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Chapitre 2
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CONCEPTS FINANCIERS
1. Le chef d’état-major de la Défense (CEMD) a ordonné que les activités de toutes les unités soient administrées ou bien à l’intérieur du cadre de responsabilisation des biens publics, ou bien à l’intérieur du cadre de responsabilisation des biens non publics (BNP).
2. Le comité du fonds de la base, aux termes de l’OAFC 27-6, est le comité supérieur d’administration de toutes les activités des BNP de la base, sauf CANEX, les mess et les fonds des unités.
3. Le cmdt B peut autoriser le commandant d’une unité hébergée, d’une unité satellite ou d’une unité intégrée d’établir un fonds de l’unité dans l’un ou l’autre des cas suivants :
a. l’unité est située à un endroit si éloigné de sa base d’attache qu’il n’est pas pratique de partager ses commodités;
b. dans toute autre situation où le cmdt B juge qu’il est commode et avantageux de le faire.
4. Un fonds d’une unité établi en vertu des dispositions ci-dessus ou des dispositions de l’OAFC 27-8 pour les fonds des branches, des régiments et des groupes nationaux doit être comptabilisé comme une entité distincte, ont leur propre structure de codage d’établissement, de point de vente et de composante (EOS) et jeux d’états financiers. De tels fonds comprennent leurs activités de revente (p. ex., magasins de fourniment), et tous les fonds doivent être déposés dans le FCFC.
5. À l’exception des activités des fonds d’unité indépendants du fonds de la base, CANEX et les mess, le fonds de la base doit comptabiliser toutes les activités des BNP qui fournissent aux membres des Forces canadiennes et à leurs familles les services et l’équipement nécessaires :
a. aux sports organisés et récréatifs;
b. aux activités offertes par les organismes des logements familiaux ou par les conseils communautaires;
c. aux clubs de passe-temps et aux clubs culturels;
d. aux activités récréatives et sociales autres que celles fournies par les mess;
e. aux moyens d’information;
f. aux arts et métiers;
g. aux fonds des branches et d’activités sociales;
h. aux divertissements;
i. à toutes autres activités considérées comme contribuant au maintien d’un niveau élevé de conditionnement physique et du moral.
6. En outre, le fonds de la base ou de l’unité comptabilise les revenus et les dépenses :
a. des fonds de la chapelle;
b. des subventions de l’État;
c. de tous autres fonds donnés ou recueillis à des fins spéciales, détenus en fiducie, et sur lesquels le fonds de la base n’exerce que des fonctions de garde.
7. Tous les revenus non publics en dehors de ceux que l’on peut appliquer aux mess, à CANEX, aux filiales du fonds de la base et aux fonds d’unité indépendants sont crédités au fonds de la base, et tous les biens non publics en dehors de ceux qui appartiennent aux mess et à CANEX, à des filiales et à des fonds d’unité indépendants, sont gérés par le fonds de la base.
8. Tous les fonds non publics doivent être déposés dans le FCFC, y compris les subventions du fonds de la base accordées à des unités ou à d’autres éléments à des fins de bien-être et de maintien du moral. Toutes les demandes pour transférer des fonds des BNP à un établissement bancaire commercial pour les y conserver doivent être approuvées par le CEMD ou son représentant délégué selon la DOAD 9003‑1.
9. Les activités répandues qui se tiennent par exemple dans un terrain de golf, un centre de curling, un terrain de camping, un journal, un club nautique, un club de chasse et pêche, un centre de villégiature, un club de ski, un club de conditionnement physique indépendant, un club de menuiserie, un musée des FC ou un club de mécanique automobile, doivent être exploitées comme des filiales du fonds de la base et avoir des livres comptables distincts. Le comité du fonds de la base supervise les activités de toutes les filiales. D’autres activités des BNP, comme le conditionnement physique et les sports et les loisirs communautaires ont leur propre structure de codage EOS au sein de la structure financière des BNP (décrite au chapitre 13), et peuvent être comptabilisées comme des filiales selon l’ampleur et de la portée des activités et des exigences de comparabilité nationale.
10. Une filiale doit émettre un ensemble complet d’états financiers tel que décrit au chapitre 14 et la situation du compte capital de la filiale doit être déclarée comme un placement dans le bilan du fonds de la base.
