases/escadres/stations. Afin d’inscrire adéquatement les commandites et les dons, un dossier SF (activité spéciale) sera créé pour chaque activité. Tous les dossiers SF des dons sont liés à un compte spécifique de revenus et à un compte de dépenses. Tous les dossiers SF des commandites sont liés à un compte spécifique de revenus et à un compte de dépenses.
20. Il existe deux types de contributions en argent pour les commandites et les dons. Les contributions en argent peuvent être assorties de restrictions (voir la définition au paragraphe 10) ou être sans restrictions (voir la définition au paragraphe 12). Les fonds provenant de contributions en argent sont comptabilisés dans un compte de revenus (SR) durant la période en cours, soit au code SR 2298 pour les commandites et au code SR 2299 pour les dons. Tous les fonds provenant de commandites et de dons différés (avec restrictions) sont comptabilisés lorsque le revenu est réalisé, au code SR 2450 pour les dons et au SR 2452 pour les commandites.
Contributions avec restrictions
21. Les fonds provenant de dons ou de commandites avec restrictions doivent être comptabilisés au compte Produit comptabilisé d’avance – commandites et dons. Ce type de compte permet de reporter les contributions avec restrictions ayant trait à des dépenses qui seront engagées au cours de périodes ultérieures et de les constater dans la période durant laquelle elles seront engagées.
Contributions sans restriction
22. Les fonds provenant de commandites ou de dons constituant des contributions sans restriction sont comptabilisés dans les revenus de la période en cours.
Comptabilisation des coûts
23. Les coûts indirects liés à l’administration des activités de commandites et de dons seront imputés au code approprié de compte de coûts et de dépenses (CE) du dossier SF. Les coûts directs engagés en raison de contributions avec restrictions qui procurent des avantages aux commanditaires seront imputés à titre de dépenses.
Produits en nature
24. Lorsque la commandite ou le don se fait sous forme de biens réels ou de produits (plutôt qu’en espèces), l’agent autorisé doit en déterminer la juste valeur marchande. En général, la juste valeur marchande représente la somme qu’un acheteur sérieux paierait à un vendeur sérieux dans le cadre d’une transaction sans lien de dépendance au moment d’accorder le don. Toutefois, afin d’éviter tout litige ou problème juridique, l’agent autorisé doit consulter son conseiller juridique avant de recommander l’acceptation d’un don de biens réels ou d’autres articles de valeur élevée.
25. Obligations de l’agent autorisé
a. à la signature du Protocole d’entente (PE), l’agent autorisé et le représentant du fournisseur doivent s’entendre sur les conditions de livraison;
b. à la livraison, le représentant du fournisseur doit remettre un document de livraison précisant la nature du produit, sa description, la quantité livrée et, dans certains cas, les calculs de tous les prix;
c. l’agent autorisé doit vérifier les quantités et la condition des marchandises reçues;
d. l’agent autorisé doit inscrire la valeur de la marchandise reçue sur le document de livraison et accuser réception;
e. lorsque les biens sont transférés de l’agent autorisé au gestionnaire de l’entité, il incombe à ce dernier de signer et d’accepter la responsabilité du contrôle et de la distribution des biens reçus.
26. Le contrôle et la comptabilisation des services et des biens reçus sous forme de produits en nature se font de la même façon que les services et les biens reçus en espèces. Les biens ou les revenus remis en nature ne sont pas comptabilisés avant que l’agent autorisé n’ait remis les pièces justificatives adéquates. Le bordereau d’emballage du produit en nature peut constituer la pièce justificative servant d’accusé de réception. Les produits en nature sont comptabilisés au code SR 2451 s’il s’agit de dons et au code 2453 s’il s’agit de commandites.
27. Les produits en nature qui ne sont pas utilisés pendant le mois de leur réception (produits en nature différés) sont comptabilisés à des fins de contrôle et de gestion de l’information. À la réception des pièces justificatives autorisées (accusé de réception du produit en nature comme un bordereau d’emballage) le produit dont l’usage est différé sera comptabilisé à titre de bien de classe 20. Ce produit en nature n’est pas amorti. Le produit en nature est comptabilisé comme une immobilisation pour en inscrire la valeur au bilan. La compensation est inscrite au poste Produit comptabilisé d’avance – commandites et dons (GL 2451). Tous les produits en nature différés sont inscrits dans les dossiers des immobilisations.
28. À la réception des pièces justificatives autorisées adéquatement par l’agent autorisé, les revenus ainsi que les dépenses compensatoires des produits en nature pour les biens et services utilisés sont comptabilisés simultanément sur l’état des résultats des commandites et ont une incidence nulle sur les bénéfices nets de l’état des résultats des commandites. Les revenus et les dépenses sont comptabilisés au dossier SF adéquat en utilisant les codes CE et SR. Les revenus et les dépenses associées aux produits en nature sont compabilisés danst la période durant laquelle ils sont réalisés.
