Home > Corporate > Finance > Chapitre 3 - Organisation et responsabilités (Révisé 27 avril 11)
Chapitre 3
ORGANISATION ET RESPONSABILITÉS
RESPONSABILITÉS COMPTABLES ET FINANCIÈRES
GÉNÉRALITÉS
1. Aux termes des articles 2 et 38 à 41 de la Loi sur la défense nationale (LDN), c’est au Chef d’état-major de la Défense nationale (CEMD) qu’incombe toute la responsabilité financière de la gestion des Biens non publics (BNP).
POUVOIRS D’ADMINISTRATION
2. L’ensemble des pouvoirs d’administration et de gestion des BNP sont délégués par l’intermédiaire du CEMD au Directeur général – Services de soutien au personnel et aux familles (DGSSPF) à titre de directeur général des BNP, notamment les pouvoirs énumérés ci-dessous :
a. créer et mettre en œuvre un cadre de responsabilisation des BNP qui protège les BNP et en assure un usage efficace et efficient;
b. créer et de mettre en œuvre des plans stratégiques et d’activités qui garantissent que les ressources des BNP appuient l’état de préparation et l’efficacité opérationnelles des militaires et satisfont aux objectifs énoncés dans la Directive du CEMD sur les programmes de bien-être et de maintien du moral des Forces canadiennes;
c. approuver les dépenses en capital des BNP et les projets de fonctionnement et entretien (F&E);
d. tenir à jour et modifier le document Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l’administration financière des BNP.
APPUI DE L’ÉTAT AU BIEN-ÊTRE ET AU MAINTIEN DU MORAL (BEMM)
3. Les responsabilités suivantes sont déléguées au Chef du personnel militaire (CPM) par le CEMD :
a. déterminer le niveau d’appui que l’État doit accorder aux programmes et services des BNP appuyés conjointement au moyen des ressources des BNP et de l’État;
b. s’assurer que le financement de l’État nécessaire à l’appui des activités de BEMM est intégré à la planification des activités du ministère.
4. La délégation des pouvoirs financiers et d’administration pour les BNP se fait du CEMD au directeur général des BNP aux commandants de bases, d’escadres et d’unités.
RESPONSABILITÉ AU NIVEAU DU QUARTIER GÉNÉRAL
5. Le rôle du conseil des BNP (CBNP), présidé par le DGSSPF, est d’assister ce dernier dans l’exercice des responsabilités relatives aux BNP que lui a déléguées le CEMD et de formuler des commentaires et fournir des conseils à titre de partie prenante sur les questions ayant trait aux activités suivantes :
a. les plans stratégiques, les politiques et les directives des BNP;
b. les placements des BNP;
c. l’approbation des états financiers vérifiés.
6. Le Chef – Service d’examen (CS Ex) relève du CEMD en ce qui concerne la vérification et l’évaluation des programmes, des activités et des états financiers des BNP. Un comité de vérification des BNP a été créé par le CEMD pour fournir une évaluation et une assurance indépendante et objective sur la suffisance des mesures de gestion des risques, de contrôle et de reddition de compte ayant trait aux BNP. Le président du comité de vérification est nommé par le CEMD et relève directement de ce dernier. Périodiquement, le président du comité de vérification présente les résultats des activités du comité au CEMD. Le CS Ex et le DGSSPF siègent au comité de vérification des BNP à titre de membres d’office.
7. Le président des Services financiers du RARM (SF RARM), une division du DGSSPF, est responsable d’offrir des produits et services financiers aux membres actifs et libérés des Forces canadiennes et à leur famille, dont une assurance vie et invalidité, la planification financière, le counselling financier, l’éducation financière et les programmes de la Caisse d’assistance au personnel des Forces canadiennes (CAPFC). La Division des services d’assurance, la Division de la planification financière et le Régime d’épargne-retraite collectif des Forces canadiennes (RERCollectifFC) sont responsables de prodiguer ces produits et services financiers. Le président des SF RARM se rapporte au CBNP par l’intermédiaire du DGSSPF. Le CEMD ou le directeur général des BNP peut ordonner que le surplus des SF RARM soit utilisé pour entreprendre des programmes, des projets d’immobilisations et des projets de F&E des BNP.
8. Le président de CANEX est responsable de l’orientation de la stratégie, des politiques et des activités des Économats des Forces canadiennes (CANEX). CANEX, une division du DGSSPF, est organisée à titre d’unité des FC incorporée à la Force régulière relevant du CPM selon l’Ordonnance d’organisation des Forces canadiennes (OOFC) 1.9. Le président de CANEX, qui est chargé du contrôle de l’exploitation, rend compte au CBNP par l’entremise du DGSSPF.
9. Le chef des Programmes de soutien du personnel (CPSP) est responsable des programmes de bien-être et de maintien du moral (BEMM) publics et non publics à l’appui de l’état de préparation et l’efficacité opérationnelles des membres des Forces canadiennes. Parmi les programmes de BEMM publics, on compte les mess et les clubs militaires, le conditionnement physique et les sports militaires, les services aux familles des militaires, la promotion de la santé et le soutien aux opérations de déploiement. Les programmes de BEMM des BNP comprennent les loisirs et les activités d’intérêt particulier.
