Accountable Documents

control of . . . . . . . . . . . . . . .Chap 6



     clerk's minimum functions . . . . .Chap 18, para 44b

     forms, NPFAO . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 15h




     Accountability

     and control of cash receipts . . . . . .Chap 18

     inventory. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 25, para 1




     Accounting

     bonuses. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 20, para 1

     chapel funds . . . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 3a

     charges, allocation of . . . . . . . . .Chap 2, para 32

     Controls

     NPFAO . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 15

     NPF capital expenditures. . . . . .Chap 28, para 3

     repairs . . . . . . . . . . . . . .Chap 24, paras 13 to 16

     request for credit. . . . . . . . .Chap 24, paras 2 to 4

     returns, merchandise. . . . . . . .Chap 24, paras 10 to 12

     Grants

     public. . . . . . . . . . . . . . .Chap 32

     NPF . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, para 1

     Records

     bank. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 9, paras 47 to 49

     Canadian Forces Central Fund. . . .Chap 3, para 10

     disposal. . . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 41

     ESCOF . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 10

     general ledger. . . . . . . . . . .Chap 2, para 40c

     messing accounts. . . . . . . . . .Chap 33, paras 6 and 7

     source documents. . . . . . . . . .Chap 2, para 40a

     subsidiary ledgers . . . . . . . . . . .Chap 2, para 40d

     salaries and wages . . . . . . . . . . .Chap 20

     Services

     financial statements. . . . . . . .Chap 4, para 13k

     external trusts . . . . . . . . . .Chap 2, para 16

     terminology. . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, para 7h

     wages. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 20, para 1




     Accounts

     chart of . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 13

     Payable

     financial statements. . . . . . . .Chap 4, paras 12b(2)

     general . . . . . . . . . . . . . .Chap 19

     purchase journal. . . . . . . . . .Chap 2, para 40b(2)

     request for credit. . . . . . . . .Chap 24

     Receivable

     credit sales. . . . . . . . . . . .Chap 52

     financial statements. . . . . . . .Chap 14, para 15a(5)

     mess charges. . . . . . . . . . . .Chap 37

     uncollectible . . . . . . . . . . .Chap 14, para 15a(5)




     Accrued Liabilities

     financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 15b(10)




     Activities

     financial concepts . . . . . . . . . . .Chap 2, para 2

     NPF accounting charges . . . . . . . . .Chap 2, para 32




     Administration

     messes . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 21




     Administrative Services

     financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 17b(3)




     Advertising

     financial statements - cost. . . . . . .Chap 14, para 18b(5)

     income, credited to. . . . . . . . . . .Chap 21, para 24b




     Alienation

     Non-Public Funds . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 27




     Allocation

     of Accounting Charges. . . . . . . . . .Chap 2, para 32




     Assistant Deputy Minister (Finance) (ADM (Fin))

     financial and accounting

     responsibilities. . . . . . . . . .Chap 3, para 6

     financial policy and procedures. . . . .Chap 3, para 6










     Audit

     annual . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 4

     inspections. . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 27

     internal . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 4

     petty cash and change funds. . . . . . .Chap 7, para 20 and 22




     Back Orders

     purchase order follow-up . . . . . . . .Chap 21, para 11




     Balance Sheet

     entity . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 14

     control accounts . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 13




     Bank

     accounting records . . . . . . . . . . .Chap 9, paras 47 to 49

     concentration bank account . . . . . . .Chap 9, para 2

     consolidated banking . . . . . . . . . .Chap 9

     deposits, cash receipts. . . . . . . . .Chap 18, paras 14 to 19 and 30

     financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 13a(1)

     night depositing . . . . . . . . . . . .Chap 18, para 31

     overdraft. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, paras 13a(1) and 13b(1)

     reconciliation . . . . . . . . . . . . .Chap 9, paras 41 to 46

     service charges. . . . . . . . . . . . .Chap 9, paras 7 and 8




     Bar

     credit cards . . . . . . . . . . . . . .Chap 36, para 24

     issues at cost . . . . . . . . . . . . .Chap 38, paras 6 to 8

     operations . . . . . . . . . . . . . . .Chap 36

     sales tax. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 38, para 6




     Base Administrative Officer (B Admin O)