11. Selon l’OAFC 27‑5, un musée des FC est une activité des BNP et est donc soumis au cadre de responsabilisation des BNP. Un musée militaire de la Force régulière ou de la Force de réserve doit être comptabilisé comme une activité d’une filiale du fonds de la base dotée de sa propre structure de codage EOS et de livres comptables distincts.
12. Les activités du fonds de la base qui ne sont pas établies comme des filiales sont comptabilisées comme des points de vente distincts selon la structure financière du fonds de la base et la structure de codage EOS des recettes et dépenses, si l’activité répond à l’une ou l’autre des conditions suivantes :
a. un gérant participe directement aux activités quotidiennes ou courantes;
b. l’activité utilise des comptes de ventes et d’achats et tient des stocks de marchandise;
c. elle vend des services à la communauté ou à ses membres;
d. elle possède des immobilisations amortissables;
e. elle perçoit des cotisations;
f. ses revenus proviennent d’au moins deux sources.
13. Une activité qui ne répond à aucun des critères pour être considérée comme un point de vente distinct doit être comptabilisée comme un point de vente universel selon la structure financière du fonds de la base et déclarée dans une annexe aux états financiers du fonds de la base.
14. Afin de pouvoir présenter des rapports consolidés et de normaliser la structure financière, tous les types d’activités des BNP (y compris les clubs) qui, essentiellement, fournissent les mêmes services de base ou mènent les mêmes activités doivent avoir la même structure financière. Tous les clubs de hockey mineur, par exemple, sont établis avec la même structure financière, et si les circonstances justifient de modifier la structure financière d’un club, celle de tous les autres clubs doit être modifiée de la même façon.
15. Toute différence par rapport à la structure financière normalisée doit être approuvée par le chef des services financiers (CSF).
FONDS D’ENTITÉ DES BNP
16. Un fonds d’entité des BNP est une unité économique distincte créée pour mener des activités particulières ou atteindre des objectifs particuliers selon des règles ou des limites particulières énoncées dans sa constitution. Les fonds d’entité des BNP sont créés pour garder à l’intérieur du cadre de responsabilisation des BNP les fonds non publics qui ne font pas partie du fonds de la base.
17. Les fonds des branches et d’activités sociales des bases doivent être comptabilisés comme un fond d’entité des BNP et comme passif dans les livres comptables du fonds de la base. Toutes les recettes et dépenses relatives à ces activités doivent être portées au compte du fonds d’entité des BNP dans le bilan du fonds de la base.
18. En tant qu’activités des BNP, les activités des fonds d’entité des BNP sont sous le contrôle du cmdt B, en vertu des pouvoirs qui lui ont été délégués, et sont soumises aux mêmes politiques et procédures qui s’appliquent aux autres activités des BNP. Ces activités ne donnent pas lieu à la constitution de personnes morales distinctes.
19. Si le cmdt B ou son représentant délégué l’exige, le gestionnaire de la comptabilité des BNP (GCBNP) de la base peut inclure l’information détaillée des activités des fonds d’entité des BNP sous forme de tableaux joints aux états financiers du fonds de la base. Normalement, on ne doit pas imputer des dépenses à un fonds d’entité des BNP lorsqu’elles sont d’un montant supérieur au montant du solde de ce compte. Dans une telle situation, le cmdt B ou son représentant délégué sera prévenu et examinera la situation et prendra les mesures nécessaires. Il faut évaluer la viabilité du fonds d’entité en tant qu’activité continue (ou préoccupation), soit sa capacité de répondre aux engagements financiers actuels et futurs et de poursuivre ses activités continues dans l’avenir prévisible. Le fonds de la base peut fournir une aide à court terme sous la forme de fonds de subvention, s’il y a lieu, mais si le fonds d’entité ne semble pas viable à long terme, il peut être prudent d’envisager une fermeture. Si, par contre, le fonds d’entité ne semble pas autosuffisant, mais que ses bénéfices justifient un soutien continu du fonds de la base, une subvention initiale du fonds de la base peut être octroyée au fonds d’entité, dont le montant suffit à combler le solde déficitaire, après quoi des fonds de subvention peuvent être octroyés de manière périodique ou continu, dont les montants suffisent pour soutenir l’activité et éviter un solde déficitaire dans l’avenir.
20. Les subventions des BNP comme celles des PSP aux cadres supérieurs et les fonds à des fins particulières autorisés par le CSF sont comptabilisés comme un passif dans les livres comptables du fonds de la base. Des lignes directrices particulières en matière d’administration et de dépenses sont données séparément, selon les besoins. Elles sont disponibles auprès du GCBNP local.