29. La comptabilisation des produits en nature est effectuée au moment de leur réception de la façon suivante : le compte Produit comptabilisé d’avance – commandites et dons est réduit et comptabilisé à titre de revenu au dossier SF approprié. De plus, le même montant inscrit à titre de revenu sera reporté aux dépenses en utilisant le code CE et l’écriture de compensation sera effectuée au dossier des imobilisations.
30. Les produits en nature reçus à l’occasion d’une activité (p. ex. une caisse de boissons gazeuse) qui n’ont pas été utilisés peuvent être vendus à leur juste valeur marchande telle que déterminée par l’agent autorisé. Il n’est donc pas nécessaire de s’en défaire ou de les garder pour une autre occasion. Les fonds reçus sont comptabilisés comme revenus de commandites reçus en espèces (sans les taxes) et les revenus ou les dépenses assortis aux produits en nature sont soustraits du montant net.
Sommaire de la procédure comptable
31. Un tableau des mesures comptables s’appliquant aux commandites, aux dons et aux produits en nature figure à l’annexe A
Procédures de fin d’exercice
32. Durant le mois de mars de chaque année, le commandant de la base doit former un comité chargé de la vérification des registres de décaissements et des stocks de produits en nature. Le comité se chargera de déterminer :
a. les articles inutilisables;
b. les articles manquants;
c. tout autre écart.
33. Le comité transmettra son rapport au comité du fonds de la base ou du mess pour obtenir l’approbation des mesures à prendre selon la délégation de pouvoirs de signature du CEMD. Lorsque que le rapport sera approuvé, le comité devra être témoin de la cession des articles inutilisables, puis remplir un certificat de cession et en envoyer une copie au bureau de la comptabilité des FNP.
34. Le bureau de la comptabilité des FNP conservera le certificat de cession et les autorisations énoncées dans les procès-verbaux dans ses dossiers. Les dossiers d’immobilisations seront mis à jour sur réception des certificats de cession.
Identification et approbation des commandites et des dons
35. Pour veiller au traitement adéquat des commandites et des dons et contrôler l’émission des reçus officiels (formulaire CF 602), l’agent autorisé doit remplir le Sommaire des commandites et des dons et le formulaire d'approbation des BNP (se reporter à l’annexe B de la Politique des BNP sur les commandites et les dons dans le site Web de l’ASPFC). L’autorité approbatrice établie au paragraphe 16 doit signer le formulaire. À la réception de la commandite ou du don, l’agent autorisé doit transmettre une copie au bureau de la comptabilité des FNP.
Répercussions fiscales
36. Pour être considéré comme un don de bienfaisance en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, le transfert de fonds ou de biens doit se faire :
a. volontairement;
b. sans contrepartie;
c. sans attente de bienfaits en retour, sauf une reconnaissance, comme convenu entre les parties.
37. Les espèces ou autres biens donnés à une activité des BNP (Sa Majesté du chef du Canada représentée par le Chef d'état-major de la Défense en sa capacité de responsable des biens non publics en vertu des articles 38 à 41 de la Loi sur la défense nationale par l’intermédiaire de « nom de l’activité des BNP » doivent être donnés par une entreprise qui a droit à une déduction fiscale ou par un particulier qui a droit à un crédit d'impôt. L’ASPFC doit présenter un reçu officiel (CF 602) à l’Agence du revenu du Canada sur lequel figurent les renseignements précisés au paragraphe 3501 (1.1) du Règlement de l'impôt sur le revenu, notamment :
- un énoncé précisant qu'il s'agit d'un reçu officiel aux fins de l'impôt sur le revenu;
- le don est fait à l’État (Sa Majesté du chef du Canada représentée par le Chef d'état-major de la Défense en sa capacité de responsable des biens non publics en vertu des articles 38 à 41 de la Loi sur la défense nationale, par le biais de « nom de l'activité des BNP »);
- le lieu ou la localité où le reçu a été délivré;
- le jour même ou l'année où le don a été reçu ou, s'il s'agit de biens autres que de l'argent, le jour exact du don;
- le jour où le reçu a été délivré s'il diffère du jour du don;
- la valeur du don;
- le nom et l'adresse du donateur.
38. Lorsqu’il s’agit d’un don indirect, (p. ex. aux amis de…) l'organisation en question, et non l'activité des BNP, doit remettre le reçu aux fins de l'impôt si celle-ci est un organisme de bienfaisance à part entière.
39. Les BNP ne doivent pas agir comme intermédiaire et recevoir des fonds, des biens réels ou des produits destinés à une tierce partie (p. ex. des biens réels ou des produits sont donnés à la condition d'être remis à quelqu'un d'autre ou utilisés par d'autres).
40. Le bureau de la comptabilité des FNP remplit le reçu aux fins de l’impôt et remet l’original au donateur. Le bureau de la comptabilité des FNP transmet deux copies au Bureau national des comptes clients (BNCC) qui en remet une copie à l’Agence du revenu du Canada et en verse une copie dans ses dossiers. Un exemple de reçu aux fins de l’impôt (CF 602) est joint à l’annexe B. Un reçu officiel est émis pour les montants supérieurs à 10 $.