10. Le chef des services financiers (CSF) détient les responsabilités suivantes :
a. de la gestion et de l’administration du FCFC et de tous les documents comptables des BNP;
b. de l’administration des services bancaires consolidés des BNP;
c. de l’administration des programmes de prêts du FCFC;
d. conjointement avec CANEX, les SF RARM et les PSP, de l’élaboration des politiques et des procédures financières relatives aux activités des BNP;
e. du contrôle de conformité et d’assurance dont le but est de conseiller les cadres supérieurs du DGSSPF et les dirigeants des bases et escadres à l’égard de pratiques non conformes aux politiques des BNP et de pratiques lacunaires ne fournissant pas les contrôles nécessaires pour protéger les biens.
RESPONSIBILITÉ DES BUREAUX NATIONAUX DE LA COMPTABILITÉ
11. Ce sont les quatre bureaux nationaux de la comptabilité, soit les comptes clients, les comptes fournisseurs, les immobilisations et la trésorerie, et les rapports financiers, qui offrent tout le soutien financier nécessaire à l’ensemble des activités des BNP.
a. Le bureau national des comptes fournisseurs (BNCF) est situé au quartier général du DGSSPF à Ottawa et s’occupe principalement de la gestion des comptes fournisseurs, de l’impression des chèques et des paiements par transfert électronique de fonds;
b. Le bureau national des comptes clients (BNCC), qui se trouve à la BFC Borden, est chargé surtout du recouvrement des fonds non publics, de la perception des comptes clients, du rapprochement des comptes bancaires locaux et des terminaux pour cartes de crédit et débit et du traitement des paiements reçus;
c. Le bureau national des immobilisations et de la trésorerie (BNIT) à la BFC Valcartier est d’abord responsable de la tenue des livres comptables des BNP tout au long du cycle des immobilisations (p. ex. du berceau au cercueil) et du traitement de la majorité des opérations bancaires du Fonds central des Forces canadiennes (FCFC);
d. Le bureau national des rapports financiers (BNRF) à la BFC Halifax est principalement responsable de produire les états financiers mensuels. Il est également chargé, entre autres, de créer et de tenir les comptes du grand livre général (GL) au sein d’ABACIS, de générer des rapports mensuels sur PowerPlay, de produire des rapports de gestion spéciaux et de télécharger des budgets.
RESPONSABILITÉS DU GESTIONNAIRE RÉGIONAL DE LA COMPTABILITÉ (GRC)
12. Le GRC assure le contrôle comptable des états financiers préparés conformément aux dispositions du chapitre 14 (États financiers) et informe le Cmdt B de la situation financière des entités des BNP de sa région. Il incombe au GRC de formuler des recommandations sur les radiations. Le GRC est chargé des responsabilités suivantes :
a. d’administrer les activités de comptabilité des BNP conformément aux politiques et aux règlements financiers;
b. d’informer les Cmdt B sur la position de trésorerie de chacune des activités des BNP par rapport aux activités de l’unité en ce qui concerne les BNP;
c. faire des comptes rendus et présenter des bilans financiers aux réunions du fonds de la base, au moins une fois l’an et à la demande des autorités de la base ou de l’escadre;
d. fournir l’expertise nécessaire sur toute question ou tout examen portant sur les BNP.
RESPONSABILITÉS DE L’UNITÉ
13. Le Cmdt B est l’autorité dirigeante et il est responsable de la situation financière d’ensemble de toutes les activités des BNP de l’unité, à l’exception de celles du CANEX et des SF RARM. Le Cmdt B doit agir à titre d'autorité financière conformément à la Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l’administration financière des Biens non publics.
14. Le gestionnaire de la comptabilité des BNP (GCBNP) de la base relève directement du GRC et est responsable de l’enregistrement de toutes les transactions financières des BNP avec exactitude et diligence. Il assure un contrôle comptable sur tout l’actif et le passif. En particulier, il est chargé :
a. de recevoir, de protéger et de débourser les fonds non publics;
b. de produire en temps voulu les rapports financiers au besoin;
c. de contrôler toutes les dépenses en capital approuvées;
d. de fournir au gestionnaire d’établissement des analyses sur la situation financière des activités des BNP;
e. de s’assurer qu’il y a des quantités suffisantes de formulaires de documents à usage contrôlé énumérés au chapitre 6 (Contrôle des documents à usage contrôlé);
f. de présenter les résultats financiers à des réunions du fonds de la base, escadre ou station et à des réunions d’autres unités portant sur les activités des BNP selon la demande.
15. Aidé du GCBNP, le gestionnaire d’établissement analyse toutes les questions financières ayant trait aux BNP et conseille le Cmdt B à cet égard.
GESTION FINANCIÈRE
DÉLÉGATION DES POUVOIRS DE SIGNATURE DU CEMD
16. La Délégation des pouvoirs de signature du CEMD pour l’administration financière des Biens non publics constitue un élément essentiel du cadre de responsabilisation des BNP et a pour but d’établir les politiques et les normes à l’égard de la délégation des pouvoirs de signature de CEMD pour l’administration financière des BNP de même que les pouvoirs d’approbation en matière de radiation.
VÉRIFICATION ET CONFORMITÉ ET ASSURANCE DES BIENS NON PUBLICS
17. Les politiques et les procédures relatives aux inspections et aux vérifications internes et externes sont énoncées au chapitre 4 (Vérification et conformité et assurance des biens non publics).
18. Le CSF du DGSSPF effectue des contrôles de conformité et d’assurance afin de fournir de l’assistance ou une vérification des activités des BNP. Les Cmdt B peuvent exiger qu’une équipe d’enquête ad hoc du DGSSPF mène une enquête sur les activités des BNP.