21. Lorsque la création d’un fonds séparé pour cadeaux a été approuvée dans ce but par une majorité simple de tous ses membres, une entité peut faire des cadeaux d’une valeur raisonnable en témoignage d’estime ou d’appréciation à ses membres à l’occasion de leur départ de l’entité, ou pour d’autres causes légitimes tels que le deuil et la commémoration. Les fonds pour cadeaux sont comptabilisés comme une fiducie. La constitution et les statuts de l’entité doivent énoncer l’admissibilité, les montants, les buts, etc. relatifs aux dépenses du fonds pour cadeaux de même que les contributions mensuelles des membres. Le fonds sera autosuffisant et ne sera pas créé ni renfloué à même les fonds provenant d’autres comptes. Toutefois, tout excédent accumulé dans le fonds pour cadeaux d’une entité peut être transféré en tout ou en partie dans un autre de ses comptes, comme celui des cotisations au mess, moyennant l’approbation d’une majorité simple de ses membres (il faut tenir compte des besoins actuels et futurs lorsqu’on établit le montant des transferts).
22. Le comité ou le gérant du mess, assisté du GCBNP, étudiera annuellement le fonds pour cadeaux afin de vérifier son autosuffisance et d’assurer que tous changements requis soient apportés aux statuts.
23. Toutes les subventions publiques sont comptabilisées comme des comptes en fiducie conformément au chapitre 10.
24. Un organisme des BNP est caractérisé par le fait que lors de la fermeture d’une activité, les fonds de ce dernier sont remis aux fonds de la base, au FCFC ou à un autre organisme des BNP et sont utilisés aux fins des BNP. Par contre, les fonds d’organismes comme les scouts, les corps de cadets, les fonds de chapelle et les caisses de bienfaisance, ne sont pas remis au fonds de la base et ne sont donc pas considérés comme étant des activités des BNP et, si des services de comptabilité des BNP sont fournis, ces fonds sont comptabilisés comme des fiducies. En outre, le FCFC offre des possibilités de placement à certains organismes liés de près aux BNP, et ces fonds sont comptabilisés comme des fiducies. Les détails des placements des fiducies sont donnés au chapitre 9.
25. Normalement, le GCBNP ne fournira aucun service de comptabilité aux activités qui ne font pas partie des BNP puisque ceci aurait pour effet de réduire les ressources comptables disponibles pour les activités des BNP.
26. Dans certains cas, le GCBNP peut être chargé de la comptabilité d’activités ne faisant pas partie des BNP (p. ex., le fonds de la police militaire pour les enfants aveugles (voir l’annexe A) et les Centres de ressources pour les familles des militaires (voir l’annexe B)), si l’on considère que c’est dans l’intérêt des FC. Si tel est le cas, le cmdt B peut demander par l’entremise du CSF que le gestionnaire régional de la comptabilité (CGR) et le GCBNP se chargent des services de comptabilité.
27. Lorsque le GCBNP fournit des services de comptabilité aux activités ne faisant pas partie des BNP, ce qui suit s’applique à moins d’avis contraire du CSF :
a. le GCBNP doit avoir un exemplaire de la constitution ou des statuts de l’activité qui indique, entre autres, les postes de direction et leurs responsabilités, le nom des membres exécutifs, le nom de ceux qui autorisent les paiements à partir du compte en fiducie et ce qui adviendra des fonds lors de la fermeture de l’activité;
b. étant donné que l’établissement n’est pas une activité des BNP sous l’autorité du cmdt B, le GCBNP n’exige pas les procès-verbaux;
c. les fonds seront inscrits comme une fiducie sur le bilan du fonds de la base;
d. le GCBNP ne fournira que des services de garde (c.-à-d. il acceptera et inscrira les dépôts et remettra des fonds et inscrira les retraits);
e. l’activité n’est pas autorisée à utiliser le numéro de TVP et de TPS de la base;
f. il incombe à l’activité d’inscrire et de contrôler les biens qui lui appartiennent;
g. seul le solde du compte en fiducie (c.-à-d. aucune liste de transactions) ne peut apparaître sur les états financiers du fonds de la base.
