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ANNEXE A CHAPITRE 7
RÈGLEMENTS RÉGISSANT L’USAGE
DE LA PETITE CAISSE
GÉNÉRALITÉS
1. Il faut obtenir l'autorisation écrite des comités des mess, des comités du Fonds de la base, du Cmdt (B), de l'O Admin B ou des gestionnaires nationaux (GN) CANEX pour émettre une petite caisse.
2. Les fonds de petites caisses ne doivent normalement pas dépasser 200 $ et les montants ne doivent pas excéder les limites autorisés selon les mesures de sécurité fixées pour cet établissement. Lorsqu'un montant supérieur à 200 $ est requis, c'est le Cmdt (B), l'O Admin B ou les GN CANEX qui autorisent par écrit la demande de fonds.
OBJECTIF
3. Les sommes provenant de la petite caisse sont affectées à l'achat d'articles pour lesquels il ne convient pas de payer par chèque ou de passer par le service de la comptabilité du SCFNP.
RESTRICTIONS
4. Aucun versement provenant d'un fonds de petite caisse ne doit dépasser 200 $ à la fois. Les sommes provenant de la petite caisse ne doivent être affectées qu'aux paiements d'articles non destinés à la vente et les marchandises destinées à la revente ni les salaires ne doivent être acquittés à même ces fonds. Ils sont de plus soumis à des restrictions supplémentaires telles qu'elles sont imposées par les comités des mess, les comités du Fonds de la base, le Cmdt (B), l'O Admin B, le Gest PSP ou les GN CANEX.
ATTRIBUTIONS DU DÉTENTEUR DE FONDS
5. Le détenteur d'une petite caisse doit :
a. obtenir un reçu de caisse ou une pièce justificative pour chaque dépense de petite caisse;
b. demander le remboursement du fonds au moins une fois par mois, en se servant de la Récapitulation des dépenses de petite caisse (annexe G) signée par l'autorité approbatrice et accompagnée des pièces justificatives;
c. retourner au SCFNP les fonds qui ne sont plus utiles ou qui ont été réclamés par ordre du SCFNP ou de toute autre autorité compétente;
d. s'assurer qu'aucune dépense ne dépasse 200 $;
e. veiller à ce que l'argent ou les pièces justificatives dont la somme représente la totalité des avoirs du fonds soient placés en lieu sûr en tout temps.
6. Le détenteur d'une petite caisse ne doit pas :
a. prêter, échanger ou se servir, de quelque façon que ce soit, de ces fonds à des fins autres que celles approuvées par l’autorité compétente;
b. encaisser des chèques personnels ou toute autre pièce négociable;
c. se servir du fonds à des fins personnelles;
d. payer des salaires ou une commission à une personne ou une compagnie.
SÉCURITÉ
7. Les fonds d'une petite caisse qui ne dépassent pas les 1 000 $ peuvent être placés dans un classeur approuvé et doté d'un cadenas approuvé, conformément à l’OAFC 202-2 et au chapitre 8 de la PSDN.
REMBOURSEMENT
8. Lorsque le détenteur d'une petite caisse achète du matériel ou des services, il doit demander l'original du reçu de caisse ou de la facture sur laquelle figurera le mot « PAYÉ ». Si on ne peut pas obtenir l'original du reçu de caisse ou de la facture, l'exemplaire disponible doit être certifié pour indiquer que l'original ne sera pas envoyé ultérieurement pour paiement et doit porter la signature du détenteur de la petite caisse.
9. Pour obtenir les remboursements, il faut soumettre une pièce justificative approuvée par l'autorité compétente et une Récapitulation des dépenses de petite caisse (annexe G ) au SCFNP. Après s'être assuré que les pièces sont en règle, le SCFNP appose la mention « REMBOURSÉ » bien en évidence sur le recto de chaque pièce soit en utilisant un timbre, soit à l'encre rouge.