     bar overage/shortage . . . . . . . . . .Chap 36, para 33d

     base exchange operation. . . . . . . . .Chap 3, para 16

     consumable property. . . . . . . . . . .Chap 28, para 50

     petty cash . . . . . . . . . . . . . . .Chap 7, paras 12 to 17

     returned personal cheques. . . . . . . .Chap 9, para 22e

     stocktaking board. . . . . . . . . . . .Chap 26, para 6




     Base Clearance Procedures

     petty cash . . . . . . . . . . . . . . .Chap 7, para 13d

Base Commander (BComd) annual audit . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 27 book of accounts for subsidiaries. . . .Chap 31, para 8 capital. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 13 cheque signers . . . . . . . . . . . . .Chap 9, para 35b depositing of cash receipts. . . . . . .Chap 7, para 7 financial responsibilities . . . . . . .Chap 3, para 13 internal control . . . . . . . . . . . .Chap 1, para 6 messes . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 22 night depository . . . . . . . . . . . .Chap 18, para 32 stocktaking board. . . . . . . . . . . .Chap 26, para 6 write-off for NPF losses . . . . . . . .Chap 3, para 18
Base Comptroller (BCompt) bar operations . . . . . . . . . . . . .Chap 36, para 2 certification on incomplete financial statements. . . . . . . .Chap 9, para 41 cheque signers . . . . . . . . . . . . .Chap 9, para 35a consolidated bank account. . . . . . . .Chap 9, para 4c depositing of cash receipts. . . . . . .Chap 18, para 29 financial responsibilities . . . . . . .Chap 3, para 14 post stocktaking review. . . . . . . . .Chap 26, para 31 stocktaking monitor. . . . . . . . . . .Chap 26, para 12c(2) stocktaking report . . . . . . . . . . .Chap 26, para 32
Base Fund activities . . . . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 2 cash receipts journal. . . . . . . . . .Chap 18, para 43 chart of accounts. . . . . . . . . . . .Chap 13 financial concept. . . . . . . . . . . .Chap 2, paras 1 to 4 fixed assets . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 5 grants and allowances. . . . . . . . . .Chap 32, para 3 investment in subsidiaries . . . . . . .Chap 14, para 15a(16) NPF trust accounts . . . . . . . . . . .Chap 2, para 11 NPF accounting charges . . . . . . . . .Chap 2, para 32 payroll. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 20, para 8 share of CBA . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 15a(3) subsidiaries . . . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 8 terminology. . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, para 7c
Bonuses accounting for . . . . . . . . . . . . .Chap 20, para 1
Books of Original Entry messes and institutes. . . . . . . . . .Chap 2, para 40b
Budget CANEX Regional Manager . . . . . . . . .Chap 3, para 16
Bus Passes department. . . . . . . . . . . . . . .Chap 56, para 55
Canadian Forces Base (CFB) terminology. . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, para 8
Canadian Forces Central Fund (CFCF) accounting records . . . . . . . . . . .Chap 3, para 10 contributions, loans and grants. . . . .Chap 10 Director General Personnel Services (DGPS) . . . . . . . . . .Chap 1, para 7a loans, financial statements. . . . . . .Chap 14, para 15b(12) terminology. . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, para 7a
Canadian Forces Personnel Assistance Fund (CFPAF) terminology. . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, para 7b
CANEX coupons. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 56, paras 29 to 34 credit plan. . . . . . . . . . . . . . .Chap 52 departmental structure . . . . . . . . .Chap 41, para 3 financial concept. . . . . . . . . . . .Chap 2, para 25 NPF accounting charges . . . . . . . . .Chap 2, para 35 outlet categories. . . . . . . . . . . .Chap 41, para 2 Regional Manager (RM). . . . . . . . . .Chap 3, para 16 royalties to base fund . . . . . . . . .Chap 14, para 17d(1) shrinkage. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 27 terminology. . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, paras 7d and 7e
