Request For Proposal –

AfghanistanShow Tour

Demande de propositions –

Tournée de spectacles en Afghanistan

• This Request for Proposal (RFP) by the Canadian Forces Personnel and Family Support Services (CFPFSS) seeks bids from producers for the:

• Cette demande de propositions par Les Services de soutien au personnel et aux familles des Forces canadiennes (l’SSPFFC) invite les producteurs à présenter des soumissions qui répondent aux exigences de cet énoncé des travaux pour:

• Afghanistan Show Tour

• Between 26 Aug – 12 Sep 09

• tournée de spectacles en Afghanistan

• qui aura lieu du 26 août  – 12 sep 09

Producer will provide:

Le Producteur

Number of Shows = 4

• Should the number of shows change the producer will be notified. The contract price will not change should shows be added or deleted.

Nombre de spectacles = 4

• Le producteur sera avisé de tout changement apporté au nombre de spectacles. Le montant du contrat demeurera inchangé si des spectacles sont ajoutés ou annulés.

• In addition to the performances there may be occasions when the cast will be required to become involved in spontaneous entertainment of a short duration at other locations or to participate in organised special activities.

• En plus des représentations, les membres de la distribution pourraient être appelés à faire des numéros spontanés de courte durée à d’autres endroits ou à participer à des activités organisées.

Dress Rehearsal = 1

• The details and nature of the dress rehearsal will be negotiated at a later date with the CFPFSS.  The CFPFSS will provide transportation to the dress rehearsal. 

Générale = 1

• La nature de la générale et les détails connexes seront négociés avec l’ASPFC à une date ultérieure. L’ASPFC assurera le transport à la générale.

10 Personnel

• To include:

• 2 French singers

• A house band

• 1 Show director

• Other performers

• All personnel must be at least nineteen (19) years of age.

10 Personnel

• Pour inclure:
• 2 Chanteurs français

• Une bande de maison

• 1 Le régisseur

• Autres artistes

• Tous les membres du personnel doivent avoir au moins dix-neuf (19) ans.

• It is requested that producers make every effort to include performers from the list below

• On lui demande que les producteurs font tout effort d'inclure des interprètes de la liste ci-dessous

• Simple Plan
• Theory Of A Deadman
• Finger Eleven
• Martin Matte                                         
• Great Big Sea
• Marie-Mai Bouchard                  
• Sum 41                                                
• Edley
• Rachid Badouri                                     
• Pascal Picard   
• Les Denis Drolet                                   
• Les 3 Accords
• Fort Minor
• Marie-Chantal Toupin                 
• Richard Desjardins

• Simple Plan
• Theory Of A Deadman
• Finger Eleven
• Martin Matte                                         
• Great Big Sea
• Marie-Mai Bouchard                  
• Sum 41                                                
• Edley
• Rachid Badouri                                     
• Pascal Picard   
• Les Denis Drolet                                   
• Les 3 Accords                                      
• Fort Minor
• Marie-Chantal Toupin                 
• Richard Desjardins

• In the event that the number of people in the cast must be adjusted (added or deleted) for logistical reasons or to enhance the show, the CFPFSS reserves the sole right to do so. 

• S’il faut ajouter ou éliminer des membres de la distribution pour des raisons de logistique ou pour améliorer le spectacle, l’ASPFC s’en réserve le droit exclusif.

• The Show Director must be skilled and experienced in the entertainment industry and responsible for coordinating all aspects of the show.  Under normal circumstances this person will not perform in the show.  The reason being that the prime responsibility for this person is to direct each show without having additional commitments during the performances.  However, should this person have an entertainment background, the CFPFSS reserves the sole right to allow this person to be a part of the show as an entertainer, if so requested.