28. Les mess sont considérés comme des établissements financiers autonomes, ne faisant pas partie du fonds de la base, et sont gérés par un comité du mess, dont les membres sont élus ou nommés.
29. Le cmdt B peut donner des directives spécifiques quant à l’exploitation d’un mess, notamment en ce qui touche les sommes que le mess verse au fonds de la base comme le prévoit l’OAFC 27‑6. Ces versements figurent sous le poste « Frais généraux » du mess.
30. La comptabilité d’un mess comprend les livres comptables des biens non publics destinés à mettre à la disposition des membres :
a. les installations et les services d’un bar;
b. des activités sociales ou de divertissement;
c. des installations et événements de loisir et de détente.
31. Les fonds d’un mess sont utilisés au profit de ses membres, et peuvent donc être affectés :
a. à d’autres organismes des BNP, tels que le FCFC et le fonds de la base;
b. la caisse de bienfaisance et d’aide financière mise à la disposition des membres des FC.
32. Les activités de revente de CANEX englobent toutes les activités de revente des BNP qui, au niveau de l’unité, peuvent comprendre ce qui suit sans y être limité :
a. magasin de détail : vente de vêtements, de meubles, d’électroménagers, d’articles de cuisine, de quincaillerie et de sport, de bijoux, de montres, d’appareils photo et d’articles de fantaisie divers;
b. épiceries : vente de produits d’épicerie, y compris des produits santé-beauté et des articles ménagers divers;
c. postes d’essence : vente d’essence, d’huile, de pièces, de pneus, de batteries et d’accessoires et services d’entretien et de réparation;
d. autres commerces : barbiers, salons de beauté, kiosques à journaux, services de tailleur, laveries automatiques, blanchisseries et service de nettoyage à sec, stations de taxis, services de photographie, chambres d’hôtes, banques et caisses d’économie et machines distributrices exploités directement par CANEX ou par un concessionnaire;
e. services alimentaires : exploités directement par CANEX ou par un concessionnaire de CANEX.
Les activités de revente de CANEX ne comprennent pas ce qui suit :
a. les services pour les opérations de déploiement;
b. les magasins de fourniment autorisés selon l’OAFC 27‑8;
c. les bars avec permis d’alcool, les casse-croûte et les cantines sans alcool d’un mess, d’un club militaire ou d’un économat de navire;
d. les bars avec permis d’alcool, les casse-croûte ou les boutiques du professionnel exploités dans le cadre d’une activité d’intérêt particulier et qui sont considérés comme faisant partie de cette activité.
33. À part de ces exceptions, CANEX a le droit de premier refus sur toute activité de revente non publique proposée à toute unité.
DÉTOURNEMENT DES FONDS NON PUBLICS
34. Outre les restrictions indiquées aux paragraphes 37 à 39 ci-dessous, il y a détournement de BNP lorsque ces fonds sont utilisés au profit d’un particulier ou d’un groupe restreint de bénéficiaires. Par exemple, le fait de donner des vêtements de sport à des équipes sportives gagnantes serait considéré comme un détournement. En effet, il n’est pas donné à tous de faire partie d’une équipe gagnante et il n’existe pas de championnats dans tous les sports militaires. La politique vise à faire en sorte que les fonds soient utilisés dans un contexte exempt de tout détournement selon la Loi sur la défense nationale. Cette politique s’applique à tous les BNP et ne se limite pas aux espèces et aux quasi-espèces. Selon la OAFC 27‑6, les fonds des BNP peuvent être utilisés avec l’approbation expresse du CEMD, de la manière et dans les limites qu’il approuve.
35. À l’exception de fonds détenus en fiducie à des fins spéciales, les fonds du fonds de la base sont utilisés essentiellement au profit des membres des FC et de leurs familles, des employés civils de la base et des unités intégrées et d’hébergement, et peuvent être affectés :
a. à d’autres organismes des BNP, tels que le FCFC;
b. la caisse de bienfaisance et d’aide financière destinée aux militaires des FC.
36. Les sommes dont dispose le fonds de la base, les mess ou CANEX, ne seront pas détournées pour disposer d’un BNP qui donne lieu à un gain ou un avantage personnel, pour faire des dons à des institutions privées ou publiques, pour dégager la responsabilité personnelle d’un officier, d’un militaire du rang ou d’un employé civil en cas de perte ou de détérioration de biens publics ou non publics, pour des cadeaux faits en témoignage d’estime ou d’appréciation, pour des appels nationaux à une aide financière, ni pour tout ce qui se rapporte à des services religieux.