Capital base commander (BComd) . . . . . . . . .Chap 3, para13 uildings and renovations. . . . . . . .Chap 28, para 24 contributed. . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 15c(6) expenditure request. . . . . . . . . . .Chap 28, para 7b expenditures . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 17 NPFAO. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 15c
Cash and other receipts accountability and control. . . . .Chap 18, para 1 deposits, receipts - night depository. . . . . . . . . .Chap 6, para 4 to 7 discounts credited to . . . . . . . . . . . .Chap 21, para 24 invoice register. . . . . . . . . .Chap 21, para 15 recording . . . . . . . . . . . . .Chap 19, para 12 lost. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 19, para 8 internal control . . . . . . . . . . . .Chap 5, paras 9 to 12 on hand - financial statements . . . . .Chap 14, para 12a(3) over/short - financial statements. . . .Chap 14, para 13a(1) physical security. . . . . . . . . . . .Chap 6, paras 2 and 3 purchases - invoice register . . . . . .Chap 21, para 23 receipts journal book of original entry. . . . . . .Chap 2, para 40b(1)
Registers bar operations. . . . . . . . . . .Chap 36, para 5 cash receipts . . . . . . . . . . .Chap 18, paras 7 to 10 verification and control - NPFAO . . . .Chap 18, para 42 flow. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 15d
Change Funds financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 15a(2) issue of . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 7, para 18 night depository . . . . . . . . . . . .Chap 7, para 19 verification . . . . . . . . . . . . . .Chap 7, para 20
Chapel Funds accounting for . . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 3a and 18
Charity alienation of NPF. . . . . . . . . . . .Chap 2, para 27 payroll deductions . . . . . . . . . . .Chap 20, paras 18 to 24
Chart of Accounts common to several outlets. . . . . . . .Chap 13, para 3 deviations . . . . . . . . . . . . . . .Chap 13, paras 5 and 6
Cheques cashing of . . . . . . . . . . . . . . .Chap 18, para 48 consolidated banking system. . . . . . .Chap 9, para 5 disbursements journal. . . . . . . . . .Chap 2, para 40b(3) Director Non-Public Fund Services (DNPFS). . . . . . . . . .Chap 9, paras 5 and 6 facsimile signature machine. . . . . . .Chap 9, para 34 returned personal. . . . . . . . . . . .Chap 9, paras 21 to 27 Signers authority . . . . . . . . . . . . .Chap 9, para 33 to 35 base commander (BComd). . . . . . .Chap 9, para 34b base comptroller (BCompt) . . . . .Chap 9, para 34a pseudonym. . . . . . . . . . . . .Chap 9, annex D, para 2 stale-dated. . . . . . . . . . . . . . .Chap 9, para 38 stop payment . . . . . . . . . . . . . .Chap 9, paras 38 to 40 uncollectible accounts - write-off . . .Chap 14, para 18b(13)
Combination Stores control, procedures and forms. . . . . .Chap 44
Command Comptroller consolidated bank account. . . . . . . .Chap 9, para 4b depositing of cash receipts. . . . . . .Chap 7, para 7 financial responsibilities . . . . . . .Chap 3, para 12 inspections. . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 29 military police services . . . . . . . .Chap 7, paras 8 and 9
Command Headquarters base annual audit. . . . . . . . . . . .Chap 3, para 27 financial responsibilities . . . . . . .Chap 3, para 11 write-offs . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, paras 18 to 24
Command Inspections NPF activities . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 29
Community Council non-public property. . . . . . . . . . .Chap 2, para 2b
Concentration Bank Account definition . . . . . . . . . . . . . . .Chap 9, para 2b
Concessions special services . . . . . . . . . . . .Chap 49
Consolidated Bank Account bank Chap 9 cash receipts journal. . . . . . . . . .Chap 18, para 42
Consolidated Insurance Program (CIP) NPF CIP. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 11