• Le régisseur doit avoir une bonne expérience du monde du spectacle; il sera responsable de la coordination de tous les aspects liés au spectacle. En temps normal, il ne jouera aucun rôle dans le spectacle, puisque sa principale responsabilité consiste à diriger chaque spectacle sans d’autres préoccupations pendant les représentations. Cependant, s’il est un artiste, l’ASPFC se réserve le droit exclusif de lui permettre de faire partie du spectacle à titre d’artiste, si on en fait la demande.

• A high energy, uplifting show with different types of performers is encouraged in order to raise the morale of the CF audience. 

• On encourage les spectacles dynamiques et inspirants regroupant différents types d’artistes dans le but de réhausser le moral de l’auditoire FC.

• 2.5 hours with no intermission

• 2 h 30 sans entracte.

• Language = 50% English / 50% French.  

• Linguistiques = 50% anglais / 50% en français.

• The show will not have any type of entertainment that could be considered profane, vulgar or in poor taste. 

• le spectacle ne contiendra aucun numéro pouvant être considéré comme blasphématoire, vulgaire ou de mauvais goût.

• The producer is responsible for:
  • Ensuring a high standard of costumes,

• Making all artistic arrangements for the dress rehearsal and shows,

• Ensuring all performers are available and committed during the show, and

• Ensuring that the cast are aware of their responsibilities during the show tour. 

• Le producteur assume les responsabilités suivantes :
  • il doit veiller à ce que les costumes soient de grande qualité;

• il doit prendre tous les arrangements de nature artistique nécessaires concernant de la générale et les spectacles;

• il doit veiller à ce que tous les artistes soient disponibles et liés contractuellement pendant la tournée;

• il doit veiller à ce que les membres de la distribution connaissent leurs responsabilités pendant la tournée.

• All personnel on tour must have a valid passport with an expiry date greater than six months from the time the tour returns to Canada. 

• Tous les membres du personnel doivent détenir un passeport valide dont la date d’expiration est ultérieure à six (6) mois suivant la date de retour de la tournée au Canada.

• No member(s) of the tour shall have travel restrictions imposed upon them, such as a criminal record that would preclude their entry into a specific country.

• Aucun membre du personnel de la tournée n’aura de restrictions concernant les voyages, par exemple un casier judiciaire, qui l’empêcheraient d’entrer dans un pays particulier.

• The response to this RFP must include:
• Only one bid per producer may be submitted,

• A list of the cast and their role in the show (i.e. singer, drummer, show director),

• The name of the show director who will accompany the tour,

• Proposals are to be signed by the producer or an authorized representative of the producer for a bid to be valid,

• Bids must indicate that they have met the language requirement in this RFP,

• A description of the show and how it will be choreographed,

• A proposed script for the show including timings.

• La réponse au présent énoncé des travaux doit inclure:
• Chaque producteur ne peut présenter qu’une soumission,

• une liste des membres de la distribution et leur rôle dans le spectacle (chanteur, batteur, régisseur, etc.),

• le nom du régisseur qui accompagnera la tournée,

• les soumissions doivent être signées par le producteur ou son représentant autorisé,

• les soumissions doivent mentionner que les exigences linguistiques énoncées dans cette demande de propositions ont été respectées,

• une description du spectacle et de la manière dont il sera monté,

• une proposition de scénario pour le spectacle, incluant le minutage des numéros.

• Producers shall include a statement in their proposal that they agree to a credit check by the CFPFSS with respect to themselves, the company that they are representing and/or their partners who may be associated with submission of this bid in the event that the CFPFSS decides to do a credit check with respect to this bid. 

• Les producteurs incluront dans leur soumission un énoncé selon lequel ils acceptent que l’SSPFFC procède à une vérification de leur solvabilité, de celle de la compagnie qu’ils représentent et/ou de celle des partenaires qui peuvent être associés à leur soumission si l’SSPFFC décidait de faire une telle vérification dans le cadre de cette soumission.

