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Comité exécutif du FFM
LIENS
1. Le comité exécutif relève du Chef d’état-major de la Défense (CEMD) par l’entremise du Chef de la direction de l’Agence de soutien du personnel des Forces canadiennes (CDir ASPFC).
COMPOSITION
2. Le comité exécutif se compose des membres suivants :
lgén (retraité) Bill Leach Dave Ready Dave Smith
Maureen Eykelenboom Max Keeping Tammy Kleinschmidt
cam Bryn Weadon bgén (retraité) David Martin
POUVOIRS ET FONCTIONS
3. Le comité exécutif exerce les pouvoirs et fonctions établis en vertu du mandat du Fonds pour les familles des militaires (FFM).
4. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le comité exécutif, en plus des fonctions administratives nécessaires à l’accomplissement de son mandat, tel que déterminé par le CDir ASPFC, exerce les tâches et responsabilités suivantes :
a. approuver les activités et événements officiels de financement ainsi que le paiement des frais et débours engagés à bon escient à ces fins;
b. approuver le paiement des frais et débours engagés à bon escient aux fins de sollicitation de commandites pour les activités et événements du FFM;
c. approuver le paiement de tous les frais et débours engagés à bon escient aux fins de l’administration du FFM;
d. déterminer de nouveaux programmes et services à court terme pouvant grandement rehausser le moral et le bien-être des familles des militaires et autoriser le soutien financier de ceux-ci à même le FFM;
e. examiner les états financiers vérifiés annuels du FFM et en recommander l’approbation au CEMD;
f. accomplir toute autre tâche et s’occuper de toute autre question que peuvent lui confier le CDir ASPFC ou le CEMD.
5. Les activités et événements de financement du FFM pour lesquels des commandites doivent être sollicitées ne peuvent être tenus qu’avec l’autorisation écrite du comité exécutif, autorisation qui peut être demandée par voie administrative.
6. Le comité exécutif a le pouvoir d’établir tout sous-comité qu’il juge approprié.
LIMITES
7. Le comité exécutif doit veiller à ce que tous les accords de collaboration ainsi que les activités et événements de financement du FFM liés à des commandites respectent les principes de fonctionnement suivants et soient :
a. conformes au cadre juridique et éthique et aux politiques des organismes du gouvernement du Canada, des Forces canadiennes (FC) et des BNP;
b. exempts de toute attente de traitement préférentiel dans le cadre d’activités courantes ou éventuelles menées avec le MDN, les FC ou les BNP et de tout sous-entendu quant à l’appui, par ceux-ci, des produits ou services offerts par un partenaire;
c. régis et documentés de sorte qu’ils soient gérés et maintenus de façon responsable et transparente;
d. menés de bonne foi, ce qui signifie que tout engagement pris au nom du MDN, des FC, des BNP et du FFM est mutuellement avantageux, repose sur un échange d’avantages de valeur à peu près égale et est respecté en tout temps;
e. sensibles aux perceptions du public, de nature non partisane et exempts de conflits d’intérêts afin d’éviter que les intérêts ou gains personnels des membres des FC ou de leurs partenaires soient contraires à l’intérêt public;
f. conformes aux objectifs nationaux, au mandat législatif et aux priorités du MDN, des FC, des BNP et du FFM.
DÉGAGEMENT DE RESPONSABILITÉ
8. Sauf disposition contraire de la loi, les membres du comité exécutif ne peuvent être tenus responsables d’aucune action, erreur ou omission qui n’est pas frauduleuse ou qui ne relève pas d’une négligence grave commise dans l’exercice de tout pouvoir relatif au FFM que leur confère le présent mandat et dans l’exécution de leurs tâches et responsabilités à cet égard, y compris la sollicitation, la collecte, la réception, l’administration, la dépense ou la distribution des fonds du FFM ainsi que l’administration des activités et événements de financement du FFM.
RÉUNIONS
9. Le comité exécutif se réunit au moins une fois l’an et aussi souvent qu’il est nécessaire pour remplir son mandat, tel qu’approuvé par le CDir ASPFC.
10. Un avis de convocation est envoyé à tous les membres du comité exécutif au moins trente (30) jours avant une réunion.
11. Sauf indication contraire, les réunions du comité exécutif se tiennent à Ottawa, au moment et à l’endroit que détermine le CDir ASPFC.
QUORUM
12. Une majorité des membres constitue un quorum en autant que le CDir ASPFC est présent.
HONORAIRES
13. Les membres du comité exécutif autres que le CDir ASPFC et les membres des FC ou fonctionnaires au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques reçoivent des honoraires de mille dollars (1 000 $) par jour pour assister aux réunions du comité exécutif ou de tout sous-comité de celui-ci et de cent cinquante dollars (150 $) l’heure pour des tâches administratives liées à leurs fonctions officielles en tant que membres du comité exécutif.
FRAIS
14. Les membres du comité exécutif ont droit au remboursement des frais de déplacement, de repas et d’hébergement liés à leurs fonctions officielles, en conformité avec les politiques régissant les biens non publics.
15. Si les circonstances s’y prêtent, le CDir ASPFC, en consultation avec le chef des services financiers de l’ASPFC, peut préautoriser le paiement direct de tels frais.
DOCUMENTS
16. Tous les documents du comité exécutif sont des documents gouvernementaux sous l’autorité du ministre de la Défense nationale et sont sujets à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ils ne peuvent être divulgués autrement que par les voies officielles du ministère.