Consumable Property purchase . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 34 sports equipment . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 5e verification . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 50
Contract for services . . . . . . . . . . . . . .Chap 20, para 28
Contributions to Base Fund by messes. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 17b(8) by messes - amount . . . . . . . . . . .Chap 2, para 22
Controls accountable documents. . . . . . . . . .Chap 6 bar operations . . . . . . . . . . . . .Chap 36, para 30 daily sales reports. . . . . . . . . . .Chap 6, para 18e furniture and equipment - ID numbers. . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 8 internal . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 5 invoice register . . . . . . . . . . . .Chap 6, para 19a NPF Food Services Account expenditures. . . . . . . . . . . .Chap 33, para 14 purchase orders. . . . . . . . . . . . .Chap 21, para 4 retail price changes . . . . . . . . . .Chap 23, paras 3 to 5 transfers of merchandise . . . . . . . .Chap 22
Correction Notice processing . . . . . . . . . . . . . . .Chap 25, para 24
Cost controlled outlets processing of invoices. . . . . . .Chap 21, para 12 inventory valuation. . . . . . . . . . .Chap 25 multiplier bar operations. . . . . . . . . . .Chap 36, para 37 of goods sold financial statements. . . . . . . .Chap 14, para 18a(5)
Costing merchandise transfers. . . . . . . . . .Chap 22, para 4
Coupons CANEX. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 56, paras 29 to 34 financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 15a(5)
Credit plan CANEX . . . . . . . . . . . . . . .Chap 52 Visa. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 52 MasterCard. . . . . . . . . . . . .Chap 52 sales authorized use of credit cards. . .Chap 52 messes. . . . . . . . . . . . . . .Chap 36, paras 23 to 25 gas bars. . . . . . . . . . . . . .Chap 45, para 7
Cutlery and Crockery losses . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 33, para 5
Cut-off Procedures for stocktaking. . . . . . . . . . . . .Chap 26, para 24
Daily Sales Reports combination stores . . . . . . . . . . .Chap 44, para 9a control of . . . . . . . . . . . . . . .Chap 6, para 19e food services (CANEX). . . . . . . . . .Chap 46, para 9a grocery stores . . . . . . . . . . . . .Chap 43, para 12a retail stores. . . . . . . . . . . . . .Chap 42, para 10a gas bars . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 45, para13 special services . . . . . . . . . . . .Chap 49, para 10a submission . . . . . . . . . . . . . . .Chap 18, para 11 vending. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 47, para 12a
Damage to NPF Property insurance. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 11 investigation of . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 23
Definition cash receipt journal (CRJ) . . . . . . .Chap 18, para 42 concentration bank account . . . . . . .Chap 9, para 2b consolidated bank account. . . . . . . .Chap 9, para 2c publication terminology. . . . . . . . .Chap 1, paras 7 to 12
Departmental Analysis Report financial statement. . . . . . . . . . .Chap 14, para 3h
Departments CANEX structure. . . . . . . . . . . . .Chap 41, para 3
Deposits cash receipts bank. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 18, paras 15 to 19 and 30 base comptroller (BCompt) . . . . .Chap 18, para 29 consolidated bank account. . . . . . . .Chap 9, paras 16 to 19 depositing of cash receipts. . . . . . .Chap 7, para 4 to 7 direct to NPF cashier. . . . . . . . . .Chap 18, para 33
Depreciation financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, paras 17b(5) and 18b(3) general. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 43 rates. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 6
Direct payments - recording . . . . . . . . . .Chap 19, para 14 and 15
Directives HMC ships. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, para 1
Director General Personnel Services (DGPS) Canadian Forces Central Fund (CFCF). . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, para 7a financial responsibilities . . . . . . .Chap 3, para 7
Director Non-public Fund Services (DNPFS) cheques. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 9, paras 5 to 7 consolidated bank account (CBA). . . . .Chap 9, para 4a(5) consolidated insurance program (CIP) . . . . . . . . . . . . . . .Chap 11, para 7 gift certificates. . . . . . . . . . . .Chap 56, para 4 and 12 MasterCard . . . . . . . . . . . . . . .Chap 52, para 21 responsibilities . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 10 Visa Chap 52, para 21
Director Physical Education, Recreation, and Amenities (DPERA) financial responsibilities . . . . . . .Chap 3, para 9
Disbursement accounts payable . . . . . . . . . . . .Chap 19 journal. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 40b(3) NPFAO. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 15a Discount Lost Expense. . . . . . . . . .Chap 19, para 8
Donations alienation of NPF. . . . . . . . . . . .Chap 2, para 27 from suppliers . . . . . . . . . . . . .Chap 56, para 35 furniture and effects. . . . . . . . . .Chap 28, para 35
Dry Cleaning accounting and control . . . . . . . . .Chap 56, para 56
Employer Payroll Expenses financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 18b(2)
Employer's Legal Liability insurance - premium charges. . . . . . .Chap 11, para 3 NPF CIP. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 11, para 10d
Entities Share of CBA financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 13b(3)
Equity balance sheet . . . . . . . . . . .Chapt 14, para 15c
Extended Warranty Program accounting and control . . . . . . . . .Chap 56, para 37
Extra Messing accounting for . . . . . . . . . . . . .Chap 33, para 8b
Financial Authorities capital expenditure, write-offs, and disposal. . . . . . . . . . . .Chap 3, Section 2
Financial Policy and Procedures Assistant Deputy Minister (Finance)/CFS . . . . . . . . . . .Chap 3, para 6 DNPFS. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 10
Financial Reports NPFAO. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 15b
Financial Responsibilities NPF operations . . . . . . . . . . . . .Chap 3
Financial Statements assets . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 15a balance sheet entity. . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 14 control accounts. . . . . . . . . .Chap 14, para 13 bank Chap 14, para 12a(3) base comptroller (BCompt). . . . . . . .Chap 9, para 41 components of. . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 3 distribution . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, paras 6 to 9 extraordinary items. . . . . . . . . . .Chap 14, para 17c(1) frequency of . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 4 general revenue and expense statement . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 17 income statement . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 18 liabilities. . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 15b notes to . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 20 prior to preparation . . . . . . . . . .Chap 14, para10 prior year's adjustment. . . . . . . . .Chap 14, para 15c(2) statement of NPF Food Services . . . . .Chap 14, para19 trust accounts . . . . . . . . . . . . .Chap 2, paras 11 to 19