• Producers shall provide three references related to providing a CF Show Tour or similar entertainment activity within the past three years that will include:

• Les producteurs fourniront trois (3) références relativement à la prestation d’une tournée de spectacles des Services de soutien au personnel et aux familles des Forces canadiennes (SSPFFC) ou d’une activité de divertissement semblable au cours des trois (3) dernières années. Les références comprendront les informations suivantes :

• The name of the activity,

• The location of the activity,

• The date(s) of the activity, and

• A name of a contact person associated with the activity, their phone number and their Email address. 

• le nom de l’activité;

• l’endroit où a eu lieu l’activité;

• les dates de l’activité;

• le nom d’une personne associée à l’activité, son numéro de téléphone et son adresse de courrier électronique.

• Three (3) copies of the bids are to be received at CFPFSS no later than 2 pm on 24 Jul 09.  It is highly recommended that bids be sent to the CFPFSS by courier to ensure that they arrive on time.  Address bids to:

• Trois (3) copies des soumissions doivent être reçues au Directeur général – Services de soutien au personnel et aux familles SSPFFC au plus tard à 2 pm le 24 juillet 09. Nous recommandons fortement d’envoyer les soumissions par messagerie afin de veiller à ce qu’elles arrivent à temps. Il faut faire parvenir les soumissions à l’adresse suivante :

CFPFSS will Provide

Le SSPFFC

• 2 Escort Officers
  • The Escort Officer (EO) assigned to a tour by the CFPFSS is the official CFPFSS representative while the tour is on the road.  In this capacity and with CFPFSS approval the EO is empowered to handle emergencies and discipline personnel if necessary.  Upon consultation with the CFPFSS, he or she may exercise the right to relieve of duty any member of the cast, at any time for just cause.

• 2 Officiers accompagnateurs
  • L’officier accompagnateur affecté à une tournée par l’ASPFC est le représentant officiel de l’ASPFC durant la tournée. À ce titre, et avec l’approbation de l’ASPFC, l’officier accompagnateur est autorisé à traiter les urgences et à assurer la discipline parmi le personnel, au besoin. Après consultation auprès de l’ASPFC, il pourra exercer son droit de relever de son service tout membre de la troupe, à n’importe quel moment, pour des motifs valables.

• Mike Ward as MC / Comedian (Bilingual)

• Mike Ward Maître de cérémonie / le comédien (bilingue)

• 1 Traffic Technician

• 1 Technicien des mouvements

• 1 Sound technician

• 1 Éclairagiste

• 1 Light technician

• 1 Technicien du son

• Equipment Going on Tour

• Équipement – Partir en tournée

• Transportation for personnel, personal luggage and equipment.

• L’SSPFFC fournira le transport du personnel, des bagages et de l’équipement pendant la tournée.

• Travel expenses for meals and incidental (miscellaneous) expenses.

• Un montant sera versé au producteur avant la générale pour couvrir les dépenses de voyage relatives aux repas et autres dépenses accessoires.

• Payment directly to cast members by CFPFSS will be as follows:
  • $10,800 Singers
  • $10,800 MC / Comedian
  • $5,750 Musical director
  • $4,725 Show Director
  • $4,725 Musician
  • $4,725 Sound technician
  • $4,725 Light technician
  • $8,400 Producer

• le paiement directement aux les artistes par l ‘SSPFFC est :
  • $10,800 Chanteurs
  • $10,800 Maître de cérémonie / le comédien
  • $5,750 Directeur musical
  • $4,725 Le régisseur 
  • $4,725 Musciens
  • $4,725 Éclairagiste
  • $4,725 Technicien
  • $8,400 Le Producteur

• Should a tour be cancelled for unforeseen military circumstances, the contract will be considered void and the following contract amounts will apply:

• Si une tournée devait être annulée en raison de circonstances imprévues de nature militaire, le contrat serait considéré comme étant nul et les montants suivants seront applicables :

• 31 plus days prior to departure - no payment will be made, 

• 16-30 days prior to departure - 50% will be paid

• 0-15 days prior to departure - 100% will be paid. 