37. Il est interdit d’accorder ou de transférer des fonds d’une base à une œuvre de bienfaisance ou autre organisme qui ne fait pas partie directement des programmes de soutien du personnel de la base. Cela n’exclut pas l’établissement de comptes fiduciaires distincts destinés uniquement à administrer des fonds reçus de particuliers dans le cadre d’une œuvre précise ou obtenus à la suite de collecte à cet effet.
COMITÉ DES ACTIVITÉS DES BNP – REPRÉSENTATION DE LA COMPTABILITÉ DES BNP
38. Le GRC et le GCBNP sont membres d’office du comité du fonds de la base; ils sont là pour donner les renseignements financiers relatifs à leurs fonctions principales afin d’aider le cmdt B ou son représentant délégué dans l’administration des BNP. À la demande du cmdt B, le GRC ou le GCBNP, ou encore leur représentant délégué, peut aussi être tenu d’offrir le même niveau de service aux comités de mess ou d’activité selon les circonstances et les besoins locaux.
39. Le GCBNP doit recevoir un exemplaire de tous les procès-verbaux des assemblées générales et des assemblées de comités du fonds de la base, des filiales, des mess et des fonds d’entité des BNP et doit confirmer que l’autorité a bien été donnée par les procès-verbaux avant de passer les écritures d’une transaction dans les livres.
40. Le GCBNP tiendra tous les livres comptables des organismes des BNP. Les documents de base et les registres (les renseignements sur les cotisations de mess d’un particulier, par exemple) que les autres gérants tiennent conformément à certaines dispositions de la présente publication seront mis à la disposition du GRC ou de son représentant quand il le faudra.
41. Voici ce qui constitue les livres comptables :
a. Documents de base. Il s’agit des factures, des bons de commande, des bordereaux de transfert, des registres, des rapports, des procès-verbaux, des notes de service, etc. utilisés pour informer le GCBNP de transactions, d’événements et d’approbations des dépenses;
b. Livres-journaux. Il s’agit du moyen par lequel les données fournies par les documents de base sont inscrites avant d’être portées aux comptes appropriés. Voici ce qui constitue les livres-journaux à l’intention des organismes des BNP :
(1) Le journal des encaissements (ABACIS SALREG). Il est utilisé pour inscrire tous les encaissements et dépôts et certains bordereaux de transfert affectant le compte bancaire centralisateur (CBC) de la base (voir le chapitre 18);
(2) Le journal des achats (ABACIS SUIGEN). Il est utilisé pour inscrire les approvisionnements en marchandises et en services aux registres des comptes fournisseurs (voir le chapitre 19);
(3) Le journal des déboursés (ABACIS DISGEN). Il est utilisé pour inscrire tous les chèques émis (voir le chapitre 19);
(4) Le journal général (ABACIS ADJREG). Il est utilisé pour inscrire toutes autres transactions (p. ex., des corrections et des radiations);
c. Le grand livre général. Le grand livre général est constitué des comptes énumérés au chapitre 13 et auxquels les données inscrites au livre-journal sont reportées chaque mois. Ce grand livre constitue la source de renseignements pour la préparation des états financiers;
d. Les grands livres auxiliaires. Il s’agit d’un groupe de comptes auxiliaires dont le solde général est égal au solde des comptes de contrôle spécifiques dans le grand livre général. Dans le cas d’une tenue de livres manuelle, ces grands livres peuvent se présenter sous la forme de fiches, de feuilles de grands livres ou de formules imprimées localement. Les comptes de contrôle pour lesquels les grands livres auxiliaires doivent être tenus sont décrits au chapitre 13.
42. Les délais de conservation des documents et des dossiers des BNP sont indiqués dans le Système de classification par sujet, de conservation et d’élimination des documents de la Défense (SCSCEDD). La Loi sur la taxe d’accise et la Loi de l’impôt sur le revenu exigent de conserver les livres et les dossiers ainsi que les comptes et pièces comptables connexes durant au moins six ans à compter de la fin de l’exercice auquel ils se rapportent.
43. Afin de faciliter la vérification et l’extraction d’information, il est nécessaire de conserver les détails des transactions pendant au moins six mois dans le système ABACIS et ce, pour tous les dossiers (GL, SU, etc.).
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