Fiscal Year NPF operations . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 2
Fixed Assets base fund. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 13 messes . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 15 trust accounts . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 14
Flow cash and cash equivalents. . . . . . . .Chap 3, para 15d
Food Services (NPF) balance sheet. . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 15b(15) revenues and expenditures. . . . . . . .Chap 33
Food Services (CANEX) procedures and controls. . . . . . . . .Chap 46
Forms accountable - NPFAO. . . . . . . . . . .Chap 3, para 15h cancelled documents. . . . . . . . . . .Chap 6, para 14 improper use . . . . . . . . . . . . . .Chap 6, para 8 serially numbered. . . . . . . . . . . .Chap 6, paras 1 to 5
Free Issues mess guests. . . . . . . . . . . . . . .Chap 36, para 26
Freight cost of. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 21, para 25 retail stores. . . . . . . . . . . . . .Chap 51, paras 22 to 24
Funds internal transfer. . . . . . . . . . . .Chap 9, paras 9 and 11
Furniture and Effects (see Fixed Assets)
Gas Bars procedures, controls, and forms. . . . .Chap 45 stocktaking. . . . . . . . . . . . . . .Chap 45, paras 20
Gasoline Dipstick Reading gas bars . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 45, para 5
General Journal book of original entry . . . . . . . . .Chap 2, para 40b(5)
General Ledger accounting records . . . . . . . . . . .Chap 2, para 40c petty cash . . . . . . . . . . . . . . .Chap 7, para 13c subsidiary ledgers . . . . . . . . . . .Chap 2, para 40d trial balance. . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 11
Gifts alienation of non-public funds . . . . .Chap 2, paras 14 to 16
Gift Certificates accounting and control . . . . . . . . .Chap 56, para 2 financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 15a(5)
Government Employees Compensation Act (GECA) Consolidated Insurance Program . . . . .Chap 11, para 12 general. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 20, para 15
Goods and Services Tax harmonization. . . . . . . . . . . . . .Chap 8, para 22 policy . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 8, para 9
Grants Public accounting for. . . . . . . . . . .Chap 32, para 3 Base Fund . . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 3b financial statements. . . . . . . .Chap 14, para 15b(7) CFCF Chap 10
Grocery Store controls, procedures, and forms. . . . .Chap 43
Gross Profits calculation of . . . . . . . . . . . . .Chap 25, para 27 financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 17a(6)
Handing Over Certificates NPFAO. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 9, para 46 HMC Ships publications, directives, and instructions. . . . . . . . . .Chap 1, para 1 safes, combinations, and locking devices . . . . . . . . . .Chap 7, para 10
Hobby and Cultural Club non-public property. . . . . . . . . . .Chap 2, para 2c
Home Heating Oil accounting and control . . . . . . . . .Chap 56, para 13 CANEX Dividend Cheque book . . . . . . .Chap 56, para 13
Honour Bar operation of . . . . . . . . . . . . . .Chap 36, paras 32 to 34
Imprest Accounts petty cash . . . . . . . . . . . . . . .Chap 7, para 12
Income advertising, credited to . . . . . . . .Chap 21, para 24b
Inspections command comptroller. . . . . . . . . . .Chap 3, para 12
Instructions HMC Ships. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, para 1
Insurance Program NPF consolidated . . . . . . . . . . . .Chap 11 personnel benefits . . . . . . . . . . .Chap 3, para 10b
Interest loans (CANEX). . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 18b(21) loans (Base Fund, messes). . . . . . . .Chap 14 para 17b(9) revenue. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 14 para 17a(5)
Internal audit section - base audit . . . . . . .Chap 3, para 27 control application of. . . . . . . . . . .Chap 1, para 6 base commander. . . . . . . . . . .Chap 1, para 6 transfers procedures. . . . . . . . . . . . .Chap 9, para 11 merchandise . . . . . . . . . . . .Chap 22, para 4
Inventory accountability . . . . . . . . . . . . .Chap 25, para 1 combination stores. . . . . . . . .Chap 44, para 4 gas bars. . . . . . . . . . . . . .Chap 45, para 3 grocery stores. . . . . . . . . . .Chap 43, para 4 retail stores . . . . . . . . . . .Chap 42, paras 4 and 5 special services. . . . . . . . . .Chap 49, para 5 aging. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 26, para 54 closing. . . . . . . . . . . . . . . . .Chapt 25, para 27 financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 15a(8) NPFAO. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 16 shrinkage. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 27
Investigation damage to NPF property . . . . . . . . .Chap 3, para 23 stock shortages. . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 23
Investment holding of . . . . . . . . . . . . . . .Chap 9, para 15 in subsidiaries. . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 15a(16) in third parties . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 15a(15)
Invoice CANEX Retail Outlets . . . . . . . . . .Chap 51, para 16 central billing. . . . . . . . . . . . .Chap 51, para 18 filing . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 19, para 10c NPF Chap 22, para 14 processing . . . . . . . . . . . . . . .Chap 21, paras 15a and 16 receiving of merchandise . . . . . . . .Chap 21, para 10 register combination stores. . . . . . . . .Chap 44, para 9b completion of . . . . . . . . . . .Chap 21, paras 15 to 18 control of. . . . . . . . . . . . .Chap 6, para 19a food services (CANEX) . . . . . . .Chap 46, para 9b freight charges . . . . . . . . . .Chap 21, paras 25 to 28 gas bars. . . . . . . . . . . . . .Chap 45, para 19b grocery stores. . . . . . . . . . .Chap 43, para 12b NPFAO correction notices. . . . . .Chap 25, para 26a retail stores . . . . . . . . . . .Chap 42, para 10b special services. . . . . . . . . .Chap 49, para 10b vending operations. . . . . . . . .Chap 47, para 12b suppliers' credit notes. . . . . . . . .Chap 24, paras 5 to 9 warehouses . . . . . . . . . . . . . . .Chap 48, para 12
Journal Voucher NPFAO. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 15j
Layaways CANEX . . . . . . . . . . . . . . .Chap 53
Leased Equipment contracts (CANEX). . . . . . . . . . . .Chap 56, para 36 fixed assets . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 41
Liabilities accrued. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 5b(10) current. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 15b(1) long term. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 15b(17)
Liquor, Wine, and Beer purchasing of. . . . . . . . . . . . . .Chap 21para 21
Loans between messes and base fund . . . . . .Chap 9, para 31 Canadian Forces Central Fund . . . . . .Chap 10 DNPFS confirmation . . . . . . . . . . .Chap 14, para 15b(18) financial statements payable current portion . . . . . .Chap 14, para 15b(12) receivable current. . . . . . . . .Chap 14, para 15a(10) receivable non-current. . . . . . .Chap 14, para 15a(13)