• 31 jours et plus avant le départ - aucun paiement ne sera versé;

• 16-30 jours avant le départ - 50 % du montant sera versé;

• 0-15 jours avant le départ - 100 % du montant sera versé.

• The Contractor shall have no other claim for damages, compensation, loss of profit, allowance or otherwise by reason of, or directly or indirectly arising out of, any action taken for termination of the show tour.

• Les mesures prises en vue d’annuler la tournée de spectacles ne conféreront aucun recours à l’entrepreneur, ni directement ni indirectement, notamment en ce qui a trait à l’obtention de dommages-intérêts ou d’une indemnité sur le fondement, par exemple, d’un manque à gagner.

• No costs will be incurred by the CFPFSS prior to the receipt of a signed contract.

• Aucuns frais ne seront assumés par l’FCSSPF avant la réception d’un contrat dûment signé.

• Bids will be evaluated as follows:

• 20 = Type of acts          
• 20 = Level of talent        
• 20 = Show choreography             
• 10 = Language profile
• 10 = Clarity of bid submitted
• 20 = Overall suitability   

• Les soumissions seront évaluées par suivante :

• 20 = type de numéros
• 20 = niveau des talents
• 20 = montage du spectacle
• 10 = profil linguistique
• 10 = clarté de la soumission
• 20 = convenance générale

• A bid may be rejected where any of the following circumstances is present:

• Une soumission peut être rejetée dans l’un ou l’autre des cas suivants :

• The Producer, or any person associated with the bid has been convicted under The Criminal Code of Canada, or shown to have committed fraudulent activity against the Government of Canada, or

• le producteur ou toute personne visée dans la soumission a été reconnu coupable en vertu du Code criminel ou a commis un acte frauduleux au détriment du gouvernement du Canada;

• The Producer is subject to a Vendor Performance Corrective Measure, under the Vendor Performance Policy, which renders the Producer ineligible to bid on the Work, or

• le producteur est assujetti à une mesure corrective du rendement du fournisseur, en vertu de la Politique sur le rendement du fournisseur, ce qui le rend inadmissible pour déposer une soumission dans le cadre des travaux;

• An employee or subcontractor included as part of the bid, is subject to a Vendor Performance Corrective Measure, under the Vendor Performance Policy, which would render that employee or subcontractor ineligible to bid on the Work, or the portion of the Work the employee or subcontractor is to perform, or

• l’employé ou un sous-traitant visé dans la soumission est soumis à une mesure corrective du rendement du fournisseur, en vertu de la Politique sur le rendement du fournisseur, ce qui le rendrait inadmissible pour participer aux travaux ou à la tranche des travaux que l’employé ou le sous-traitant doit exécuter;

• With respect to current or prior transactions with the CFPFSS: 

• dans le cadre de transactions actuelles ou antérieures avec l’SSPFFC :

• The Producer is bankrupt or where, for whatever reason, its activities are rendered inoperable for an extended period, or

• le producteur déclare faillite ou ne peut, pour quelque motif que ce soit, exercer ses activités pour une durée prolongée;

• Evidence, satisfactory to the CFPFSS, of fraud, bribery, fraudulent misrepresentation or failure to comply with any law protecting individuals against any manner of discrimination, has been received with respect to the Producer, any of its employees or any subcontractor included as part of its bid, or

• des preuves de fraude, de corruption ou de fausse déclaration ou des preuves confirmant l’incapacité de respecter des lois protégeant les personnes contre toute forme de discrimination ont été déposées à la satisfaction de l’SSPFFC à l’égard du producteur, de l’un de ses employés ou d’un sous-traitant visé dans sa soumission;

• The CFPFSS has exercised its contractual remedies of suspension or termination for default with respect to a Contract with the Producer, any of its employees or any subcontractor included as part of its bid, or

• l’SSPFFC a exercé ses recours contractuels de suspension ou de résiliation pour inexécution à l’égard d'un marché attribué au producteur, à l’un de ses employés ou à un sous-traitant visé dans sa soumission;

• The CFPFSS determines that the Producer's performance on other contracts, including the efficiency and workmanship as well as the extent to which the Producer executed the work in accordance with contractual terms and conditions, is sufficiently poor to jeopardize the successful completion of the requirement being bid on.