Local bank account . . . . . . . . . . . . . .Chap 9, para 2d
Long Term Liabilities financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 12b(16)
Losses cutlery and crockery . . . . . . . . . .Chap 33, para 5 insurance. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 11 NPF property . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 63
Lottery Tickets accounting and control . . . . . . . . .Chap 54 shrinkage. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 54, para 6 stocking . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 54, para 10
Management Effectiveness command inspections. . . . . . . . . . .Chap 3, para 29
Married Quarters Organization non-public property. . . . . . . . . . .Chap 2, para 2b
MasterCard credit plan. . . . . . . . . . . . . . .Chap 52 financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 15a(5)
Merchandise aging report . . . . . . . . . . . . . .Chap 26, para 54 CANEX retail outlets . . . . . . . . . .Chap 51, para 5 cost accountability cost multiplier . . . . . . . . . .Chap 25, para 9 current cost. . . . . . . . . . . .Chap 25, para 6 warehouse . . . . . . . . . . . . .Chap 25, para 11 costing. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 22, para 4 internal transfers . . . . . . . . . . .Chap 22, para 4 invoices . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 21, para 10 open order file. . . . . . . . . . . . .Chap 21, para 10a received but not invoiced. . . . . . . .Chap 21, para 28 receiving. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 21, para 10 retail accountability. . . . . . . . . .Chap 25, para 3 returns - request for credit . . . . . .Chap 24, para 10
Mess charges. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 37 manager cash registers. . . . . . . . . . .Chap 18, paras 8 and 9 depositing of cash receipts . . . .Chap 7, para 4 function voucher. . . . . . . . . .Chap 38, para 3
Messes accounting . . . . . . . . . . . . . . .Chap 31, para 21 change funds . . . . . . . . . . . . . .Chap 7, para 18 kitchen. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 33, para 2 NPF accounting charges . . . . . . . . .Chap 2, para 32 charges. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 37 committee - NPFAO. . . . . . . . . . . .Chapt 2, para 36 contributions to base fund . . . . . . .Chap 2, para 22 credit sales . . . . . . . . . . . . . .Chap 36, paras 23 to 25 financial concept. . . . . . . . . . . .Chap 2, para 21 fixed asset depreciation . . . . . . . .Chap 28, para 15 loans. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 9, paras 31 and 32 terminology. . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, para 7f
Messing (see Food Services (NPF))
Military Police depositing of cash receipts with . . . .Chap 7, para 4b services . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 7, paras 8 and 9
Minutes of Meetings NPFAO. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 38
Miscellaneous bar controls . . . . . . . . . . . . . .Chap 36, Annex A general expense. . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 17b(20) general revenues . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 17a(11) operating expenses . . . . . . . . . . .Chap 14, para 18b(26)
Month-end checklist. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 15
Motor Vehicle Liability NPF CIP . . . . . . . . . . . . . .Chap 11, para 10e and Annex E Museum Property NPF CIP . . . . . . . . . . . . . .Chap 11, para 10b
National Defence Headquarters (NDHQ) audit and inspection . . . . . . . . . .Chap 3, para 27 financial responsibility . . . . . . . .Chap 3, para 4 non-public fund specialist services. . .Chap 3, para 30
News Media (Base/Station) non-public property. . . . . . . . . . .Chap 2, para 2e
Night Depository bank Chap 18, para 31 base commander (BComd) . . . . . . . . .Chap 18, para 32 cash receipts. . . . . . . . . . . . . .Chap 7, para 4 change funds . . . . . . . . . . . . . .Chap 7, para 18
Organization and responsibilities non-public fund operations. . . . .Chap 3 non-public fund accounting section . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 33
Outlet CANEX categories . . . . . . . . . . . .Chap 41, para 2
Overage/Shortage bar Chap 36, para 29
Overdrafts base consolidated bank account. . . . . . . . . . . .Chap 9, para 28
Overrings or Voids internal control . . . . . . . . . . . .Chap 18, para 22
Pay Guides mess charges . . . . . . . . . . . . . .Chap 37para 10 petty cash control . . . . . . . . . . .Chap 7
Payroll base fund. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 20, para 8 deductions for charities . . . . . . . .Chap 20, para 18 journal. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 40b(4) policy and procedures. . . . . . . . . .Chap 20 worker's compensation. . . . . . . . . .Chap 20, paras 15 to 17
Personnel Support Programs policy . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, Annex A, 5 and 6 . . . . . . . . . . . . . .
Petty Cash and change funds verification. . . . . . . . . . . .Chap 7, para 20 clearance. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 7, para 13d financial statements . . . . . . . . . .Chap 1, para 12a(2) general. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 7, paras 12 to 17 regulations governing use. . . . . . . .Chap 7, Annex A
Photo Finishing accounting and control . . . . . . . . .Chap 56 para 56
Physical Fitness Equipment accounting and control . . . . . . . . .Chap 28, para 14
Post Office accounting and control . . . . . . . . .Chap 56, para 50
Prepaid Expenses financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 15a(9)
Prior Period Adjustment financial statements. . . . . . . .Chap 14, para 15c(2)

Property acquisition. . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 18 disposal . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 56 inventory control. . . . . . . . . . . .Chap 28, para 8 losses - insurance . . . . . . . . . . .Chap 11, paras 24 to 28 on loan. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 39 records and forms. . . . . . . . . . . .Chap 28, para 7
Provincial Sales Tax commissions. . . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 17a(2) harmonization. . . . . . . . . . . . . .Chap 8, para 22 policy . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 8, para 3
Publications HMC Ships. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, para 1
Purchases bar operations . . . . . . . . . . . . .Chap 36, para 3 cash discounts . . . . . . . . . . . . .Chap 19, para 13 Food Services (NPF). . . . . . . . . . .Chap 33, para 9
Purchase Journal book of original entry . . . . . . . . .Chap 2, para 40b(2)
Purchase Orders CANEX HQ Distribution PO . . . . . . . .Chap 51, para 15 CANEX retail outlets . . . . . . . . . .Chap 51, para 5 control. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 21, para 4 cut-off for stocktaking. . . . . . . . .Chap 26, para 25
Reconciliation cash and bank. . . . . . . . . . . . . .Chap 9, para 41 report - stocktaking . . . . . . . . . .Chap 26, para 30
Records disposal . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 24
Recreation and Social Activities DPERA. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chapt 3, para 9 non-public property. . . . . . . . . . .Chap 2, para 2d
Renovations Policy and procedures. . . . . . . . . .Chap 28, para 28
Repairs accounting and control . . . . . . . . .Chap 24, para 13 cut-off for stocktaking. . . . . . . . .Chap 26, para 29
Reports and Returns combination store. . . . . . . . . . . .Chap 44, para 9 food services (CANEX). . . . . . . . . .Chap 46, para 9 gas bars . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 45, para 19 grocery stores . . . . . . . . . . . . .Chap 43, para 12 retail accountability. . . . . . . . . .Chapt 25, para 17 retail stores. . . . . . . . . . . . . .Chap 42, para 10 special services . . . . . . . . . . . .Chap 49, para 10 vending. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 47, para 12
Report of Loss action by unit . . . . . . . . . . . . .Chap 11, paras 23 to 27 report form. . . . . . . . . . . . . . .Chap 11, Annex A
Request for Credit accounting and control . . . . . . . . .Chap 24, para 2 central billing. . . . . . . . . . . . .Chap 51, para 21 cut-off for stocktaking. . . . . . . . .Chap 26, para 28
Request for Write-offs guidelines for . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 24
Reserve future undertakings. . . . . . . . . . .Chap 14, para 15b(13)
Retail Accountability bar operations . . . . . . . . . . . . .Chap 36, paras 10 to 12 control clerk. . . . . . . . . . . . . .Chap 6, para 19d markup . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 25, para 16 note merchandise accounting . . . . . . . . .Chap 25 non-public fund accounting officer . . .Chap 3, para 15 vending. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 47, para 12f
Retail Accountability Report combination stores . . . . . . . . . . .Chap 44, para 9f completion . . . . . . . . . . . . . . .Chap 25, para 6 food services (CANEX). . . . . . . . . .Chap 46, para 9d gas bars . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 45, para 19d grocery stores . . . . . . . . . . . . .Chap 43, para 12f NPFAO correction notice. . . . . . . . .Chap 25, para 24 retail stores. . . . . . . . . . . . . .Chap 42, para 10f special services . . . . . . . . . . . .Chap 49, para 10f
Retail Price Changes bar operations . . . . . . . . . . . . .Chap 36, para 26 combination stores . . . . . . . . . . .Chap 44, para 9d controls . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 21, para 3 cut-off for stocktaking. . . . . . . . .Chap 26, para 27 grocery stores . . . . . . . . . . . . .Chap 43, para 12d NPFAO. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 23, para 3 NPFAO correction notice. . . . . . . . .Chap 15, para 26d special services . . . . . . . . . . . .Chap 49, para 10d retail stores. . . . . . . . . . . . . .Chap 42, para 10d use of . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 23 vending group. . . . . . . . . . . . . .Chap 47, para 12e
Retail Stores control, procedures, and forms . . . . .Chap 42 freight. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 51, para 22 invoice. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 51, para 16 layaways . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 53 special orders . . . . . . . . . . . . .Chap 53
Retained Earnings balance sheet. . . . . . . . . . . . . .Chap 14, para 15c NPF Food Services. . . . . . . . . . . .Chap 14, para 15b(15)
Returned Personal Cheques dishonoured cheque register. . . . . . .Chap 9, para 22c procedures . . . . . . . . . . . . . . .Chap 9, para 21
Returns - Merchandise accounting and controlling . . . . . . .Chap 24, para 10
Safes, Combinations, and Locking Devices record of. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 7, para 10 security of non-public funds . . . . . .Chap 7, para 2
Salaries and Wages accounting . . . . . . . . . . . . . . .Chap 20 financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, paras 18b(1) and (2)
Sales bar operations . . . . . . . . . . . . .Chap 36, paras 4 to 8 cut-off for stocktaking. . . . . . . . .Chap 26, para 24 NPFAO correction notice. . . . . . . . .Chap 25, para 26c
tax bar issues at cost. . . . . . . . .Chap 38, paras 6 to 8 vending. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 47, paras 6 to 10 wholesale. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 48
Samples covered by . . . . . . . . . . . . . . .Chap 56, para 35
Security of Non-public Funds general. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 7 safes, combinations, and locking devices . . . . . . . . . .Chap 7, para 2
Security of Non-public Funds Assets command inspections . . . . . . . .Chap 3, para 29
Serial Numbered Documents control of . . . . . . . . . . . . . . .Chap 6 issues and returns . . . . . . . . . . .Chap 6, para 9 NPFAO Holdings . . . . . . . . . . . . .Chap 6, para 6 usage. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 6, para 12