• l’SSPFFC détermine que le rendement du producteur dans le cadre d’autres marchés, notamment l’efficacité et la qualité des travaux, ainsi que la mesure dans laquelle le producteur a respecté les clauses et les conditions contractuelles dans l’exécution des travaux, est suffisamment médiocre pour qu’on le considère incapable de répondre au besoin faisant l’objet de la soumission.

• The CFPFSS reserves the right not to award a contract, regardless of the number of bids received.

• L’SSPFFC se réserve le droit de ne pas accorder un contrat, peu importe le nombre de soumissions reçues.

• Within the contracted time frame the number of shows and location may change due to military requirements.  Payment of the contract amount will not change under these circumstances.

• Durant l’échéancier prévu au contrat, il est possible que le nombre de spectacles et l’endroit des représentations changent en raison de besoins militaires. Si tel est le cas, le paiement du montant du contrat ne sera pas modifié en conséquence.

• The Contractor shall indemnify and save harmless Canada, the Minister and their servants and agents from and against any damages, costs or expenses or any claim, action, suit or other proceeding which they or any of them may at any time incur or suffer as a result of or arising out of:

• L’entrepreneur indemnise le Canada et le Ministre, ainsi que leurs préposés et mandataires, et les dégage de toute responsabilité, à l’égard de tous dommages-intérêts ou frais subis par eux collectivement ou individuellement, et de toute action, réclamation, poursuite ou autre procédure dirigée contre eux collectivement ou individuellement, à tout moment, en raison :

• Any injury to persons (including injuries resulting in death) or loss of or damage to property of others which may be or be alleged to be caused by or suffered as a result of the performance of the Work or any part thereof, except that Canada and the Minister shall not claim indemnity under this section to the extent that the injury, loss or damage has been caused by Canada, and

• de préjudice corporel (incluant le préjudice entraînant le décès) ou de la perte ou l’endommagement du bien d’autrui qui peuvent résulter, ou dont on allègue qu’ils résultent de l’exécution des travaux ou d’une partie de ceux-ci, étant entendu que le Canada et le Ministre ne peuvent se prévaloir de la protection du présent article lorsque le préjudice, la perte ou l’endommagement est causé par le Canada;

• Any liens, attachments, charges or other encumbrances or claims upon or in respect of any materials, parts, work-in-process or finished work furnished to, or in respect of which any payment has been made by Canada. 

• de tout privilège, saisie, sûreté ou autre charge ou créance visant des matériaux, des pièces, des travaux en cours ou des travaux achevés fournis au Canada ou à l’égard desquels celui-ci a effectué un paiement.

• The Minister shall give notice to the Contractor of any claim, action, suit or proceeding referred to herein and the Contractor shall, to the extent requested by the Attorney General of Canada, at its own expense participate in or conduct the defence of any such claim, action, suit or proceeding and any negotiations for settlement of the same, but the Contractor shall not be liable to indemnify Canada for payment of any settlement unless it has consented to the settlement.

• Le Ministre informe l’entrepreneur de toute réclamation, action, poursuite ou procédure visée aux présentes et, lorsque le procureur général du Canada lui en fait la demande, l’entrepreneur, à ses frais, prend part à la contestation de la réclamation, de l’action, de la poursuite ou de la procédure et aux négociations visant à les régler, ou dirige cette contestation ou ces négociations, mais il n’indemnise le Canada du paiement effectué dans le cadre d’un règlement que s’il a consenti à celui-ci.