Ships publications, directives and instructions. . . . . . . . . . . .Chap 1, para 1
Shortage write-off. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 19
Shrinkage authorized levels. . . . . . . . . . . .Chap 27
Signing Authorities cheques. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 9, paras 33 to 35 pseudonym. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 9, Annex D, para 2. . . . . . . . . . . . . . .
Source Documents accounting records . . . . . . . . . . .Chap 2, para 40a
Special Orders CANEX. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 53
Special Services concessions. . . . . . . . . . . . . . .Chap 49, para 3 control, procedures and forms. . . . . .Chap 49
Spoilage and Breakage bar operations . . . . . . . . . . . . .Chap 36, paras 19 to 22
Sports Equipment consumable property. . . . . . . . . . .Chap 28, para 5e
Standards application. . . . . . . . . . . . . . .Chap 1, para 6 non-public fund services - command inspections . . . . . . . .Chap 3, para 29b
Stationery and Postage financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 18b(14)
Stock shortage/overage authorities for write-off . . . . .Chap 3, paras 19 to 24 investigation . . . . . . . . . . .Chap 3, para 23 tally sheets - warehouses. . . . . . . .Chap 48, para 11
Stocktaking bar operations . . . . . . . . . . . . .Chap 36, para 28 base audit . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, Section 3 combination stores . . . . . . . . . . .Chap 44, para 10 costing. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 36, paras 37 to 39 food services (CANEX). . . . . . . . . .Chap 46, para 10 forms. . . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 6, para 19f gas bars . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 45, para 20 general. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 26 grocery stores . . . . . . . . . . . . .Chap 43, para 13 inventory shortage . . . . . . . . . . .Chap 27 kitchen. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 33, para 15 layaways . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 53, para 5 retail stores. . . . . . . . . . . . . .Chap 42, para 13 special services . . . . . . . . . . . .Chap 49, para 11 vending. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 47, para 13 warehouses . . . . . . . . . . . . . . .Chap 48, para 20
Stop Payment on cheques - NPFAO . . . . . . . . . . .Chap 9, para 38
Subsidiaries of Base Fund accounting . . . . . . . . . . . . . . .Chap 2, para 8
Subsidiary Ledgers accounting records . . . . . . . . . . .Chap 2, para 40d layaways . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 53, para 13 mess charges . . . . . . . . . . . . . .Chap 37, para 4
Summary of Merchandise Requisitions transfer and wholesale sales . . . . . .Chap 22
Suppliers credit - NPFAO . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 15d credit terms, utilization of . . . . . .Chap 19, para 5
Supplies financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 18b(6)
Tax Goods and Services . . . . . . . . . . .Chap 8 price changes. . . . . . . . . . . . . .Chap 23, para 7 Provincial sales . . . . . . . . . . . .Chap 8
Telephone CANTEL cellular. . . . . . . . . . . . .Chap 56, para 46 STN Privilege Card . . . . . . . . . . .Chap 56, para 40
Terminology publication terminology. . . . . . . . .Chap 1, paras 7 to 12
Tickets (see Lottery tickets)
Transfers of Merchandise cut-off of stocktaking . . . . . . . . .Chap 26, para 26 register combination stores. . . . . . . . .Chap 44, para 9c document control. . . . . . . . . .Chap 6, para 19c food services (CANEX) . . . . . . .Chap 46, para 9c grocery stores. . . . . . . . . . .Chap 43, para 12c NPFAO correction notices. . . . . .Chap 25, para 26b retail stores . . . . . . . . . . .Chap 42, para 10c vending . . . . . . . . . . . . . .Chap 47, para 12c wholesale sales. . . . . . . . . . . . .Chap 48
Trust Accounts financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 15b(8) fixed assets . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 13 and 14
Utilities financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 18b(4)
Verification of Funds command inspections. . . . . . . . . . .Chap 3, para 29 petty cash and change funds. . . . . . .Chap 7, paras 20 to 22
Vehicle Expenses financial statements . . . . . . . . . .Chap 14, para 18b(20)
Visa Credit Sales . . . . . . . . . . . . . .Chap 52 Sales - Gas Bars . . . . . . . . . . . .Chap 45, para 7
Wages accounting . . . . . . . . . . . . . . .Chap 20, para 1
Warehouses general. . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 48 stocktaking. . . . . . . . . . . . . . .Chap 48, para 20
Work Orders gas bars . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 45, para 8
Working Capital Loan accounting for . . . . . . . . . . . . .Chap 10, Section 2 overdraft position . . . . . . . . . . .Chap 9, paras 28 to 30
Write-offs definition . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 18 disposition of inventory shortages . . .Chap 27, para 10 financial authority for. . . . . . . . .Chap 3, para 19 property . . . . . . . . . . . . . . . .Chap 28, para 65 processing . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 24 shrinkage. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 3, para 20 stock shortage/overage . . . . . . . . .Chap 3, para 20
Year-end checklist. . . . . . . . . . . . . . . .Chap 15